Profiel Manager Facilitair 21 december 2018 Opdrachtgever Zorggroep Apeldoorn en omstreken Voor meer informatie over de functie Janine Trompetter & Douwe Wijbenga, Leeuwendaal Telefoon 088 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 De organisatie 4 2.1 Externe en interne ontwikkelingen 4 2.2 De nieuwe missie, visie en kernwaarden van ZGA 5 2.3 Het gewenste toekomstige profiel van ZGA 6 3 De functie van manager Facilitair bij ZGA 7 3.1 De uitdaging waar ZGA voor staat 7 3.2 De functie van manager Facilitair 8 3.3 Het profiel 9 4 De arbeidsvoorwaarden 10 5 De selectieprocedure 11 Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 2 van 11
1 Inleiding Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en competenties die horen bij de functie manager Facilitair bij Zorggroep Apeldoorn en omstreken. In dat kader wordt ingegaan op de organisatie, missie, visie, kernwaarden en belangrijkste toekomstige ontwikkelingen van de organisatie. Voorts wordt een beschrijving gegeven van de vacante positie, de gewenste capaciteiten/competenties, kennis, ervaring en bijbehorende arbeidsvoorwaarden. Besloten wordt met een beschrijving van de selectieprocedure. Voor meer informatie adviseren we u om de site van Zorggroep Apeldoorn en omstreken. (www.zorggroepapeldoorn.nl) te raadplegen. Zorggroep Apeldoorn en omstreken (hierna; ZGA) werkt landelijk samen met de Zonnehuis Groep. Tevens is ZGA actief in verschillende netwerken waaronder het Universitair Netwerk Ouderenzorg, Netwerk Dementie/ Geriatrie en Palliatieve Zorg Oost-Veluwe, het ParkinsonNet. ZGA is in een vergevorderd stadium in een fusietraject. Naar alle waarschijnlijkheid wordt dit in 2019 geëffectueerd. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 3 van 11
2 De organisatie ZGA heeft een rijke historie en is voortgekomen uit diverse fusies met verzorgings- en verpleeghuizen waaronder de verpleeghuizen Randerode, Casa Bonita in Apeldoorn, het Zonnehuis in Beekbergen ( het oudste verpleeghuis van Nederland ) en de woonzorgcentra Mandala en De Vier Dorpen. De topstructuur van de organisatie bestaat uit een éénhoofdige Raad van Bestuur en zeven managers; 2 Managers Wonen & Zorg (thans a.i. ingevuld), Manager Beheer, Manager P&O, Manager FZ, Manager Stafbureau Kwaliteit & Beleid, Manager Behandeldienst. ZGA beschikt over een Raad van Toezicht (voorzitter en vijf leden), Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad. Iedere locatie kent een lokale Cliëntenraad. In lijn met de ontwikkelingen in de ouderenzorg de afgelopen jaren, heeft ZGA de focus gelegd op de complexe intensieve zorg en specialisatie. ZGA is dan ook het beste te omschrijven als een gedegen, stabiele en gespecialiseerde zorgaanbieder op het gebied van geriatrie in de regio Apeldoorn en omstreken. Bij ZGA werken ongeveer 1500 medewerkers en 900 vrijwilligers verdeeld over veertien locaties. De jaarlijkse omzet is circa 752 miljoen. De instelling is financieel gezond. ZGA biedt als specialist complexe, intensieve multidisciplinaire verpleging (inclusief behandeling), verzorging en revalidatie met en zonder verblijf en dagbesteding. Het aanbod verpleeghuiszorg is breed en divers (bijvoorbeeld geriatrische revalidatiezorg, ziekenhuisverplaatste zorg en respijtzorg) en is ook gericht op specifieke doelgroepen waaronder jongeren met NAH en cliënten met dementie op jonge leeftijd. In Apeldoorn wordt in het kader van ketengerichte geriatrische revalidatiezorg samengewerkt met Gelre ziekenhuizen. In 2016 opende ZGA het Geriatrisch Revaldatie- en herstelcentrum Oost-Veluwe. ZGA neemt voorts deel aan het Netwerk Dementie/ Geriatrie en Palliatieve Zorg en is een expertise schakel in het regionale netwerk. Het volume aan extramurale verzorging en wijkverpleging is bescheiden. 