Introductie... 1 Werkcodes voor geleideformulieren... 1 Openen of genereren van een geleideformulier... 3 Geleideformulieren aangifte (IB, LB, OB of VPB) en salarisverwerking... 4 Overnemen van de gegevens van een voorgaand jaar... 5 Zelf nieuwe periodes aanmaken... 5 Kopiëren van periodegegevens... 5 Andere periodeindeling... 5 Aantal geplande en gerealiseerde uren... 5 Overzichten... 5 Geleideformulier jaarrekening... 6 Geleideformulier administratie... 7 Plannen... 8 Planning tonen... 9 Jaren verwijderen... 9 Introductie De geleidestaten (of formulieren) zijn een onderdeel van de module PM-Planning & Control; een uitbreiding van zowel de plannings- als de voortgangsfunctionaliteiten. Met de geleidestaten kunt u niet alleen de voortgang bijhouden, maar daadwerkelijk elke verbonden activiteit budgetteren, toewijzen aan gebruikers, plannen en monitoren. De module omvat vier categorieën: belastingaangiften (IB, OB, LB en VPB), jaarrekening, administratie en salarisverwerking. De geleidestaat voor elk van deze categorieën wordt per klant per verslagjaar gegenereerd. Werkcodes voor geleideformulieren Ten behoeve van de aangiftes, jaarrekeningen en salarissen zijn de diverse activiteiten voorgedefinieerd. Aan deze activiteiten moeten werkcodes worden gekoppeld, zodat u de mogelijkheid krijgt binnen de applicatie uren in te plannen en te realiseren. Alvorens u daarom met de geleideformulieren aan de slag kunt, dient u de werkcodes eerst aan de activiteiten te verbinden. Dit doet u via het menu Beheer Werkcodes geleideformulieren. 1
Met de uitlevering van PM-Record zijn deze werkcodes reeds standaard in de database meegeleverd: Aangiftes Jaarrekening Type Activiteit Standaard werkcode IB Gegevens beoordelen/invoeren 4031 IB Aangifte beoordelen 4032 IB Aangifte goedkeuren 4033 IB Dossier afwikkelen en gereed melden 4034 LB Gegevens beoordelen/invoeren 5020 LB Aangifte beoordelen 5021 LB Aangifte goedkeuren 5022 LB Dossier afwikkelen en gereed melden 5023 OB Gegevens beoordelen/invoeren 1020 OB Aangifte beoordelen 1021 OB Aangifte goedkeuren 1022 OB Dossier afwikkelen en gereed melden 1023 VPB Gegevens beoordelen/invoeren 4021 VPB Aangifte beoordelen 4022 VPB Aangifte goedkeuren 4023 VPB Dossier afwikkelen en gereed melden 4024 Activiteit Standaard werkcode Opstellen concept jaarrekening en IP/VPB 2010 Beoordelen concept en dossier begeleider 2011 2
Accountants review 2012 Fiscale review inclusief concept IB/VPB 2013 Bespreken en verwerken correcties 2014 Correcties n.a.v. bespreking 2015 Controle door accountant 2016 Eindcontrole en ondertekening definitieve jaarrekening 2017 Controle op volledige afwerking 2018 Salarissen Activiteit Standaard werkcode Mutaties verwerken 5000 Berekening opbouw vakantiegeld 5001 Mutaties controleren 5002 Salarisslips en overzichten verzenden 5003 PLO-opgave 5004 Voorschotnota UVW 5005 Opgave ziekteverzuimverzekering 5006 Uitbetaling vakantiegeld 5007 Eindejaarsverwerking 5008 Eindejaarswerk UVW 5009 Eindejaarswerk belastingdienst 5010 Opgave pensioeninstelling 5011 Opgave specifieke regelingen 5012 Administraties Zowel de activiteiten als de hieraan gekoppelde werkcodes bepaalt u zelf. Zie de paragraaf Administraties. Uiteraard mag u zelf bepalen welke werkcodes u tbv de diverse activiteiten definieert. Indien u alternatieve werkcodes wilt hanteren, dient u zelf in het venster Beheer Werkcodes nieuwe werkcodes te genereren en deze vervolgens aan te merken als werkcodes tbv aangifte, jaarrekening of administratie. Vervolgens gaat u terug naar het venster Beheer Werkcodes geleideformulieren en u kiest de nieuwe