O 3 Spaces Workplace. in een onderwijsomgeving. Documentbeheer en Samenwerken

O 3 Spaces Workplace in een onderwijsomgeving Documentbeheer en Samenwerken

O3Spaces Workplace in een onderwijsomgeving - v2.4.0_1_nl O3Spaces B.V. Hanzeweg 12d, 2803 MC Gouda Nederland Tel. (+31) 182 680 269 info@o3spaces.nl www.o3spaces.nl Disclaimer: Alle Productnamen, logo s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. Copyright 2005-2008 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden. - 2 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Managementsamenvatting In de dynamische omgeving waarin onderwijsinstellingen opereren is het van belang de aanwezige informatie- en communicatieprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. O3Spaces Workplace helpt uw organisatie door informatie- en documentstromen te structureren en zo ondersteuning te bieden aan de verschillende belanghebbenden in uw organisatie. Positionering O3Spaces Workplace is geen ELO of CMS, maar een oplossing voor documentbeheer en samenwerken. Workplace in een onderwijsomgeving Stafdiensten O3Spaces Workplace helpt stafdiensten de stroom aan informatie te beheersen en efficiënter samen te werken aan documenten. Workplace maakt het publiceren van documenten door stafdiensten makkelijker en documenten zijn eenduidig beschikbaar binnen de onderwijsorganisatie. Vaksecties & docenten Thuiswerken wordt gemakkelijker voor docenten dankzij O3Spaces Workplace. Het samenwerken aan vak & lesmateriaal wordt ondersteund door de functionaliteit van O3Spaces Workplace en alle documenten worden gestructureerd en makkelijk doorzoekbaar opgeslagen. Managementteam O3Spaces Workplace biedt u relevante en actuele informatie wanneer u deze nodig heeft dankzij de gestructureerde en veilige opslag van organisatiebrede informatie en uitgebreide zoekopties. Beveiligde en afgeschermde toegang voor externen (inspectie, ouders) is makkelijk in te stellen. Workplace helpt de bulk aan e- mails te beheersen, ondersteunt de voorbereiding van vergaderingen en het samenwerken aan rapporten. Interne Projectgroepen Dankzij het gebruiksgemak kunnen projectgroepen direct profiteren van de uitgebreide mogelijkheden van O3Spaces Workplace. De Workplace helpt gebruikers de bulk aan projectinformatie te beheersen, samen te werken aan rapporten en de voortgang te bewaken, door het verstrekken van vergaderdata en andere projectgerelateerde informatie. Organisatie-overstijgende projectgroepen Het gemakkelijke en veilige toegangsbeheer zorgt dat externen veilig en snel, beperkt toegang kunnen krijgen tot voor hen belangrijke informatie. Dankzij het gebruiksgemak van O3Spaces Workplace zijn ze meteen in staat de applicatie te gebruiken. Indien gewenst kunnen koppelingen met andere applicaties de reikwijdte en het gebruiksgemak verder vergroten. Dit is wederom een grote pré in projecten met andere (buitenlandse) scholen, inspecties en lokale overheid. ICT afdeling De installatie, implementatie en inrichting vragen weinig tijd van uw ICTafdeling. Eventuele koppelingen met bestaande systemen kunnen eenvoudig worden gerealiseerd. Studenten/leerlingen Ook voor leerlingen kan O3Spaces Workplace voordelen bieden bij het werken aan documenten, in projecten et cetera. O3Spaces klanten in het onderwijs O3Spaces wordt in een rapport van SurfNet (2008) geprezen om haar gebruiksgemak en wordt reeds door meerdere onderwijsinstellingen in binnen en buitenland gebruikt, waaronder: Freie Universität Berlin, Duitsland O3Spaces Workplace wordt gebruikt als tool voor research groepen. University of New Mexico, USA O3Spaces Workplace wordt gebruikt als projecttool en voor management ondersteuning University of Georgia Opentext project, USA - Wereldwijd Workplace wordt gebruikt als tool ter ondersteuning van een internationaal onderzoeksproject. Voorbeelden van overige gerealiseerde oplossingen Adam Smith international, een internationale consultancy firma zet O3Spaces Workplace naar volle tevredenheid in als project management tool. De Gemeente Heerenveen gebruikt O3Spaces voor het samenwerken aan documenten en voor sjabloonbeheer Stichting Sprank gebruikt O3Spaces Workplace als een vervanging voor hun netwerkschijf Implementatie & ondersteuning Een implementatietraject van O3Spaces Workplace ziet er doorgaans als volgt uit: Consultancy (over implementatie, inrichting IT infrastructuur & maatwerk): In overleg wordt bepaald hoe O3Spaces Workplace op de best mogelijke manier kan worden ingezet in uw organisatie. Installatie, Configuratie & Training: Wij bieden u ondersteuning bij de installatie en configuratie. Daarnaast bieden wij verschillende trainingen aan. Evaluatie functionaliteit & Maatwerk: Na de eerste invoering wordt gekeken of het systeem voldoet aan uw wensen. Eventueel wordt extra maatwerk gerealiseerd. After sales en support: Na invoering staan het O3Spaces support team en haar gecertificeerd partners ten alle tijden tot uw beschikking. Proberen? Een vrijblijvende evaluatieversie van O3Spaces Workplace is beschikbaar als download op de O3Spaces onderwijswebsite. Bezoek http://onderwijs.o3spaces.nl en download een voorgeconfigureerde installatie van O3Spaces Workplace. Voor een uitgebreidere technische beschrijving verwijzen wij u graag naar de bijlage. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 3 -

- 4 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Inhoudsopgave Inleiding... 7 Workplace in een onderwijsomgeving... 8 Stafdiensten...8 Vaksecties & docenten...8 Management team...9 Projecten & O3Spaces...9 Projectgroepen binnen de organisatie...10 Organisatie-overstijgende projectgroepen...10 ICTafdeling...11 Studenten/leerlingen...11 O3Spaces klanten in het onderwijs... 12 Onderwijsinstellingen...12 Overige gerealiseerde oplossingen...12 Implementatie & ondersteuning... 14 Consultancy...14 Installatie, Configuratie & Training...14 Maatwerk...14 After sales & support...15 Proberen?... 16 Bronnen... 17 Bijlage O3Spaces Workplace werking & technische beschrijving... 18 O3Spaces Workplace in het kort...18 Lay-out van de verschillende componenten...18 Functionaliteit...20 Technische beschrijving...21 Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 5 -

