INTEGRAAL DOCUMENT DIENSTVERLENING, HUISVESTING en VERGADERLOCATIE RAAD Versie 29 mei 2018
INHOUDSOPGAVE Inleiding 2 Wenkend perspectief 4 Vertrekpunten 4 Dienstverlening 5 Organisatieperspectief 5 Huisvesting bestuur en organisatie 6 Vergaderlocatie raad 6 De weg er naartoe 8 Organisatieperspectief 8 Huisvesting bestuur en organisatie 9 Vergaderlocatie raad 10 Evaluatie 13 Financiën 13 1
INLEIDING Voor u ligt het integraal document voor dienstverlening, vastgoed en vergaderlocatie raad. Aanleiding Op 19 februari 2018 is in de stuurgroep gesproken over een voorstel Fysieke Dienstverlening en over het aantrekken van een projectinrichter voor de huisvesting van de organisatie per 1 januari 2019. De stuurgroep heeft in die vergadering besloten een voorstel te willen waarin de organisatie van de fysieke dienstverlening, de huisvesting van de organisatie en de vergaderlocatie van de raad integraal wordt opgenomen. De raadswerkgroep Functioneren raad heeft in maart 2018 aan de Raadsgroep Herindeling een voorstel voorgelegd voor het vergadermodel waarmee de toekomstige gemeenteraad gaat werken. In dat document wordt ingegaan op de vergaderlocatie(s) van de raad. De Raadsgroep heeft ingestemd met het vergadermodel, maar het onderdeel vergaderlocatie(s) tijdelijk geparkeerd, in afwachting van nadere voorstellen daarover. Vervolgens hebben stuurgroep, griffiers en de voorzitter van de Raadsgroep gezamenlijk voorgesteld om de vergaderlocatie van de raad bij het integrale voorstel over dienstverlening en de huisvesting van de organisatie te betrekken, vanwege de samenhang tussen die onderwerpen. Dat document ligt nu voor. Proces Uitgangspunt is dat in de bijeenkomst van de Raadsgroep van 14 juni 2018 dit document, in een definitieve versie, ter besluitvorming voorligt. In de opmaat daar naartoe hebben verschillende actoren een rol gehad: de raadsgroep, de stuurgroep, de bijzondere ondernemingsraad, het secretarissenoverleg, de beoogde directie, de griffiers en de beoogd griffier voor de nieuwe gemeente. Inmiddels heeft input van deze gremia plaatsgevonden, wat geleid heeft tot deze definitieve versie van het integraal document. Opbouw van het stuk Het integraal document is als volgt opgebouwd. Eerst wordt geschetst hoe het toekomstscenario eruit ziet: wat is het wenkend perspectief per 1 januari 2025? De basis hiervoor ligt vast in reeds vastgestelde documenten. Vervolgens wordt ingegaan op de weg er naartoe: welke route lopen we vanaf 1 januari 2019 af om bij ons toekomstscenario uit te komen. Zowel bij de schets van het toekomstsscenario als van de weg er naartoe wordt ingezoomd op dienstverlening, de huisvesting van de organisatie en de vergaderlocatie van de raad. Daarnaast wordt ingegaan op de werkorganisatie: welke ontwikkeling maakt de organisatie door om op 1 januari 2025 op het wenkend perspectief uit te komen? We kiezen voor deze opbouw (waarin we van toekomst naar heden werken) omdat eerst de stip aan de horizon bepaald moet zijn voordat de route er naartoe in beeld kan worden gebracht. Terminologie In dit stuk worden verschillende termen gebruikt die een iets nadere duiding vragen. Er wordt gesproken over gemeentehuizen. De gemeentehuizen kennen (nu nog) verschillende functies: - ze zijn het portaal voor onze fysieke dienstverlening - ze zijn raadhuis in de zin van: vaste vergaderlocatie voor de gemeenteraden - de werkorganisatie voor het bestuur, de griffie en het ambtelijk apparaat zijn er gevestigd. 2
Uit het integrale document zal blijken dat in de toekomst niet noodzakelijkerwijs deze functies ook aan elkaar blijven gekoppeld. We onderscheiden in het stuk daarom: - vergaderlocatie van de raad - locaties waarop we onze dienstverlening aanbieden - de huisvesting van onze werkorganisatie Als over gemeentehuizen wordt gesproken, dan gaat het over de vier huidige gemeentehuizen als fysieke locatie (de gebouwen) en niet over de functies die daar zijn ondergebracht. Daarnaast is er de werklocatie Novatec en zijn er werklocaties voor de buitendienst. 3
