REGIONALE ICT-DIENST UTRECHT

Transcriptie

1 18 apr 2016/0005 Kadernota 2017 Doorn, 15 april 2016 KvK BTW NL B01

2 I» Conform de gemeenschappelijke regeling dient de RID voor 15 april 2016 een kadernota te versturen aan de deelnemende klantorganisaties. Hierbij ontvangt u de kadernota Inleiding Digitale dienstverlening speelt een steeds belangrijkere rol in de samenleving. Een groot deel van de diensten die burgers gebruiken wordt via het internet aangeboden. Dit is onderkend door de Nederlandse overheid en verwoord door minister Plasterk in 2013, in zijn nota Digitale overheid Hierin wordt onder andere gesteld dat de gemeenten haar dienstverlening digitaal aan moet kunnen bieden. Het ontwikkelen van digitale dienstverlening betekende voor de gemeenten extra investeringen in ICT middelen. Hierdoor krijgt de ICT een belangrijke functie in de basisprocessen van de gemeenten. m te komen tot de digitalisering en om deze dienstverlening veilig aan te kunnen bieden zijn verschillende programma s gedefinieerd. Voorbeelden daarvan zijn het project NUP(nationaal uitvoeringsprogramma dienstverlening), aansluiting op de landelijke registers, digilevering, digikoppeling en de BIG (Baseline Informatiebeveiliging nederlandse Gemeenten). Al deze programma s en projecten vereisen investeringen, inspanning en kennis. Dit zorgt ervoor dat veel gemeenten samenwerkingsverbanden zoeken. Doel daarbij is om minder meerkosten te hoeven maken door gezamenlijk deze programma s en projecten te implementeren. Dienstverlening aan de gemeenten. De doelstelling van de RID was, en is, het zorgdragen voor een betere (adequate) ICT dienstverlening voor de deelnemende organisaties. Door de vertraging in de migraties wordt deze doelstelling (nog) niet gehaald. Tot en met december 2015 zijn er nog verschillende werkplekken onderhouden omdat de standaardwerkplek nog niet was uitgerold. Verder waren er nog 7 verschillende mail omgevingen te onderhouden. Dit behoort nu tot het verleden. Dit vergt minder inspanning van de beheerorganisatie van de RID. Het zorgt tevens voor werkplekken die sneller zijn en een hoge mate van bedrijfszekerheid bieden. Het effect is pas in de loop van 2016 merkbaar wanneer alle gemeenten gemigreerd zijn. Hierbij is nog wel een opmerking te plaatsen. Dat is het feit dat veel applicaties en servers nog niet gemigreerd zijn en nog bij de gemeenten staan geïnstalleerd. Dit zijn over het algemeen oudere systemen met daarop soms ook verouderde software versies. Dit geeft regelmatig problemen (uitval) of een capaciteits tekort. Het is belangrijk om de migratie van deze applicaties en servers zo snel mogelijk uit te voeren. Hierdoor blijft er slechts één infrastructuur over om te beheren. Pas dan kan de RID zich richten op de dienstverlening zoals die in 2012 gedefinieerd is. Tot aan die tijd moet de RID 7 verschillende infrastructuren beheren waarvan er 6 in hoge mate verouderd zijn omdat hier vanaf 2012 weinig of niet in geïnvesteerd is. ndanks het feit dat de migraties nog niet zijn afgerond, zijn er wel stappen gemaakt om de dienstverlening te verbeteren. Samen met de vertegenwoordigers van de gemeenten wordt er gekeken naar het stroomlijnen van de dienstverlening. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Dienst Verlenings vereenkomst (DV) en Dosiers Afspraken en Procedures (DAP). Er zijn overlegstructuren in het leven geroepen om de vastgelegde afspraken te bewaken en zo nodig bij te stellen. Tevens is een Producten en Diensten Catalogus opgesteld voor en door de gemeenten. Er wordt iedere dag gewerkt aan het verbeteren van het beheer door het toepassen van de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) processen. In deze processen is de PDCA cyclus van Demming verwerkt die zorgt voor constante evaluatie en verbetering van de processen. Het verbeteren van de processen kost inspanning en tijd. p dit moment zijn we

