Advies. Jaarrekening 2015 Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2015 Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Henk Jan Jansen van Doorn MC Peggy van Gemert RA/AA April 2016

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Advies Bevindingen Algemeen Controleverklaring door de accountant Beleid Financieel Winstbestemmingsvoorstel Weerstandsvermogen... 9 BIJLAGE

3 1. Inleiding In de jaarstukken legt de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) aan de deelnemende gemeenten verantwoording af over het gevoerde beleid in Voor de beoordeling van de jaarstukken hebben de gemeenten in de Regio Nijmegen de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen opgericht (hierna: Adviesfunctie). De Adviesfunctie beoordeelt de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de regiogemeenten. Deze notitie bevat de uitkomsten van de beoordeling van de jaarstukken 2015 van de ODRN. Op 26 april 2016 hebben wij onze bevindingen besproken met de heer Bouman (Directeur) en de heer Peters (Controller) van de ODRN. Tijdschema zienswijze De ODRN heeft eind maart de jaarstukken 2015 verzonden naar de deelnemende gemeenten en de Adviesfunctie. In de aanbiedingsbrief wordt u verzocht om vóór 22 juni 2016 uw zienswijze hierover mede te delen aan het Algemeen Bestuur van ODRN. In de Algemeen Bestuursvergadering van 7 juli 2016 zullen de jaarstukken worden behandeld en vastgesteld. Werkwijze Adviesfunctie De Adviesfunctie is gepositioneerd bij de gemeente Nijmegen. Vertrekpunt bij de beoordeling van de jaarstukken zijn de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN), vastgesteld door de gemeenten in de Regio Nijmegen. Hieraan wordt getoetst. De beoordeling richt zich daarbij op de financiële verantwoording en het voorstel over de bestemming van het resultaat. Hieronder valt ook een beoordeling van de risico s en de vermogenspositie. Daarmee valt een inhoudelijke beoordeling van geleverde prestaties buiten de scope van de Adviesfunctie. Op basis van de accountantscontrole gaat de Adviesfunctie uit van de juistheid van de jaarrekeningcijfers en richt de Adviesfunctie zich op een beoordeling van deze cijfers. Daarbij worden de bevindingen in het accountantsverslag meegenomen. 3

4 2. Advies Wij adviseren de deelnemende gemeenten van de ODRN om: A. In te stemmen met de jaarrekening 2015 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen B. In te stemmen met de voorgestelde resultaatbestemming, zijnde o te reserveren voor de eenmalige extra last voor vakantiegeld als gevolg van invoering van het Individueel Keuze Budget. o uit te keren aan deelnemers, zijnde Restant voordelig exploitatieresultaat van Het restant van het in 2013 ter beschikking gestelde opstartbudget, welke nu conform afspraak wordt terugbetaald aan de deelnemers. De deelnemende gemeenten worden geadviseerd om de risico s van , voor zover deze de algemene reserve van de ODRN van overstijgen, voor hun aandeel op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen 4

