Producten VIVA2.0 VIVA2.0 Producten CORILUS BV - PELMOLEN 20-3994 XZ HOUTEN - T 0031 (0)30 634 72 50 - F: 0031 (0)30 606 78 71 - info@corilus.nl - www.corilus.nl
Inhoudsopgave 1. Algemene Informatie over VIVA 2.0... 2 2. Producten... 3 3. Nieuw product toevoegen... 4 3.1. Algemeen... 4 3.2. Oproepen... 5 3.3. Prijzen... 6 3.4. Offsets... 7 3.5. Logboekprogramma s... 8 3.6. Document... 9 3.7. Apotheek... 9 3.8. Opslaan van het product... 10 4. Wijzigen van een bestaand product... 11 5. Kopiëren van een product ( code)... 13 6. Verwijderen van een product... 14 1
1. Algemene Informatie over VIVA 2.0 Voor gebruik van VIVA 2.0 adviseren wij de volgende browser: Mozilla Firefox V16.0.2. Uiteraard werken andere browsers ook echter er is dan geen mogelijkheid tot het slepen en plakken van documenten. De volgende browsers zijn compatibel met VIVA2.0: Mozilla Firefox 16.0.2, Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 Safari 5.1.7 (I-pad onder IOS5.1/IOS6) Tip: Indien u hulp nodig heeft en onze helpdesk benadert, zullen zij altijd vragen welke versie u van VIVA2.0 gebruikt. Dit vind u linksonder in de browserpagina. Uw VIVA 2.0 URL is vooraf toegestuurd aan de praktijk. 2
2. Producten Rechtsboven in uw VIVA2.0 scherm ziet u diverse tegels. Voor het aanmaken en wijzigen en opvragen van de producten en behandelingen selecteert u de tegel producten. Er opent een tweede tabblad naast uw viva 2.0 met producten, factuurprotocollen en logboekprogramma s 3
3. Nieuw product toevoegen Via de knop Nieuw product kunt u nieuwe producten toevoegen in het VIVA 2.0 U krijgt een scherm met diverse tabbladen, we bespreken ieder tabblad apart. 3.1. Algemeen Het tabblad Algemeen bevat de meest elementaire gegevens van een medicijn of behandeling echter de inkoop en de verkoopprijs kunt u ingeven onder het tabblad prijzen. Bij het opzetten van een nieuw medicijn/behandelbestand, dient u er goed aan te denken hoe u de coderingen gaat opzetten. U kunt denken aan een beginletter voor een groep producten bijv. de letter i voor alle injectiepreparaten, de letter D voor de dieetvoeders, de letter T voor tabletten. Enkele velden zijn verplicht om in te vullen, deze zijn rood gekleurd zoals de code, factuuromschrijving en omzetgroep. Code Factuuromschrijving Hier vult u de code van het product in, dit is een verplicht veld Hier vult u de factuuromschrijving in, verplicht veld Omzetgroep U kunt hier een omzetgroep selecteren d.m.v., verplicht veld Bar ( scan) code Opmerking Registratie nummer Medische omschrijving Kassabonomschrijving Medicijn Deze barcode wordt gebruikt voor de E-voorraad, na gebruik van de VPD zal dit veld worden ingevuld. Dit is vrije tekst die u kan ingeven Hier geeft u het REGNL in van dit product. Hier vult u de medische omschrijving in Hier vult u de omschrijving voor op de kassabon Ja of nee ( veld donker grijs betekend geselecteerd) 4
Meer Kanalisatiestatus Welke tekst op kaart Preventief middel Euthanasie Opiaat Humaan preparaat Castratie/Sterilisatie Chip inbrengen Sortering per dier Printen op factuur Selecteer hier welke kanalisatiestatus dit product heeft Welke tekst wilt u op de patiëntenkaart zetten Ja of nee, bij Nee is het een curatief middel Na J zal, zodra u deze code ingeeft op de patiëntenkaart/factuur, het dier automatisch overleden gemeld worden. Ja dan wordt dit product geregistreerd als een opiaat Ja dan wordt dit product geregistreerd als een humaan product Na J zal, zodra u deze code op de patiëntenkaart/factuur ingeeft, het dier automatisch gecastr./gester. gemeld worden tevens uitstaande antiloopsheid entingen verwijderd worden Na J kunt u na vermelding van deze code op de productenscherm het chipnummer en locatie ingeven. Na J wordt code per dier gesorteerd getoond alleen indien u in de layout bij Facturen de dv Aanhef per dier en/of Totaalregel per dier hebt geselecteerd. Na N zal de code op volgorde van invoer getoond worden. Na N wordt deze medicijn/behandeling niet op de factuur geprint, maar wel berekend! 3.2. Oproepen Onder het tabblad Oproepen worden de entingen, controles en nabehandelingen vastgelegd. Dit kunnen zowel medicijncodes als behandelingscodes zijn. Enting Oproepomschrijving Vervolg product Aantal dagen Bedrijfsenting Betreft dit product een enting ja of nee Hier vult u de omschrijving van de oproepcode in (niet het vervolgproduct) U kunt hier een vervolgproduct selecteren d.m.v. Aantal dagen tussen Enting/Controle/Nabehandeling en het vervolgproduct Betreft het een bedrijfsenting? 5