2.1 Externe en interne ontwikkelingen ZGA heeft, net als andere aanbieders in de ouderenzorg, te maken met een wereld die sterk in beweging is. Wijzigingen in de financiering, de extramuralisering waarbij ouderen steeds langer thuis blijven wonen en de steeds nauwere samenhang in de intramurale zorg tussen wonen, welzijn en behandeling zijn daar voorbeelden van. Vanuit de overheid wordt bovendien ingezet op meer persoonsgerichte zorg met veel aandacht voor welzijn en een veilige woonomgeving. Daarbij veranderen de behoeften en vinden verschuivingen plaats van intramuraal naar poliklinisch, van somatiek naar psychogeriatrisch en van stabiliteit naar flexibiliteit. De sector is dan ook fors in transitie. Dit vraagt van zorgorganisaties zoals ZGA dat ze wendbaar zijn en in staat zijn om continu te leren, verbeteren en innoveren. Daarbij is voldoende gemotiveerd en deskundig personeel van groot belang. Binnen Apeldoorn en omgeving werken diverse zorgaanbieders dan ook samen in het Zorgplatform Apeldoorn om via innovatieve oplossingen nieuwe medewerkers te werven voor de zorg. De afgelopen jaren is er een aantal bestuurwisselingen geweest. 1 januari 2019 wordt de nieuwe bestuurder benoemd. Na de snelle bestuurswisselingen in de afgelopen twee jaar, is door de huidige bestuurder a.i. gewerkt aan herstel van vertrouwen en verbinding in de eigen organisatie. Daarbij zijn er in de eerste helft van dit jaar meerdere bijeenkomsten met medewerkers van ZGA gehouden om gezamenlijk te komen tot een nieuwe formulering van de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 4 van 11
Deze zijn inmiddels vastgelegd in het beleidsstuk Strategische herijking Zorggroep Apeldoorn en omstreken (ZGA e.o.). Tevens is het gewenste toekomstige profiel van ZGA en de bijbehorende strategische agenda 2018-2020 daarin omschreven. In de organisatie zijn inmiddels de eerste concrete stappen gezet om de strategie verder handen en voeten te geven. Er zijn zes teams gestart met (pilots in het kader van) het programma Waardigheid & Trots om zo te komen tot een herontwerp van de kwalitatieve zorg die ZGA wil bieden. Op het vlak van huisvesting is de aanzet gegeven om te komen tot een nieuw strategisch huisvestingsplan en afgelopen jaar is het ECD afgerond. Naar verwachting zal begin 2019 een voorgenomen fusie met een collega zorgaanbieder geëffectueerd moeten worden. 2.2 De nieuwe missie, visie en kernwaarden van ZGA De nieuwe missie van ZGA luidt: Zorggroep Apeldoorn e.o. als partner dichterbij. De daarbij behorende nieuwe visie is (citaat): ZGA e.o. staat dicht bij u. Voor ons is uw leven zoals u wenst te leven het startpunt. Dat kan van alles betekenen: een fijne leefomgeving, in contact zijn met uw naasten, zelf keuzes maken, zingeving en geheel uzelf kunnen zijn. Dichtbij geldt ook voor jou als medewerker en vrijwilliger. Je doet uitdagend en zinvol werk dat past bij jou en jouw persoonlijke groei. Met lef werken we aan duurzame vernieuwingen. ZGA e.o. is de maatschappelijk partner die in samenwerking en met inzet van expertise een sleutelrol in de regio vervult. De daarbij gekozen kernwaarden (citaat) zijn: Met hart en ziel : We werken voor onze cliënten en geven warme zorg, in de brede zin van het woord. We luisteren naar en zien de cliënt als individu met zijn of haar mogelijkheden. De zorg is oprecht en gedreven vanuit het toevoegen van betekenis voor de cliënt. Natuurlijk is de zorg professioneel en deskundig en staan we open voor vragen en zoeken we actief naar antwoorden. Lef : We wachten niet af, maar we pakken aan. We schuiven geen dingen van ons bord, maar nemen eigenaarschap voor de onderwerpen die op ons pad komen. Vooruit! is het motto en we streven naar het beste voor onze cliënten. We zoeken naar kansen, komen los van rigide