HANDLEIDING IMPORTFUNCTIE TRACK VERZUIM 4

HANDLEIDING IMPORTFUNCTIE TRACK VERZUIM 4

Copyright Tredin B.V. te Lelystad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tredin B.V. Dit document is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor de daartoe benoemd(e) bedrijf/bedrijven. Versie 3.1.0 december 2010 2

INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding... 4 1.1 Doel... 4 1.2 Vragen?... 4 2 Werking... 5 3 Formaat werknemersbestand... 6 3.1 Werknemergegevens... 6 3.2 Mutaties... 6 3.3 Uit dienst melden van werknemers... 6 3.4 Bestandsindeling werknemersgegevens:... 7 4 Formaat verzuimmeldingen... 9 4.1 Formaat meldingenbestand... 10 4.2 Scenario s voor het aanleveren van ziek- en hersteldmeldingen... 12 4.2.1 Scenario ziekmelding... 12 4.2.2 Scenario wijzigingmelding... 12 4.2.3 Scenario hersteldmelding... 12 4.2.4 Scenario onterechte ziekmelding... 12 4.2.5 Scenario onterechte hersteldmelding... 12 4.2.6 Scenario correctie datum hersteldmelding later dan de oorspronkelijk hersteldmelding... 12 4.2.7 Scenario correctie datum hersteldmelding eerder dan de oorspronkelijk hersteldmelding... 13 4.2.8 Scenario correctie datum ziekmelding eerder dan de oorspronkelijk ziekmelding... 13 4.2.9 Scenario correctie datum ziekmelding later dan de oorspronkelijk ziekmelding... 13 4.2.10 Scenario reden van verzuim is gewijzigd... 13 4.2.11 Scenario werknemer werkt hele dag en meld zich s middags om 12:00 uur ziek.... 13 Versie 3.1.0 december 2010 3

1 Inleiding Werknemergegevens, verzuim- en herstelmeldingen zijn elementen die onontbeerlijk zijn voor een goede registratie van werknemers en hun verzuim. Deze gegevens kunnen automatisch worden verwerkt in Track Verzuim, het arbomanagementsysteem van Tredin. Voor het automatisch verwerken van gegevens is een importmodule ontwikkeld. In deze handleiding wordt uiteengezet, wat de voorwaarden en definities zijn om gegevens in Track Verzuim te kunnen importeren. 1.1 Doel Het doel van de importfunctie is het verzamelen van binnengekomen bestanden en de verwerking van de bestanden. De bestanden zullen werknemer- en verzuimgegevens bevatten, welke verwerkt worden in de Track Verzuim. 1.2 Vragen? Mochten er nog vragen zijn naar aanleiding van deze handleiding, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Ons telefoonnummer is 0320-239035 of stuur een e-mail aan: helpdesk@tredin.nl. Versie 3.1.0 december 2010 4

2 Werking Voor elke opdrachtgever wordt een inrichting gemaakt voor het importeren van werknemers en/of verzuimmeldingen. Er worden met de opdrachtgever afspraken gemaakt over het te exportbestand. In bijlage 1 wordt een stroomschema weergegeven welke stappen er nodig zijn om een exportbestand van uit het bronsysteem in te lezen in Track Verzuim. De gegevens bevinden zich in één CSV-bestand (Comma Seperated Value). Er zijn twee soorten CSV-bestanden te onderscheiden: Werknemergegevens en verzuimmeldingen. Een csv-bestand kan met behulp van Microsoft Excel of exportfunctie van PersoneelsInformatieSysteem (=bronsysteem) worden gemaakt. LET OP: het scheidingsteken moet een punt-komma zijn. De bestandsnaam van de aan te leveren CSV-bestanden bepaalt of het om werknemergegevens of om verzuimmeldingen gaat. Hieronder de beschrijving: <SOORT><RELATIENUMMER><extra toevoeging>.csv, waarbij: <SOORT> = WN, in geval van werknemergegevens of ZH in geval van verzuimmeldingen <RELATIENUMMER> = het relatienummer van de werkgever <extra toevoeging> = de opdrachtgever kan hier zelf een extra toevoeging aan de bestandsnaam geven. Deze is vrij invulbaar en is optioneel. Het relatienummer is een nummer dat door Tredin wordt uitgegeven. Bij onderwijsinstellingen is dit nummer het werkgeversnummer van het bestuur. Dit nummer wordt uitgegeven door de overheid. Om de import van werknemersgegevens goed te laten verlopen, dient de bestandnaam "WN12345.CSV" te zijn. Verzuimmeldingen dienen aangeleverd te worden middels het bestand "ZH12345.CSV". Verderop wordt beschreven hoe elke CSV-bestand moet worden samengesteld. Aandachtspunt bestanden: Het werknemersbestand en het meldingsbestand dienen elke apart te worden opgestuurd of aangeboden. Versie 3.1.0 december 2010 5

