Advies. Jaarrekening 2015 Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2015 Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Marcel Meier AA Peggy van Gemert RA/AA April 2016

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Advies Bevindingen Algemeen Controleverklaring door de accountant Exploitatierekening overzicht van baten en lasten Voorgestelde resultaatbestemming saldo Reserves Risico inventarisatie Weerstandsvermogen Overige beschouwingen

3 1. Inleiding De gemeenten in de Regio Nijmegen hebben besloten dat vanaf 1 juli 2005 de begroting- en verantwoordingsproducten van een aantal gemeenschappelijke regelingen worden beoordeeld door de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (GR). Op verzoek van de regiogemeenten is de Adviesfunctie gepositioneerd bij de Gemeente Nijmegen. De adviesfunctie adviseert primair de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het Algemeen Bestuur (AB). De begrotingen en jaarrekeningen van de vier GR worden getoetst aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN). Daarnaast worden de financiële meerjarenposities en de risico s van de GR beoordeeld. Beleidsmatige voornemens c.q. verantwoordingen worden getoetst, voor zover deze financiële consequenties hebben. Deze notitie bevat een beoordeling van de bij de deelnemende gemeenten voorgelegde Jaarrekening 2015 van de GR GGD Gelderland- Zuid. Op 21 april 2016 hebben wij onze bevindingen besproken met mevrouw Pieters, directeur Publieke Gezondheid en de heren Bergevoet, hoofd Financiën en Control en Jansen, beleidsmedewerker Financiën van de GR GGD Gelderland-Zuid. U wordt er op gewezen dat de GGD verzocht heeft om de zienswijze voor 9 juni 2016 in te dienen, zodat zij in staat zijn om de zienswijze op te nemen in de AB stukken. In de Begrotingsrichtlijnen Nijmegen (BRN) is 30 juni als uiterste aanleverdatum voor het geven van een zienswijze opgenomen. Door vaststelling van de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2017 door de diverse gemeenten is deze planning definitief geworden. De in de BRN opgenomen planning is gebaseerd op en afgestemd met gemeentesecretarissen en griffiers, zodat gemeenten in staat zijn kennis te nemen van de stukken. Resteert de oproep om de zienswijze wel zo spoedig mogelijk in te dienen. De Adviesfunctie verzoekt de GGD Gelderland Zuid in het vervolg de deelnemende gemeenten meer tijd te geven om hun zienswijze in te dienen. Hierbij aan te sluiten bij de mogelijkheden in de planning die griffiers en gemeentesecretarissen hebben aangegeven. Uiteraard met inachtneming van de planning AB vergaderingen van de GGD Gelderland Zuid zelf. Omdat de GGD onder het Single Information Single Audit (SISA) regime valt, dient het Algemeen Bestuur de Jaarrekening 2015 voor 15 juli 2016 vastgesteld en verzonden te hebben naar het Centraal Bureau voor de Statistiek in verband met vaststelling van de subsidie. 3

4 2. Advies Indien u naast de financiële verantwoordingen kunt instemmen met de inhoudelijke taak- en prestatieverantwoordingen, adviseren wij de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het AB van de GGD om: A. in te stemmen met de jaarrekening 2015 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Gelderland-Zuid; B. in te stemmen met het voorstel tot bestemmen van het resultaat over het jaar Het resultaat bedraagt negatief en voorgesteld wordt om dit negatieve bedrag ten laste te brengen van de algemene reserve; Opgemerkt wordt dat het negatieve resultaat geheel veroorzaakt wordt door Veilig Thuis. Deze opdracht is ter uitvoering bij de GGD neergelegd, zonder hiervoor voldoende financiering mee te geven. De begroting 2015 Veilig Thuis sloot met een ongedekt tekort van Door tekorten van projecten ten laste van de algemene reserve te brengen, wordt deze reserve aangesproken voor zaken waar de reserve niet voor bedoeld is. De reserve is namelijk ingesteld voor het opvangen van schommelingen in de bedrijfsvoering. Door projecten te financieren ten laste van de algemene reserve, wordt de reserve uitgehold en de mogelijkheid tot opvangen van bedrijfsvoering risico s beknot. Geadviseerd wordt om alleen projecten met voldoende financieringsmiddelen te aanvaarden. De deelnemende gemeenten worden bovendien geadviseerd om de risico s van de GGD ( ,-, voor zover deze de algemene reserve ( na resultaatbestemming) overstijgen, voor hun aandeel op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. Wij geven u nog mee dat het bedrag aan compensabele BTW in 2015 bij de GGD -Gelderland -Zuid is uitgekomen op

