Advies Jaarrekening 2012 Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Peggy van Gemert RA/AA April 2013
1. Inleiding. 3 2. Advies. 4 3. Bevindingen 5 3.1 Algemeen 5 3.2 Accountantsverklaring.. 5 3.3 Beleid. 5 3.4 Financieel 7 3.5 Voorgestelde resultaatbestemming... 7 4. Weerstandsvermogen en risico s 8 4.1 algemeen reserves... 8 4.2 Beschouwing over hoogte reserves... 9 4.3 risico s... 10 2
1. Inleiding De gemeenten in de Regio Nijmegen hebben besloten dat vanaf 1 juli 2005 de begroting- en verantwoordingsproducten van een aantal gemeenschappelijke regelingen worden beoordeeld door de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (GR). De adviesfunctie adviseert primair de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het Algemeen Bestuur (AB). De begrotingen en jaarrekeningen van de GRén worden getoetst aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN). Daarnaast worden de financiële meerjarenposities en de risico s van de GR beoordeeld. Deze notitie bevat een beoordeling van de Jaarrekening 2012 van de GR Veiligheidsregio Gelderland- Zuid (VRGZ). Op 18 april 2013 hebben wij onze bevindingen besproken met Dhr. Honigh en Mevr. Hubers van de GR VRGZ. 3
2. Advies Indien u naast de financiële verantwoordingen kunt instemmen met de inhoudelijke taak- en prestatieverantwoordingen, adviseren wij de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het AB van VRGZ om: In te stemmen met de jaarrekening 2012 van Veiligheidsregio Gelderland Zuid en; In te stemmen met de volgende resultaatbestemmingsvoorstellen: o Van het resultaat 94.000 toe te voegen aan de reserve aanvaardbare kosten MKA o 246.000 te onttrekken aan de reserve aanvaardbare kosten RAV en toe te voegen aan het resultaat o 400.000, zijnde de eenmalige rijksbijdrage ten behoeve van de regionalisering uit te keren aan gemeenten* o Van het resterend resultaat van 828.000 te besluiten dit toe te voegen aan de algemene reserve crisis en rampenbestrijding.* * In te stemmen met de vrijval van 140.000 reserve convenantsgelden en deze uit te keren aan de gemeenten *In de aanbiedingsbrief van het bestuur wordt gesproken over het uitkeren van 400.000 op grond van diverse meevallers. De heer Honigh en mevr. Hubers hebben aangegeven dat het bedrag van de extra rijksbijdrage met dit voorstel teruggegeven wordt aan de gemeenten. **Bij dit advies is uitgegaan van de intentie van de door het AB vastgestelde normering inzake algemene reserve. ( 5% van de omzet nadat de brandweer geregionaliseerd is) We wijzen de deelnemende gemeenten er op dat u uw zienswijzen over de Jaarrekening 2012 van VRGZ voor 28 juni 2013 aan het Dagelijks Bestuur (DB) van VRGZ dient mede te delen. De Jaarrekening dient voor 15 juli 2012 door het Algemeen Bestuur (AB) te zijn vastgesteld, aangezien met ingang van 2007 de jaarrekening van VRGZ onder het Single Information, Single Audit regime valt. De jaarrekening moet in verband hiermee vóór 15 juli worden ingediend bij het Centraal Bureau voor de Statistiek in verband met vaststelling van subsidies. Door vaststelling van de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2013 heeft u met deze planning unaniem ingestemd. Het AB van de VRGZ zal op 4 juli een besluit nemen over de jaarrekening 2012 Ten slotte geven wij u nog mee dat het bedrag aan compensabele BTW in 2012 bij de VRGZ is uitgekomen op 355.376 wat neerkomt op 0,67 per inwoner. 4