regels en hebben een juiste intuïtie bij wat kan en moet. We voelen ons verantwoordelijk voor hetgeen we doen, zowel binnen als buiten de organisatie. Duurzaam : Duurzaam is dé manier om samen te verbeteren en te vernieuwen. We gaan uit van duurzame win win relaties. Met de cliënt, met de naasten en met externe partners. Niet alleen in het contact, maar ook gericht op behoud en verbetering van de groene omgeving. In het omgaan met materialen en het bouwen van voorzieningen is duurzaamheid onze opdracht. Alles is erop gericht om te komen tot een duurzame betere morgen en overmorgen. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 5 van 11
2.3 Het gewenste toekomstige profiel van ZGA ZGA kiest ervoor om zich te profileren als een maatschappelijke partner met specifieke expertise. Alleen dan kunnen de missie, visie en kernwaarden worden waargemaakt. In het profiel van ZGA is de cliënt die midden in de maatschappij staat het uitgangspunt. De regie op het eigen leven van de cliënt is de basis voor de zorgvraag. ZGA staat voor warme en persoonlijke zorg en behandeling van cliënten. Thuis waar het kan en bij ZGA waar het moet waarbij de cliënt een waardig leven leidt. ZGA heeft specialisten in huis en faciliteert de zorgmedewerkers in het bieden van de gevraagde zorg. ZGA speelt snel, flexibel en adequaat in op de vragen uit de omgeving. ZGA investeert in ketensamenwerking om meerwaarde te bieden en oplossingen te vinden voor probleemsituaties. Tevens vervult ZGA een sleutelrol in de keten en zoekt waar mogelijk de duurzame samenwerking met de diverse partners waaronder collega zorgorganisaties, kennis- en opleidingsinstituten, mantelzorg- en vrijwilligersorganisaties, gemeenten, zorgkantoren en verzekeraars. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 6 van 11
3 De functie van manager Facilitair bij ZGA 3.1 De uitdaging waar ZGA voor staat ZGA heeft met de elkaar opvolgende bestuurswisselingen en wisselingen in het MT een roerige periode achter de rug. Tegelijkertijd is evident dat ZGA als stabiele zorgaanbieder nu echt de komende jaren de nodige transitieslagen moet maken. De veranderopgave is groot en omvangrijk want de ontwikkelingen binnen ZGA op het gebied van zorginhoud, infrastructuur en huisvesting hebben de afgelopen jaren geen gelijke tred gehouden met de ontwikkelingen in Nederland. Ook dienen er nog verdere slagen te worden gemaakt op het gebied van de organisatiecultuur, leiderschap en organisatie(top)structuur. ZGA zal minder centraal en meer decentraal gaan werken waarbij de aanwezige kwaliteiten en leiderschap van management enmedewerkers wordt gevraagd en ingezet. De zorg en het zorgaanbod zal zich van organisatie gestuurd naar cliënt gestuurd bewegen en ontwikkelen, waarbij er meer procesgericht gewerkt dient te worden. Extern dient ZGA als maatschappelijke partner zichtbaarder te worden waarbij wordt ingezet op een heldere positionering van ZGA en het zijn van een betrouwbare samenwerkingspartner richting ketenpartners en financiers. De strategische thema s voor 2018-2020 doen zich samengevat voor op drie gebieden: 1 Hoe profileert ZGA zich naar buiten: doelgroepen, positionering en samenwerking. 2 Hoe wordt dat naar binnen toe georganiseerd: organisatie en leiderschap. 3 Hoe worden de resultaten behaald: bedrijfsvoering en resultaten. Tesamen met het gewenste profiel van ZGA geeft dit een brede strategische agenda op negen concrete velden. Schematisch weergegeven: Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 7 van 11