5 3.Bevindingen 3.1. Algemeen Het advies van de Adviesfunctie GR bij de jaarrekening 2015 van de GGD Gelderland-Zuid wordt ten behoeve van de zienswijze bij de jaarrekening van de GGD Gelderland-Zuid aan u toegezonden. In de Algemeen Bestuursvergadering van d.d. 30 juni 2016 zal de jaarrekening 2015 van de GGD Gelderland-Zuid worden behandeld en vastgesteld Controleverklaring door de accountant. De jaarstukken 2015 van de GGD Gelderland-Zuid zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. De belangrijkste bevindingen van de accountant zijn- zo blijkt uit het accountantsverslag- dat de GGD haar inkoopfunctie verder vorm gegeven heeft in 2015 en er bovendien zichtbaar aandacht is besteed aan frauderisico s en de beheersing daarvan. Daarnaast adviseert de accountant om conform de nota Risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen de algemene reserve aan te vullen tot de in deze nota vastgestelde minimumnorm. In hoofdstuk 3.5. reserves gaan we in op dit door de accountant afgegeven advies Exploitatierekening overzicht van baten en lasten 2015 Het resultaat van de jaarrekening 2015 van de GGD Gelderland-Zuid is als volgt samengesteld. Ter vergelijking is de oorspronkelijke begroting weergegeven en de bijgestelde begroting. De bijgestelde begroting betreft de bijstelling volgens inhoudelijke besluiten van het Algemeen Bestuur. Formele begrotingswijzigingen worden niet in de loop van het jaar gemaakt. In Realisatie Bijgestelde begroting Baten: Wettelijke uniforme taken Idem toezicht kinderopvang obv factuur Overige subsidies en opbrengsten Lasten A. Resultaat gewone bedrijfsvoering Begroting B. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Nog te bestemmen resultaat

6 Hieronder volgt een toelichting op de bovenstaande cijfermatige opstelling: Ad A. Resultaat gewone bedrijfsvoering. Het resultaat uit gewone bedrijfsvoering is voordeliger dan begroot. Dit voordeel bestaat uit een veelheid van zowel positieve als negatieve verschillen. Verwezen wordt naar pagina 40 tot en met 46 van de jaarrekening van de GGD. Aan baten is er meer ontvangsten gerealiseerd dan begroot. Dit is hoofdzakelijk ontstaan doordat er aan de batenkant meer subsidies van het Rijk ( ) en van gemeenten zijn ontvangen ( ). Bovendien zijn de overige opbrengsten hoger dan begroot. Hieronder vallen onder meer de extra opbrengsten voor zelfredzaamheid ( } noodopvang Heumensoord vaccinaties ( ) en extra opbrengsten uit declaraties TBC, Impact MSRA, crisistool en verkoop Mantoux ( ) De gemeentelijke bijdragen voor uniforme taken op basis van factuur zijn daarentegen lager dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat het begrote aantal inspecties voor kindercentra niet is gerealiseerd. Er is wel voldaan aan de wettelijke verplichting. Aan de lastenkant zijn er meer kosten verantwoord dan begroot ( ). Hiervan is toe te schrijven aan een hogere personele inzet als gevolg van vervanging van langdurig zieke medewerkers en de inzet van extra personeel voor niet begrote projecten. Zo is er onder meer extra personeel ingezet voor het project Veilig Thuis. Voor Veilig Thuis zijn er extra lasten geraamd op grond van het bestuursbesluit van 25 juni De extra lasten voor rekening van de GGD waren geraamd op waarvan een deel gedekt werd door de in 2014 gevormde bestemmingsreserve. Volgens de begroting 2015 was er een tekort op het project Veilig Thuis van ,- Ad.B Mutatie reserves. Volgens de exploitatierekening 2015 wordt er per saldo een bedrag van onttrokken aan de reserves, begroot was een bedrag van Daarnaast is via de resultaatbestemming 2014 besloten een bedrag van beschikbaar te stellen voor de afboeking van de vordering op Mook en Middelaar. 6