3. Bevindingen 3.1. Algemeen De Jaarrekening 2012 van de VRGZ en de aanbiedingsbrief is toegezonden door de VRGZ. Uw zienswijze hierop kunt u toezenden aan de VRGZ. In de Algemeen Bestuursvergadering van 4 juli 2013 zal de Jaarrekening 2012 van de VRGZ worden behandeld en vastgesteld. Overigens is in de aanbiedingsbrief van de VRGZ afgeweken van de afspraken in de BRN 2014. Dit heeft ook bij een aantal gemeenten geleid tot verwarring over de datum dat een zienswijze ingediend moet zijn en daardoor hebben zij een afwijkend behandeltraject gekozen. Planning Jaarrekening 2012 DB Adviesfunctie Gemeenten AB Volgens BRN 2014 28 feb 2013 19 april 2013 28 juni 2013 4 juli 2013 Volgens aanbiedingsbrief VRGZ Brief van 8 maart 2013 1 april 2013 1 juni 2013 4 juli 2013 3.2. Controleverklaring door de accountant De concept jaarstukken van de VRGZ zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. Indien zich omstandigheden voordoen voor de vergadering van het Algemeen bestuur die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moeten deze nog voor de vergadering aangebracht worden en dan ontstaat voor de accountant een nieuwe situatie. 3.3 Beleid In het voorliggend advies worden de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen beknopt vermeld. In het jaarverslag wordt een uitgebreide toelichting gegeven Algemeen en bedrijfsvoering Per 1 januari 2012 is de GR gewijzigd in GR Veiligheidsregio Gelderland Zuid. Verder zijn per 1 januari 2012 de ondersteunende diensten van de GGD overgenomen door de Veiligheidsregio. Achterliggende gedachte is dat de omvang van de veiligheidsregio zodanig groot wordt dat het logischer is dat de veiligheidsregio de dienstverlening aan de GGD biedt, dan afneemt van de GGD. Regionalisering Brandweer In 2012 zijn alle voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd om de regionalisering Brandweer per 1 januari 2013 te effectueren. Met ingang van 1 januari 2013 is de regionalisering dan ook een feit. 5
Wet Publieke Gezondheidszorg De gewijzigde wet Publieke Gezondheidszorg is per 1 januari 2012 in werking getreden. Deze wet schrijft o.a. voor dat het bestuur van de veiligheidsregio verantwoordelijk is voor de voorbereiding op grootschalige infectieziektebestrijding en dat de uitvoering hiervan bij de GGD ligt. De GGD en de GHOR organisatie vallen onder één directeur publieke gezondheidszorg. De discussie over de organisatorische en hiërarchische inbedding van de GHOR wordt in 2013 voortgezet Meldkamers Besloten is tot schaalvergroting van de meldkamers waardoor er 10 meldkamers ontstaan naar analogie van de politieregio s. Apeldoorn zal de locatie worden voor de meldkamer Oost-Nederland. In 2012 heeft dit besluit nog geen financiële consequenties gehad. De regionale omgevingsdiensten Per 1 april wordt de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) en de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) actief. Deze gaan taken voor gemeenten uitvoeren zoals milieutaken en eventueel WABO taken. De VRGZ is op gebied van externe veiligheid, BRZO en brandveiligheid adviseur en zal om die reden de samenwerking met de omgevingsdiensten zoeken. Een overleg om tot een goede taakverdeling te komen is opgestart. 6
3.4 Financieel De jaarrekening 2012 van de VRGZ sluit voor bestemming met een voordelig resultaat, na mutaties reserves, van 1.076.000. Het resultaat is als volgt te verdelen over de beide programma s: Resultaat 2012 X 1.000 C&R RAV Totaal Begroot voor bestemming 1.137 N 116 N 1.253 N Mutatie reserves 1.264 V 1.264 V Saldo begroot na winstbestemming 127 V 116 N 11 V Realisatie voor bestemming 394 V 152 N 242 V Mutatie reserves 834 V 834 V Saldo Realisatie na eerste winstbestemming 1.228 V 152 N 1.076 V Het positieve resultaat van programma C&R is 1.228.000, hetgeen 1,1 miljoen voordeliger was dan geraamd. In de toelichting op