3.3. Prijzen Dit tabblad bevat alle bijzonderheden met betrekking over prijzen van het product. Algemeen Inkoopprijs excl. Verkoopprijs excl. Verkoopprijs incl.* BTW Winstschaal** Geef hier de inkoopprijs excl. Btw in. Maximaal 3 decimalen De verkoopprijs excl. wordt getoond met meerdere decimalen achter de komma Verkoopprijs incl.= incl. BTW % van veld BTW. U kunt dit bedrag aanpassen tot een afgerond bedrag. Default staat BTW 1 = 6% ingevuld, u kunt dit aanpassen d.m.v. De Winstschaal is de verhouding tussen inkoopprijs en verkoopprijs. Indien dit veld leeg wordt er gerekend met de default winstschaal. * In VIVA1 menu IISV Verkoopprijs definities kunt u met Verkoopprijs berekenen: Altijd/Nooit bepalen of u de verkoopprijs automatisch laat berekenen, ja of nee) ** In VIVA1 menu IISV Verkoopprijs definities kunt u de default winstschaal instellen, deze worden gecreëerd in het menu CMW/CMC. Prijsafspraak Inkoopprijs groot Prijsfactor Inkoopprijs voor analyse Prijsfactor Minimum verkoopprijscode Extra kosten per regel Extra kosten cumulatief Marge berekenen ja/nee Korting berekenen ja /nee Als u hier een prijs invult, wordt er met deze prijs berekent i.p.v. de inkoopprijs excl. dit veld geeft de verhouding weer van de inkoopprijs groot met de standaard inkoopprijs (catalogusprijs) Deze inkoopprijs is de prijs waarmee gerekend wordt in de analyses. Dit kan zijn: de catalogusprijs, maar met de leverancierskorting erin verwerkt. Geeft de verhouding weer van de inkoopprijs voor analyse met de standaard inkoopprijs (catalogusprijs) Als de verkoopprijs lager is dan de minimale verkoopprijs zal met de laatste prijs gerekend worden Deze extra kosten worden per factuurregel berekend, bijv extra de receptuurkosten Zie extra kosten echter worden deze berekend naar het veld aantal Ja: dit product doet mee met alle margeregelingen Nee: dit product is uitgesloten van alle margeregelen Ja: betekent dat het product meedoet met de kortingsregelingen Nee: dit product is uitgesloten van alle kortingsregelingen 6
Prijsgroep Selecteer een prijsgroep voor dit medicijn/behandeling en geef een prijs in. U dient te kiezen uit een van de volgende opties: Prijs: een vast bedrag instellen wanneer je met deze prijsgroep werkt Inkoopprijs + marge: Inkoopprijs + X% Korting op verkoopprijs: % korting op de verkoopprijs excl. Prijsgroepen zijn op dit moment alleen aan te maken via VIVA1 (CMPP). Om met prijsgroepen te werken gaat u als volgt te werk: 1. Kies een product waar u een prijsgroep voor instelt 2. Vervolgens opent u een cliënt in viva2 en stelt u bij het factuurtype de prijsgroep in die u net in de productenmodule heeft ingesteld. Deze instellingen van een factuur van een cliënt bereikt u via: Client -> Bewerken-> Factuur-> Wijzigen 3.4. Offsets U geeft hier de staffel in die bij dit product hoort. Allereerst moet u de soort staffel kiezen uit de verschillende staffeltypes: Geen Cumulatief Totaal Algemeen Gewicht Geen staffel houdt in dat de prijs van een product niet verandert als er meer stuks van worden afgenomen. Binnen een groep geldt een bepaalde stuksprijs, binnen een grotere groep een andere stuksprijs. Bestelt iemand een hoeveelheid uit de grotere groep, dan betaalt hij voor alle producten uit de lagere groep de lagere groepsprijs en voor de hogere groep de hogere groepsprijs. Binnen een groep geldt een bepaalde stuksprijs, binnen een grotere groep een andere stuksprijs. Bestelt iemand een hoeveelheid uit de grotere groep, dan betaalt hij voor alle producten uit alle groepen de prijs uit de laatste groep. Hier geeft u de code in van de algemene staffel(s), zoals u deze kunt definiëren in Staffeltabellen (CMS). U kunt op deze manier een (of meer) praktijkstaffel(s) maken, die van toepassing is op een (groep van) medicijn(en). U staffelt het product op lichaamsgewicht van dieren. Voorbeeld: u heeft een M/B-code voor een euthanasiemiddel. Door nu een prijs staffel op lichaamsgewicht in te geven (tot 10 kg, van 10-20 kg etc.) hoeft u maar 1 M/B-code aan te maken en hoeft u niet op de factuurregel met 0.5 (ml) en dergelijke te werken om toch de juiste prijs op de factuur te krijgen. LET OP: het juist ingevuld zijn van het diergewicht is hier van belang. Na het kiezen van het soort staffel kunt u verschillende rekenregels toevoegen. 7