- 6 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Inleiding Onderwijsinstellingen opereren in een dynamische omgeving (schaalvergrotingen, e-learning, subsidieregelingen, webapplicaties, et cetera). Scholen hebben er dan ook belang bij om hun informatie- en communicatieprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. Een middel om dit doel te bereiken is ICT. De onderliggende infrastructuur van uw onderwijsorganisatie speelt daarbij een belangrijke rol. Vraag is nu: Hoe richt u uw infrastructuur in om in te kunnen spelen op de dynamiek in uw omgeving? In dit document wordt kort uiteen gezet hoe O3Spaces Workplace u kan helpen om meer grip te krijgen op de informatie- en communicatieprocessen en de gerelateerde documentstromen binnen uw organisatie. Om dit te verduidelijken wordt eerst ingegaan op de manieren waarop O3Spaces Workplace de verschillende groepen binnen uw onderwijsorganisatie kan ondersteunen. Daarna worden enkele voorbeelden besproken van bedrijven die Workplace reeds naar volle tevredenheid gebruiken. Vervolgens wordt aangegeven wat er komt kijken bij de implementatie van O3Spaces Workplace in uw organisatie (inclusief maatwerk, consultancy en installatie). Als laatste wordt aangegeven wat u kunt doen als u de applicatie zelf wilt proberen. Mocht u interesse hebben in een uitgebreidere (technische) beschrijving van O3Spaces Workplace dan verwijzen we u graag naar de bijlage waarin de technische functionaliteit en de verschillende componenten van O3Spaces Workplace uitvoerig worden beschreven. Na het lezen van dit document zult u een goed idee hebben hoe u kunt profiteren van de toevoeging van O3Spaces Workplace aan de IT infrastructuur van uw organisatie. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 7 -

Workplace in een onderwijsomgeving In dit eerste hoofdstuk wordt ingegaan op wat O3Spaces Workplace voor uw organisatie kan betekenen. O3Spaces Workplace is geen ELO of CMS, maar biedt u alle functionaliteit voor efficiënt documentbeheer en samenwerken in verschillende toepassingsgebieden. Om de voordelen van het gebruik van O3Spaces Workplace voor de verschillende personen in verschillende rollen in uw organisatie te benadrukken is een opdeling gemaakt in verschillende belangengroepen binnen (en buiten) uw onderwijsorganisatie. Bij elke groep worden kort de voordelen van de invoering van O3Spaces beschreven. Stafdiensten Beheersing van informatiestromen Met O3Spaces Workplace haalt u een applicatie binnen die uw stafdiensten helpt de stroom van documenten binnen en tussen afdelingen te beheersen. Dankzij O3Spaces Workplace worden documenten centraal en gestructureerd opgeslagen en zijn daardoor makkelijk terug te vinden. Dit wordt nog versterkt door de geavanceerde zoekfuncties van O3Spaces Workplace en de mogelijkheid om gerelateerde e-mails in dezelfde workspace of map op te slaan. Beschikbaarheid van documenten O3Spaces Workplace is ideaal voor afdelingen die werken aan documenten die voor de gehele onderwijsorganisatie beschikbaar moeten zijn, zoals collectieve arbeidsovereenkomsten. Wanneer documenten in O3Spaces Workplace beheerd worden kan men er zeker van zijn dat er aan de nieuwste/juiste documentversie gewerkt wordt. Daarnaast kunnen documenten, up-to-date en automatisch in de laatste versie beschikbaar worden gemaakt in een webomgeving, zonder tussenkomst van een systeembeheerder. Dit scheelt niet alleen aanzienlijk qua werk, maar zorgt er ook voor dat uw werknemers altijd toegang hebben tot de meest up-to-date documenten. Samenwerken aan rapporten Het samenwerken aan rapporten voor bijvoorbeeld het management wordt onder andere ondersteund door het geavanceerde versiebeheer. De mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen en de genoemde beschikbaarheid van documenten en gerelateerde e- mails binnen de gehele afdeling ondersteunen deze samenwerking ook. Daarnaast kan er ten alle tijden veilig vanuit huis aan de documenten worden gewerkt. Een groot voordeel hierbij is dat dit dankzij de desktop-, office- en e-mailintegratie in een vertrouwde omgeving kan. De template module zorgt ervoor dat altijd de juiste opmaak beschikbaar is voor uw medewerkers. Publicatie van rapporten Na voltooiing zijn rapporten veilig te publiceren in O3Spaces Workplace zodat alleen bevoegden erbij kunnen. Hiervoor hoeft geen ICT medewerker te worden ingeschakeld, het verplaatsen van een document naar een bepaalde map is genoeg. Erg handig als uw systeembeheerder ook nog verplichtingen als conciërge of docent heeft. Vaksecties & docenten Gestructureerde opslag Door O3Spaces Workplace te gebruiken als centrale opslagplaats ontstaat er automatisch een goed doorzoekbaar archief met vakinformatie. De uitgebreide zoekfunctie doorzoekt namelijk ook de inhoud van documenten. De slimme opzet van O3Spaces zorgt verder voor een gestructureerde opslag. Ideaal in het geval van visitaties en wisselingen in het personeelsbestand. Samenwerken aan vakinformatie en lesmateriaal O3Spaces Workplace biedt uitstekende handvatten voor het werken aan vakinformatie e.d.. Het ondersteunt het samenwerken aan artikelen doormiddel van versiebeheer, e-mails met links naar gewijzigde documenten, automatische notificaties van veranderingen en ga zo maar door. Een groot voordeel hierbij is dat dit dankzij de desktop-, office- en e-mailintegratie in een vertrouwde omgeving kan. Niet voor niets gebruiken meerdere universiteiten het als document management systeem en oplossing voor samenwerken. Ontwikkelen van lesmateriaal met externe partijen Niet alleen het intern samenwerken aan lesmateriaal wordt vergemakkelijkt. Ook de samenwerking met externen aan lesmateriaal verloopt met O3Spaces Workplace efficiënter en gestructureerder. Docenten kunnen de toegang naar bepaalde workspaces met het lesmateriaal namelijk zelf regelen. Hiervoor hebben ze weinig specifieke IT kennis nodig. Met een paar klikken hebben externen al veilig toegang tot het lesmateriaal. De functionaliteit die O3Spaces Workplace hierbij biedt maakt het heen en weer mailen van documenten overbodig. Thuiswerken Met O3Spaces Workplace kunnen de leden van een vaksectie makkelijk vanuit huis documenten openen, eraan werken en de wijzigingen opslaan. Alle benodigde documenten zijn op een afgeschermde locatie beschikbaar, of het nu gaat om vakinformatie, notulen van een