Handleiding digitaal indienen nadeclaraties (declaratietool) 2014-2015 1
1. Inleiding Ieder jaar wordt het Vervangingsfonds in de maanden januari tot en met april geconfronteerd met declaraties over het voorgaande kalenderjaar, die niet meer via het salarispakket kunnen worden ingediend. Heeft u zogenoemde nadeclaraties, dan dient u de tool te gebruiken om deze digitaal te kunnen indienen. Uw declaratie stelt u stap voor stap samen. Vervolgens stuurt u het declaratiebestand automatisch of handmatig per e-mail naar nadeclaraties@vfpf.nl. Na beoordeling van de declaratie(s) ontvangt u schriftelijk bericht. In deze handleiding nemen wij kort met u de stappen door, die nodig zijn om de declaratie(s) bij ons in te dienen. Ingezonden bestanden met declaratieregels die niet volledig met de tool zijn aangemaakt worden niet in behandeling genomen. 2. Beschikbaarheid tool en algemene werking U kunt de tool downloaden van onze site www.vervangingsfonds.nl. Deze tool werkt zowel met Excel 2003 als met Excel 2007/2010. De tool functioneert niet op een Apple-computer (MAC-OS). Indien u tijdens het openen van de tool een beveiligingswaarschuwing krijgt, klik dan op Inhoud inschakelen. Als de tool is geopend, kunt u beginnen met het invullen van de declaratiegegevens. Per declaratie vult u een nieuw scherm in. De declaraties worden vervolgens opgeslagen als een Excelbestand. Heeft u de declaratie afgerond, dan volgt u de aanwijzingen op het scherm. Het Excelbestand met daarin de declaratie(s) stuurt u per e-mail naar het Vervangingsfonds toe. 2
3. Scherm Invoeren gegevens nadeclaratie Algemene gegevens BRIN-nummer werkgever: Het werkgeversnummer waarmee het bevoegd gezag volgens BRIN wordt aangeduid en waarbij de afwezige een aanstelling heeft. Werkgeversnummer moet ingevuld zijn met vijf cijfers. BRIN-nummer school: Het BRIN-nummer van de school waarop de afwezige feitelijk werkzaam is. Schoolnummer moet ingevuld zijn met een combinatie van twee letters en twee cijfers. Code soort onderwijs: De soort onderwijs die van toepassing is op de instelling waarbij de afwezige werkzaam is. Indien u met de cursor op de regel gaat staan, kunt u zien welke code soort onderwijs voor u van toepassing is. 3
Type verzekering: De wijze waarop de afwezige is verzekerd bij het Vervangingsfonds. Type verzekering moet gelijk zijn aan verplicht of vrijwillig (keuzelijst). Bij een personeelslid dat deels verplicht en deels vrijwillig verzekerd is, vult u de verzekeringsvorm in van de hoofdaanstelling (meeste uren). Maand waarop betrekking: In de keuzelijst kunt u de maand waarop betrekking aangeven. Het is niet mogelijk een declaratie in te dienen na het verstrijken van de indientermijn van 4 maanden (zie ook artikel 9 van het Reglement VF). De vroegste verantwoordingsmaand is 09-2014. Declaratiebedrag:vf Hier vermeldt u het declaratiebedrag in euro s (zonder euroteken) tot in twee decimalen achter de komma nauwkeurig. Specifieke gegevens Type vervanger: In de keuzelijst kunt u aangeven of de declaratie betrekking heeft op: 01: reguliere vervanger 02: poolvervanger ( nadeclaraties bij volledig ERD-schap na 1 augustus 2013 voor poolvervangers zijn niet meer mogelijk ). Afhankelijk van de keuze dienen de navolgende rubrieken te worden gevuld. 4
01. Rubrieken bij de reguliere vervanger Afwezigheid Naam afwezige: De achternaam van de afwezige, exclusief de voorvoegsels. Indien gehuwd alleen de meisjesnaam vermelden. BSN afwezige: Het Burgerservicenummer van de afwezige. Datum ingang afwezigheid: De ingangsdatum van de afwezigheid. Werktijdfactor afwezigheid: De werktijdfactor van de afwezige, exclusief BAPO en compensatieverlof, gedurende de verantwoordingsmaand. Code reden afwezigheid: De reden van afwezigheid vult u in via een vaste keuzelijst. Datum einde afwezigheid (tot-datum): De laatste dag van afwezigheid in deze verantwoordingsmaand. Dit moet een geldige datum zijn. Als de afwezigheid voortduurt dan vermeldt u hier de laatste dag van de maand. 5
Vervanging Naam vervanger: De achternaam van de vervanger, exclusief de voorvoegsels. Indien gehuwd alleen de meisjesnaam vermelden. BSN vervanger: Het Burgerservicenummer van de vervanger. Datum ingang vervanging: De eerste dag van gedeclareerde vervanging door de vervanger. Werktijdfactor vervanging: De werktijdfactor van de vervanger gedurende de verantwoordingsmaand. Datum einde vervanging (tot-datum): De laatste dag van gedeclareerde vervanging door deze vervanger in de verantwoordingsmaand. Dit moet een geldige datum zijn. Als de vervanging voortduurt dan vermeldt u hier de laatste dag van de maand. 6
02. Rubrieken bij de poolvervanger Vervanging Naam poolvervanger: De achternaam van de poolvervanger, exclusief de voorvoegsels. Indien gehuwd alleen de meisjesnaam vermelden. BSN poolvervanger: Het Burgerservicenummer van de poolvervanger. 7
4. Aanmaak Excelbestand nadeclaraties. Als u alle rubrieken voor de declaratie juist heeft ingevuld, klikt u op Gegevens bewaren en verzenden. De volgende pop-up beantwoordt u met Yes als de ingevoerde gegevens juist zijn en met No in het tegengestelde geval. Na het klikken van de Yes -knop krijgt u de gelegenheid om het Excelbestand dat wordt aangemaakt op te slaan op een door u gewenste locatie. U dient het bestand op te slaan! Wilt u een volgende declaratie opvoeren? Klik dan op Yes en volg opnieuw de instructie voor de opvoer van een nadeclaratie. 5. Verzenden Excelbestand nadeclaraties Als u uiteindelijk op No klikt, dan krijgt u de keuze om het aangemaakte bestand via Microsoft outlook te versturen of via een andere mailapplicatie. Klikt u op Yes, dan kiest u voor verzending van het bestand via dan Microsoft outlook. U krijgt een melding waarmee toestemming gevraagd wordt dat een programma een automatische mail namens u verzendt. 8
U antwoord met Toestaan en het bestand wordt automatisch naar het Vervangingsfonds gezonden. U kunt hier alleen voor kiezen als u met Microsoft outlook werkt. Werkt u met een andere mailapplicatie, dan klikt u op No en volgt u de instructies op het scherm. U dient in dat geval het bestand zelf naar het Vervangingsfonds te verzenden. 6. Heeft u vragen? Bel dan met onze helpdesk via telefoonnummer 045-579 81 07. E-mailen kan ook, naar helpdesk@vfpf.nl. 9