3 Formaat werknemersbestand 3.1 Werknemergegevens De bestanden dienen volgens een vast formaat aangeleverd te worden. Het importbestand is opgebouwd uit kolommen waarin de correcte waarden dienen te staan. Hiervan mag niet worden afgeweken, omdat het inlezen in het systeem in een vaste volgorde plaatsvindt. Op de volgende pagina wordt per veld/kolom weergegeven wat de definities zijn per veld. In de eerst kolom wordt verwezen naar een relatienummer. De eerste rij bevat een korte omschrijving van wat er in de desbetreffende kolom staat. De daaropvolgende rijen zijn alle aparte records die als aparte documenten zullen worden geïmporteerd. 3.2 Mutaties De eerste export van werknemersgegevens bevat alle gegevens van de werknemers volgens de velddefinities beschreven op de volgende pagina. Dit betekent dat het gehele werknemersbestand (alleen de werknemers die op startdatum contract in dienst zijn) van de relatie moet worden geëxporteerd volgens voorgeschreven opmaak. Elk volgend bestand mag weer een totaal exportbestand zijn van de werknemers. Het is niet noodzakelijk om zelf een filter te bouwen, die er voor zorgt dat alleen de mutaties in het exportbestand worden weergegeven. De importfunctie van Track Verzuim heeft intelligentie om zelf op basis van de reeds bekende gegevens en de aangeleverde gegevens te weten wat de daadwerkelijke mutaties zijn. Hieronder is een voorbeeld van een werknemersbestand. 3.3 Uit dienst melden van werknemers Voor het uit dienst melden van een werknemer dient in het aan te leveren bestand aaltijd de volledige gegevensset van een werknemer te worden aangeboden en de daar bijbehorende laatste werkdag. Versie 3.1.0 december 2010 6

3.4 Bestandsindeling werknemersgegevens: Nr. Verplicht Naam veld Type Beschrijving Opmaak/Voorbeelden Extra informatie 1. Nee Relatienummer A30 Relatienummer van de opdrachtgever aangeleverd door Tredin In overleg met de opdrachtgever kan per werknemer een kenmerk worden meegegeven om een extra niveau in Track Verzuim te realiseren. 2. Ja Achternaam A128 Achternaam van de desbetreffende werknemer 3. Nee Voornaam A128 Voornaam van de desbetreffende werknemer 4. Ja Voorletters A128 Voorletters van de desbetreffende werknemer V.O.O.R.L.E.T.T.E.R.S of VOORLETTERS 5. Nee Tussenvoegsel A128 Tussenvoegsel van de desbetreffende werknemer de, van der, van, el 6. Nee Achtervoegsel A128 Achtervoegsel van de desbetreffende werknemer Sr., Jr. 7. Ja Geslacht L1 Geslacht van de desbetreffende werknemer M of V 8. Ja Geboortedatum D10 Geboortedatum van de desbetreffende werknemer dd-mm-jjjj Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk 9. Nee NaamPartner A128 Achternaam van de partner 10. Ja Straatnaam A128 Straatnaam van de desbetreffende werknemer 11. Ja Huisnummer A128 Huisnummer van de desbetreffende werknemer 134 of 234A 12. Nee Huisnummer toevoeging A128 Huisnummertoevoeging van de desbetreffende werknemer 13. Ja Postcode A7 Postcode van de desbetreffende werknemer 8232 VS 14. Ja Woonplaats A128 Woonplaats van de desbetreffende werknemer 15. Ja Telefoon A24 Telefoonnummer van de desbetreffende werknemer 16. Nee Mobiel A24 Mobiele telefoonnummer van de desbetreffende 06-12345678 werknemer 17. Nee Fax A24 Faxnummer van de desbetreffende werknemer 18. Nee Email werk A128 Werk E-mailadres van de desbetreffende werknemer m.emailadres@klant.nl 19. Ja Email privé A128 Privé E-mailadres van de desbetreffende werknemer m.emailadres@thuis.net Verplicht bij van de Digitale Verzuimcoach Versie 3.1.0 december 2010 7