vaksectievergadering of verjaardagen van collega s. Daarnaast is het ook mogelijk om commentaar op documenten te geven en kunt u de documenten natuurlijk ook openen op het digitale schoolbord. - 8 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Management team Algemeen O3Spaces is ter ondersteuning van de gehele onderwijsorganisatie in te zetten als centrale documentopslag. Workplace vervangt daarbij de bestaande netwerkschijven en breidt de functionaliteit van uw netwerkschijf uit met functies voor documentbeheer zoals versiebeheer en e-mailintegratie. De sjabloonbeheer module zorgt ervoor dat er in uw gehele organisatie met dezelfde documentsjablonen wordt gewerkt. O3Spaces als Informatiesysteem Het nemen van beslissingen vraagt om de juiste informatie. O3Spaces biedt u gestructureerde toegang tot alle informatie (en documenten) in uw organisatie. De mogelijkheid om ook binnen (inhoud) bestanden te zoeken is hierbij een groot voordeel. Dankzij het versiebeheer weet u zeker dat u de juiste documenten binnen handbereik heeft. Gevonden bestanden kunnen vanaf elke plek veilig geopend worden of u nu thuis, op kantoor of in de trein zit. De automatische notificaties zorgen ervoor dat u automatisch bericht krijgt als er nieuwe, voor u belangrijke informatie toegevoegd is. U kunt zien wie er als het laatste aan een document gewerkt heeft en eventueel direct feedback geven door een opmerking toe te voegen. Beheersing van uw e-mail communicatie Dankzij de functionaliteit voor e-mailintegratie helpt O3Spaces Workplace uw dagelijkse e-mailbulk te structureren en uw e-mailbox op te schonen. E-mails (inclusief bijlagen) gerelateerd aan een project zet u in 2 keer klikken in de workspace behorende bij dat project. Op deze wijze structureert u eenvoudig de projectinformatie en deelt u automatisch relevante informatie met andere management team leden. Zij krijgen worden immers automatisch op de hoogte gehouden. deze internetverbinding wegvallen dan kunt u natuurlijk gewoon lokaal verder werken. Veilig O3Spaces biedt bestandsbeveiliging op verschillende niveaus. Bestandsbeveiliging is immers essentieel voor elke organisatie. De toegangscontrole zorgt ervoor dat u kunt bepalen wie er toegang heeft tot bepaalde informatie en wat de bevoegdheden van individuen en groepen zijn. De beveiligde verbindingen zorgen ervoor dat informatie niet tijdens het transport of op andere wijzen bekeken kan worden of toegankelijk is. Toegang voor externen Als management team zult u nogal eens externen, zoals management teams van andere scholen of vertegenwoordigers van de lokale overheid, toegang willen geven tot bepaalde informatie. Met O3Spaces Workplace is dit op een veilige manier mogelijk. De externen kunnen de informatie wel bekijken, maar niet bewerken of downloaden. Een dergelijke functie vergemakkelijkt contact met externen, bijvoorbeeld in het geval van een visitatie. Projecten & O3Spaces O3Spaces Workplace is zeer geschikt voor de ondersteuning van projectgroepen. Wij gaan hierbij uit van twee mogelijke situaties: 1. 2. Ondersteuning organisatie-overstijgende samenwerkingsverbanden Ondersteuning van projectgroepen binnen de organisatie die kortere of langere tijd samenwerken Vergaderingen Informatie over vergaderingen zoals e-mails, notulen, agenda s en opmerkingen hoeven ook niet langer in uw mailbox te worden opgeslagen. Deze brede variëteit aan informatie kan gestructureerd in O3Spaces Workplace ondergebracht worden. Opmerkingen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en alles is doorzoekbaar via de zoekfunctie van O3Spaces Workplace. Hierdoor heeft u de juiste informatie snel voorhanden. De agenda s en notulen publiceren via O3Spaces Workplace heeft meerdere voordelen, zo krijgen alle deelnemers automatisch een notificatie bij wijzigingen. Samenwerken aan rapporten O3Spaces Workplace biedt u uitstekende mogelijkheden om gezamenlijk aan rapporten e.d. te werken. Workplace ondersteunt deze samenwerking doormiddel van de versiebeheer, automatische notificaties van veranderingen, directe feedback mogelijkheden et cetera. Daarnaast is een groot voordeel dat u vanaf elke plek voorzien van een internetverbinding aan het document kunt werken. Mocht Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 9 -

Projectgroepen binnen de organisatie Binnen een onderwijsorganisatie zijn veel korte- en langdurende projecten denkbaar die een vorm van samenwerken vereisen. Denk bijvoorbeeld aan een voorbereiding voor een excursie, een overleggroep voor maatschappelijke stages, een servervirtualisatieproject van de ICT afdeling, een nieuwbouwproject van een nieuwe locatie, een projectgroep voor aanschaf van nieuwe leermiddelen, het ontwikkelen van lesmateriaal et cetera. Gebruiksgemak Een belangrijk voordeel van O3Spaces voor deze projectgroepen is de eenvoud in gebruik. Projectgroepsleden zijn niet eerst dagen bezig om de applicatie te snappen maar kunnen er direct mee aan de slag. Het uitnodigen en beheren van gebruikers is eenvoudig en het opzetten van een projectomgeving is ook binnen vier muis-clicks gedaan. Daarnaast zorgt de desktop-, office- en e-mailintegratie ervoor dat men met O3Spaces Workplace kan werken vanuit een vertrouwde omgeving, iets dat de adoptie van een nieuw programma ten goede komt. Uitgebreide mogelijkheden Ondanks zijn eenvoud biedt O3Spaces Workplace uw projectgroepen alle benodigde functionaliteit. O3Spaces Workplace biedt toegang tot projectinformatie vanaf elke computer met een internetverbinding. Natuurlijk kan een projectkalender worden bijgehouden, men kan elkaars werk becommentariëren et cetera. Na afloop kan een project uiteraard gearchiveerd worden. Vergaderingen Informatie over vergaderingen zoals e-mails, notulen, agenda s en opmerkingen hoeven niet langer verspreid in de mailbox van de projectgroepsleden te worden opgeslagen. Dit alles kan gestructureerd in O3Spaces Workplace worden beheerd. Deze centrale locatie is erg handig bij wisselende projectgroepsleden. Alle content is doorzoekbaar via de zoekfunctie van O3Spaces Workplace, die ervoor zorgt dat projectgroepsleden de juiste informatie snel voorhanden hebben. O3Spaces Workplace is ook uitermate geschikt om agenda s en notulen te publiceren, projectgroepsleden krijgen hier automatisch een