bladzijde 55 tot en met 60 is dit uitgebreid toegelicht. De meest bijzondere voordelen worden veroorzaakt door: een eenmalige extra rijksbijdrage ten behoeve van regionalisering van 400.000. Verder zijn de kosten van oefenen en opleiden 538.000 lager dan was begroot omdat het opleidingsprogramma nog niet gereed is. Daarnaast bleven uitgaven de overige opleidingen ook met 155.000 achter bij de raming. De kosten voor regionalisering zijn 430.000 achtergebleven bij de raming. Daarentegen is ook de onttrekking uit de reserve regionalisering 430.000 lager. Het resultaat van programma RAV is 152.000 negatief, hetgeen 36.000 negatiever is dan was begroot. In de jaarrekening is dit op bladzijde 62 tot en met 67 uitgebreid toegelicht. Wat opvalt is dat zowel de inkomsten als de uitgaven hoger zijn dan was begroot. Het budget aanvaardbare kosten is ruim 700.000 hoger dan was geraamd. Enerzijds door hogere indexering en verder door een gewijzigde financiering van de FLO. Aan de lastenkant zijn vooral de kosten die samenhangen met detachering en uitzendkrachten hoger dan was geraamd. Een van de oorzaken van hogere kosten uitzendkrachten is gelegen in gelijktijdig ziekteverzuim ( griepgolf) en de (tijdelijk) extra inzet van personeel ter voorkoming van te lange aanrijtijden vanwege onderhoud van de toegangsweg naar Millingen aan de Rijn Hiervoor werd overigens een vergoeding ontvangen. 3.5 Voorgestelde resultaatsbestemming saldo 2012 94.000 Toe te voegen aan de Reserve aanvaardbare kosten MKA 246.000 Te onttrekken aan de reserve aanvaardbare kosten RAV 828.000 Toe te voegen aan de Algemene Reserve Rampenbestrijding 400.000 Uit te keren aan gemeenten 1.076.000 resultaatbestemming 140.000 Vrijval reserve convenantsgelden uit te keren aan gemeenten 7
4. Weerstandsvermogen en risico s 4.1 algemeen reserves Vanwege sterk verschillende financieringsbronnen, is door VRGZ feitelijk twee Algemene reserves gevormd. Één voor programma C&R en één voor programma RAV. Het Algemeen Bestuur van VRGZ heeft in 2012 besloten om voor de korte termijn de normen op pragmatische wijze bij te stellen en in 2014 een nieuwe nota reserves, risico s en weerstandscapaciteit op te stellen. Voor het programma C&R is de norm om maximaal 5% van de omzet met een ondergrens van 1.250.000. Voor het programma RAV de ontwikkelingen binnen de zorgsector te volgen en daarmee de minimale norm op 10% van de omzet en de streefwaarde op 15% van de omzet te bepalen. Bijzonderheid hierbij is dat de omzet van het programma C&R gebaseerd wordt op de omzet na regionalisering van de brandweer. Onderstaand is uiteengezet hoe de norm in meerjarenperspectief luidt: Normering Algemene reserve rampenbestrijding (Crisis en rampenbestrijding) X Realisatie 2012 VRGZ 2012* Raming 2013 Raming 2014 Raming 2015 Norm 5% omzet C&R 656.400 2.002.000 2.002.000 2.007.000 1.968.000 Minimum C&R 1.250.000 1.250.000 1.250.000 1.250.000 1.250.000 Min. norm 10% RAV en MKA 1.730.000 1.730.000 1.745.000 1.745.000 1.745.000 Streefnorm 15% RAV en MKA 2.595.000 2.595.000 2.617.000 2.617.000 2.617.000 *Inclusief geraamde omzet geregionaliseerde brandweer Op pagina 47 van het jaarverslag is het verloop van de reserves in een overzicht opgenomen en toegelicht. Uitgaande van de reservepositie ultimo 2012 van 6.038.000 zijn de reserves na verwerking van de bestemmingsvoorstellen als volgt: 7.000 Reserve aanvaardbare kosten MKA 3.872.000 Reserve aanvaardbare kosten RAV 1.883.000 Algemene Reserve Rampenbestrijding 522.000 Bestemmingsreserve Regionalisering brandweer 289.000 Bestemmingsreserve kwaliteit personeel veiligheidsregio 0 Reserve convenantsgelden 6.573.000 Saldo 8
