www.onderwijs.vlaanderen.be De vzw EPOS van het departement Onderwijs en Vorming werft aan: een contractueel Financieel deskundige Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Departement Onderwijs en Vorming Niveau Graad Standplaats B1 deskundige Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel Vacaturenummer: dep/contr/b1/eposvzw/boekh. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Functiecontext Voor iedereen in Vlaanderen kwaliteitsvol onderwijs en vorming waarborgen, dat is de kerntaak van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: het departement Onderwijs en Vorming het agentschap voor Onderwijsdiensten het agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen pagina 1 van 8
Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering. De verzelfstandigde agentschappen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Meer informatie kan je via volgende link terugvinden. De financieel deskundige wordt aangeworven door het departement Onderwijs en Vorming en ter beschikking gesteld van EPOS vzw. Situering van EPOS vzw: Missie Epos zet maximaal in op samenwerking, internationalisering en mobiliteit in onderwijs en vorming met als doel het ontwikkelen van (sleutel)competenties en bij te dragen tot vernieuwing en kwaliteitsverhoging. Hiertoe informeert, inspireert, verbindt, ondersteunt en faciliteert EPOS organisaties, netwerken en partnerschappen, met bijzondere aandacht voor sector- en niveau-overstijgende initiatieven. EPOS doet dit in wisselwerking met het Europese en Vlaamse beleid. Om deze missie te realiseren speelt Epos een actieve rol in het implementeren in Vlaanderen van het Europees Programma Erasmus+ (2014-2020). Erasmus+ kadert in de Europa 2020 strategie, die tot doel heeft om van de EU een slimme, duurzame en inclusieve economie te maken. De bijdrage die onderwijs en opleiding kan leveren in deze Europese strategie is samengebracht in het strategische plan ET2020 (Education and Training 2020). Binnen het Erasmus+ programma vervult Epos een aantal rollen: als Nationaal Agentschap financiert Epos mobiliteit van leerlingen, studenten en personeelsleden en internationale strategische partnerschappen Via de acties etwinning en epale ondersteunen we digitale internationale samenwerking en uitwisseling. We coördineren voor Vlaanderen de acties Euroguidance en Europass Om internationale mobiliteit te bevorderen, beschikt Epos ook over een aantal Vlaamse Fondsen: Buurklassen maakt klasuitwisselingen mogelijk met scholen in onze buurlanden Via Erasmus Belgica kunnen studenten hoger onderwijs studeren of een stage volgen in een andere Gemeenschap in België Je takenpakket Onder leiding van de teamleider, sta je binnen het Team Financiën en Administratie van EPOS vzw in voor: pagina 2 van 8
De opvolging en de controle van de uitvoering van de begroting van alle werkingsmiddelen van de vzw. De taken hierbij variëren van: o de voorbereiding bij de opmaak van de begroting en/of begrotingswijzigingen o de voorbereiding van het goedkeuringsproces van bestellingen (wet op de overheidsopdrachten) en facturen o het voorbereiden van betalingen met behulp van betaalsoftware van banken o het opvragen van nodige informatie bij verschillende diensten en/of collega s o het periodiek ophalen van elektronische uittreksels o het periodiek rapporteren aan de teamleider o het bijhouden van klassementen Het voeren van een analytische boekhouding teneinde een goed zicht te hebben van de kostenen budgetstructuur van de vzw. o het inboeken van de dagelijkse verrichtingen, de algemene verrichtingen en de betalingen o de opmaak van de maandelijkse financiële stand van zaken van de verschillende geldstromen o de afstemming met de verschillende bankrekeningen o het klassement van de verschillende bankboeken o de voorbereiding van de jaarrekening o de eindejaarsverrichtingen o het beheer van de afschrijvingen o het opvragen van de attesten bij financiële instellingen o het klaarmaken van de documenten voor de controle van de jaarrekening o de documenten voorbereiden voor de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering o het neerleggen van de jaarrekening bij de balanscentrale het naleven van de diverse fiscale verplichtingen o de opmaak van fiscale fiches o de opmaak van de aangifte rechtspersoonlijkheid Eventuele bijkomende taken: o o o contacten met leveranciers budgetbewaking bij evenementen door EPOS georganiseerd Inspringen bij alle andere taken toegewezen aan het financiële team Doel- en resultaatsgebieden Doel: Als financieel deskundige ondersteun je de werking en de medewerkers van EPOS met betrekking tot financiën en begroting door: De opvolging en de controle van de uitvoering van de begroting van alle werkingsmiddelen van de vzw. Het voeren van een analytische boekhouding teneinde een goed zicht te hebben van de kosten- en budgetstructuur van de vzw. De voorbereiding van de jaarrekening pagina 3 van 8