notificatie van. Beheersing van de projectinformatiestroom Met O3Spaces Workplace heeft u een applicatie die helpt de bulk aan projectinformatie te beheersen. O3Spaces Workplace slaat deze informatie centraal en gestructureerd op en maakt de projectinformatie daardoor makkelijk vindbaar. Dit wordt nog versterkt door de geavanceerde zoekfunctie van O3Spaces Workplace en de mogelijkheid om gerelateerde project e-mails in dezelfde omgeving op te slaan. Samenwerken aan rapporten O3Spaces Workplace biedt projectgroepen uitstekende mogelijkheden om gezamenlijk aan rapporten e.d. te werken. Functies die hierbij helpen zijn versiebeheer, automatische notificaties van veranderingen et cetera. Daarnaast geeft O3Spaces Workplace projectgroepsleden de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen en vanaf elke plek met internet aan het document te werken. Het eventueel wegvallen van de internetverbinding is hierbij geen probleem. Organisatie-overstijgende projectgroepen Naast interne samenwerkingsverbanden kan er ook worden gedacht aan (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met externe partijen buiten de onderwijsorganisatie. Denk hierbij aan inspecties, andere (buitenlandse) scholen, lokale overheid, externe adviseurs en toeleveranciers. Hieronder worden kort enkele voordelen aan het gebruik van O3Spaces gegeven in deze situatie. Toegangsbeheer Binnen O3Spaces Workplace is het eenvoudig om externe partijen, zoals ouders of de inspectie, (tijdelijk) toegang te geven tot een beperkt deel van het de informatie in uw organisatie. Hier is geen specifieke IT kennis voor nodig, de functionaliteit voor gebruikersbeheer van O3Spaces Workplace werkt namelijk erg intuïtief. Met enkele klikken is een veilige toegang in te stellen. Dit scheelt de ICTafdeling eveneens aanzienlijk in de te leveren arbeid. Autorisaties voor de mogelijk duizenden gebruikers kunnen zonder tussenkomst van de systeem- of applicatiebeheerder met geautomatiseerd netwerkbeheer automatisch gegenereerd. Veilig O3Spaces biedt bestandsbeveiliging op verschillende niveaus, omdat bestandsbeveiliging essentieel is in de communicatie met externen. De toegangscontrole zorgt ervoor dat u kunt bepalen wie er toegang heeft tot bepaalde informatie zoals bijvoorbeeld informatie over een leerling. De beveiligde verbindingen zorgen ervoor dat de informatie niet tijdens transport of op een andere manier bekeken kan worden, bewerkt kan worden of toegankelijk is. Zo weet u zeker dat externen de informatie alleen kunnen gebruiken op de manier die u wilt. Gebruiksgemak Ook in communicatie met externen is gebruiksgemak een belangrijk issue. Externen zijn niet eerst dagen bezig om de applicatie te leren kennen, maar kunnen er direct mee aan de slag. Dit kan eventueel nog verstrekt worden door de koppeling met andere applicaties, zodat ze alleen een lijst met informatie krijgen die voor hen bestemd is of kunnen werken in een voor hen vertrouwde applicatie. Koppeling met andere applicaties Door koppeling met andere applicaties wordt het mogelijk om een koppeling met uw website tot stand te brengen. Hierdoor kan nog gemakkelijker gerichte content worden aangeboden aan bepaalde doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan een portaal voor ouders met een overzicht met evenementen e.d. Dankzij de automatische notificaties van O3Spaces is het ook mogelijk om - 10 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

ouders automatisch te mailen als er iets veranderd is in de voor hen bedoelde informatie. Dit scheelt u aanzienlijk wat mailen en zorgt ervoor dat uw informatievoorziening naar externen toe verbeterd. Samenwerken met andere scholen O3Spaces Workplace helpt u bij het samenwerken met andere scholen. Notulen en agenda s van vergaderingen kunnen beschikbaar worden gemaakt met behulp van de Workplace. Het samenwerken aan documenten zoals het programma voor een gezamenlijke activiteit wordt ondersteund doormiddel van de versiebeheer, e-mail opslag, directe feedback mogelijkheden, et cetera. Beschikbaar in meerdere talen O3Spaces Workplace is beschikbaar in meerdere talen hetgeen de samenwerking met buitenlandse scholen vergemakkelijkt. Deze kunnen immers in hun eigen taal aan de slag en hebben daardoor minder tijd nodig om aan de applicatie te wennen. Zo kunnen beide scholen sneller profiteren van het samenwerkingsverband. Ondersteunde talen zijn ondermeer Duits, Engels, Spaans, Frans, Zweeds, Pools, Japans, Russisch en natuurlijk Nederlands. ICTafdeling Installatie & Implementatie Uw ICTafdeling zal geen overuren draaien voor het installeren van O3Spaces Workplace. Door de beschikbaarheid van verschillende kant en klare installers en goede documentatie blijkt de in de praktijk erg vlot verloopt, hetgeen wordt onderschreven door een rapport van SurfNet (2008). Verder zijn diverse gereedschappen voorhanden om te zorgen dat de implementatie en inrichting gestroomlijnd verloopt. Koppeling met bestaande systemen Door het gebruik van het OSGi-framework zijn er veel mogelijkheden als het gaat om het toevoegen van componenten aan O3Spaces Workplace. De LDAP integratie zorgt er verder voor dat bestaande userdatabases kunnen worden gebruikt. Daarnaast heeft O3Spaces de nodige ervaring met het koppelen van systemen. Beheer Het beheer van het systeem kan eenvoudig door uw eigen ICT professionals worden gedaan, indien gewenst met ondersteuning van O3Spaces of gecertificeerde partners. Het volgen van een training is hierbij ook een mogelijkheid. Na deze training zijn uw ICT medewerkers in staat de alle functies van O3Spaces Workplace te beheren. Ondersteuning van O3Spaces Workplace Door het gebruiksgemak van O3Spaces Workplace is er na invoering slechts beperkte ondersteuning nodig vanuit uw ICTafdeling. Dit zal zich beperken tot de eenvoudige backup/restore en eventueel usermanagement. Dit laatste kan echter ook gemakkelijk door een van de gebruikers zelf worden gedaan. Mochten er toch incidenten voorkomen zijn het O3Spaces support team en partners ten alle tijden voor uw ICTafdeling bereikbaar. Studenten/leerlingen Tot nu toe hebben we het vooral gehad op de manieren waarop O3Spaces kan worden ingezet om uw onderwijsorganisatie te ondersteunen. O3Spaces Workplace kan echter ook uw studenten ondersteunen. Ook uw