code(s) uit de diverse keuzelijstjes aldaar. Let op: bij het wijzigen van een werkcode wordt middels de knop Invoer bevestigen een controle-procedure in werking gezet. Indien de applicatie merkt, dat de oude code reeds is gebruikt, wordt uw wijziging geweigerd! Openen of genereren van een geleideformulier U gaat naar de klantenkaart van een van uw relaties en u kiest het menu. Selecteer een van de opties: Aangifte, Jaarrekening, Administratie of Salarisverwerking. In het volgende venstertje kiest u het gewenste jaar. De applicatie zal controleren of het betreffende administratiejaar reeds bestaat. Zo ja, dan wordt dit geopend. Zo nee, dan wordt u gevraagd of u voor dat jaar een nieuwe aangifte, jaarrekening, administratie of salarisverwerking wilt genereren. 3
Noot: elke jaarlijkse aangifte of salarisadministratie bestaat uit verschillende periodes, waarin u elk van de verbonden activiteiten kunt monitoren. Bij het genereren van een nieuw jaar zal de applicatie indien mogelijk de huidige periode aanmaken. Dit is gedaan omdat u niet over reeds verstreken periodes kunt plannen. U kunt later echter wel zonder meer ook oudere of nieuwere periodes binnen hetzelfde jaar aanmaken. Indien u hecht aan een correcte planning dient u er voor te zorgen, dat u uw nieuwe administratie vóór of tijdens de eerste periode genereert! Bij het genereren van een nieuwe belastingaangifte of salarisadministratie wordt gekeken of er eerdere jaren van de betreffende klant bestaan; als dit het geval is, dan wordt de periodeindeling van het laatste jaar automatisch overgenomen. Als dit niet het geval is, wordt u gevraagd een periodeindeling op te geven. Geleideformulieren aangifte (IB, LB, OB of VPB) en salarisverwerking Als het scherm zich opent ziet u links de lijst met vastgelegde periodes in het gekozen jaar. Indien u reeds meerdere periodes hebt vastgelegd, kunt u door in de lijst te klikken elke periode oproepen. Noot: bent u eenmaal in het jaarscherm, dan kunt u met het keuzelijstje ónder de periodelijst ook alle andere jaren van de betreffende klant oproepen. Zo kunt u snel zien wat er in andere jaren allemaal wel en niet is vastgelegd, gepland en gedaan. 4
Overnemen van de gegevens van een voorgaand jaar Indien u een nieuw jaar hebt gegenereerd hebt u in principe nog maar 1 periode vastgelegd en zijn de periodegegevens uiteraard nog leeg. Heeft u echter in voorgaande jaren reeds periodes bewerkt en ingevuld en u wilt deze gegevens wéér gebruiken, dan kunt u ze in één keer overnemen. Gebruik daarvoor de knop Kopieer aangifte/administratie uit voorgaand jaar. Hiermee worden àlle periodes uit het voorgaande jaar gekopieerd, inclusief urenbudgettering en vastgelegde verantwoordelijken, maar exclusief planning en de zg gereed -gegevens. Let op: bij deze handeling worden àlle eventueel reeds ingevoerde gegevens van het huidige jaar zonder meer overschreven en evt reeds ingevulde datumvelden ( Gereed ) zullen worden gewist! Zelf nieuwe periodes aanmaken U kunt op elk moment een nieuwe periode genereren. Gebruik daarvoor de betreffende knop rechts boven in het scherm en kies uit het lijstje de gewenste periode (u ziet alleen de periodes die voor dat jaar nog over zijn). De nieuwe periode wordt standaard zonder gegevens gegenereerd. Kopiëren van periodegegevens Indien u een periode geheel heeft ingevuld (budgetten en verantwoordelijken), dan wilt u deze gegevens misschien ook gebruiken voor de overige periodes. Selecteer dan de juist ingevulde periode in de periodelijst en klik op de knop Kopieer invoer naar overige periodes dit jaar. Let op: bij deze handeling