WENKEND PERSPECTIEF De situatie per 1 januari 2025 Vertrekpunten De stuurgroep en de raadsgroep hebben in de afgelopen jaren meerdere documenten vastgesteld waarin het wenkend perspectief voor dienstverlening, de raad, het bestuur en de organisatie tot uitdrukking komen. Deze documenten worden hieronder kort benoemd. - Strategische visie herindelingsontwerp In de strategische visie wordt het DNA van de nieuw te vormen gemeente beschreven: Dichtbij, Nuchter en Ambitieus. Daarin komt onder mee tot uitdrukking dat we onze voorziening dichtbij de inwoner willen organiseren: in de dorpen, lokaal wat lokaal kan, met ruimte voor inwonerinitiatieven. - Contourenschets Verbindend in Beweging De contourenschets vormt de inkleuring van de strategische visie. De contourenschets gaat in op de besturingsfilosofie voor de nieuwe gemeente, de managementfilosofie, en de organisatiefilosofie. - Visie op identiteit van de raad In dit document wordt het DNA van de nieuwe gemeente vertaald naar kernwaarden voor de nieuwe gemeenteraad en opdrachtformuleringen om te komen tot (onder meer) een geschikt vergadermodel en een keuze voor een vergaderlocatie (of meerdere vergaderlocaties). - De detailstructuur In de detailstructuur voor de nieuwe werkorganisatie worden drie domeinen onderscheiden: sociaal, fysiek en ondersteunend. Binnen deze drie domeinen zijn in totaal 37 teams ondergebracht. - De visie op dienstverlening De visie op dienstverlening bevat kaders waarlangs de dienstverlening door de nieuwe gemeente wordt ingericht. Het DNA van de nieuwe gemeente en de contourenschets Verbindend in Beweging zijn daarvoor leidend. - Vergadermodel voor de raad Het vergadermodel gaat uit van ontmoetingen en dialoogbijeenkomsten dichtbij de inwoners (in de dorpen) en periodieke vergaderavonden met een plenaire raadsvergadering en twee parallelle voorbereidende vergaderingen. - Programma van eisen vergaderlocatie Dit programma van eisen is opgesteld door de raadswerkgroep Functioneren raad en bevat de ruimtelijke en facilitaire eisen die te stellen zijn aan de locatie waar de raad van de gemeente Westerkwartier vanaf 1 januari 2019 zal vergaderen. - Uitgangspunten uit de conceptvisie op Fysieke Dienstverlening Dit stuk is besproken in de stuurgroep van 19 februari en aangehouden in afwachting van het integrale voorstel. De stuurgroep heeft echter uitgesproken dat de in het document genoemde uitgangspunten worden onderschreven. 4
Daarnaast is de advisering van de bijzondere ondernemingsraad op diverse thema s (waaronder contourenschets en visie op dienstverlening) als input gebruikt. Hieronder wordt het wenkend perspectief op basis van voornoemde documenten kort samengevat. Daarbij worden dienstverlening, organisatieperspectief, huisvesting organisatie en vergaderlocatie raad onderscheiden. Dienstverlening op 1 januari 2025 We bieden onze dienstverlening in 2025 aan waar dat het meest passend is. Uitgangspunt is dat we dat maximaal decentraal doen, dichtbij onze inwoners. Dat kan de ene keer zijn op een ontmoetingsplek in het dorp of op een meer centrale plek in de gemeente, de andere keer kan dat zijn aan de keukentafel bij de inwoner thuis of bij de ondernemer in het bedrijf. Wij noemen deze plekken decentrale locaties, aansluitend bij bestaande voorzieningen. Te denken valt bijvoorbeeld aan dienstencentra, sporthallen, verzorgingstehuizen, dorpshuizen, multifunctionele centra of scholen. Daarnaast bieden we onze diensten zoveel mogelijk digitaal aan. Onze online dienstverlening komt tot uiting in zes ambities: 1. Alle gemeentelijke producten en diensten die worden aangeboden moeten ook online zijn te raadplegen en waar mogelijk aan te vragen. 