Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties Dienst Uitvoering Onderwijs Versie 10.1 24 mei 2018
Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 5 2 ALGEMEEN... 8 2.1 GEAUTORISEERD VOOR MEER DAN ÉÉN UITVOERENDE INSTANTIE... 8 2.2 ZOEKEN... 8 2.3 OVERZICHTEN... 8 2.4 HELPTEKST... 8 2.5 AFDRUKKEN... 9 3 BEHEERFUNCTIES... 10 3.1 BEHEER BEHANDELAAR... 10 3.1.1 Toevoegen behandelaar... 11 3.1.2 Wijzigen behandelaar... 11 3.1.3 Verwijderen behandelaar... 12 3.2 BEHEER LOKETTEN... 12 4 BEHANDELEN MELDING... 14 4.1 BEHANDELEN VERZUIM... 15 4.1.1 Recent afgesloten melding heropenen... 20 4.1.2 Inzien historie... 22 4.1.3 Overige meldingen... 24 5 CONTACT... 26 Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 2
Afbeeldingen Afb. 1 DUO Zakelijk... 5 Afb. 2 Naar inloggen... 5 Afb. 3 Inloggen op Mijn DUO... 6 Afb. 4 Mijn DUO... 7 Afb. 5 Kies uitvoerende instantie... 8 Afb. 6 Besturingselementen overzichten... 8 Afb. 7 Tonen helptekst... 8 Afb. 8 Beheer behandelaar - Zoek behandelaar... 10 Afb. 9 Beheer behandelaar - Overzicht behandelaars... 10 Afb. 10 Beheer behandelaar - Geen gegevens gevonden... 11 Afb. 11 Beheer behandelaar - Toevoegen behandelaar`... 11 Afb. 12 Beheer behandelaar - Wijzigen behandelaar... 12 Afb. 13 Beheer behandelaar - Verwijderen behandelaar... 12 Afb. 14 Beheer loketten - Overzicht loketten... 13 Afb. 15 Beheer loketten - Wijzig loket... 13 Afb. 16 Behandelen melding - Zoeken melding... 14 Afb. 17 Behandelen verzuim - Overzicht verzuimmeldingen... 15 Afb. 18 Behandelen verzuim - Melding... 16 Afb. 19 Behandelen verzuim - Verzuim... 17 Afb. 20 Behandelen verzuim - Terugkoppeling... 18 Afb. 21 Behandelen verzuim - Terugkoppeling status Overgedragen aan derden... 18 Afb. 22 Behandelen verzuim - Terugkoppeling status (weer) In behandeling... 19 Afb. 23 Behandelen verzuim - overzicht... 19 Afb. 24 Recent afgesloten melding... 20 Afb. 25 Knop Melding Heropenen... 20 Afb. 26 Heropenen bevestigen... 21 Afb. 27 Bevestiging heropenen melding... 21 Afb. 28 Inzien historie - Overzicht... 22 Afb. 29 Inzicht historie - Details... 23 Afb. 30 Overige meldingen - Overzicht... 24 Afb. 31 Overige meldingen - Detail melding... 25 Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 3
Versiebeheer Versie Datum Wijziging 6.2 24-11-2014 Status verzuimmelding: tekst HS 3 (behandelen melding) onder punt 1. aangepast. 7.0 18-05-2016 Par. 1 (inloggen) aangepast. 8.0 02-08-2016 Nieuwe schermen applicatie Lijst met afbeeldingen toegevoegd 9.0 24-05-2017 Beveiligde site gewijzigd in Mijn DUO Desbetreffende afbeeldingen aangepast 9.1 17-07-2017 Afb. 3 vervangen (Inloggen op Mijn DUO) 10.0 26-02-2018 Aanpassingen n.a.v. release versie 9 10.1 24-05-2018 Aanpassing contactgegevens Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 4
1 Inleiding Verzuimmeldingen die door een instelling worden gedaan via het Verzuimloket kunnen door medewerkers van Uitvoerende instanties via ditzelfde loket geraadpleegd worden en in behandeling worden genomen. Het loket kan ook worden gebruikt om het contact tussen de contactpersoon van de instelling en de behandelaar tot stand te brengen. Deze handleiding ondersteunt medewerkers van Uitvoerende instanties bij het gebruik van de meldapplicatie relatief verzuim. Meldingen van relatief verzuim door instellingen worden uitgewisseld via de Mijn DUO, bestemd voor gegevensuitwisseling tussen DUO en zakelijke klanten. Om toegang tot Mijn DUO te krijgen moet u beschikken over een inlognaam, een wachtwoord en een tokengenerator. U logt als volgt in: Ga naar www.duo.nl/zakelijk Afb. 1 DUO Zakelijk Klik op Gemeenten rechts op het scherm. Afb. 2 Naar inloggen Klik vervolgens rechtsboven op Inloggen. U komt nu op de inlogpagina: Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 5
Afb. 3 Inloggen op Mijn DUO Kies > Inloggen op Mijn DUO; u komt nu op de inlogpagina: Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 6