3.2 De functie van manager Facilitair Voor ZGA zijn we op zoek een stevige, ervaren manager voor de Dienst Facilitaire Zaken, die gedurende een periode van twee jaar vanuit zijn/ haar vakgebied en expertise verder vorm en invulling gaat geven aan de hierboven omschreven strategische koers van ZGA. Deze verandermanager zal, in nauwe samenwerking met zowel zijn collega s binnen het MT als binnen de Dienst Facilitaire Zaken, de organisatie in beweging moeten brengen. Nauw aansluiten bij het primaire proces, het uitwerken en uitvoeren van nieuwe huisvestingsplannen en de vormgeving aan hospitality zijn daarbij belangrijke resultaatgebieden. Daarnaast heeft de manager Facilitair, net als zijn/ haar MT collega s, uitdagingen die zowel direct als indirect te betrekking hebben op het gebied van bedrijfsvoering, leiderschap en de fusie met Trimenzo. De manager Facilitair wacht derhalve een stevige opgave. Versnelling van besluitvorming en samenwerking - zowel tussen de facilitaire teams als binnen de organisatie als geheel - zijn nodig om de facilitaire dienstverlening naar een hoger plan te brengen. Daarnaast is er onder de betrokken en hard werkende medewerkers behoefte aan meer structuur en vertrouwen. Het doorontwikkelen en verstevigen van de verbinding tussen de Dienst Facilitaire Zaken en het primaire proces is een belangrijk aspect, met als doel het expliciet maken van de dienstverlening (d.m.v. procesoptimalisering en cultuurverandering) en een betere planning van de activiteiten. De manager Facilitair geeft op betrokken en coachende wijze leiding aan de teams. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de manager Facilitair behoren daarnaast onder meer het doorontwikkelen van facilitair beleid en het zorgen voor overzicht en structuur, standaardisering en borging van processen. De manager Facilitair gaat leiding geven aan de Dienst Facilitaire Zaken, bestaande uit circa 300 medewerkers die direct worden aangestuurd door 7 afdelingshoofden te weten Vastgoed, Horeca, Inkoop, Voedingsdienst, Services, Kwaliteit, Schoonmaak & Textielverzorging en Goederenbeheer, Transport & Vervoer. Daarnaast geeft hij/ zij direct leiding aan een projectmedewerker en 2 secretarieel medewerkers. De manager Facilitair is lid van het MT en rapporteert aan de Raad van Bestuur. In de rol van leidinggevende staat, naast het creëeren van duidelijkheid en beweging, het bewaken van een goede uitvoering van de diverse werkprocessen in het facilitaire team centraal. De manager Facilitair stuurt teams op dusdanige wijze aan dat medewerkers gemotiveerd, geïnspireerd en gecoacht worden en hun resultaten, actiepunten en (persoonlijke) doelstellingen binnen een efficiënte en effectief werkende team worden gerealiseerd. Meer procesgericht en ondernemend. Last but not least, onderhoudt de manager Facilitair contacten met externe samenwerkingspartners zoals gemeenten, andere zorginstellingen, opleidingsinstituten en overig stakeholders. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 8 van 11
3.3 Het profiel De manager Facilitair die we zoeken is een daadkrachtige verandermanager die enerzijds duidelijkheid, anderzijds beweging in de organisatie weet te brengen. Een verbinder, die betrokken is bij de medewerkers en goed in staat is te schakelen tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau. Hij of zij is zichtbaar, heeft een scherp oog voor de belangen van de cliënten en is zakelijk ingesteld. Hij/ zij weet wat er speelt binnen zijn eigen teams en de andere eenheden en vertaalt dit naar de strategie en vice versa. Daarbij is het belangrijk dat hij/ zij helder, duidelijk en concreet communiceert en beschikt over sterke analytische vaardigheden en een goed ontwikkeld conceptueel denkvermogen. Daarbij is het niet alleen belangrijk dat de manager Facilitair een visie heeft op facilitaire zaken (in interactie met zorgprocessen) en huisvesting, maar ook dat hij/ zij deze weet door te vertalen naar concrete plannen en acties. Vanuit zijn/ haar expertise is de manager