3.5. Logboekprogramma s Hier kunt u de logboekprogramma s koppelen aan een product/medicijn. Een logboekprogramma is gerelateerd aan een doel dier. Dit omdat niet alle medicijnen binnen een Logboekprogramma ook bij alle doeldieren gebruikt mogen worden. Zodra u het logboekprogramma heeft toegevoegd kunt u per logboekprogramma de gegevens invoeren die betrekking hebben op het doel dier zoals wachttijden, dosering en toedieningswijze en of het off label is enz. De wachttijden kunt u in dagen, melkmalen en uren registeren. 8
3.6. Document Onder het tabblad Document geeft u de bijzonderheden in met betrekking tot medicijn en logboeketiketten bij dit product. Ook kunt u een adviesbrief koppelen aan dit product. Etiket ja/nee Bijsluitercode Standaard medicijnetiket Toevoegen Logboeketiket Aantal logboek etiketten Vermenigvuldigen met aantal Ja/Nee Adviesbrief Ja betekent dat er een etiket geprint wordt mits er een etiket gekoppeld is. Hier kunt u een bijsluitercode koppelen d.m.v.. Na selectie worden de bijsluitergegevens getoond bij het ingeven van dit product op de factuurregel. D.m.v. kunt u een etiket lay-out selecteren Hier mee kunt u extra etiketten aan dit product koppelen. D.m.v. kunt u een etiket lay-out specifiek voor het logboek aan dit product koppelen U kunt aangeven hoeveel logboeketiketten er geprint moet worden Het aantal etiketten vermenigvuldigen met het aantal van het product U kunt een default adviesbrief koppelen aan dit product 3.7. Apotheek Onder het tabblad Apotheek kunt u bij een medicijn de volgende gegevens ingeven: Fidin Code ATC Code Uniek Nummer In VPD ja/nee Code aflevereenheid* Afleveraantal* Rubriek EAN Code* Verpakkingsaantal* Hier kunt u de Fidin code ingeven Hier kunt u de ATC code ingeven Dit unieke nummer geneert VIVA zelf nadat u een product heeft opgeslagen Komt dit product voor in de VPD, default staat het veld op Ja D.m.v. kunt u de code voor de aflevereenheid selecteren, deze wordt ook ingevuld na import vanuit de BCT hoeveel eenheden van één stuks van de product-praktijkcode D.m.v. kunt een rubriek koppelen, zodat u in het medisch dossier hierop kan filteren EAN staat voor European Article Numbering. Een EAN-code is een barcode (streepjescode) die wereldwijd gebruikt wordt als uniek identificatienummer voor artikelen. Het verpakkingsaantal geeft aan hoeveel eenheden (bijvoorbeeld ml of gram of injector of dosis) er in één stuks EAN-code zitten. * tevens verwijzen wij u naar de handleiding Vetcis, BCT koppeling in VIVA deze is te downloaden van de vetcis portal. 9
3.8. Opslaan van het product D.m.v. de knop rechtsboven in uw scherm, wordt dit nieuwe product opgeslagen. 10
4. Wijzigen van een bestaand product In de startpagina van de VIVA Producten kunt u op een eenvoudige manier zoeken naar producten en deze wijzigen. U geeft in het zoek veld een deel van de omschrijving of code van het product in en vervolgens klikt u op dit icoontje: Heeft een deel van de omschrijving ingegeven in het zoek veld dan geeft Viva2.0 alle producten waar de combinatie van die letters in voorkomen zoals in het onderstaande voorbeeld, zoeken op de tekst: cav Als u meer tekst ingeeft worden de zoekresultaten minder: 11
Geeft u alleen de code in dan word alleen dat ene product getoond: Zodra u op de factuuromschrijving klikt worden de product gegevens zichtbaar: Zie voor de beschrijving van alle velden hoofdstuk 3: Nieuw product toevoegen. Heeft u de wijzigingen aangebracht slaat u het op d.m.v. de knop: 12
5. Kopiëren van een product (code) U kunt ook een product ( code) kopiëren om deze vervolgens aan te passen. Dit kan makkelijk zijn als u een nieuw product heeft waar u bijv. meerdere codes van wilt maken ( 100 ml, 1 ml enz.) Door de knop kopiëren maakt Viva een kopie aan van de bestaande code, in ons voorbeeld cav6, bij de omschrijving staat copy of Cavasan oogzalf 5 gram. Deze kunt u aanpassen met de juiste omschrijving en prijzen. 13
6. Verwijderen van een product Via de knop verwijderen kunt een product verwijderen. U krijgt een melding of u het product wilt verwijderen: Na Ja wordt het product verwijderd. 14