Afb. 4 Mijn DUO U kunt nu inloggen Vervolgens heeft u toegang tot die diensten op de site waarvoor u bent geautoriseerd. Voor hulp bij het inloggen op Mijn DUO kunt u de Handleiding Mijn DUO raadplegen (te vinden op de pagina Inloggen; zie groene pijl op pagina 6, de handleiding wordt zichtbaar nadat u op het + teken naast Mijn DUO heeft geklikt) Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 7
2 Algemeen 2.1 Geautoriseerd voor meer dan één uitvoerende instantie Als u geautoriseerd bent voor meer dan één uitvoerende instantie krijgt u, als u een menufunctie kiest, het volgende scherm te zien: Afb. 5 Kies uitvoerende instantie Kies hier de code van de uitvoerende instantie waarvoor u de functie wilt uitvoeren. 2.2 Zoeken Als u zoekt op naam kunt u zoeken met het procentteken (%). Als u dan bijvoorbeeld zoekt op %oor bij de achternaam van leerlingen krijgt u alle leerlingen te zien, waar ergens in de achternaam van de leerling oor voorkomt. Zoekt u op oor dan krijgt u de leerlingen te zien waarvan de achternaam begint met oor. 2.3 Overzichten In de volgende hoofdstukken worden op verschillende plekken overzichten getoond. Onder elk overzicht kan het volgende staan: Afb. 6 Besturingselementen overzichten Hieronder volgt een overzicht van de knoppen en teksten: Overzicht bestaat uit 4 pagina s, u bevindt zich op pagina 2 Naar het begin van het overzicht, niet aankiesbaar op de 1 e pagina Naar de vorige pagina, niet aankiesbaar op de 1 e pagina Paginanummer, door op een nummer te klikken gaat u direct naar die pagina Naar de volgende pagina, niet aankiesbaar op de laatste pagina Naar de laatste pagina van het overzicht, niet aankiesbaar op de laatste pagina Aantal regels per pagina. Is wijzigbaar, mogelijke waarden: 5, 10, 15, 20, 25, 50, 75 en 100. Standaard staat deze op 10 Als in de kop van de tabel bij een veld het symbool staat, kunt u op dit veld het overzicht sorteren; er wordt gesorteerd over alle resultaten, dus niet alleen de resultaten in de huidige pagina Ook staat onderin hoeveel gegevens gevonden zijn (in dit geval 39 verzuimmeldingen) op basis van de ingevulde selectiekenmerken. 2.4 Helptekst Bij een aantal velden staat een vraagteken. Wanneer u daar op klikt verschijnt een uitleg over de vraag, zoals hieronder als voorbeeld. Door op het kruisje (x) te klikken, verdwijnt de helptekst. Afb. 7 Tonen helptekst Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 8
2.5 Afdrukken Elke pagina in het verzuimloket kan afgedrukt worden door op de printknop te drukken die onder aan de pagina staat: De standaard afdrukfunctionaliteit van uw browser wordt dan aangeroepen om de pagina af te drukken. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 9
3 Beheerfuncties 3.1 Beheer behandelaar Bij Beheer behandelaar worden in een scherm alle behandelaars van uw Uitvoerende instantie getoond. Afb. 8 Beheer behandelaar - Zoek behandelaar U kunt (een deel van) de naam van de behandelaar invoeren in het veld Behandelaar. Vervolgens klikt u op Zoeken. Als u het veld Behandelaar leeg laat en dan op Zoeken klikt, ziet u een totaaloverzicht van alle behandelaars die zijn opgevoerd. Afb. 9 Beheer behandelaar - Overzicht behandelaars Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 10
Als de behandelaar nog niet is opgevoerd levert zoeken geen resultaat op. U krijgt dan de volgende melding op het scherm. Afb. 10 Beheer behandelaar - Geen gegevens gevonden 3.1.1 Toevoegen behandelaar Als u een behandelaar wilt toevoegen klikt u op Toevoegen en het volgende scherm wordt getoond: Afb. 11 Beheer behandelaar - Toevoegen behandelaar` Hier kunt u de gegevens van een behandelaar van uw uitvoerende instantie invoeren. De gegevens worden opgeslagen als u klikt op Opslaan. De naam van de behandelaar is nu opgenomen in de keuzelijst. Als u klikt op Annuleren gaat u terug naar het vorige scherm en worden de eventueel ingevoerde gegevens niet opgeslagen. 3.1.2 Wijzigen behandelaar De gegevens van een contactpersoon zijn te wijzigen door de betreffende contactpersoon te selecteren uit de lijst (zie Afb. 9 Beheer behandelaar - Overzicht behandelaars). Hier selecteert u de contactpersoon door op de naam van de desbetreffende contactpersoon te klikken. U komt op het scherm met detailgegevens van de contactpersoon, waar u de gegevens kunt aanpassen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 11
