Najaarsnota 2018
Voorwoord Begin 2018 heeft de RID een nieuwe koers voor de komende jaren uitgezet. Deze is verwoord in de Kadernota 2019-2022. Aangezien de bouw van de RID 5 jaar in beslag heeft genomen en de technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen, is deze nieuwe koers geen overbodige luxe. Een aantal zaken op weg naar deze koers konden we niet uitstellen. Dit heeft geleid tot een aangepaste begroting voor 2018. Deze najaarsnota is een rapportage over de eerste 9 maanden van 2018 inclusief inschattingen over de laatste 3 maanden. Dit leidt tot een prognose voor de jaarstukken van 2018. De RID heeft ervoor gekozen om in deze najaarsnota een voortgangsrapportage op te nemen over de verrichte werkzaamheden in het kader van de memo onvermijdbare kosten 2018. De RID heeft veel werk verricht in samenwerking met de RID-deelnemers. Hiermee legt de RID in 2018 een solide fundament voor de koers de komende jaren. 2
Inhoud 1. Realisatie beleid 2018... 4 2. Financiële afwijkingen... 7 2.1. Financieel overzicht per programma... 7 2.2. Toelichting op de afwijkingen per programma... 9 3. Vaststellingsbesluit... 11 3
1. Realisatie beleid 2018 De RID staat in de jaarstukken stil bij de realisatie van het beleid over 2018. We versturen de jaarstukken uiterlijk 15 april 2019 aan de RID-deelnemers. Deze najaarsnota geeft een stand van zaken over de realisatie van de doelstelling dat de RID klaar moet zijn voor de nieuwe koers. Dit is verwoord in de memo onvermijdbare kosten 2018 zoals het AB op 1 februari 2018 heeft vastgesteld. Wat willen we bereiken? De RID wenst klaar de zijn voor de nieuwe koers. De RID ligt op schema om dit te realiseren. Wat hebben we er tot nu toe aan gedaan? Coördinatie organisatorische veranderingen De RID ontwikkelt zich van een operationele ICT-dienst tot een serviceprovider en -makelaar die regie voert over de ontwikkeling, het onderhoud en de inzet van ICT. De RID wil de deelnemers voorzien van een ICT-omgeving waarmee zij hun kerntaken in de samenleving digitaal, effectief en betrouwbaar uitvoeren. In 2018 is de RID daarom begonnen met versterking van de organisatie, verbetering van de samenwerking en structurering van de processen. Hiervoor maken we gebruik van een verandermanager die ook het inhoudelijke ontwikkelproces van de RID aandacht geeft. De spreekwoordelijk winkel dient namelijk wel open te blijven. De eerste stap in dit proces van ontwikkeling is pragmatische begeleiding (adviseren, coachen, trainen, bewaken) van het managementteam. Het startpunt hierbij is enerzijds het functioneren van de RID in de actuele situatie als ICT-dienst en anderzijds verder groeien in de gekozen toekomstige situatie waarin de RID functioneert als serviceprovider en -makelaar. In het 4 e kwartaal is de volgende stap dat we actief samen met de medewerkers in gesprek zijn over de nieuwe visie/ missie en wat dit betekent voor de medewerkers en welke kernwaarden hierbij horen. Dit heeft als uitgangspunt dat we actief samen de stappen naar verandering naar serviceprovider willen zetten. Communicatie Intern besteden we tijd aan onder andere de consistentie, redactie en layout van de Jaarrekening en de begroting, Sociaal jaarverslag en communicatie-ondersteuning van het Ciso-team voor onder andere de berichtgeving over beveiligingslekken Meltdown en Spectre. Voor de grote projecten, zoals de nieuwe werkplek, besteden we aandacht aan communicatie extern richting gebruikers door onder andere flyers. Tevens blijkt de RID Nieuwsbrief een gewaardeerd en gelezen manier te zijn om gebruikers te informeren. Ook zijn we, afgeleid van onze nieuwe visie/ missie, bezig met een nieuwe huisstijlen een nieuwe opzet van het RID-internet. De verwachting is dat het nieuwe internet www.rid-utrecht.nl eind 2018 live is. Inkoop De RID heeft 2018 gebruikt om het interne inkoopbeleid aan te scherpen. Het inkoopbeleid