Facilitair een stevige gespreks- en sparringpartner binnen het MT. Hij/ zij is een people manager die weet hoe hij/ zij mensen in hun kracht moet zetten. Er is bewust gekozen voor een periode van twee jaar omdat het accent op verandering en transitie ligt. Daarbij is het denkbaar dat na twee jaar een ander profiel nodig is of dat de topstructuur anders wordt ingericht. De manager Facilitair heeft/ is Academisch werk en denkniveau plus meerjarige vergelijkbare management ervaring op het terrein van huisvesting en facilitaire dienstverlening. Gewend te werken in een grote en complexe organisaties. Affiniteit met zorg is een pré maar geen must. Bekend met het werken in een organisatie die te maken heeft met marktwerking. Een overtuigende visie op huisvesting en facilitaire dienstverlening. Sterk in de doorvertaling naar business cases, programma s/projecten, bedrijfsprocessen en servicegerichtheid. Ervaring in het aansturen van veranderprocessen, de inrichting van de eigen werk- en projectorganisatie, de ontwikkeling van medewerkers en de professionalisering van dienstverlening. Een ervaren netwerker. Ervaring met het intern positioneren van de eigen (staf)organisatie en het onderhouden en uitbouwen van de contacten met externe samenwerkingspartners en stakeholders. Belangrijke competenties en vaardigheden Visie, strategisch werk en denkniveau. Verbindend, samenwerkingsgericht, brengt partijen bij elkaar. Organisatiesensitiviteit. Sociaal en communicatief sterk, helder en direct. Breed gedragsrepertoire, schakelt op alle niveaus. Resultaat-, relatie- en klantgericht. Pro actief. Mensgericht, coachend. Denkt in oplossingen en scenario s. Vasthoudend. Onderhandelaar. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 9 van 11
4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een fulltime functie, die, gezien de tijdelijke aard van de opdracht, ook interessant kan zijn voor kandidaten met een interim profiel. Uitgangspunt daarbij is dat met de kandidaat vooralsnog een tijdelijke arbeidsovereenkomst worden gesloten. ZGA biedt een werkplek in een prettige, laagdrempelige organisatie, gelegen in het groen, aan de rand van Apeldoorn. Er is veel dynamiek en potentie in de organisatie, en voor kandidaten die het leuk vinden om te bouwen, ligt hier een prachtige uitdaging! Daarnaast biedt ZGA aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij een maatschappelijk betrokken organisatie met een prettige werksfeer en een salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie, ingeschaald conform de cao VVT, FWG 70. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 10 van 11
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. Online advertentiecampagne vanaf 17 december tot en met 13 januari. Gesprekken door de adviseurs van Leeuwendaal met kandidaten op kantoor van Leeuwendaal in Den Haag of Utrecht in de periode van 13 tot en met 21 januari 2019. De voordracht vindt plaats in de week van 21 januari 2019. 2 Selectiegesprekken bij ZGA. De vervolgprocedure bij ZGA bestaat uit een eerste en een tweede rondegesprek van maximaal vier kandidaten met zowel de selectiecommissie als de adviescommissie. Deze gesprekken vinden plaats in de week van 28 januari. Een afsluitend assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. Tevens maken een CV-check en referentieonderzoek onderdeel uit van de procedure. Het streven is de procedure medio februari 2019 af te ronden. Bij interesse ontvangen wij graag uw CV met motivatiebrief zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 13 januari 2019. U kunt uw reactie kenbaar maken via de vacature op de site www.leeuwendaal.nl. Voor nadere informatie zie tevens: www.zorggroepapeldoorn.nl. Profiel/Zorggroep Apeldoorn/Manager Facilitair/21 december 2018 11 van 11