Beheer IMMO 1 Doel Het doel van het programma is het beheren van Immobiliën en vastgoed, door een eigenaar en of een vastgoedmakelaar. Het beheer van vastgoed houdt o.a. in - een opvolging van de inkomsten - een registratie van de onkosten (onderhoudskosten of investeringskosten) - doorrekening van kosten via verdeelsleutel onder de panden - overzicht van het rendement - opvolging van de contracten. Duurtijd, Vervaldatum enz. - inventarisatie van de panden volgens de kenmerken, doel, voorzieningen enz. -. voor kantoor-, magazijn-, woon-,.complexen 2 Concepten Om dit te realiseren werd volgende concepten uitgewerkt. We definiëren UNITS en SUB-UNITS. Een Unit bestaat uit één of meerdere Sub-Units. Enkel een Sub-Unit kan verkocht of verhuurd worden. Zowel de Units als de Sub-Units hebben hun eigen specifieke kenmerken en datagevens Een Sub-Unit is steeds verbonden aan een Unit. Een Sub-Unit wordt gekenmerkt door volgende parameters - aktie (verhuur, verkoop, ) - type (gebouw, pand, gronden, tereinen ) - soort (woonhuis, winkel, kantoor, villa, bungalow; studio, magazijn..) Voorbeeld: Een appartementsgebouw is een Unit, de appartementen, die elk kunnen verkocht of verhuurd worden zijn de Sub-Units. Een woonhuis is een Unit, maar ook het Sub-Unit Voor het financieel overzicht worden de modules Inkomsten en Onkosten voorzien. De inkomsten komen hoofdzakelijk van de Sub-Units. De betalingsverplichtingen kunnen automatisch opgesteld worden door het systeem, waardoor er ook een opvolging mogelijk is met betrekking tot de betalingen en de achterstallen. Voorbeeld: Een aantal huurders dienen elke 15 de van de maand de huur te betalen. Een automatishe aktie zal ervoor zorgen dat de 10 de van de maand een betalingsverplichting wordt aangemaakt en dat er indien gewenst een brief tot betaling van de huur wordt opgesteld. Op het ogenblik dat de betalingen zijn uitgevoerd kan op een eenvoudige manier aangeduid worden welke huurders welke maand betaald hebben. De onkosten worden zowel toegekend aan Units als aan Sub-Units. De onkosten op toegekend aan een Unit kunnen eventueel doorgerekend worden via een verdeelsleutel aan de Sub-Units. Voorbeeld Het maandelijks reinigen van een trappenhal in een appartementsgebouw is een onkost welke wordt toegekend aan een Unit. Het herstellen van een Boiler in een bepaald Sub-Unit is een onkost welke wordt toegekend aan die specifieke Sub-Unit. Per Unit is er een financieel overzicht, zodat de eigenaar een totaal zicht heeft per unit. Beheer IMMO 1/11
Ter ondersteuning van deze concepten zijn er nog een aantal ondersteunende modules zoals Huurders, Leveranciers, Type Sub-Units, Gemeenten. (zie datamodel) 3 Datamodel Huurder Eigenaar Gemeente Units Sub-Units Inkomsten Validatielijsten Units Onkosten Validatielijsten Sub-Units Leveranciers 3.2 Validatietabellen - Type Sub-Unit - Soort Sub-Unit - Aktie Sub-Unit - Voorziening Verwarming - Voorziening Parking - Voorziening bewaking - Indexeringen - Lijst Gemeenten - Lijst Eigenaars - Lijst Leveranciers - Lijst Huurders 3.3 Operationele Tabellen - Units - Sub-Units - Inkomsten Beheer IMMO 2/11
- Onkosten 4 Lay-out Om een idee te geven zijn er een aantal schermen uitgewerkt. Elk onderdeel (vb units, zones, soorten, types...) begint met een lijst van de records. Wanneer in de kolomtitel een vergrootglas staat kan de lijst op de betreffende kolom gesorteerd worden en kan men een zoekwaarde ingeven (vb in de lijst Units de kolom Naam) Elke lijstscherm heeft de volgende knoppen - Detail: geeft de detail van de record (niet wijzigbaar) - Nieuw: om een nieuw record te maken - Wijzig: om een record te wijzigen - Schrap: om een record te schrappen - Afdruk: om een vooraf gedefinieerde lijst af te drukken - Zoek: om een record op te zoeken die aan meerdere voorwaarden moet voldoen Bij de detail van een record zijn ook volgende knoppen beschikbaar - Nieuw: om een nieuw record te maken - Wijzig: om een record te wijzigen - Schrap: om een record te schrappen - Afdruk: om een vooraf gedefinieerde lijst af te drukken - Zoek: om een record op te zoeken die aan meerdere voorwaarden moet voldoen Deze knoppen zijn steeds met dezelfde functietoetsen te bedienen. Bij het wijzigen, schrappen zal er steeds om bevestiging gevraagd worden evenals bij het afsluiten van een wijzigingscherm zonder dat de wijzigingen bewaard zijn. Voordeel van deze werkwijze is dat binnen de toepassing alles op een éénduidige manier word weergegeven en beheerd. Doordat men steeds bewust moet aangeven als er gegevens moeten gewijzigd, geschrapt of toegevoegd moeten worden kunnen er geen gegevens per ongeluk verwijderd of overschreven worden. Tevens zal er gepoogd worden om met zoveel mogelijk gevalideerde invoerwaarden te werken, waardoor de databank kwalitatief hoog blijft. Er kan op onderdeelniveau een beveiliging worden ingebouwd via toegangsrechten en paswoorden (vb niet iedereen mag de gevalideerde waarden wijzigen, niet iedereen mag units wijzigen of toevoegen. Een bijkomende beveiliging is voorzien op niveau van de financiële gegevens bij Units en Sub-units. (zodat niet iedereen deze gegevens kan raadplegen en/of wijzigen) De interface is ééntalig (Nederlands, Frans, Engels of Duits) De interface kan eventueel meertalig opgebouwd worden maar dat houdt in dat er bijvoorbeeld bij soort en type moet gewerkt worden met codes i.p.v. meer zeggende omschrijvingen (vb 001 = Kantoor Office Bureau Büro..), en dat informatievelden zoals beschrijvingen ook meertalig moeten ingevoerd worden. Een derde optie is dat de labeling meertalig is en dat de gebruiker bepaald in welke taal er wordt gewerkt maar dat de beschrijvingen ook slechts in één taal worden ingevoerd. Beheer IMMO 3/11
4.1 Lijst scherm Units Beheer IMMO 4/11
4.2 Detail Units Beheer IMMO 5/11
Beheer IMMO 6/11
Beheer IMMO 7/11
4.3 Lijst Scherm Sub-Units 4.4 Detail Sub-Unit Beheer IMMO 8/11
Beheer IMMO 9/11
4.5 Opzoekscherm Unit Sub-Unit Beheer IMMO 10/11
Beheer IMMO 11/11