leerlingen/studenten werken veel in projectgroepen. Hierbij kan O3Spaces Workplace hen dan ook helpen. Samenwerken aan projecten O3Spaces Workplace biedt uw leerlingen uitstekende mogelijkheden om gezamenlijk aan projecten e.d. te werken. Door het gebruiksgemak van O3Spaces Workplace doorzien zij deze mogelijkheden al snel en kunnen ze hier volledig van profiteren. Functies die hierbij helpen zijn versiebeheer, automatische notificaties, mogelijkheid om feedback te geven et cetera. Uitgebreide mogelijkheden Ondanks zijn eenvoud biedt O3Spaces Workplace uw leerlingen alle benodigde functionaliteit. Ze kunnen een projectkalender bijhouden, discussieren in het discussie gedeelte van O3Spaces Workplace, projectinformatie doorzoeken (ook op inhoud), externe webapplicaties openen in de Workplace, versiebeheer et cetera. Daarnaast zijn gemaakte documenten makkelijk te koppelen aan een internetpagina of in een mailtje zonder dat het document verplaatst hoeft te worden. Projectbijeenkomsten Informatie over projectbijeenkomsten zoals e-mails, planning, notulen, agenda s zijn met O3Spaces Workplace centraal te bekijken. Dit voorkomt een ongestructureerde mailbox waar leerlingen niet meer wijs uit kunnen worden. Alle content is doorzoekbaar via de zoekfunctie van O3Spaces Workplace, die ervoor zorgt dat uw leerlingen de juiste informatie snel voorhanden hebben. O3Spaces Workplace is ook uitermate geschikt om agenda s en notulen te publiceren, projectgroepsleden krijgen hier automatisch een notificatie van. Thuiswerken aan projecten O3Spaces Workplace geeft uw leerlingen de mogelijkheid om vanaf elke plek met internet aan het document te werken. Het eventueel wegvallen van de internetverbinding is hierbij geen probleem. Zo kunnen uw leerlingen makkelijk vanuit huis aan een project werken. Alle benodigde projectinformatie is op een afgeschermde locatie beschikbaar, of het nu gaat om artikelen, notulen of de planning voor het project. Daarnaast is het ook mogelijk om commentaar op elkaars werk te geven. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 11 -

O3Spaces klanten in het onderwijs In dit hoofdstuk worden enkele voorbeelden gegeven van onderwijsinstellingen die O3Spaces Workplace gebruiken. Vervolgens worden enkele uitgebreide beschrijvingen gegeven van klanten die O3Spaces Workplace gebruiken. Deze beschrijvingen zijn gebaseerd op bestaande case studies van Adam Smith International Limited, Stichting Sprank en de Gemeente Heerenveen. Onderwijsinstellingen Het nut van O3Spaces Workplace voor de ondersteuning van de informatiestromen binnen een onderwijsorganisatie wordt inmiddels onderkend door meerdere organisaties. Zo kwam O3Spaces erg positief naar voren uit een Technologie Scouting Rapport gemaakt door de SurfNet organisatie (SurfNet, 2008). Verder zijn binnen onze klantenkring meerdere universiteiten en scholen vertegenwoordigd. Om u enkele voorbeelden te geven: Freie Universität Berlin, Duitsland O3Spaces Workplace wordt gebruikt als tool voor research groepen. University of New Mexico, USA O3Spaces Workplace wordt gebruikt als projecttool en voor management ondersteuning University of Georgia Opentext project, USA - Wereldwijd Workplace wordt gebruikt als tool ter ondersteuning van een internationaal onderzoeksproject. Maar daarnaast zijn ook middelbare scholen vertegenwoordigd zoals het Hervion College in Nederland. Overige gerealiseerde oplossingen Adam Smith International Limited Adam Smith International Limited (ASIL) is een ontwikkelingsconsultancy firma met projecten in Afrika, het Midden- Oosten en het Verre Oosten. Ze zijn gevestigd in Londen, Delhi en Nairobi en hebben daarnaast wereldwijd project kantoren. ASIL s focus ligt op het bouwen aan capaciteit en hervormingen binnen overheden in ontwikkelingslanden en opkomende economieën. Ze plaatsen hoge ambtenaren ervaren professionals in de kantoren van de ontvangende landen om de hogere niveaus van de overheid te voorzien van politiek en planmatig advies. O3Spaces Workplace gebruiken ze om als leden van een project onderling te communiceren en documenten uit te wisselen. De implementatie van O3Spaces Workplace duurde slechts kort voor ASIL. De installatie, configuratie en implementatie zijn allemaal in dezelfde week gedaan, voegt Nameer toe. Bij ASIL was men erg content met de beperkte trainingstijd nodig om in staat te zijn om de applicatie te gebruiken als gevolg van de eindgebruikers focus. Dankzij de korte implementatie tijd en de beperkte trainingstijd was O3Spaces Workplace in een mum van tijd onderdeel van het dagelijks werk. We hielden een halve dag training, maar eerlijk gezegd is het niet zo moeilijk in gebruik. We hebben enkele concepten uitgelegd en hoe de site werkt, en nog dezelfde middag begonnen ze met het uploaden van documenten. Gevraagd naar de voordelen aan O3Spaces Workplace, stopt de project manager van ASIL bijna niet met praten. Voor hem grote voordelen aan het gebruik van O3Spaces zijn: Veiligheidsbeheerma nagement, gebruiksgemak, duidelijke scheiding van werkgebieden en Web toegang vanaf elke plaats. De meest belangrijke functies voor hem zijn de veilige toegang vanaf overal en de scheiding van de werkgebieden en hij is erg enthousiast over de komende e-mail integratie. Ik denk dat e-mail integratie van vitaal belang is. Als je dat hebt, wordt de site helemaal zelfvoorzienend. Daardoor kan ik project manager zoals ik een volledig project uitvoeren vanuit de webomgeving. Gemeente Heerenveen De Gemeente Heerenveen is een stad in het noorden van Nederland. Het is een van de belangrijke steden in de Nederlandse provincie Friesland. De 450 werknemers van de Gemeente Heerenveen bieden lokale overheidsdiensten aan, aan ongeveer 43.000 inwoners. De stad is bekend vanwege haar sport accommodaties van wereldklasse zoals de Thialf ijsbaan en het Abe Lenstra voetbal stadion. Heerenveen was een van de eerste gemeentes van het land die migreerde van Microsoft Office naar OpenOffice.org. Hierdoor is OpenOffice.org de standaard office suite op alle PC s, met Microsoft Windows als het onderliggende besturingssysteem. Daarnaast hadden ze ook een geïntegreerd document management en samenwerking oplossing nodig. Wij waren op zoek naar een geïntegreerde document management en samenwerking