Méér dan samen werken alleen Ketenintegratie is meer dan samenwerken alleen. Het gaat over het integreren van processen, om elkaar en de gehele keten te versterken. Een maatschappij waarin de klant kritisch en veeleisend is, vraagt erom dat bedrijven over de schutting kijken en de handen ineen slaan. Een goede toepassing van ketenintegratie begint bij anders denken en doen. Om daar winst uit te halen voor jezelf, je partner, de gehele keten en in de eerste plaats de klant. Deze whitepaper geeft meer informatie over wat ketenintegratie inhoudt en illustreert dit met ervaringen van Censor met Timmerbedrijven die ondernemend zijn in het verwezenlijken van ketenintegratie. Censor is er Voor de verandering. Censor ondersteunt bedrijven bij veranderingen die erop zijn gericht hen sneller en wendbaarder te maken. Met advies, coaching, training, procesbegeleiding en programmamanagement geeft Censor dit, samen met de organisatie, vorm.
De nieuwe wereld Het mag geen geheim heten dat bedrijven het bij de start van de crisis steeds moeilijker hebben gekregen het hoofd boven water te houden. Inkomsten werden beperkter, maar de vaste lasten van bedrijven bleven en blijven bestaan. Daarbij komt dat klanten steeds kritischer zijn geworden: niet alleen wat betreft de uitgaven die zij doen, maar in het stellen van eisen aan de producten en diensten die zij aanschaffen. Voor veel bedrijven is hun afzetmarkt kritischer geworden en moeten zij meer dan hun beste beentje voorzetten om hun toegevoegde waarde te bewijzen. Als bedrijf ga je in zo n situatie goed letten op wat je uitgeeft: waar kunnen we op bezuinigingen om onze kosten te drukken? Een bedrijf dat verder kijkt dan dat, gaat onderzoeken waar het in zijn eigen proces slimmer kan werken: wat zijn de faalkosten en hoe kunnen we deze zoveel mogelijk uit het proces verwijderen? Is een organisatie ook bereid om over de muren van de eigen organisatie heen te kijken, dan kan zij de samenwerking opzoeken met haar partners in de keten. De vraag hoe ketenpartners elkaar kunnen ontzorgen om elkaar en de keten te versterken staat dan centraal. Maar ketenintegratie is meer dan goed samenwerken alleen. Het versterken van de eigen organisatie én de keten Ketenintegratie is een samenwerkingsconcept waarvoor de belangstelling en het enthousiasme de laatste jaren is gegroeid (Noordhuis, 2011). Dat wijst erop dat er meer interesse is in het gezamenlijk oppakken van verbeterinitiatieven waar alle partijen beter van worden. Dat alleen al is te prijzen, maar betekent nog niet dat er sprake is van ketenintegratie. Je bent ketenpartner wanneer je niet alleen op korte termijn en met afgebakende trajecten werkt aan het wegzetten van een goede kwaliteit voor een scherpe prijs. Het gaat verder dan beter samen te werken op de oude, vertrouwde en traditionele manier van werken. Achter ketenintegratie gaat een denkwijze schuil die zich niet meer beperkt tot eigen processen en resultaten: men laat het eigen belang niet prevaleren. Het betekent écht samenwerken met ketenpartners op basis van vertrouwen. Noordhuis gebruikt in zijn proefschrift over ketensamenwerking de volgende definitie: De systematische, strategische coördinatie van bedrijfsfuncties (o.a. inkoop, productie, verkoop) en tactische afstemming van deze functie binnen de organisatie en tussen organisaties in de keten, met als doel de langetermijnprestaties van de individuele organisatie en die van de keten als geheel te verbeteren. 1