2. Online dienstverlening is voor iedereen toegankelijk. Voor inwoners die minder vaardig zijn met online dienstverlening, bieden we hulp dichtbij aan. 3. Online dienstverlening wordt gepersonaliseerd aangeboden. 4. Online dienstverlening zal een steeds grotere en belangrijkere plek innemen. 5. De Berichtenbox, MijnWesterkwartier en de gemeente-app worden de kanalen om met de inwoner te communiceren. 6. We maken gebruik van nieuwe technieken en services. We werken op afspraak, zodat we de dienstverlening zo efficiënt mogelijk kunnen inrichten en daarmee kwaliteit kunnen bieden. De reden daarvoor is als volgt. De dienstverlening die nu nog op inloop-basis plaatsvindt is vooral op burgerzaken gericht. Vanwege landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld langere geldigheidsduur reisdocumenten) en digitalisering zal deze dienstverleningscomponent vanaf 1 januari 2019 aanzienlijk afnemen. De focus van de dienstverlening komt (mede daardoor) vooral op het fysieke en het sociale domein te liggen. Dat type dienstverlening leent zich veel meer voor contact op afspraak. Verder biedt het werken op afspraak aanzienlijke efficiencyvoordelen. Een permanente brede bezetting bij de balies is niet meer noodzakelijk en deze capaciteit kan worden benut om in onze dienstverlening (op afspraak) meer maatwerk te leveren. Dat betekent dat de meer centrale locaties, zoals we dat nu nog kennen in de vorm van de vier gemeentehuizen, voor onze dienstverlening niet meer nodig zijn. Als inwoners face-to-face contact willen, organiseren we dat op een voor hen passend tijdstip op een passende locatie. Daarbij houden we rekening met een veilige werkomgeving voor onze medewerkers. Organisatieperspectief op 1 januari 2025 In de contourenschets Verbindend in Beweging is een aantal uitgangspunten geformuleerd voor het wenkend organisatieperspectief: - We bieden leiderschap met menselijke maat - We vragen resultaat van onze organisatie en een ondernemende manier van werken - We werken met een platte en flexibele organisatie - We werken waar en wanneer dat passend en nodig is - Daarvoor kan een bedrijfsverzamelgebouw in beeld zijn 5
Deze uitgangspunten kunnen in twee doelen worden vertaald: 1. We organiseren ons werk dichtbij de inwoners, onder andere op de decentrale locaties zoals genoemd bij dienstverlening. We gaan erop uit en zijn zichtbaar in de dorpen. Dat betekent concreet: a. Maximale flexibiliteit in hoe we ons werk organiseren b. Plaats- en tijdonafhankelijk werken c. Goede (digitale) voorzieningen die deze manier van werken mogelijk maken 2. We vormen één organisatie. Dat betekent concreet: a. We hebben één cultuur en treden met één gezicht naar buiten. b. We hebben één centrale plek waar we ons kantoorwerk kunnen doen. Eén locatie draagt bij aan onderlinge samenwerking, de mogelijkheid om elkaar te ontmoeten en om toe te groeien naar één organisatie. Daarnaast werken we op de decentrale locaties om onze dienstverlening zo goed mogelijk te borgen. Huisvesting bestuur en organisatie op 1 januari 2025 De huisvesting van onze medewerkers vindt plaats waar dat passend is. Werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld worden verricht op de decentrale locaties, thuis, of in de centrale werklocatie, afhankelijk van de werksoort. Vanzelfsprekend vraagt de ene functie meer dat op locatie wordt gewerkt dan de andere. Een jeugdconsulent zal bijvoorbeeld meer op een decentrale locatie zijn of haar werkzaamheden verrichten, terwijl een financieel-administratief medewerker veel meer gebaat zal zijn bij een vaste werkplek op een centrale locatie. Daarnaast willen we een faciliteit hebben waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken. We maken daarvoor gebruik van één gebouw. Dit gebouw is geen gemeentehuis zoals we dat nu kennen, maar een werklocatie voor medewerkers. Het is geen locatie waar we inwoners dienstverlening