oplossing dat zou kunnen meegroeien met onze organisatie, omdat we steeds meer project en proces gerelateerde assets verplaatsen van onze netwerkschijf en e-mail systeem naar een gecontroleerde omgeving, zegt Johan Hiemstra, de project manager op dat moment. - 12 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Tijdens de zoektocht naar een oplossing kwamen ze O3Spaces Workplace tegen en waren verrast over haar gebruiksgemak De eindgebruikers benadering was een belangrijke reden voor onze beslissing. Wij werken in een niet technische omgeving waar mensen geen zin hebben om nieuwe applicaties te leren. De beperkt benodigde training was een grote plus voor ons. Haar platform onafhankelijkheid, desktop integratie, sjabloonbeheer, korte implementatie tijd en de nauwe integratie in onze office omgeving waren andere belangrijke redenen om O3Spaces Workplace te kiezen. Stichting Sprank Stichting Sprank is ontstaan aan het begin van de jaren zeventig van de vorige eeuw. De naam Sprank staat voor een sprankelende, zichtbare organisatie, energiek aanwezig in kerk en samenleving. Sprank biedt zorg, begeleiding en ondersteuning aan mensen met verstandelijke en/of lichamelijke beperkingen. De organisatie zit op 50 locaties, verspreid over heel Nederland. Het centraal bureau van Sprank staat in Zwolle. Uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten zeer tevreden zijn over het geboden serviceniveau door O3Spaces. Zo ook de mensen bij Sprank, die aangeven dat het vooral belangrijk voor hen is dat ze bij O3Spaces direct in contact komen met de juiste mensen. Het serviceniveau is prima; we worden geïnformeerd over komende releases en ons aanspreekpunt weet zelf veel dan wel snel de techneuten te bereiken. De persoonlijke benadering van O3Spaces, bij het leveren van service, wordt door de mensen bij Sprank zeer gewaardeerd. Ons kent ons is daarbij erg belangrijk. Zegt Ad van der Lugt over de geleverde service. Als er wordt gevraagd om in een aantal steekwoorden aan te geven wat nou de voordelen zijn aan het gebruik van O3Spaces Workplace, geeft van der Lugt aan vooral de centralisatie van documenten en de mogelijkheid voor gebruik in werkgroepen te waarderen. Op de vraag welke onderdelen van Workplace hij het handigst vindt antwoord de Beleidsmedewerker Organisatieontwikkeling van Sprank: Het handigst vind ik de Assistant en versiebeheer in combinatie met office. Samengevat heeft de komst van O3Spaces binnen Sprank ervoor gezorgd dat nu mogelijk is wat men al een tijd wilde; een centrale opslag van documenten voor de gehele organisatie met nuttige document management functionaliteit. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 13 -

Implementatie & ondersteuning O3Spaces en haar gecertificeerde partners hebben de nodige ervaring met het implementeren van O3Spaces Workplace in onderwijsorganisaties. Dankzij deze ervaring en goede samenwerking met onze partners in het onderwijs verloopt de implementatie van O3Spaces Workplace in uw organisatie natuurlijk vlekkeloos. In dit hoofdstuk gaan we wat dieper in op de mogelijkheden bij het invoeren van O3Spaces Workplace in uw organisatie. Gedurende en voor de implementatie van O3Spaces Workplace in uw organisatie staan wij u zo veel mogelijk terzijde. In het algemeen bestaat ons implementatietraject uit de volgende stappen: 1. Consultancy (over implementatie, inrichting IT infrastructuur & maatwerk) 2. Installatie & Configuratie 3. Training 4. Evaluatie functionaliteit & Maatwerk 5. After sales en support. Hieronder zullen we dit gehele traject kort bespreken. Consultancy Met O3Spaces Workplace haalt u een van de meest flexibele software pakketten binnen op het gebied van document management en samenwerken. Zoals uit het bovenstaande duidelijk werd kan onze applicatie ondermeer worden ingezet als netwerkschijf vervanging, als opslagplaats voor documenten van een website, voor sjabloonbeheer, voor projectmanagement et cetera. Dit brede scala aan mogelijkheden kan ervoor zorgen dat het voor u als organisatie niet geheel duidelijk is welke functionaliteit van O3Spaces Workplace u wel en niet (direct) zou willen gebruiken. Daarnaast heeft de invoering van nieuwe software binnen een organisatie vaak grote invloed op medewerkers, bestaande bedrijfsprocessen en systemen. Om u te ondersteunen bij de resulterende beslissingen en/of de veranderingen binnen uw organisatie staan onze consultants voor u klaar. Een kleine aanpassing in uw IT infrastructuur heeft vaak invloed op meerdere niveaus. Door het aanbieden van consultancy op maat helpen wij u deze veranderingen de baas te worden. Voorbeelden van ondersteuning zijn het analyseren van bestaande processen en systemen, het hierop aanpassen van O3Spaces Workplace et cetera. Onze consultants helpen u om grip op het verandertraject te houden doormiddel van begeleiding, ondersteuning en training. Zo kan uw organisatie binnen no-time profiteren van de voordelen aan O3Spaces Workplace. Installatie, Configuratie & Training We helpen u bij de installatie en configuratie van O3Spaces Workplace. Altijd met in ons achterhoofd dat het systeem snel en doeltreffend inzetbaar moet zijn binnen uw organisatie. Een trainingsprogramma voor eindgebruikers en beheerders is hier onderdeel van. Maatwerk O3Spaces levert u ondersteuning op maat. Niet alleen met advies maar ook door koppelingen te realiseren met bestaande systemen of applicaties in uw netwerk. Hieronder volgen hiervan een aantal voorbeelden. Evaluatie functionaliteit e.d. & bestaande systemen. Wij bieden ten alle tijden de mogelijkheid om extra maatwerk toe te voegen naar aanleiding van gebruikerservaringen. Onze ervaring is dat organisaties vaak pas een goed beeld krijgen van het gewenste maatwerk als men de applicatie reeds gebruikt. Bij maatwerk valt ondermeer te denken aan koppelingen met bestaande systemen, veranderingen in de look and feel en het weghalen van overbodige functionaliteit. Webportaal Met Workplace krijgt een organisatie een extra hulpmiddel in huis wat deels te combineren is met applicaties van onze partners zoals Webportaal van WIS Services. Binnen Webportaal wordt in de hoofdzaak informatie aangeboden vanuit de organisatie richting de (externe) doelgroepen. Dankzij de koppeling met Webportaal aanwezig is, krijgt u als onderwijsorganisatie de mogelijkheid om bestanden uit O3Spaces Workplace op een veilige manier te publiceren op uw website. Door O3Spaces Workplace gaat het hier niet om statische documenten maar kan er direct gekoppeld worden naar werkdocumenten. Hierdoor kunnen documenten die via de portalen worden aangeboden - 14 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