worden eventueel reeds ingevoerde gegevens in de andere periodes niet overschreven! Datumvelden ( Gereed ) worden niet gekopieerd. Andere periodeindeling Alvorens u verder gaat met bewerken, bepaalt u dan eerst of u tevreden bent met de periodeindeling. Mocht u een andere indeling willen, kiest u dan voor de betreffende knop bovenin: Andere periode-indeling. U mag dit op elk moment doen, ook als u reeds diverse periodes hebt ingevuld en bewerkt. Houdt u er echter wel rekening mee, dat een andere periodeindeling kan betekenen, dat u gegevens kwijtraakt. Bijvoorbeeld: indien u reeds 8 maandperiodes hebt gegenereerd en u besluit ineens om in kwartalen te gaan werken, dan raakt u 4 periodes kwijt! De applicatie zal u hier echter voor waarschuwen. Aantal geplande en gerealiseerde uren Aangiftes: De kolom Totaal gepland toont àlle geplande uren voor de betreffende werkcode, ongeacht het jaar waarin ze zijn gepland (u kunt immers ook voor- of nawerk hebben gepland). Deze uren zijn met elkaar verbonden door het verslagjaar, dat bij de planning is opgevoerd. Om echter meer duidelijkheid te verschaffen over de precieze tijdsvakken waarin werkzaamheden zijn gepland of gerealiseerd vindt u onder het voortgangscherm een keuzelijstje, waarin alle aan de jaarrekening gekoppelde werkcodes nogmaals worden vermeld. Indien u een van deze werkcodes selecteert, zal de applicatie exact de geplande (bovenste rij) en gerealiseerde (onderste rij) uren per maand berekenen. U kunt hierbij kiezen of u de uren wilt zien die gepland en gemaakt zijn in het jaar voorafgaand aan het aangiftejaar, tijdens het aangiftejaar of het jaar volgend op het aangiftejaar. U kunt zo dus ook precies zien of en wanneer er voor- of nawerk is gepland en/of verricht. 5
Salarisverwerking: in de regels met werkcode-activiteiten ziet u het totaal van de voor die werkcode geplande én gerealiseerde uren in de betreffende periode. Elke keer als u een andere periode aanklikt of uw planning heeft aangepast wordt het aantal uren opnieuw berekend (u ziet een voortgangsbalkje). Overzichten Aangiftes: gebruik de knop linksonder ( Voortgangsoverzicht ) voor een rapportage-overzicht. U kunt hetzelfde overzicht ook oproepen via het menu Relaties Overzichten geleidestaten (daar kunt u selecties maken). Geleideformulier jaarrekening Het geleideformulier jaarrekening kent geen periodeindeling, maar een vaste, jaarlijkse voortgangslijst met 9 aan werkcodes gekoppelde activiteiten. Met de knop Ga naar afwikkeling of met de schuifbalk rechts in uw scherm gaat u naar de afwikkelingsstaat. In het lijstje links ziet u alle voorgaande jaarrekeningen van de betreffende klant, waarbij tevens de start- en sluitdatum worden getoond. U kunt elk van deze jaren met een simpele klik oproepen en raadplegen. De invulvelden spreken verder voor zich. De kolom Totaal gepland toont àlle geplande uren voor de betreffende werkcode, ongeacht het jaar waarin ze zijn gepland (u kunt immers ook voor- of nawerk hebben gepland). Deze uren zijn met elkaar verbonden door het verslagjaar, dat bij de planning is opgevoerd. Om echter meer duidelijkheid te verschaffen over de precieze tijdsvakken waarin werkzaamheden zijn gepland of gerealiseerd vindt u onder het voortgangscherm een keuzelijstje, waarin alle 6