5 3. Bevindingen 3.1. Algemeen De ODRN heeft in 2015 naast de reguliere werkzaamheden ontwikkelingen meegemaakt die onder andere gericht waren op een verbetering van de dienstverlening. Zo is in 2015 het Waboregistratiesysteem (WRS) doorontwikkeld, zodat deze het kernsysteem van de ODRN is geworden. Tevens is in WRS de Gelderse Zaaktypecatalogus en de productencatalogus geïmplementeerd. Er is voorbereidend werk verricht om te komen tot een communicatieplan Bij de nadere uitwerking zal rekening worden gehouden met vijf focuspunten, te weten: - Profilering - Digitalisering - Incidentenmanagement - Relatiemanagement - Kwaliteit- & klantgerichtheid. Invoering vennootschapsbelastingplicht overheidslichamen In zijn rapport maakt de accountant melding van invoering van de Vennootschapsbelasting (Vpb) bij overheidslichamen per 1 januari Er wordt gemeld dat de ODRN op dit moment nader onderzoek uitvoert mede naar aanleiding van een beoordeling door een extern bureau die de belastingplicht heeft onderzocht voor de Gelderse omgevingsdiensten. Verder adviseren zij de Vpbplicht concreet in beeld te brengen. De eventuele effecten van de Vpb-plicht moeten worden verwerkt in de begroting 2016 en jaarrekening De ODRN heeft aangegeven de verwachting te hebben dat zij niet door de ondernemerspoort komen en niet Vpb-plichtig zullen zijn. Afspraken met de fiscus hierover lopen. In de jaarrekening en de begroting heeft de ODRN hierover nog geen melding gedaan. Van inputfinanciering naar Outputfinanciering In de aanbiedingsbrief van de ODRN is aangegeven dat 2015 het laatste jaar is van de inputfinanciering. Een overzicht van geleverde prestaties wordt nog gegeven. In de jaarrekening zijn deze prestaties ook vermeld. Daaruit blijkt wel dat er onderscheid is tussen de diverse gemeenten. Er zijn gemeenten met onderbesteding ten opzichte van de geleverde budgetten en gemeenten met overbesteding. Het is daarom van belang om een goede verrekensystematiek met elkaar af te spreken. Inhuur De vraag hoe te komen tot een juiste balans tussen inhuur en vaste formatie zal nog in een notitie aan de gemeenten ter beoordeling worden aangeboden Controleverklaring door de accountant De concept jaarstukken van de ODRN zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. Indien zich omstandigheden voordoen voor de vergadering van het Algemeen bestuur die aanpassing van de 5

6 jaarrekening noodzakelijk maken, dan moeten deze nog voor de vergade ring aangebracht worden en dan ontstaat voor de accountant een nieuwe situatie Beleid In hoofdstuk 2, 3 en 4 van het Jaarverslag wordt door de ODRN verslag gedaan over haar gerealiseerde beleid, het uitgevoerde programma en de vormgeving van de organisatie Financieel Balans Op de balans staan de bezittingen en hoe deze zijn gefinancierd. Bij een vergelijking met voorgaand jaar vallen een paar punten op. Activazijde Materiële vaste activa De materiële vaste activa laten een stijging zien van Dit wordt met name veroorzaakt door een investering in ict applicaties (WRS). In de nieuwe versie van WRS is onder andere de Gelderse Zaaktypecatalogus en de productencatalogus geïmplementeerd en een nieuwe wijze van tijdschrijven geïntroduceerd. Hiermee gaat de ODRN er van uit vanaf 2016 output gefinancierd te kunnen werken. Passivazijde De daling aan de passivazijde wordt mede veroorzaakt door de afname van het vooruitontvangen opstartbudget van naar Dit bedrag was bedoeld ter dekking van eenmalige opstartkosten. Hiervan wordt door de ODRN voorgesteld om het restant conform gemaakte afspraak terug te betalen aan de deelnemers. Overige schulden Onder de vlottende passiva is een post overige schulden opgenomen. De ze post wordt in de rekening niet nader toegelicht en betreft crediteuren. Vakantiegeld Vorig jaar heeft de Adviesfunctie gewezen op de gevolgen die de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB) op de opbouw en uitbetaling van het vakantiegeld he eft. Direct gevolg is het ontstaan van een eenmalige extra last van 7 maanden vakantiegeld in 2016 (over de maanden juni tot en met december). De ODRN heeft dit becijferd op een bedrag van en stelt voor dit bedrag vanuit de resultaatbestemming op te nemen in een bestemmingsreserve. Dit sluit aan bij het door de Adviesfunctie afgegeven advies van afgelopen jaar. 6