3 t 1 t bezig met de verbetering van de processen voor het verwerken van meldingen en wijzigingen aan de helpdesk. Doordat de migraties nog niet zijn afgerond ontstaan capaciteitsproblemen in de beheerorganisatie die het optimaliseren van de processen in de weg staan. Wanneer de migraties zijn afgerond zal meer ruimte ontstaan om de processen verder te optimaliseren en de dienstverlening naar de gemeenten te verbeteren. Wat moet er nog gebeuren? Afmaken van de migratie Randvoorwaarde om de dienstverlening op het afgesproken niveau te krijgen is de migratie van de oude servers en applicaties van de gemeenten naar de nieuwe infrastructuur van de RID. Hiervoor loopt op dit moment een onderzoek van een gespecialiseerd extern bedrijf. Het doel hiervan is om te komen tot een juiste inschatting van de inspanningen van de gemeenten en de RID en de investeringen die daarvoor nodig zijn. Tevens levert dit onderzoek een indicatie op van de minimale doorlooptijd. Evaluatie van de organisatie De organisatie van de RID is in 2012 vormgegeven met de kennis en kunde van dat moment. Anno december 2015 is door M&l partners een onderzoek gedaan naar de organisatie van de RID getoetst aan de kennis en kunde van dit moment. Doel van dit onderzoek is om op basis van, onder andere, benchmarks met vergelijkbare samenwerkingsverbanden aan te geven hoe de organisatie van de RID versterkt en geprofessionaliseerd kan worden. Bijdrage van de RID aan Efficiency Eerder is deze nota is al ingegaan op de behoefte van de burger om steeds meer dienstverlening via digitalisering aangeboden te krijgen en de effecten daarvan voor gemeenten. Door de samenwerking van de gemeenten in de RID kunnen belangrijke programma s zoals aansluiten op de landelijke registers, digilevering, digikoppeling en BIG gezamenlijk uitgevoerd worden. Wanneer er later sprake is van één infrastructuur zullen ook de implementaties van deze programma's en projecten eenvoudiger en eenmalig uitgevoerd worden. De efficiency hiervan laat zich moeilijk in cijfers uitdrukken. Hiervoor zou dan telkens een business case gemaakt moeten worden om te zien wat het zou kosten in de oude solitaire infrastructuren van de individuele gemeenten versus die nieuwe gezamenlijk infrastructuur. Maar aangenomen mag worden dat er minder meerkosten worden gemaakt. Dit laatste geldt ook ten aanzien van de investeringen van de gemeenten in de infrastructuren. In de onderhandelingen met de leveranciers is door schaalgrootte voordeel te behalen. De belangrijke voordelen zullen komen wanneer de infrastructuur het mogelijk maakt om in deze infrastructuur samen te gaan werken. Alle rapporten die daarover zijn geschreven geven aan dat de 100% voordelen die kunnen worden bereikt bij samenwerkingen 25% wordt bereikt door het realiseren van een gezamenlijke infrastructuur ( de A kant van l&a) en 75% wordt bereikt door een gezamenlijk uitgevoerd I beleid. Wanneer in 2016 het moment wordt bereikt dat alle gemeenten één infrastructuur gebruiken, dan is de basis c.q. de bodemplaat gelegd voor de verdere samenwerking.