Het naleven van de diverse fiscale verplichtingen zodat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Resultaatgebieden: Voorbereiding Voorbereiding van de boekhoudkundige verwerking van de financiële verrichtingen van EPOS vzw teneinde de werkmethode en de benodigde middelen te bepalen. Opmaak product Opmaken van een analytische boekhouding en boekhoudkundige documenten teneinde een kwaliteitsvolle bijdrage te leveren aan het financieel beleid van EPOS vzw. Technisch advies Geven van technisch advies en informatie aan de medewerkers van EPOS klanten teneinde hen toe te laten het financieel beleid van EPOS vzw te begrijpen en de financiële procedures en afspraken goed te interpreteren en toe te passen. Opvolgen, controle en eventueel bijsturen Opvolging en controle van de begroting en eventueel bijsturen teneinde de vooropgestelde normen, kwaliteit en tijdigheid te garanderen of begrotingswijzigingen mogelijk te maken. Evaluatie Evalueren van de verrichte werkzaamheden teneinde in te spelen op verbeteringsmogelijkheden naar de toekomst. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren. Je profiel Deelnemingsvoorwaarden Je beschikt over een bachelor- of HBO5-diploma in een boekhoudkundige richting. Schoolverlaters worden ook gestimuleerd om zich kandidaat te stellen. Als je je diploma in een ander land dan België behaalde dan moet je bij je sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming (NARIC-Vlaanderen, www.ond.vlaanderen.be/naric) kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor. pagina 4 van 8
Je technische competenties Je hebt een sterke interesse in administratie, boekhouding en relevante informaticaprogramma s Je hebt kennis van de Belgische boekhoudwetgeving, kennis van de vzw-wetgeving is een pluspunt Je hebt kennis van de wet op de overheidsopdrachten (of bent bereid deze op korte tijd te verwerven) Je blinkt uit in nauwgezet werken Je bent sterk met cijfers en het financieel inzicht Je hebt goede computervaardigheden, bent sterk met MS office en munt uit in Excel Je bent stressbestendig en deadlines schrikken jou niet af Gedragscompetenties: Verantwoordelijkheid nemen: handelt in het belang van de organisatie Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Analyseren: legt verbanden en ziet oorzaken Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Innoveren: werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen. Klantgerichtheid: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbende binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Samenwerken: informeert, pleegt overleg en werkt mee Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Flexibiliteit: past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Zelfontwikkeling: ontwikkelt zich binnen zijn functie Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen. Resultaatgerichtheid: werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen. pagina 5 van 8
Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (B111) met een contract van 1 jaar. Je salaris bedraagt 26.828,11 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2.235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-devlaamse-overheid/werken-voor-vlaanderen/salarissimulator een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Er zijn glijdende werktijden en tijdens de schoolvakanties is er professionele opvang voor kinderen van 3 tot 13 jaar. Je geniet van een aantrekkelijke vakantieregeling en, indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, heb je recht op een gratis abonnement. Bovendien word je een gratis hospitalisatieverzekering aangeboden. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. Hoe solliciteren? Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteren kan tot en met 7 februari 2016. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer. Je vult hiertoe het standaard-cv in dat je kunt vinden op www.onderwijs.vlaanderen.be/vacatures Om te solliciteren stuur je jouw CV via mail naar sollicitatie@epos-vlaanderen.be pagina 6 van 8
Selectieprocedure CV-screening: week van 8 februari 2016 (indicatieve timing) Aan de hand van de input die je geeft op je standaard-cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel kandidaten die voldoen aan deze formele deelnemingsvoorwaarden, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Van belang is dat je standaard-cv zo gedetailleerd mogelijk opgesteld is. De CV-screening is eliminerend. Eindgesprek met case: week van 15 februari 2016 (indicatieve timing) Het gesprek wordt gevoerd met een of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat - (Vak)technische vaardigheden en gedragscompetenties - Inzetbaarheid in de functie en organisatie - Visie en inzicht in de functie Ter voorbereiding van het jurygesprek zal de vaktechnische case van het jurygesprek aan de kandidaten voorgelegd worden. Deze fase is eliminerend. Eindbeslissing De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van de geschikte kandidaten. Feedback: Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit per mail naar sollicitatie@epos-vlaanderen.be Meer weten? Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Pieter Tratsaert, directeur - tel. 02 553 97 02 pagina 7 van 8
voor de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden bij het HR Team: Melissa Lievens HR Business Partner tel.: 02/553 95 47 Chantal Neyt HR Specialist tel. 02/553 95 30 pagina 8 van 8