aanbieden. Voor de centrale locatie is niet op voorhand één van de vier huidige gemeentehuizen in beeld. We leggen vooraf niet vast welke locatie daarvoor geschikt is. We betrekken daarin vele mogelijkheden, waaronder de huidige gemeentehuizen en ander maatschappelijk vastgoed. Zoals zal blijken uit het hoofdstuk de weg er naartoe nemen we de tijd om hier naartoe te groeien. We ondervinden werkende weg wat dichtbij inwoners werken betekent, wat digitaal werken betekent en wat plaats- en tijdonafhankelijk werken betekent. Op basis daarvan vormen we ons een goed beeld van welke voorziening we nodig hebben en hoe de inrichting van het gebouw eruit zou moeten zien. Vergaderlocatie raad op 1 januari 2025 De Raadsgroep Herindeling Westerkwartier heeft op voorstel van de raadswerkgroep Functioneren raad voor de raad van de nieuwe gemeente gekozen voor een vergadermodel waarbij: - Eén keer per 14 dagen de raad (in twee parallelle bijeenkomsten en plenair) bijeenkomt voor een vergaderavond, waarbij ook ruimte wordt gegeven aan inbreng van inwoners. Dat betekent dat: o op één avond raadsvoorstellen voorbereidend (opiniërend) worden besproken als ook o een (besluitvormende) raadsvergadering plaatsvindt. voorafgaande aan de raadsvergadering twee parallelle bijeenkomsten worden belegd (raadsoverleg ). Ook kunnen op die avond (of daaraan voorafgaand aan het eind van de middag) informatiebijeenkomsten worden belegd. - Eén keer per 14 dagen bezoeken delegaties van de raad (of de gehele raad) groepen inwoners op locaties in de gemeente om met hen in dialoog te gaan of brengen raadsdelegaties werkbezoeken aan dorpen, buurten, organisaties of ondernemingen in de gemeente. 6
Het vergadermodel is flexibel: in geval van voor een groep inwoners of een dorp belangrijk voorstel of bij een actuele kwestie wordt het betreffende raadsoverleg gepland op een locatie in het betreffende dorp. Dit vergadermodel vraagt om een vergaderlocatie met twee vergaderzalen, die beide geschikt zijn voor de parallelle bijeenkomsten en waarvan één geschikt is voor de raadsvergadering. De Raadsgroep Herindeling heeft besloten dat daarvoor een vaste locatie in beeld is. De raadswerkgroep Functioneren Raad heeft een programma van eisen opgesteld waaraan de vergaderlocatie voor de raad (de grootste vergaderruimte ten behoeve van de raadsvergadering) moet voldoen. Dat betekent in ieder geval: - 41 vergaderposities in ronde/ovale opstelling (met duaal opgestelde zitplaatsen voor wethouders) - Voldoende ruimte voor management/medewerkers, pers en publiek (in totaal 50 á 60 zitplaatsen, met mogelijkheden voor uitbreiding wanneer nodig) - Cameraposities, een geïntegreerd vergadersysteem, een stabiele internetvoorziening en technische voorzieningen voor het streamen van de vergaderingen (en beeldondersteuning bij vergaderingen) - Aanwezigheid van adequate presentatiemiddelen - Nabijheid van een tweede vergaderruimte (voor de parallelle raadsoverleg-bijeenkomsten) - Aanwezigheid (nabijheid) van voldoende mogelijkheden voor (fractie)overleg voorafgaand aan de vergaderingen en/of tijdens schorsingen Geadviseerd wordt om de keuze voor de vergaderlocatie van de raad integraal te bezien met de huisvesting van de werkorganisatie. Er kan voor een tijdelijke vergaderlocatie worden gekozen, met een perspectief voor 2025 (of een ander eerder moment). Dit betekent niet per definitie dat de vergaderruimte van de raad in hetzelfde gebouw zal hoeven te zijn gevestigd als de werkorganisatie. Wel wordt de toekomstige huisvesting van zowel de raad als van bestuur en organisatie gezien als een groeimodel. Welke mogelijkheden straks kunnen worden benut voor een optimale huisvesting is pas in beeld als we gaan werken met decentrale locaties, als we weten of de huidige gemeentehuizen wel of niet geschikt (of geschikt te maken) zijn voor de vergaderlocatie van de raad of voor de huisvesting van de werkorganisatie. In het volgende hoofdstuk wordt teruggekomen op wat dit voor de periode 2019-2025 betekent. 7