20. Ja Personeelsnummer A15 Personeelsnummer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt 21. Ja BSN A9 Burger Service Nummer (BSN) van de desbetreffende werknemer 22. Ja Functie A128 Functiebenaming van de desbetreffende werknemer 23. Nee Dienstverbandnummer A15 Dienstverbandnummer van werknemer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt 24. Ja Afdelingsnaam A128 Naam van de afdeling of organisatorische eenheid 25. Ja Afdelingsnr A128 Nummer van de afdeling of organisatorische eenheid 26. Ja Eerste werkdag dienstverband D10 Eerste werkdag van het dienstverband van de desbetreffende werknemer bij de opdrachtgever 27. Nee Laatste werkdag D10 Laatste werkdag van het dienstverband van de dienstverband desbetreffende werknemer 28. Ja Parttimefactor N1,4 Parttimefactor wordt gebruikt om het aantal werkbare uren per week te berekenen 29. Nee Arbeidsgehandicapt L1 geeft aan of Werknemer status Arbeidsgehandicapt heeft 30. Nee WIA L1 Geeft aan of werkemer een WIA/WAO status heeft 123456782 Er vindt een controle plaatst of het BSN juist is. Mocht bij controle blijken dat het BSN niet juist is, wordt het volledige record afgekeurd. dd-mm-jjjj dd-mm-jjjj Waarden tussen 0,0000 en 1,5000 J of N J of N Alleen, indien per werknemer méér dan één dienstverband voorkomt. Wanneer deze optie wordt gebruikt is het verplicht om ook per dienstverband ziek- en hersteld te melden. In combinatie met afdelingenboek wordt op basis van deze sleutel een werknemer gekoppeld aan een afdeling. Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk Een andere notatie is op aanvraag mogelijk Versie 3.1.0 december 2010 8

4 Formaat verzuimmeldingen Het inlezen van de verzuimmeldingen wordt op basis van het meldingenbestand uitgevoerd. Het BSN i.c.m. personeelsnummer en/of dienstverbandnummer geldt als zoeksleutel: indien er geen werknemer aanwezig is met het aangeleverde BSN i.c.m. personeelsnummer en/of dienstverbandnummer, dan wordt het desbetreffende record niet verwerkt! Het betreffende record wordt afgekeurd in de importdatabase. Tevens is het mogelijk om bij meerdere dienstverbanden ook per dienstverband verzuim te melden. Wanneer deze optie wenselijk is, is zowel bij de aanlevering van de werknemers als de verzuimmeldingen het verplicht om een dienstverbandnummer op te geven. Dit dienstverbandnummer komt oorspronkelijk uit het bronsysteem. Voorbeelden percentage AO Belangrijk bij het Percentage AO is, dat er altijd wordt uitgegaan dat een werknemer arbeidsongeschikt is. Dit is van belang om uiteindelijk correcte verzuimstatistieken te bedrijven. Hieronder een aantal voorbeelden: Als een werknemer zich honderd procent heeft hersteld, dan is de waarde Percentage AO 0. Als een werknemer zich zestig procent heeft hersteld, dan is de waarde Percentage AO 50. Als een werknemer zich volledig heeft ziek gemeld, dan is de waarde Percentage AO 100. Tevens wordt de soort melding (verzuim-, wijzigings- of herstelmelding) bepaald aan de hand van het AO-percentage. Hieronder enkele voorbeelden: AO = 100% AO = 50% AO = 0% Ziekmelding Wijzigingsmelding Herstelmelding Tevens kan er worden aangegeven of een verzuimende werknemer op een ander adres wordt verpleegd. Dit wordt vertaald in het bestand als drie velden: VerpleegAdres, VerpleegPostcode, VerpleegPlaats. Wanneer een werknemer zich thuis bevindt gedurende zijn of haar verzuimperiode, dan is niet noodzakelijk om zijn thuis adres in te vullen. Versie 3.1.0 december 2010 9

4.1 Formaat meldingenbestand Nr. Verplicht Naam veld Type Beschrijving Opmaak/Voorbeelden Extra informatie 1. Ja Relatienummer A30 Relatienummer van de opdrachtgever aangeleverd door Tredin 2. Ja BSN A9 Burger Service Nummer (BSN) van de desbetreffende werknemer 123456782 3. Ja Personeelsnummer A15 Personeelsnummer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt 4. Nee Dienstverbandnummer A15 Dienstverbandnummer van werknemer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt Alleen, indien per werknemer méér dan één dienstverband voorkomt. Wanneer deze optie wordt gebruikt is het verplicht om ook per dienstverband zieken hersteld te melden. 5. Ja Datum D10 Datum van de ziek-, wijzigings- of herstelmelding Opmaak dd-mm-jjjj Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk 6. Ja Klacht A24 Hoofdcategorie ziektebeeld. De volgende hoofdcategorieën zijn te onderscheiden: armen/nek/schouder botbreuken griep/verkoudh/luchtweg hart- en vaatziekten hoofdpijn overig psychisch rug/benen snijwonden zwangerschap(klachten) 7. Nee Opmerking A128 Extra informatie omtrent het ziektebeeld 8. Ja Ongeval L1 Gaat het om een ongeval J of N Wanneer niet mogelijk is om deze aan te leveren, dan standaard N aanleveren 9. Ja Percentage AO N3 Het percentage van de arbeidsongeschiktheid die Waarden tussen 0 en 100. Afronden naar gehele getallen. Versie 3.1.0 december 2010 10