gaat nu uit van de GIBIT (inkoopvoorwaarden opgesteld door de VNG ). De RID is daarnaast gestart met Europese Aanbestedingen van software en hardware. De aanbesteding van software is inmiddels afgerond en de voorlopige gunning is op 29 september verstrekt. De aanbesteding van hardware is in oktober in de markt gezet. De RID blijft hiermee voldoen aan de rechtmatigheidseisen rondom inkopen. Problem management Problem management is het proces dat de RID veel terugkerende meldingen van gebruikers fundamenteel oplost. De RID heeft de middelen ingezet om zowel de meest voorkomende problemen op te lossen als om het proces meer klantgerichter te maken. We hebben de extra middelen ingezet voor extra capaciteit bij team technisch beheer. Door deze inzet besteedt het team op dit moment structureel meer aandacht aan problem management. Hierdoor zijn er in 2018 al ruim 30 problemen opgelost. Het oplossen van problemen geeft minder verstoringen en een verbeterde gebruikersbeleving bij onze gebruikers. Werken onder architectuur Werken onder architectuur is, in het kader van een servicegerichte ICT-dienstverlening, meer inzicht te krijgen en te houden tussen de bedrijfsprocessen van de deelnemers, de applicaties en de IT-infrastructuur. De RID heeft in samenspraak met de deelnemers besloten dat vanwege langdurig ziekteverzuim in relatie tot de nieuwe doelarchitectuur het zinvoller is om de middelen aan te wenden in 2019. Het voorstel is dus het resterende bedrag van 2018 over te hevelen naar 2019. 4
Contract- en licentiemanagement Verdere optimalisatie van het contract- en licentiemanagement staat in de planning voor het 4 e kwartaal van 2018. Voor licentiemanagement is dit ook meegenomen in de Europese aanbesteding software. Onderhouden beheertools Uit de nieuwe ontwerpen uit de doelarchitectuur uit het 4 e kwartaal volgen de technologische keuzes rondom welke beheertools passen in de toekomst bij de RID. Als dit onderzoek is afgerond (eind 2018) is duidelijk welke competenties, kennis en vaardigheden noodzakelijk zijn voor de nieuw te werven IT-beheerder. Deze kunnen we vermoedelijk in het 1 e kwartaal 2019 aanstellen. Autonome ontwikkelingen Invullen doelarchitectuur Het uitgangspunt is: wij ontwerpen voor de toekomst. Eén van de belangrijkste richtinggevende uitgangspunten zijn hierin de informatiebeleidsplannen van de gemeente en het de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De doelarchitectuur moet immers aansluiten bij de behoeften van nu en van in de toekomst. Het afgelopen jaar is de doelarchitectuur samen met de afdeling Technisch Beheer verder uitgewerkt in high-level designs. De RID start in 2019 met de bouw van de doelarchitectuur. Ook is de coördinatie/ coöperatie tussen project- en beheerorganisatie meer uitgelijnd. In 2018 heeft de RID vanwege de continuïteit van de dienstverlening bij deelnemers twee projecten naar voren geschoven. Doorontwikkeling nieuwe werkplek Oracle 12 Binnen de nieuw server infrastructuur is ook ruimte gemaakt voor servers die de RID nodig heeft om de omgeving te beheren. Hiermee hebben we fysiek een scheiding tussen beheer en gebruik. Dit is een best practise en een aanbeveling vanuit het Informatiebeveiligingsprogramma (IBV). Details ten aanzien van de ontwikkeling van de werkplekken staat in een andere paragraaf beschreven. Doorontwikkeling nieuwe werkplek De ambitie van de deelnemers is dat de ICT-werkplek beter in staat is om digitaal te kunnen samenwerken. Hiervoor hebben de deelnemers de keuze gemaakt voor Office 2016. De doorontwikkeling van de nieuwe werkplek, namelijk het beschikbaar stellen van Office 2016, bestaat uit drie delen. Ten eerste de impact analyse die de deelnemers uitvoeren. Hiervoor is een externe organisatie (Wortell) gecontracteerd om te helpen. De kwaliteit van de impactanalyse (ligt bij de deelnemers) is bepalend voor het slagen van de invoering