DE WEG ER NAARTOE De situatie in de periode 1 januari 2019 1 januari 2025 Dienstverlening Het verplaatsen van onze dienstverlening van vier centrale locaties naar meerdere decentrale locaties is een grote opgave, die we geleidelijk beslag willen laten krijgen. Op 1 januari 2019, bij de start van de nieuw te vormen gemeente geven we de prioriteit aan het continueren van de dienstverlening. De start van de nieuwe gemeente is, los van de ambitie om dienstverlening zo lokaal mogelijk te organiseren, al een grote opgave op zich. We willen dat onze inwoners daar geen hinder van ondervinden: onze inwoners staan voorop. De dienstverlening vindt vanaf 1 januari 2019 plaats vanuit de vier huidige gemeentehuizen, aansluitend bij de manier waarop we dat nu kennen. Ook de inwoners van Middag kunnen in de vier gemeentehuizen terecht. We ontmoeten onze inwoners op afspraak, maar creëren in het begin ook nog mogelijkheden voor een vrije inloop. In de loop van 2019 zetten we de eerste stap naar het wenkend perspectief en bouwen we de mogelijkheid van de vrije inloop af. Vanaf 1 september 2019 is onze dienstverlening alleen nog dienstverlening op afspraak, vanuit de vier huidige gemeentehuizen. Voor onze online dienstverlening maken wij gebruik van de huidige communicatievormen. De nieuwe website is daar onderdeel van, waarvoor de huidige websites als basis dienen. We maken gebruik van Sociale Media en de gemeenteapp. Ook zijn voorzieningen als MijnOverheid, de Berichtenbox in beeld. De ontwikkelingen rondom Procesgericht werken en de lancering van izaaksuite bouwen we verder uit. Binnenkort komt het Uitvoeringsplan Dienstverlening beschikbaar waarin de invulling voor fysieke dienstverlening verdere inkleuring krijgt. In de eerste twee jaren na de vorming van de nieuwe gemeente gaan we geleidelijk decentrale locaties gebruiken. We gebruiken deze beginjaren om te ervaren hoe deze decentrale manier van werken aanslaat bij onze inwoners en wat dat betekent voor onze manier van werken. Organisatieperspectief Ook het werken naar ons organisatieperspectief is een geleidelijke route. We kennen daarin de volgende fasering: 1. Continuïteit en kennismaking 2. Erop uit en éénwording 3. Balans opmaken en investeren 1. Continuïteit en kennismaking Op 1 januari 2019 ligt de focus van de organisatie op het maximaal continueren van onze producten en diensten. De vorming van een nieuwe organisatie mag, zoals hierboven al genoemd, niet ten koste gaan van dienstverlening. Daarnaast ligt het accent in de eerste periode op kennismaken en settelen. Er worden nieuwe teams gevormd, waarin mensen van zes organisaties worden samengebracht. De focus ligt eerst op kennismaking binnen de teams en op organisatiebrede kennismaking. Investeringen vinden vooralsnog eerst op digitaal niveau plaats. Directie en teamleiders werken samen met de organisatie aan de organisatieontwikkelagenda. Daar wordt overigens al ruim voor 1 januari 2019 mee gestart. In deze eerste fase maken we op een praktische manier gebruik van onze bestaande gemeentehuizen en het gebouw waar Novatec gevestigd is. 8
2. Erop uit en éénwording. Met het gebruiken van de eerste decentrale locaties (2019-2020) gaat de organisatie steeds meer naar buiten toe. Ook andere decentrale werkvormen zijn in beeld. De ontwikkelagenda voor de organisatie zal tegelijkertijd in dit stadium gericht zijn op éénwording: we worden één organisatie met een gemeenschappelijke cultuur en een ontwikkelopgave naar zelforganisatie. 