op het moment van de melding daadwerkelijk is. 10. Nee VerpleegAdres A128 Verpleegadres van de werknemer 11. Nee VerpleegPostcode A128 Verpleegpostcode van de werknemer 12. Nee VerpleegPlaats A128 Verpleegplaats van de werknemer 13. Ja Zwangerschap L1 Wanneer er sprake is van zwangerschapverlof dan J aangeven, anders N J of N Versie 3.1.0 december 2010 11

4.2 Scenario s voor het aanleveren van ziek- en hersteldmeldingen 4.2.1 Scenario ziekmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. armen/nek/schouder;;n;100;;;;n 4.2.2 Scenario wijzigingmelding Werknemer is per 5-1-2009 voor 50% gaan werken. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;05-01 armen/nek/schouder;;n;5 2009;;armen/nek/schouder;;N;50;;;;N 0;;;;N 4.2.3 Scenario hersteldmelding Werknemer is hersteld gemeld per 13-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;13-01 armen/nek/schouder;;n; 2009;;armen/nek/schouder;;N;0;;;;N 0;;;;N 4.2.4 Scenario onterechte ziekmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. armen/nek/schouder;;n;100;;;;n Later blijkt dat werknemer onterecht is ziek gemeld. De oorspronkelijke ziekmelding dient te worden verwijderd. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: armen/nek/schouder;;n;0;;;;n 4.2.5 Scenario onterechte hersteldmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;05-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n Later blijkt dat werknemer onterecht is hersteld gemeld. De werknemer moet dan per datum van de hersteldmelding weer worden ziek gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;05-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;; ;;N;100;;;;N 4.2.6 Scenario correctie datum hersteldmelding later dan de oorspronkelijk hersteldmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;05-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n Later blijkt dat werknemer niet 5-1 is hersteld gemeld, maar 6-1-2009.De werknemer moet dan per datum van de hersteldmelding weer worden ziek gemeld en vervolgens een nieuwe hersteldmelding aanleveren. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;05-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n 1385;123456782;12121212;001;06-01 01-200 2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n Versie 3.1.0 december 2010 12

4.2.7 Scenario correctie datum hersteldmelding eerder dan de oorspronkelijk hersteldmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg oudh/luchtweg;;n;100;;;;n Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;05-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n Later blijkt dat werknemer niet 5-1 is hersteld gemeld, maar 4-1-2009.De werknemer moet dan per 4-1-2009 worden hersteld gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;04-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n 4.2.8 Scenario correctie datum ziekmelding eerder dan de oorspronkelijk ziekmelding Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Later blijkt dat werknemer niet 1-1-2009 is ziek gemeld, maar 29-12-2008. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;29-12 12-2008;; 2008;; griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n 4.2.9 Scenario correctie datum ziekmelding later dan de oorspronkelijk ziekmelding Werknemer is ziekgemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Later blijkt dat werknemer niet 1-1-2009 is ziek gemeld, maar 4-1-2009.De werknemer moet dan per 1-1-2009 worden hersteld gemeld en vervolgens per 4-1-2009 ziek gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: griep/verkoudh/luchtweg;;n;0;;;;n 1385;123456782;12121212;001;04-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n 4.2.10 Scenario reden van verzuim is gewijzigd Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009 met griepklachten. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Later blijkt dat werknemer niet met griepklachten is uitgevallen. Het gaat om psychische klachten. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: psychisch;;n;100;;;;n 4.2.11 Scenario werknemer werkt hele dag en meld zich s middags om 12:00 uur ziek. Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009 om 12:00 uur met griepklachten. Onderstaande regels dienen te worden aangeboden: griep/verkoudh/luchtweg;;n;50;;;;n 1385;123456782;12121212;001;02-01 griep/verkoudh/luchtweg;;n;100;;;;n Versie 3.1.0 december 2010 13

Bijlage 1 Stroomschema Export-Import Start Klant PIS Klant Exporteer gegevens Exportbestand PIS Klant Upload gegevens importdatabase Track Verzuim Exportbestand PIS Importdatabase Systeem Verwerken exportbestand PIS Afgekeurde records Goedgekeurde records Systeem Verwerking goedgekeurde records in Track Verzuim Track Verzuim Einde Versie 3.1.0 december 2010 14