van Office 2016. Op basis van de impactanalyse weten de deelnemers welke software zij vervangen/ aanpassen of upgraden. Gelijktijdig is de RID bezig om een nieuwe Citrix omgeving beschikbaar te stellen waarin de deelnemers Office 2016 kunnen testen met hun eigen applicatie. De deelnemers kunnen in 2019 overstappen naar Office 2016. Als derde stap is het ontwerp van de toekomstige desktop (werkplek) omgeving. Binnenkort gaan we van start met een Proof of Concept (PoC) project waarbij we een nieuwe manier van applicaties aanbieden in gebruik nemen die het beheer vereenvoudigen. Hierdoor is het ook mogelijk om versneld patches door te voeren. Hiermee voldoen we aan de securityeisen. Tevens bewijst de Proof of Concept de goede integratie met mobiele werkplekken. Als de PoC succesvol is, migreren we één gemeente begin volgend jaar als pilot gemeente naar deze omgeving. Gerelateerd aan deze ontwikkeling is er een mooie stap in de rationalisering van de tools van de RID gezet door de overstap te maken van ADselfservice naar Azure AD en van SMS passcode naar Azure AD. Hiermee faseren we twee tools uit en voldoen we aan de gangbare security eisen, zoals de CISO s hebben aangegeven. Daar waar er een standaardoplossing is in Microsoft, gebruiken we die. 5
Oracle 12 Voor de databases van de gemeentes is de nieuwe hardware geleverd en geïnstalleerd. Er is gestart met de opbouw van de nieuwe Oracle 12 Servers. De migratie van databases kan hierna beginnen. De planning is dat de databases gemigreerd zijn in het 2e kwartaal 2019. 6
2. Financiële afwijkingen 2.1. Financieel overzicht per programma Tabel 2: financieel overzicht: Programma A. Primitieve begroting B. 1 e begrotings wijziging C. Jaarrekening resultaat 2017 D. Gewijzigde begroting 2018 (A+B+C) E. Najaarsnota 2018 F. Afwijking (D-/-E) 1. Dienstverlening 5.398.000 331.000 0 5.729.000 5.549.000 180.000 V 2. Overhead 882.000 210.000 0 1.092.000 1.187.000 95.000 N 3. Algemene dekkingsmiddelen Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves - 6.270.000-541.000 + 184.000-6.627.000-6.627.000 0 10.000 N 0 184.000 N 194.000 N 109.000 N 85.000 V 0 0 0 0 85.000 85.000 N 10.000 0 184.000 194.000 194.000 0 Gerealiseerd resultaat 0 0 0 0 0 0 De 1 e begrotingswijziging betref de begrotingswijziging die behoort bij de memo onvermijdbare kosten zoals het bestuur heeft vastgesteld op 1 februari 2018. Op 12 juli heeft het bestuur de jaarrekening vastgesteld en daarmee de resultaatbestemming. De 184.000 wordt in mindering gebracht op de bijdrage 2018. De RID voorziet een voordelig resultaat van 85.000 in 2018. Vooruitlopend op de vaststelling van de jaarstukken stellen wij voor om dit budget over te hevelen naar 2019. (Dit is al verwerkt in bovenstaande tabel) Dit budget is voor: - Werken onder architectuur 75.000 - CISO 10.000 Zie hiervoor de toelichting in tabel 6. Vanuit de najaarsnota volgt echter een structureel nadelig effect. Zie onderstaand: 7
Tabel 3: nadelig effect najaarsnota Programma 2018 2019 2020 2021 1. Dienstverlening 0 92.000 92.000 92.000 2. Overhead 0 0 0 0 3. Algemene dekkingsmiddelen 0-92.000-92.000-92.000 Gerealiseerd saldo voor reservemutatie 0 0 0 0 Het nadelig effect wordt veroorzaakt door de aanscherping van de beveiligingseisen zoals met het AB afgestemd op 12 juli 2018. In de kadernota 2019 was hier al een aankondiging voor gemaakt in het hoofdstuk risico s en ontwikkelingen. De extra last voor 2018 wordt gedekt met incidentele voordelen (zie voor verdere toelichting tabel 7.) De structurele last voor 2019 en verder wordt gedekt met een hogere deelnemersbijdrage. Tegenover de structurele last voor de deelnemers staat een vrijval in de kosten in de begroting van de deelnemers. Wij hebben hiervoor een inschatting gemaakt. De impact van de verhoogde bijdrage voor deelnemers staat in onderstaande tabel: Tabel 4: Effect per deelnemer RID deelnemer Extra bijdrage aan RID Geschatte vrijval in de begroting van de deelnemer Extra last deelnemer Baarn 10.000 4.000 6.000 Bunnik 7.000 4.000 3.000 De Bilt 16.000 5.000 11.000 Soest 21.000 6.000 15.000 Utrechtse Heuvelrug 20.000 9.000 11.000 Wijk bij Duurstede 8.000 2.000 6.000 RDWI 10.000 4.000 6.000 Totaal 92.000 34.000 58.000 Voor een verdere toelichting zie het volgende hoofdstuk. 8