3. Balans opmaken en investeren We maken de balans op of onze werkwijze aansluit bij de veranderopgaven in onze dienstverlening en bepalen vervolgens welke investeringen er nodig zijn om onze werkorganisatie optimaal te kunnen laten functioneren. Dat doen we niet te vroeg in het proces omdat we geen investeringen willen doen die we in een later stadium weer af moeten breken. In deze derde fase gaan we over naar één centrale werklocatie voor onze werkorganisatie. Huisvesting organisatie Met ingang van 1 januari 2019 wordt de organisatie logisch gehuisvest. De vier gemeentehuizen worden daarvoor benut, omdat daar ook de dienstverlening voorlopig aangeboden blijft. Ook het gebouw van Novatec in Tolbert is beschikbaar, evenals de werkplaatsen voor de buitendienst. Het gebouw waar het CJG momenteel in gevestigd is, is per 1 april 2019 niet meer beschikbaar. Er is een uitvoeringsplan opgesteld waarin de logische huisvesting met gebruikmaking van de bestaande panden een invulling krijgt. We nemen daar bedrijfsmatige aspecten als randvoorwaarden in mee. Het uitvoeringsplan is als bijlage toegevoegd. Bij het opstellen van het uitvoeringsplan zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - We streven naar een model waarbij het domein Fysiek op één plaats en het domein Sociaal op één plaats wordt ondergebracht. Het team beschut werken blijft gehuisvest op de locatie Novatec in Tolbert. Het ondersteunende domein laat zich iets gemakkelijker splitsen. Een deel van dat domein is meer op staf gericht (communicatie, bestuursondersteuning, etc) en een deel meer op ondersteuning aan de organisatie zelf (HRM, Financiën etc). De meer stafgeoriënteerde tak van het ondersteunend domein zou logischerwijs het beste ondergebracht kunnen worden bij het bestuur. - De teams krijgen een vaste plaats in een gebouw, een zogenoemde thuisbasis. Bij sommige teams is er ook sprake van vaste plaatsen per medewerkers, in andere gevallen wordt (afhankelijk van de werksoort) de mogelijkheid van flexplekken binnen een team benut. - Daarnaast worden ook, los van de teams, flexplekken ingericht. Deze flexplekken worden benut door mensen die o gebiedsgericht werken o incidenteel werken op een andere locatie dan de thuisbasis - Inzet is dat het college flexibel over de locaties aanwezig zal zijn. We houden wel rekening met een thuisbasis voor de collegeleden. Het nieuwe college bepaalt uiteindelijk hoe zij wil gaan werken. - De griffie wordt gehuisvest nabij het bestuur en de bestuursondersteuning. - Er ligt een relatie (qua ruimtebeslag) tussen de huisvesting van de organisatie en de vergaderlocatie van de raad in geval de keuze voor deze laatste valt op een locatie in één van de huidige gemeentehuizen. 9
Bij de uitwerking van het uitvoeringsplan is met het aantal beschikbare plekken rekening gehouden: Grootegast Leek Marum Zuidhorn Novatec TOTAAL 99 werkplekken 149 werkplekken 75 werkplekken 136 werkplekken 35 werkplekken 494 werkplekken Vergaderlocatie raad Voor de raad geldt een minder geleidelijke overgang naar het wenkend perspectief dan voor bestuur en organisatie, in de zin dat de eisen voor de vergaderlocatie op de korte en lange termijn hetzelfde zijn. De Raadsgroep Herindeling heeft definitief gekozen voor een vaste vergaderlocatie. Bij een keuze voor een vaste vergaderlocatie doet zich de vraag voor welke locatie daarvoor het meest geschikt (te maken) is? Hiervoor is onderzoek verricht in opdracht van de Raadwerkgroep door de ambtelijke werkgroep Vastgoed. De resultaten daarvan zijn toegevoegd als bijlage. Uit dat onderzoek blijkt dat er drie mogelijke locaties in beeld zijn voor de vaste vergaderlocatie voor de raad, binnen het aanwezige gemeentelijke vastgoed. De uiteindelijk in aanmerking komende opties voor een raadzaal zijn: I Inpandige uitbreiding van de raadzaal van Zuidhorn II Uitbouw aansluitend op de huidige raadzaal van Leek III Inrichten van het Agora-gebouw in Leek als raadzaal Op basis van de beschikbare informatie is het aan de Raadsgroep om een keuze te maken welke vergaderlocatie het meest geschikt is. De stuurgroep geeft