7 3.4. Voorgestelde resultaatbestemming saldo 2015 Het resultaat over het jaar 2015 bedraagt ,- negatief. Voorgesteld wordt dit negatieve resultaat te onttrekken aan de algemene reserve. Het negatieve resultaat wordt veroorzaakt door het project Veilig Thuis. Bij het starten van de werkzaamheden voor veilig thuis was er een tekort geraamd van Wanneer dit tekort, zoals te doen gebruikelijk bij extra taken, gedekt was door deelnemersbijdragen, zou de jaarrekening 2015 een positief resultaat van hebben gehad. En dat resultaat zou toegevoegd kunnen worden aan de algemene reserve. In het geval er begrotingswijzigingen worden aangeleverd dienen deze te worden voorzien van een volledige financiële dekking. In dit geval is dit niet gebeurd, met als gevolg dat het negatieve rekeningresultaat zal worden onttrekken aan de algemene reserve. Hiervoor is de algemene reserve niet bedoeld. Deze is bedoeld om bedrijfsvoering risico s op te vangen. Hieronder valt Veilig Thuis niet. Deze bevinding is ook vermeld bij het advies onder hoofdstuk 2, waarbij geadviseerd is om geen opdrachten zonder dekking meer te aanvaarden Reserves Resultaatbestemming 2014 Het resultaat 2014 bedroeg Tezamen met het verschil tussen de beginwaarde van de algemene reserve ten opzichte van de voorgestelde streefwaarde van ,- bedraagt het te bestemmen resultaat een bedrag van ,- Volgens bestuursbesluit van 30 juni 2015 is dit resultaat als volgt verdeeld: -vorming bestemde reserve WMO vorming bestemde reserve Veilig Thuis terugbetaling alle gemeenten terugbetaling gemeenten regio Nijmegen correctie op het resultaat inzake afboeking vordering Mook en Middelaar In ons advies bij de begroting 2016 is deze besluitvorming helemaal uitgewerkt en toegelicht. In de jaarrekening 2015 is de winstverdeling op een correcte manier verwerkt. Algemene Reserve ( bedragen* 1.000) Saldo per 31 december 2015 Voorgestelde winstbestemming 2015 Algemene reserve na winstbestemming In de notitie risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen die het AB van de GGD- Gelderland Zuid heeft vastgesteld op is voor de omvang van de algemene reserve een 7