dynamisch worden gekoppeld aan de laatste versie van het document zoals deze in O3Spaces Workplace aanwezig is. De combinatie van Webportaal en Workplace geeft een onderwijsorganisatie middelen in huis waardoor alle digitale informatiestromen aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit bevordert de integratie en de beschikbaarheid van deze informatiestromen, zodat medewerkers sneller en efficiënter kunnen werken. Deze oplossing is al in meerdere organisaties met succes geïmplementeerd. Office applicaties O3Spaces Workplace biedt integratie met office applicaties zoals Word, Excel, Powerpoint en Outlook. Mogelijk zou u graag zien dat deze integratie uitgebreid wordt met Visio of een andere applicatie. Dit realiseren we graag voor u. Ons ontwikkelingsteam heeft de nodige ervaring met dergelijke integraties en zal u dan ook graag ter wille zijn. After sales & support De eindgebruikersfocus van onze software zorgt ervoor dat er weinig ondersteuning nodig is na invoering van onze software. Toch houdt voor ons het leveren van ondersteuning niet op na de invoering van O3Spaces Workplace in uw organisatie. We kunnen ons bijvoorbeeld voorstellen dat als u dagelijks met onze software werkt, u punten tegenkomt die naar uw mening veranderd dienen te worden. In dat geval kunt u ons om ondersteuning vragen. Gezamenlijk zullen we dan bespreken hoe we deze punten kunnen verhelpen. Te denken valt bijvoorbeeld aan de koppeling met een nieuw systeem of een plug-in voor een veelgebruikt programma. Bij eventuele problemen met de applicatie staan we u ook ter zijde, zelfs als het probleem niets met de applicatie zelf te maken heeft. Dankzij onze ervaring weten we dergelijke problemen snel op te lossen. Niet voor niets worden we als organisatie gezien als erg service gericht, wat ook blijkt uit de in hoofdstuk drie gegeven ervaringen van bestaande klanten. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 15 -

Proberen? Bent u na het lezen van dit document geïnteresseerd geraakt in de mogelijkheden van O3Spaces Workplace en wilt u zelf ervaren hoe O3Spaces werkt, dat kan. Een vrijblijvende evaluatieversie van O3Spaces Workplace is beschikbaar als download op de O3Spaces onderwijswebsite. Bezoek http://onderwijs.o3spaces.nl en download een voor-geconfigureerde installatie van O3Spaces Workplace. Mocht u eerst wat meer willen weten over de technische kant van O3Spaces dan verwijzen wij u graag naar de bijlage. - 16 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Bronnen Technology scouting, SurfNet (2008) (te downloaden van www.surfnet.nl) Technische beschrijving van O3SpacesWorkplace, www.o3spaces.nl Klanten case-studie Gemeente Heerenveen (2008) Klanten case-studie Adam Smith International Limited (2008) Klanten case-studie Stichting Sprank (2008) Informatie over Webportaal, www.wis.nl Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 17 -

Bijlage O3Spaces Workplace werking & technische beschrijving In deze sectie zal kort ingegaan worden op wat voor applicatie O3Spaces Workplace is en wat het u aan functionaliteit kan bieden. Daarnaast wordt er ingegaan op de verschillende componenten van de applicatie en vindt u hier een korte technische beschrijving. Maar we zullen starten met een korte beschrijving van wat O3Spaces Workplace is. O3Spaces Workplace in het kort O3Spaces Workplace is een Web 2.0 oplossing voor Documentbeheer & Samenwerken, gericht op OpenOffice.org, StarOffice en Microsoft Office gebruikers. Via het web kan er in samengewerkt worden aan allerhande documenten. Daarnaast biedt O3Spaces functies voor bestandsbeheer, versiebeheer, discussies, kalender, prikbord en uitgebreide zoekmogelijkheden. Componenten Workplace bestaat uit drie (eindgebruikers) hoofdcomponenten: 1. 2. De browser omgeving: Deze bestaat weer uit de Spaces omgeving en de Studio omgeving. De eindgebruiker heeft alleen te maken met de Spaces omgeving waarin o.a. documenten opgeslagen worden. De Studio is de beheeromgeving van Workplace. De Workplace Assistant: Dit is een applicatie die op de computer van de gebruiker kan worden geïnstalleerd. Vanuit de Assistant kunnen o.a. documenten geopend en weer geüpload worden en er worden notificaties getoond. 3. Programma plug-ins: De Office plug-in: Hiermee kan mits de Workplace Assistant actief is een document direct geopend worden vanuit de office-omgeving De E-mail plug-in: Hiermee kan mits de Workplace Assistant actief is een e-mailbericht direct gepubliceerd worden vanuit het e- mailprogramma. De Workplace omgeving kan naar eigen inzicht ingedeeld worden in eenheden en workspaces. Er is een topeenheid (meestal de organisatie of de overkoepelende scholengroep) waaronder workspaces of subeenheden aangemaakt kunnen worden. Onder de subeenheden kunnen ook weer workspaces en subeenheden aangemaakt worden. Een workspace is de daadwerkelijke samenwerkingsomgeving waarin gewerkt wordt door de eindgebruikers. Lay-out van de verschillende componenten De browseromgeving In de browser omgeving wordt de functionaliteit op een eigen wijze met eigen iconen, en een eigen menustructuur gepresenteerd. De interface van Workplace is zeer gebruikersvriendelijk en de structuur is eenduidig ingericht zodat voor eindgebruikers snel duidelijk is wat men waar kan vinden. De inhoud binnen een workspace wordt gepresenteerd in spacelets. Een spacelet bevat een afgebakend stukje functionaliteit. Elke spacelet kan worden getoond in 1, 2 of 3 kolomsformaat. Vaak is ook de presentatie aan te passen aan het gebruikte formaat. Dit betekent dat informatie met de juiste mate van detail gepresenteerd kan worden. Elke spacelet kan door de beheerder naar een andere kolom of naar een andere plaats in dezelfde kolom worden gesleept. Zo kan men een pagina zelf indelen en zorgen voor een zo goed mogelijke opbouw om de informatie te presenteren. - 18 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.