4 I I o l De Stip op de horizon Bij de totstandkoming van de RID in juni 2012 is gekozen om alleen de koude kant van de ICT in de RID onder te brengen. Activiteiten rondom functioneelbeheer, applicatiebeheer en informatiemanagement blijft men binnen de gemeenten vormgeven. Er zijn nog geen afspraken gemaakt over de harmonisatie van het applicatielandschap van de gemeenten. Vanuit het G (pdrachtgevers verleg) is er een werkgroep gestart die zich met deze vraagstukken bezig zal gaan houden. p basis van de uitkomsten van deze werkgroep kan ook de koers van de RID bijgesteld worden. Dit zal duidelijkheid geven over de vervolgstappen die genomen kunnen worden ten aanzien van de ICT voorzieningen van de gemeenten. En dit zal leiden tot een verder efficiency verbetering waardoor er weer minder meer kosten gemaakt zullen worden. Aan een aanzienlijk deel van de aanvankelijke doelstellingen is voldaan maar we zijn er nog niet. Het is nu belangrijk om met extra inspanning en investering van gemeenten en RID het laatste zetje te geven wat ervoor nodig is om van de RID een goede en betrouwbare ICT dienstverleningsorganisatie te maken waarmee ook de volgende stap(pen) gemaakt kunnen worden (de stip op de horizon). Financieel en planning Planning jaarstukken De uitgangspunten voor de begroting 2017, zoals ook in deze kadernota worden geschetst, zijn besproken met het opdrachtgeversoverleg. De gemeenteraden van de 6 gemeenten en Algemeen Bestuur van de RDWI hebben 8 weken de tijd om hun zienswijze kenbaar te maken. De definitieve jaarrekening en begroting worden daarna vastgesteld door het Algemeen Bestuur en voor 15 juli, respectievelijk 1 augustus, aan gedeputeerde staten verzonden. Uitgangspunten begroting Bij opstart van de RID is de begroting voor 5 jaar bevroren. De eerste aanpassing is mogelijk vanaf halverwege De financiële implicaties van de volgende 2 onderwerpen zijn wel meegenomen in de begroting Evaluatie organisatie De organisatie van de RID is in 2012 vormgegeven met de kennis en kunde van dat moment In december 2015 is door bureau M&l/Partners onderzoek gedaan naar de organisatie van de RID, getoetst aan de kennis en kunde van het huidige moment. Doel van dit onderzoek is om op basis van onder andere benchmarks met vergelijkbare samenwerkingsverbanden aan te geven hoe de organisatie van de RID versterkt en geprofessionaliseerd kan worden. Dit onderzoek heeft geleerd dat de RID op dit moment een formatie heeft die 4 fte onder het gemiddelde ligt. Dit laatste is merkbaar in de snelheid waarmee wijzigingen worden doorgevoerd en de overall kwaliteit van de dienstverlening aan de gemeenten. De financiële vertaling heeft inmiddels plaatsgevonden in de begroting Afmaken van de migratie Randvoorwaarde om de dienstverlening op het in 2012 afgesproken niveau te krijgen, is de migratie van de oude servers en applicaties van de gemeenten naar de nieuwe infrastructuur van de RID. Hiervoor is een plan gemaakt en de financiële impact bepaald de financiële consequenties zijn verwerkt in de begroting. De reële planning voor dit onderdeel is dat er een

5 l ICT DIENST doorlooptijd wordt voorzien van één jaar om de back-end migratie af te ronden Dit betekent een doorlooptijd t/m 1* kwartaal Indexcijfers Conform de gemeenschappelijke regeling is het niet toegestaan om inflatiecorrecties toe te passen gedurende de eerste 5 jaar. Vanuit de onderzoeken is gebleken dat dit met reëel is gebleken De herijking van de begroting 2016 en 2017 heeft de begrote kosten op dusdanig niveau gebracht dat inflatie- en CA stijgingen hierin zijn verwerkt Impact voor de begroting is ca Administratieve rekenrente Gedurende een aantal jaren bedraagt de administratieve rekenrente 4%. p dit moment echter ligt zowel onze gemiddelde rentevoet over geleend geld als de marktrente voor langlopende financieringen beduidend lager dan 4% Voor het maken van beleidsmatige afwegingen (bijv het op afstand plaatsen van activiteiten) en investeringsselecties is het van belang dat de juiste kostprijs tot uitdrukking komt. De begroting geldt immers vaak als een budgettair kader voor het opstellen van een business case Wanneer er teveel rente aan producten wordt toegerekend en daarmee de kostprijs wordt opgehoogd kan dit leiden tot foutieve uitgangspunten bij het opstellen van de business case en uiteindelijk tot onjuiste afwegingen De RID hanteert vanaf nu 1,1% Dit percentage wordt jaarlijks geëvalueerd Bij vaststellen van de begroting zullen wij ook verder ingaan op het benodigde weerstandsvermogen in verhouding tot de mogelijk aanwezige risico's. Verantwoordinn De huidige planning- en controlcyclus (P&C) wordt opnieuw tegen het licht gehouden De huidige P&C staat in de gemeenschappelijke regeling De planning van jaarrekening en begroting zal met wijzigen, echter zal in de hernieuwde P&C meer aandacht besteed worden aan tussentijdse rapportages aan het opdrachtgeversoverfeg De eerder genoemde onderzoeken hebben ook consequenties voor 2016 De begrotingswijziging hiervan wordt in een zomemota medio 2016 verwerkt in de begroting ï-surstedt Secretaris