2.2. Toelichting op de afwijkingen per programma Programma 1: Dienstverlening Het totale voordeel op dit programma is 180.000. De personeelslasten veroorzaken dit voordeel (zie tabel 6). Wel zijn er binnen de overige lasten enkele financiële ontwikkelingen die budgetneutraal zijn. Tabel 5: Afwijkingen programma dienstverlening Onderdeel Bedrag Toelichting Personeelslasten 180.000 V Tabel 4 Overige lasten 0 Tabel 5 Totaal 180.000 V Tabel 6 : Salarissen en vervangingsbudget Afwijking Door personele problemen is het project werken onder architectuur later gestart Bedrag 75.000 V Als gevolg van ziekteverzuim is het project werken onder architectuur vertraagd (zie hoofdstuk 2). Gezien het belang van dit project moet dit in 2019 wel plaatsvinden. Wij stellen voor om het budget van 2018 over te hevelen naar 2019. Wij zetten dit budget dan in om de architectuurpositie in te kunnen vullen. In 2019 is de senior adviseur aangesteld als teamleider BA&P 95.000 V De RID heeft vanaf 2019 vacatureruimte voor een teamleider BA&P. De RID heeft besloten om de nieuwe senior adviseur in 2018 alvast te benoemen tot teamleider BA&P. De vacature van senior adviseur is al wel open gezet, maar tot op heden nog niet ingevuld. De kosten voor teamleider worden verantwoord onder overhead (conform BBV). Voordeel op budget CISO 10.000 V In augustus heeft de RID (als formele werkgever), in goed overleg met de gemeente De Bilt en gemeente Soest, besloten het dienstverband van één van de CISO s niet om te zetten in een vast dienstverband en dus het contract niet te verlengen. Op dit moment is de werving gestart voor een nieuwe CISO. De verwachting is dat de werving circa 5 tot 6 maanden gaat duren. In de tussentijd vullen we de vacatureruimte in met inhuur. De RID verwacht dat deze invulling voor 2018 leidt tot een voordeel van 10.000 en in 2019 tot een nadeel van 10.000. De RID stelt voor om het overschot van 2018 over te hevelen naar 2019, zodat het nadeel van 2019 gedekt is. Totaal 180.000 V 9
Tabel 7: Overige lasten Dienstverlening Afwijking aanscherping beveiligingseisen: Invoering Selfservice Portal voor wachtwoord reset en multifactor authenticatie. Bedrag 35.000 N De RID heeft In het AB van 12 juli toegelicht dat we de huidige selfserviceportal moeten uitzetten om een kwetsbaarheid op te lossen. De vervolgstap was om een vervanging in te regelen. In het AB is afgesproken om dit met de I-adviseurs af te stemmen. De gekozen oplossing ligt in lijn met de reeds bepaalde visie (gebruik maken van office 365). De extra kosten voor 2018 bedragen 35.000. Voor 2019 en verder betekent dit structureel een nadeel van 92.000. Bij de RID-deelnemers vervallen wel kosten in de eigen begroting. Voor 2018 worden deze extra kosten nog gedekt door incidentele voordelen vanuit dit programma. Diverse kleinere afwijkingen 35.000 V Binnen de overige lasten zijn er diverse kleinere afwijkingen ten opzichte van de begroting. Deze afwijkingen gezamenlijk leiden tot een voordeel van 35.000 Totaal 0 V Programma: Overhead Het totale resultaat op dit programma is 95.000 negatief. Dit wordt veroorzaakt door de personeelslasten (zie tabel 8). Tabel 8: personeelslasten Afwijking In 2019 is de senior adviseur aangesteld als teamleider BA&P Bedrag 95.000 N Doordat de senior adviseur (onder programma 1) nog niet is ingevuld, is deze aanstelling budgetneutraal voor de totale RID-begroting. Totaal 95.000 N 10
3. Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 29 november 2018 Voorzitter, Secretaris, 11