aan de jaarrekening gekoppelde werkcodes nogmaals worden vermeld. Indien u een van deze werkcodes selecteert, zal de applicatie exact de geplande (bovenste rij) en gerealiseerde (onderste rij) uren per maand berekenen. U kunt hierbij kiezen of u de uren wilt zien die gepland en gemaakt zijn in het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningjaar, tijdens het jaarrekeningjaar of het jaar volgend op het jaarrekeningjaar. U kunt zo dus ook precies zien of en wanneer er voor- of nawerk is gepland en/of verricht. Geleideformulier administratie Het geleideformulier administratie is anders van opbouw dan de andere geleideformulieren. De administratie werkt met boekingsperiodes, welke ú bepaalt (jaar, kwartaal of maand). Naar gelang uw keuze wordt het scherm daaraan aangepast. Aangezien u hier zelf bepaalt welke werkcodes er aan de jaaradministratie worden gekoppeld, zijn er standaard geen activiteiten vastgelegd. Dit doet u zelf. Een ander afwijkend item zijn de evt. te koppelen dagboeken. Ook deze bepaalt u zelf en u wijst ze ook zelf toe. In de jaarlijst linksonder in het scherm vindt u alle andere jaaradministraties van de betreffende klant. Met een simpele klik kunt u deze op elk moment raadplegen en/of bewerken. Zogauw u werkcodes hebt toegekend, zal het keuzelijstje met werkcodes zich vullen. Als u een werkcode selecteert zal de applicatie exact de geplande (bovenste rij) en gerealiseerde (onderste rij) uren per maand berekenen. U kunt hierbij kiezen of u de uren wilt zien die gepland en gemaakt zijn in het jaar voorafgaand aan het administratiejaar, tijdens het administratiejaar of het jaar volgend op het administratiejaar. U kunt zo dus ook precies zien of en wanneer er voor- of nawerk is gepland en/of verricht. 7
Gebruik de knop linksonder ( Voortgangsoverzicht ) voor een rapportage-overzicht. U kunt hetzelfde overzicht ook oproepen via het menu Relaties Overzichten geleidestaten (daar kunt u selecties maken). Plannen In elk van de geleideformulieren plant u op dezelfde wijze. U kent een budget en een verantwoordelijke werknemer toe en u drukt op de Plannen -knop. In het daarop volgende venster hoeft u alleen de periode te bepalen; werkcode, verslagjaar en werknemer zijn reeds vastgelegd. U bepaalt de ingang- en einddatum van uw planningsperiode, valideert deze, en vervolgens kiest u de dagen en uren van de beginweek, van de weken in de tussenperiode en van de eindweek (lees de instructies in het betreffende venster). Na invoer laat u uw planning valideren. Let op: de procedure houdt rekening met het maximaal aantal te plannen uren per dag van de betreffende medewerker. Deze wordt vastgelegd in diens personeelskaart. Tevens zal de applicatie het door u opgevoerde budget én de evt. reeds geplande uren van de medewerker controleren. Indien er overschreidingen dreigen, dan krijgt u een mededeling en wordt de planning niet gevalideerd! Na de validatie hoeft u uw planning nog alleen te bevestigen. Denkt u aan een evt. (extra) omschrijving. 8
U mag zo ver vooruit plannen als u wilt, zelfs jaaroverschreidend (hoewel u elke planning per afzonderlijk jaar dient te verrichten). Maar u kunt uiteraard niet met terugwerkende kracht plannen. Planning tonen Met de knop Tonen worden alle planningsregels van de gekoppelde werkcode over het betreffende jaar getoond. Deze regels kunt u ook aanpassen. Na bevestiging worden alle berekeningen in uw scherm geactualiseerd en evt. lege planningsregels worden verwijderd. Let op: als u de planningsregels in het Tonen -venster wijzigt, worden er géén validaties verricht! Wees hier dus voorzichtig mee. Jaren verwijderen Via het menu Opties in het geleideformulier kunt u een jaargang verwijderen. Voor de goede orde: u verwijdert daarmee definitief de gehele geselecteerde jaargang, inclusief alle periodes! Het verwijderen van de jaargang heeft echter géén invloed op geplande of gerealiseerde uren; deze blijven gewoon gehandhaafd. 9