7 Resultatenrekening Het resultaat van de jaarrekening 2015 van de ODRN is als volgt samengesteld: in Realisatie Begroting Afwijking Lasten (exclusief opstartkosten) / Baten (exclusief onttrekking bestemmingsreserve) Resultaat Lasten In de begroting waren lasten opgenomen voor een totaalbedrag van , de werkelijke lasten zijn uitgekomen op en zijn daarmee bijna hoger uitgevallen dan de raming. De accountant heeft deze begrotingsoverschrijding ook opgemerkt in zijn rapport met daaraan gekoppeld dat hier direct gerelateerde baten tegenover staan. En daarmee als rechtmatig zijn gekwalificeerd. De twee grootste afwijkingen betreffen de salariskosten en de kapitaallasten. Opgemerkt wordt nog dat het hier over de afwijking ten opzichte van de gewijzigde begroting gaat. Na vaststelling van de primitieve begroting is een overeenkomst met de gemeente Groesbeek gemaakt om de bouwvergunningen ook de ODRN te laten onderzoeken. Hiermee is de bijdrage van Groesbeek (nu Berg en Dal) met 1 miljoen verhoogd en zijn ook de kosten toegenomen. De meerkosten piofah gastheer van hangen hiermee samen. Salarissen en inhuur De lasten voor salarissen en inhuur laten ten opzichte van de begroting een stijging zien van per saldo Deze overschrijding wordt gedekt door extra inkomsten vanuit subsidiegelden, aanvullende opdrachten en een aanvullend budget voor bouwinspecties van en voor de gemeente Nijmegen ( ). Daarnaast is voor de implementatie van WRS extra ingehuurd. Ter dekking is hiervoor de in 2014 gevormde bestemmingsreserve ( ) ingezet. In de bijlage 9.1 op pagina 52 van de rekening wordt een toelichting gegeven. Van de formatie is bijna 104 FTE opgevuld en wordt het restant (afgerond 15 FTE) ingevuld door de flexibele schil, bestaande uit detachering en inhuur. Er wordt bewust gewerkt met een flexibele schil om de pieken en dalen in de aanvragen op te kunnen blijven vangen. Kapitaallasten De kapitaallasten zijn ten opzichte van de raming achtergebleven op de begroting. Net zoals voorgaand jaar wil de ODRN zorgvuldig omgaan met de noodzakelijke investeringen. Hierdoor is van het beschikbaar krediet pas een gedeelte uitgegeven. Bovendien gaan de kapitaallasten pas in het jaar na aanschaf volledig meetellen. In het eerste jaar wordt met een half jaar kapitaallasten gerekend. In 2015 is er voor circa in de ICT applicaties geïnvesteerd waardoor de kapitaallasten ten opzichte van 2014 wel zijn toegenomen. Baten In de begroting waren baten opgenomen voor een totaalbedrag van , de werkelijke baten zijn uitgekomen op en daarmee ruim hoger dan begroot. 7

8 Dit wordt met name veroorzaakt door extra opbrengsten vanuit diverse opdrachten en subsidies en door een aanvullende bijdrage. Diverse opdrachten In 2015 zijn eenmalige baten uit extra opdrachten gerealiseerd met een omvang van Op pagina 40 van de rekening is een overzicht opgenomen van de verschillende opdrachtgevers. Subsidies In 2015 is een provinciale subsidie uit het Gelders uitvoeringsprogramma Omgevingsveiligheid 2015 en een projectsubsidie voor het eerste deelprogramma Besluit Risico Zware Ongevallen opgenomen ten bedrage van , zijnde de omvang van de gemaakte kosten. Beide subsidies zijn gedeclareerd. Afrekening wordt in 2016 verwacht. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen vallen zoals al bij salarissen en inhuur aangegeven hoger uit door een aanvullende budget van en voor de gemeente Nijmegen voor uitgevoerde bouwinspecties. Een overzicht van deelnemersbijdragen is als bijlage bij dit advies gevoegd. Opstartbudget Als opstartbudget voor de ODRN is verstrekt. Eind 2014 was nog een budget beschikbaar van Het gehele bedrag van is van de deelnemers ontvangen en op de balans als vooruitontvangen verantwoord. Bij de jaarrekening 2013 is besloten dit bedrag beschikbaar te houden voor opstartkosten en doorgroei naar een volwassen organisatie in 2014 en In 2015 is een bedrag van besteed aan de uitvoering van de in het Dienstplan opgenomen acties en projecten. Het restant budget van wordt zoals reeds eerder vermeld terugbetaald aan de deelnemers. Op pagina 43 en 44 van de jaarrekening wordt een nadere toelichting gegeven waarvoor het opstartbudget in 2015 is ingezet. Productfinanciering In het jaarverslag is er een overzicht opgenomen waarin aangegeven is wat de bijdrage 2015 is versus de geschreven bedragen door de ODRN. (Zie overzicht op pagina 20 en pagina 54 e.v. ) Voor de vergelijking tussen geschreven producten en de inbreng van gemeenten i s hieronder een tabel opgenomen. Hieruit wordt zichtbaar hoe de verhouding ingebrachte middelen ten opzichte van de geschreven productie is. In het overzicht in de jaarrekening is eveneens opgenomen hoeveel producten hiervoor geleverd zijn. Volgens toelichting van de ODRN en ook af te lezen uit de realisatie van de controles versus de geplande controles, worden de afwijkingen niet veroorzaakt door achterstanden in de werkzaamheden. Het tijdschrijven is in 2015 geïntegreerd binnen één systeem (WRS). De eerder afgegeven voorzichtige conclusie is op basis van de huidige gegevens nog steeds van kracht. Het lijkt erop dat bij de invoering van de outputfinanciering een herverdeeleffect gaat optreden, waarbij de bandbreedte van 2% bij de outputfinanciering mede bepalend zal zijn voor de omvang hiervan. In het advies bij de begroting 2017 wordt hier nader op ingegaan. 8