Deze definitie geeft weer dat het gaat om een win-win situatie: voor de ketenpartners zelf én de gehele keten. De doelstellingen van de keten dienen daarom voor een groot deel overeen te komen met die van de individuele bedrijven. Noordhuis werkt deze definitie uit naar een zevental randvoorwaarden die ten grondslag liggen aan ketenintegratie. Randvoorwaarden Ketenintegratie Externe integratie Gezamenlijk delen van informatie Gezamenlijk delen van lusten en lasten Echte samenwerking Gezamenlijke doelstellingen en focus op eindgebruiker Integratie van processen Partnering en langetermijnrelaties Over de grenzen van de eigen organisatie stappen en klanten en leveranciers betrekken bij het eigen organisatieproces. Het delen van informatie (strategische en tactische data) tussen de partners van de keten als het gaat om planning, risicomanagement en het houden van overzicht over de processen. Het gezamenlijk delen van de winst van het partnerschap en het gezamenlijk dragen van de verliezen en risico s die het met zich meebrengt. Met echte samenwerking wordt de ontplooiing bedoeld van gelijktijdige, complementaire en gecoördineerde activiteiten door alle betrokken ketenpartners. Dit bereikt men onder andere door in cross functionele teams te werken, door de gehele organisatie heen. Het hebben van verschillende intenties is funest voor ketenintegratie. Het nastreven van gezamenlijke doelen met oog op de eindgebruiker is noodzakelijk. Het integreren van inkoopprocessen, productieprocessen en het distributieproces. Denk aan het werken in cross functionele teams en het insourcen van leveranciers. Wil men elkaar echt ontzorgen en de keten versterken, dan zijn langetermijnrelaties gebaseerd op vertrouwen een must. Bron: Noordhuis, M. (2011). 2
De Timmerindustrie in beweging Regelmatig worden er berichten gepubliceerd en onderzoeken gedaan als het gaat om ketenintegratie in de bouwsector. De initiatieven die rondom ketenintegratie in de Timmerindustrie worden genomen, zijn tot nu toe onderbelicht gebleven. In dit whitepaper nemen we het ontwikkelingsproces van de Timmerindustrie als leidraad. Het laat zien waaruit de behoefte aan ketenintegratie geboren is, wat de ontwikkelingen zijn geweest en waar de branche nu staat. In de periode 2009-2011 startten verschillende timmerbedrijven met het optimaliseren van eigen processen door middel van de procesoptimalisatietechniek Lean. Vier bedrijven ondervonden dat voor verdere verbetering hun toeleveranciers betrokken dienden te worden. Dat is de start geweest van de beweging in de Timmerindustrie. Na een periode waarin verschillende activiteiten hebben plaatsgevonden (zie de infographic hiernaast), staat er nu een blauwdruk waar de Timmerindustrie op kan voortborduren. 3
Van IST naar SOLL De pilots in de Timmerbranche hebben, onder leiding van Lean expert Pieter Bakker, de van IST naar SOLL werkwijze gevolgd. Samen met hun toeleverancier zijn de vier initiatiefnemende timmerbedrijven een traject ingegaan waarin zij de beginsituatie hebben geschetst en hebben gedeeld wat ze samen willen bereiken. Door een kleine werkgroep bestaande uit werknemers van beide bedrijven, is een twee tot vier aantal bijeenkomsten gewerkt aan een gedeelde visie, aan concrete verbetering op vastgestelde knelpunten, aan het wederzijds vertrouwen en aan het leren van elkaar. De inhoud van de pilots en de resultaten lopen uiteen. De inhoud is afhankelijk van de problemen en oplossingen die door de partners zelf worden aangedragen. De van IST naar SOLL werkwijze is slechts een leidraad voor iedere pilot om het resultaat te kunnen bereiken dat voor ogen is gesteld. Het externe resultaat is afhankelijk van de interne krachten van iedere werkgroep: de ketenpioniers. 4