Afb. 12 Beheer behandelaar - Wijzigen behandelaar De gegevens worden opgeslagen door te klikken op Opslaan. U komt terug op het scherm met contactpersonen, waarin de melding staat dat de gegevens gewijzigd zijn. Als u klikt op Annuleren komt u weer op het scherm met alle contactpersonen van uw instelling zonder dat de gegevens gewijzigd zijn. 3.1.3 Verwijderen behandelaar De gegevens van een behandelaar zijn te verwijderen door bij de betreffende behandelaar uit de lijst (zie Afb. 9 Beheer behandelaar - Overzicht behandelaars) te klikken op Verwijderen. U krijgt dan een scherm waarin u de detailgegevens van de te verwijderen behandelaar kunt inzien, voordat u deze behandelaar verwijderd. Afb. 13 Beheer behandelaar - Verwijderen behandelaar De behandelaar wordt verwijderd nadat u op Verwijderen heeft geklikt. Wanneer u klikt op Annuleren komt u weer op het scherm met alle behandelaars van uw instantie zonder dat de contactpersoon verwijderd is. 3.2 Beheer loketten Bij Beheer loketten kunt u de e-mailadressen (t.b.v. attentie-e-mail) en e-mailbehoefte van de loketten aanpassen. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 12
Afb. 14 Beheer loketten - Overzicht loketten Als u voor een loket het emailadres of de emailbehoefte wilt aanpassen klikt u op de uitvoerende instantie van het loket dat u wilt wijzigen. U krijgt dan het volgende scherm: Afb. 15 Beheer loketten - Wijzig loket U kunt het e-mailadres aanpassen en/of de e-mailbehoefte. Deze laatste kan de waarde geen (er hoeft nooit een e-mail toegestuurd te worden als er een melding voor dit loket wordt opgevoerd of gewijzigd), na opvoer (alleen als een melding opgevoerd wordt, dient er een e-mail verstuurd te worden) of altijd (of een melding nu opgevoerd of gewijzigd wordt, er dient altijd een email verstuurd te worden) hebben. Klik op Opslaan om de gegevens vast te leggen. Met Annuleren gaat u terug naar het vorige scherm, zonder dat de gegevens gewijzigd worden. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 13
4 Behandelen melding U kunt geautoriseerd zijn om verzuim te behandelen volgens de leerplichtwet of volgens de RMCwet. Het kan ook zijn dat u voor beide wetten autorisatie hebt. U krijgt het volgende scherm te zien: Afb. 16 Behandelen melding - Zoeken melding Als u Zoeken kiest, ziet u op het scherm de meldingen voor uw Uitvoerende instantie. De vinkjes, bij status melding, staan bij het openen van de applicatie standaard aan bij Geregistreerd en In behandeling. Wilt u ook alle afgesloten, (afgehandelde), meldingen, meldingen die Ter kennisgeving aangenomen zijn (d.w.z. waar geen actie op ondernomen wordt), meldingen, die zijn overgedragen aan derden en/of ingetrokken meldingen zien, dan kunt u een vinkje plaatsen bij Afgesloten, Ter kennisgeving aangenomen, Overgedragen aan derden en/of Ingetrokken. Vervolgens klikt u op Zoeken. U krijgt dan het overzicht van alle desbetreffende meldingen. Als u alleen de meldingen wilt zien die in behandeling zijn genomen dan plaatst u alleen een vinkje bij In behandeling. De overige vinkjes verwijdert u door erop te klikken. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 14
Afb. 17 Behandelen verzuim - Overzicht verzuimmeldingen 4.1 Behandelen verzuim Als de melding de status Geregistreerd of In behandeling heeft, kunt u deze in behandeling nemen door op het nummer van de verzuimmelding te klikken. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 15