9 in bijdrage geschreven bedragen op verschil basis van productie Beuningen Druten Groesbeek Heumen Nijmegen Wijchen Provincie In paragraaf 9.3 van de jaarrekening wordt uitleg gegeven over het ontstaan van deze verschille n per gemeente. 3.5 Winstbestemmingsvoorstel Het resultaat van de jaarrekening 2015 van de ODRN is als volgt samengesteld: in Realisatie Begroting Voordelig resultaat te bestemmen Door de ODRN wordt voorgesteld om te bestemmen voor de eenmalige extra last voor vakantiegeld als gevolg van invoering van het Individueel Keuze Budget. De omvang is bepaald op maximaal 7/12 van het vakantiegeld. Het restant voordelig saldo van wordt in combinatie met het restant opstartbudget van in een terugbetalingsvoorstel aan de deelnemende gemeenten verdeeld. 3.6 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om het hoofd te bieden aan mogelijke nadelen die kunnen voortvloeien uit risico s. Teneinde een goede beoordeling te kunnen maken van de benodigde omvang, is het van belang om een gedegen risico-inventarisatie uit te voeren. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat deelnemers altijd de achtervang zijn voor de risico s van een GR. Om die reden heeft de regio Nijmegen een kadernota opgesteld waarin bepaald is welke omvang de vrije reserves bij een GR mogen hebben, zodat enige schommeling in de bedrijfsvoering in ieder geval opgevangen kan worden. Voor alle risico s van de GR staan de deelnemende gemeenten aan de lat, waarbij de algemene reserve van de GR in mindering gebracht kan worden. Deelnemers dienen in hun eigen begroting en rekening in de paragraaf weerstandsvermogen een buffer op te nemen voor de risico s van een GR. Eind 2015 zijn de risico s van de ODRN geïnventariseerd en door het dagelijks bestuur vastgesteld. Op pagina is deze inventarisatie opgenomen. De ODRN heeft naar aanleiding van de notitie kader weerstandsvermogen voor gemeenschappelijke regelingen en de risico-inventarisatie per jaareinde haar toegestane algemene reserve gehandhaafd op Voor de totaal berekende risico s van , onder aftrek van de algemene reserve bij de ODRN van worden de deelnemende gemeenten geadviseerd een buffer op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. Dit naar rato van hun deelname. 9

10 BIJLAGE Overzicht deelnemersbijdragen (inclusief verrekening) (volgens voorstel ODRN) Onderstaand wordt aangegeven welke bedragen volgens de jaarrekening (Zie pagina 39 van de programmarekening regel 10) als deelnemersbijdragen regulier zijn verantwoord. In de tweede kolom worden de te verrekenen bedragen vermeld. De gastheercompensatie van is afzonderlijk aan de deelnemende gemeenten uitbetaald. Bijdragen volgens jaarrekening Uit te keren bedrag Beuningen Druten Groesbeek Heumen Nijmegen Wijchen Provincie