Het is mogelijk om binnen een workspace pagina s en tabbladen aan te maken. Alle pagina s en het hoofd-tabblad kunnen naar believen worden gevuld met Spacelets. De standaard tabbladen Leden, Bestanden, E-mail en Discussies zijn altijd binnen een workspace beschikbaar. Voor elk van de tabbladen geldt dat de bijbehorende functionaliteit zowel gepresenteerd als gebruikt wordt vanaf één scherm. Dit wordt met behulp van een AJAX webinterface gerealiseerd waardoor Workplace zeer gebruiksvriendelijk is. Functionaliteit is zo gepresenteerd en gebouwd dat je met een minimum aan muiskliks kunt navigeren door een workspace heen. Naast de workspaces is er een zeer krachtige full tekst zoekfunctie beschikbaar met uitgebreide mogelijkheden tot het specificeren van zoekparameters. De zoekfunctie is zeer snel en doorzoekt duizenden documenten in enkele seconden. De zoekfunctie kan alle workspaces doorzoeken en is tevens in staat om gelijktijdig te zoeken in opmerkingen, discussies en oudere versies van documenten. De Workplace Assistant De Workplace Assistant bestaat uit een Java programma dat de online Workplace als bestandsverkenner benaderbaar maakt op de werkplek computer. De Workplace Assistant is eenvoudig vanaf de Workplace omgeving te installeren. Met de Workplace Assistant is het mogelijk om zonder een browser bestanden te openen, te bewerken en op te slaan die in de workspace staan. Alle bestandsbeheer functionaliteit van de Workplace webomgeving is direct vanaf de desktop te gebruiken. Zo is het mogelijk om een bestand direct te openen en te bewerken, het document te vergelijken met oudere versies en opmerkingen te lezen en toe te voegen bij een versie van het document. Ook is het mogelijk om bestanden te slepen vanuit de lokale bestandsverkenner naar de mappenstructuur in de Workplace Assistant. De Workplace Assistant is zo instellen dat deze notificaties op de desktop toont. Dit geeft direct een gevoel voor wat er gebeurt op de omgeving, zonder dat dit significante tijd kost of overlast veroorzaakt. De Programma plug-ins De Office plug-in De Office plug-in maakt het mogelijk om samen te werken aan online bestanden direct vanuit een office-applicatie zelf. Dit is voor de eindgebruiker de meest laagdrempelige manier van werken omdat men geen nieuwe applicatie hoeft te leren gebruiken. Tevens is het versiebeheer van documenten automatisch geregeld, zodat een eindgebruiker daar niets van hoeft te merken of voor hoeft te regelen. De Office plug-in vergroot zo de efficiency en het gebruiksgemak. Tevens is er een voordeel dat de Office plug-in werkt met zowel Microsoft Office als OpenOffice.org en Staroffice. Dit zorgt ervoor dat Workplace in gemengde omgevingen, waar niet alleen Microsoft Software draait, ook kan worden gebruikt. Door het gebruik van de Workplace Assistant en de Office plug-in is er sprake van Werkplek-integratie zonder dat een eindgebruiker in een browseromgeving hoeft te werken. Tevens is het met de Workplace Assistant mogelijk om vanuit thuis of onderweg documenten te benaderen die in de Workplace-omgeving staan. Hiermee komt een einde aan het versturen van documenten per e-mail, het branden van bestanden op cd of het kopiëren van bestanden op een USB stick. Door de documenten op een centrale plaats altijd toegankelijk te maken is iedere gebruiker altijd verzekerd van de laatste versie van een document. Problemen met incorrecte versies van documenten, rondsturen van documenten per e-mail of het kwijtraken van gegevensdragers is hiermee verleden tijd. Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden. - 19 -

De E-mail plug-in teams, werkgroepen, afdelingen en projecten. De Workplace heeft krachtige zoekfunctionaliteit waarmee ook de inhoud van ODF, PDF en Microsoft Office documenten doorzocht kan worden. Werkplekintegratie Blijf up-to-date zonder een geopende webbrowser. De O3Spaces Workplace Assistant toont real-time notificaties van alle relevante wijzigingen uit uw workspaces. Verder automatiseert de Workplace Assistant alle benodigde documentvergrendelings- en versioneringsactiviteiten tijdens het werken aan uw documenten. Vanuit de Workplace Assistant kunt u ook gemakkelijk workspaces openen en biedt ze de mogelijkheid om offline aan documenten te werken met directe controle over de door uw vergrendelde bestanden. De e-mail plug-in in Microsoft Outlook maakt het mogelijk om e-mailberichten direct te delen met andere projectleden vanuit Microsoft Outlook zelf. Dit is voor de eindgebruiker de meest eenvoudige manier van werken omdat men geen nieuwe applicatie hoeft te leren om te kunnen profiteren van de e-mailintegratie functionaliteit. De mogelijkheid om e-mailberichten vanuit Microsoft Outlook op te slaan in dezelfde workspace als andere projectdocumenten zorgt ervoor dat alle projectgerelateerde informatie gestructureerd voor iedereen te bereiken is. Dit zorgt ervoor dat de informatie over een project nooit meer verspreid in uw netwerk aanwezig is. Microsoft Outlook vormt hierdoor een integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten. Een groot voordeel bij het opslaan van e-mailberichten is dat e-mailbijlages ook automatisch worden gepubliceerd in de Workplace. De geavanceerde zoekfunctie van O3Spaces Workplace biedt bovendien de mogelijkheid om e-mails en documenten inhoudelijk te doorzoeken. Problemen die ontstaan door onvolledige projectinformatie, het rondsturen van e-mailberichten of het kwijtraken van e-mailberichten is hiermee verleden tijd. Functionaliteit Gebruikersvriendelijke functionaliteit voor Documentbeheer en Samenwerken O3Spaces Workplace biedt praktische functionaliteit waarmee functies voor documentbeheer en samenwerken naadloos geïntegreerd worden op uw werkplek. Of u nu de voorkeur heeft voor browsertoegang, directe Office-pakketintegratie of gemakkelijk werkplek-toegang, O3Spaces Workplace biedt meerdere ingangen tot uw documentenopslag zodat u altijd van alle voordelen van een documentbeheersysteem profiteert. Web 2.0 AJAX web-cliënt De O3spaces webgebaseerde Workplace-omgeving biedt de belangrijkste grafische product gebruikersinterface welke toegankelijk is via een webbrowser. De interface presenteert georganiseerde en gemakkelijk benaderbare werkruimtes (workspaces) voor OpenOffice.org / StarOffice & Microsoft Office integratie Open gedeelde bestanden vanaf uw workspaces of publiceer uw documenten in een team-workspace direct vanuit uw Officeprogramma. Bekijk en creëer documentversies, voeg opmerkingen toe aan documenten en u heeft altijd de actuele bestandsversies bij de hand. Werk samen aan documenten en verrijk uw Office-productiviteit zonder dat er een webbrowser geopend is. Verander OpenOffice.org / StarOffice of Microsoft Office in een enterprise geclassificeerde web2.0 documentbeheer- en samenwerkingsomgeving. E-mailintegratie Publiceer uw e-mails in een team-workspace direct vanuit uw E-mail cliënt. Bekijk de e-mails in de webomgeving, voeg opmerkingen toe aan e-mails en publiceer of download de bijlagen behorende bij een e-mail. De e-mailintegratie zorgt ervoor dat u de documenten en e-mails over een bepaald onderwerp of project in dezelfde workspace kunt opslaan. Dit zorgt ervoor dat u altijd de informatie over een project nooit meer verspreid in uw netwerk aanwezig is. Maak Microsoft Outlook een integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten. Sjabloonbeheer Voor OpenOffice.org / StarOffice biedt O3Spaces Workplace geïntegreerd sjabloonbeheer met de mogelijkheid tot het automatisch versioneren en distribueren van documentsjablonen in uw organisatie. Gebaseerd op het O3Spaces rollen- en rechtensysteem, krijgen Office-gebruikers een gepersonaliseerd en een altijd upto-date overzicht van de voor hen relevante documentsjablonen. Nieuw toegevoegde sjablonen verschijnen automatisch in de Officeinstanties en het O3Spaces repository versioneringssysteem zorgt ervoor dat iedereen altijd de juiste documentsjablonen gebruikt. De sjabloonbeheer module is ideaal voor huisstijlbeheer. OpenSearch De Workplace bestanden-repository is doorzoekbaar door externe systemen en portals door gebruik te maken van de door O3Spaces geïmplementeerde OpenSearch specificaties. Dit betekend dat uw bestanden gemakkelijk vindbaar te maken zijn terwijl ze veilig - 20 - Copyright 2008 O3Spaces B.V. - Alle rechten voorbehouden.