Afb. 18 Behandelen verzuim - Melding In dit scherm ziet u voor wie de melding is opgevoerd. Door te klikken op Historie kunt u de wijzigingshistorie van de melding inzien (zie hoofdstuk 4.1.2), door te klikken op Overige meldingen kunt u alle meldingen van deze leerling inzien (zie hoofdstuk 4.1.3). Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 16
Afb. 19 Behandelen verzuim - Verzuim In dit scherm worden de details van het verzuim getoond. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 17
Afb. 20 Behandelen verzuim - Terugkoppeling In dit scherm ziet u de acties die de school inmiddels heeft ondernomen. Daarnaast kunt u uw terugkoppeling vastleggen. Dit kan alleen het toewijzen van de melding aan een behandelaar zijn (status hoeft niet te wijzigen) of het in behandeling nemen van de melding, waarbij u de melding een nieuwe status geeft. Als u de status wijzigt in Overgedragen aan derden verschijnt onderstaande tekst. Afb. 21 Behandelen verzuim - Terugkoppeling status Overgedragen aan derden Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 18
Wijzigt u de status weer in In behandeling, dan verschijnt de volgende tekst: Afb. 22 Behandelen verzuim - Terugkoppeling status (weer) In behandeling Afb. 23 Behandelen verzuim - overzicht Nadat u de terugkoppeling heeft ingevuld, verschijnt het overzicht. Als de gegevens juist zijn klikt u op Opslaan. De gegevens worden dan vastgelegd. U kunt aangeven of er een e-mail verstuurd moet worden naar de contactpersoon van de onderwijsinstelling (staat standaard aangevinkt) en naar de behandelaar. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 19
4.1.1 Recent afgesloten melding heropenen Een melding, die recent (niet langer dan 7 x 24 uur geleden) is afgesloten (status Afgesloten of Ter kennisgeving aangenomen) kunt u eventueel heropenen. Afb. 24 Recent afgesloten melding Zoek de melding die u wilt heropenen, bijvoorbeeld met het meldingsnummer. Afb. 25 Knop Melding Heropenen Klik op de knop Melding Heropenen Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 20
Afb. 26 Heropenen bevestigen U krijgt bovenstaande tekst te zien. Klik vervolgens op Heropenen. Afb. 27 Bevestiging heropenen melding De melding is nu heropend en kan weer gewijzigd worden. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 21
4.1.2 Inzien historie U kunt de wijzigingshistorie van een melding opvragen door bij het inzien van een melding op Historie te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Afb. 28 Inzien historie - Overzicht Door op een versie te klikken ziet u wat er is gewijzigd ten opzichte van de vorige. Aan de linkerzijde staat de laatste versie van de melding (degene die u aangeklikt hebt), aan de rechterzijde de vorige versie van de melding. Verschillen tussen de versies worden in het rood weergegeven in de huidige versie van de melding. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 22
Afb. 29 Inzicht historie - Details Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 23
4.1.3 Overige meldingen Als u de volledige verzuimhistorie van een leerling wilt inzien, klikt u op Overige meldingen. U krijgt dan niet alleen de meldingen te zien die zijn toegewezen aan uw instantie, maar ook die toegewezen zijn aan andere instanties. Afb. 30 Overige meldingen - Overzicht Als u in het overzicht op een nummer klikt, kunt u de details van die melding inzien. U kunt ze dan niet wijzigen, ook al zijn ze toegewezen aan uw instantie. Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 24
Afb. 31 Overige meldingen - Detail melding Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 25
5 Contact Voor vragen kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs. Dit kan op de volgende manieren: Telefoon 050-599 90 00 E-mail verzuim@duo.nl Post Dienst Uitvoering Onderwijs RNE/Onderwijsnummer Informatiepunt Onderwijs Postbus 30152 9700 LC Groningen Handleiding verzuimloket Uitvoerende instanties, versie 10.1 26