4.2 Beschouwing over hoogte reserves Reserve MKA en reserve RAV De reserve aanvaardbare kosten MKA en RAV is ultimo 2012 en volgende jaren ruim boven de gewenste norm. Deze reserve is gevormd door de bijdragen van de zorgverzekeraars en zijn bedoeld om de schommelingen op te vangen. Ten aanzien van besteding van deze reserve is besloten dit deels in te zetten voor verbetering paraatheid ambulancezorg. Verder wordt ingaande 2013 afgezien van de raming van de post onvoorzien. Algemene reserve Rampenbestrijding Uitgaande van de gerealiseerde omzet 2012 van het programma rampenbestrijding en de minimumnorm in ogenschouw nemend, is de reserve na verweking winstbestemmingsvoorstel boven de norm. De reserve is namelijk bijna 1,9 miljoen, de norm op basis van de werkelijke omzet 2012 is 0,7 miljoen en de minimumnorm is 1,25 miljoen. De intentie van het bestuursbesluit was echter om rekening te houden met de omzet na regionalisering, zoals die ingaande 2013 geldt en daarmee zou de gewenste reserve op ruim 2 miljoen komen. Het is aan gemeenten om een keuze te maken tussen uitvoering van de formele besluitvorming ( en dat betekent boven op de 400.000 een extra uit te keren bedrag van 633.000, dus 1.033.000 totaal) of de intentie van de besluitvorming en dat betekent geen extra uitkering, aangezien de reserve dan onder de gewenste norm ligt. Geadviseerd wordt om de intentie van het bestuursbesluit te volgen. Dit laatste doet namelijk recht aan de risico s die de VRGZ in de toekomst gaat lopen. Bestemmingsreserve regionalisering brandweer Deze bestemmingsreserve is bedoeld om de aanloopkosten van de regionalisering te kunnen dekken. Volgens de toelichting van de VRGZ loopt ook na de start van januari 2013 het project door en zijn de gelden benodigd voor onder meer ondersteuning op ICT gebied. In bijlage 6.8 is de besteding van het totale budget van 1.605.000 weergegeven, waarbij de verwachting is uitgesproken dat er nog 543.000 aan kosten gemaakt moet worden. In 2012 is een onverwachte rijksbijdrage van 400.000 ontvangen ten behoeve van de kosten van regionalisering. Logisch is het om deze bijdrage in verband te brengen met deze ontwikkelkosten. Om die reden heeft de VRGZ, aldus toelichting van de heer Honigh en mevrouw Hubers, voorgesteld om 400.000 aan gemeenten uit te keren hetgeen neerkomt op het aan de gemeenten teruggeven van die rijksbijdrage. Gemeenten hebben namelijk via de reservering voor regionalisering al het gehele bedrag aan ontwikkelkosten bijgedragen. Bestemmingsreserve kwaliteit personeel veiligheidsregio Voor deze reserve wordt in 2013 een bestedingsplan uitgewerkt 9
Bestemmingsreserve convenantsgelden Aangezien deze reserve geen bestedingsplan kent, wordt door het bestuur voorgesteld deze reserve uit te keren aan gemeenten. 4.3 Risico s In de paragraaf weerstandsvermogen is uiteengezet welke risico s de VRGZ loopt en in bijlage 6.9 is een inventarisatie van risico s opgenomen met een inschatting van de financiële gevolgen en de kans dat het risico op zal treden alsmede de maatregelen die genomen zijn om het risico in te perken. Ingeschat wordt dat het risico maximaal 10,8 miljoen bedraagt; verdeeld over RAV 6,8 miljoen en C&R 4 miljoen. Rekening houdend met de kans en maatregelen is het verwachte risicoprofiel in totaliteit 5,4 miljoen. Geconstateerd kan worden dat het weerstandsvermogen van voldoende omvang is om de risico s op te vangen. Wel is het van belang om de risico s na regionalisering te herijken en een nieuwe nota weerstandsvermogen op te stellen, zoals ook al door het bestuur van de VRGZ is aangekondigd voor 2014. 10