8 streefwaarde opgenomen. Uitgaande van de jaarrekening 2015 komt deze streefwaarde uit op een bedrag van afgerond Zie voor de berekening pagina 22 van de jaarrekening Indien het Algemeen Bestuur instemt met de afwikkeling van het jaarrekeningresultaat 2015 op de algemene reserve, neemt het negatieve verschil ten opzichte van streefwaarde van de algemene reserve toe tot een bedrag van De accountant stelt in haar advies bij de jaarrekening 2015 voor om op basis van de in 2014 gemaakte afspraken de algemene reserve aan te zuiveren tot de vastgestelde minimumnorm. In de genoemde notitie is door de GGD Gelderland Zuid eveneens opgenomen dat als de algemene reserve lager wordt dan nihil én niet binnen de meerjarencyclus binnen de eigen begroting op niveau kan worden gebracht, de gemeenten bijstorten tot nihil. Aangezien de algemene reserve op dit moment nog positief is stelt de adviesfunctie stelt zich derhalve op het standpunt om de aanvulling tot de minimumnorm nu niet bij de deelnemende gemeenten neer te leggen. Overigens heeft het AB dit onlangs in de vergadering d.d. 14 april j.l. ook zo besloten. Bestemmingsreserves (bedragen * 1.000) Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt: Bestemde Reserve 1-jan-15 Bij Af 31-dec-15 Digitaal Dossier JGZ Uittreding Mook en Middelaar EGB Samenwerking Toezicht WMO Veilig thuis Afboeking vordering Mook en Middelaar De onttrekkingen aan de bestemde reserves frictiekosten Mook en Middelaar ( ), EGB samenwerking ( ), Toezicht WMO( )zijn conform begroting gerealiseerd. Daarnaast is bij de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2014 besloten om een bedrag van de reserveren voor de afboeking van de vordering op Mook en Middelaar en een bedrag van voor Veilig thuis. In de jaarrekening 2015 is deze post conform het besluit van het AB d.d verantwoord. Aan de reserve Digitaal dossier JGZ is onttrokken, minder dan begroot. De oorzaak hiervoor is dat er in 2015 projecten waren gepland, welke nog niet (volledig) zijn afgerond. Het restantbedrag wordt doorgeschoven naar

9 3.6. Risico inventarisatie In 2015 heeft de organisatie aandacht besteed aan risicomanagement en risicobeheersing. Zo is er bij de samenstelling van de jaarrekening een inventarisatie gedaan. Een samenvatting van alle financieel gekwantificeerde risico s is op pagina 23 van de jaarrekening 2015 opgenomen. Als alle geïdentificeerd risico s zich zouden voordoen, zou daar ongeveer mee gemoeid zijn. De deelnemende gemeenten worden geadviseerd om de risico s van de GGD, voor zover deze de algemene reserve overstijgen, voor hun aandeel op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om het hoofd te bieden aan mogelijke nadelen die kunnen voortvloeien uit risico s. De nota weerstandsvermogen geeft aan dat bij de GR GGD Gelderland zuid de algemene reserve bedoeld is om bedrijfsvoering risico s op te vangen en niet als dekkingsmiddel voor alle risico s. de achterliggende gedachte is dat bij een GR de deelnemende gemeenten per definitie achtervang zijn voor optredende problemen en de gemeenten dan ook moeten zorgdragen voor een goede risico afdekking in hun eigen weerstandsvermogen voor de risico s bij de verbonden partijen. Per balansdatum bedraagt de algemene reserve voor winstbestemming Overige beschouwingen. Vernieuwing BBV Op basis van de vernieuwde verslaggevingsregels (BBV) heeft de GGD Gelderland-Zuid de voorgeschreven kengetallen opgenomen in haar jaarrekening. We verwijzen hiervoor naar de jaarstukken Bovendien is een korte toelichting opgenomen voor deze kengetallen. Hierin staat vermeld op welke wijze de kengetallen voor de GGD Gelderland- Zuid geïnterpreteerd moeten worden. Zo blijkt onder meer dat de structurele exploitatieruimte negatief is (-2,59%) en de begroting dus niet structureel sluitend is op het moment van opmaken van de rekening. Dit is een belangrijk kengetal voor het inzicht in de financiële positie. Individueel Keuzebudget Op 17 december 2015 is door het AB besloten om een eenmalige bijdrage vakantiegeld IKB van op te nemen. Deze post is dus nu verwerkt in de begroting

10 Tenslotte Hieronder hebben we ter informatie een overzicht uit de jaarrekening opgenomen van de totale bijdragen die de deelnemende gemeenten hebben verstrekt aan de GGD- Gelderland Zuid over het jaar