Samenwerking geconcretiseerd Zet werkvloermensen van twee partijen bij elkaar en je krijgt heel andere vragen. Een representatieve uitspraak voor de wijze waarop samenwerking in de pilots is vormgegeven: op de werkvloer, met de mensen in de dagelijkse praktijk. In één van de pilots hebben de partners Helwig Timmerwerken en Mosaglas onder begeleiding van Lean expert Pieter Bakker samen ten doel gesteld de doorlooptijd te verkorten, vanaf de offerte tot aan de betaling. Dit wilden zij bereiken door: betere afstemming en elkaar niet onnodig te belasten, informatie op het juiste moment uit te wisselen, het hele traject aan te pakken, leveringen af te stemmen op productie en efficiënt te werken. Met de geformuleerde langetermijnoplossingen is nu al resultaat geboekt: Doorlooptijdverkorting van 14 weken naar 6 weken; Het breukpercentage van het glas en daarbij horende kosten zijn aanzienlijk gedaald; Minder contactmomenten door betere communicatie; Minder voorraad; Online bestellen en factureren haalt bijna alle controle momenten uit het proces; Betalingskorting gerealiseerd onder condities, zodat dit voor iedereen voordelig is. Hiernaast ervoeren Mosa en Helwig dat deze intensieve samenwerking plezier en professionaliteit oplevert en het onderling vertrouwen doet groeien: de investering verdient zich ook daarin terug. Vertrouwen is het sleutelwoord Tijdens de ontwikkelingen de Timmerindustrie bleek dat vertrouwen de basis is waarop partners kunnen bouwen. Om dat vertrouwen te hebben, is het zaak dat partners dezelfde doelen na streven; doelen die iedere partner en de keten vooruit helpen. Zijn de belangen verschillend, dan komt de samenwerking in gevaar doordat men eigen doelen beschermt. Controlemechanismen worden ingevoerd, waarmee de vertrouwensrelatie in het geding komt. Natuurlijk is een zekere mate van controle goed, maar de juiste balans tussen controle en vertrouwen is belangrijk voor het verwezenlijken van partnerschap. Het nastreven en naleven van die balans, is nieuw in veel branches. Je niet alleen richten op de processen binnen eigen muren, maar de gehele keten versterken was ook in de Timmerbranche vooruitstrevend. De laatste jaren is geïnvesteerd in het creëren van een gezamenlijke mindset, waarop concrete activiteiten worden gebouwd. Dit heeft de participerende timmerbedrijven en toeleveranciers gebracht tot waar zij nu staan. Nu is de uitdaging een continu verbeterproces met elkaar te onderhouden, om de relatie blijvend te versterken en resultaten te blijven verbeteren. Het verschil tussen het oude samenwerken en het samenwerken volgens de principes van ketenintegratie: projectongebonden en voor de lange termijn. 5
Bronnen en tips voor meer informatie In dit whitepaper hebben we gebruik gemaakt van het artikel Ketensamenwerking nader gedefinieerd (2011) van het blog van prof. dr. Marcel Noordhuis, promovendus op het gebied van ketenintegratie (www.ketensamenwerking.wordpress.com). Marcel Noordhuis plaatst zeer regelmatig interessante artikelen van zichzelf of anderen over ketenintegratie. Deze zijn vaak gericht op de ketenintegratie in de bouw, maar ook andere branches worden regelmatig genoemd. Tijdens één van de bijeenkomsten in het kader van de ketenintegratie in de Timmerindustrie, is prof. dr. Hennes de Ridder spreker geweest. Hennes de Ridder is een enthousiaste en zeer inspirerende spreker die de term Legolisering gebruikt om ons te laten realiseren wat ketenintegratie betekent. Het boek dat hij hierover schreef heet Legolisering van de bouw. De boekpresentatie op Youtube is een aanrader. Contactinformatie Censor begeleidt, als veranderkundig expert, de timmerbedrijven en leveranciers in de ontwikkeling naar ketenintegratie. Daarnaast ontplooit Censor activiteiten in andere branches, bij diverse organisaties, waarbij men leert over de grenzen van de eigen organisatie te stappen. Wil je meer informatie over ketenintegratie, de ontwikkelen hierin in de Timmerindustrie, over andere activiteiten van Censor? Neem contact met ons op via het telefoonnummer 013 5215615 of mail naar info@censor.nl. Coming together is the beginning Keeping together is progress Working together is success Henry Ford 6