in dit document ten behoeve van deze afweging een aantal (voornamelijk bedrijfsmatige) overwegingen mee: 1. Er is beoordeeld in hoeverre de keuze voor deze drie opties de integraliteit met dienstverlening en vastgoed in de weg staat. Als we de keuze voor een definitieve vergaderlocatie van de raad integraal met dienstverlening en huisvesting van de organisatie benaderen, dan is het niet duidelijk welke gebouwen voor het wenkend perspectief idealiter in beeld zijn. Stel dat nu al een raadslocatie in één van de bestaande gemeentehuizen wordt ingericht die ook voor de situatie na 2025 in beeld komt, dan is het maar de vraag of de rest van dat gebouw na 2025 ook optimaal benut kan worden voor andere doeleinden (huisvesting van de werkorganisatie, verhuur aan andere partijen, etc.). Dat kan leiden tot een keuze om vooralsnog een tijdelijke raadszaal in te richten, met een beperkte investering, die wel tegemoet komt aan de wensen van de raad (vaste locatie, aantal plaatsen, digitale mogelijkheden, etc.) 2. Bij de eventuele keuze voor een (vooralsnog) tijdelijke locatie is het raadzaam om te kijken naar de noodzakelijke investeringen die ervoor nodig zijn om de vergaderlocatie te realiseren. Dat zijn voor: Leek: 333.014,- tot 489.720,- Zuidhorn: 174.636 tot 206.662 Agora: 157.242 tot 188.376 10
3. Voor een tijdelijke locatie is elk van deze drie opties integraal inpasbaar in de plannen voor dienstverlening en huisvesting. Bij het uitvoeringsplan vastgoed is rekening gehouden met beschikbare ruimte voor de raad. 4. Voor de locatie in het gemeentehuis van Leek wordt opgemerkt dat deze niet per 1 januari 2019 gereed kan zijn. Mocht de Raadsgroep deze keuze maken, dan zal in de eerste periode met een tijdelijke voorziening op een andere locatie moeten worden gewerkt, waarbij nog niet wordt voldaan aan de randvoorwaarden die de Raadsgroep heeft gesteld (goed geoutilleerde ruimte). Analyse mogelijkheden realiseren raadzaal vanuit de opties I, II en III Uit de analyse blijkt dat het uitbreiden van de huidige raadzalen in Grootegast of Marum om deze geschikt te maken voor de raad van Westerkwartier vanuit kostenoverwegingen en gelet op de consequenties voor het bestaande gebouw geen aannemelijke keuze is. Deze opties kunnen derhalve in de te maken afweging buiten beschouwing blijven. Hetzelfde geldt voor het inpandig uitbreiden van de raadzaal in Leek en optie voor het realiseren van een raadzaal in De Oude Ulo. Laatstgenoemde optie blijkt bouwkundig niet, of in elk geval slechts tegen zeer hoge kosten, mogelijk te zijn. Voorts kan worden vastgesteld dat de in de analyse beschouwde (sub-)opties m.b.t de uitbreiding van de raadzaal in Zuidhorn (beperken en geen uitbreiding lichttoetreding ) en het Agoragebouw (publieke tribune niet in zaal en geen lichttoetreding) niet aantrekkelijk zijn. Er resteren na een selectie drie reëel haalbare opties voor het bestemmen van een raadzaal, die allen na (ver)bouw of herinrichting kunnen voldoen aan het Programma van eisen. Een keuze voor één van deze opties zal, gelet op de in de toekomst te maken keuzes voor de huisvesting van bestuur en werkorganisatie, een keuze voor een periode van drie tot zes jaar inhouden. Afhankelijk van de op een later te bepalen moment in deze periode (2019 2025) te maken keuzes en de opgedane ervaringen zal ook de vergaderlocatie van de raad moeten worden heroverwogen. De thans te plegen investering in een raadzaal zal te zijner tijd bij de totale heroverweging ten aanzien van de huisvesting en de toekomst van het vastgoed een rol (kunnen) spelen. Onderstaand de overblijvende opties op een rij met de voor en nadelen erbij. Opties te realiseren raadzaal na selectie Optie I : Inpandig uitbreiden van de huidige raadzaal van Zuidhorn Bij deze optie zal de huidige trouwzaal ingericht moeten worden om te kunnen dienen als vergaderruimte voor het tweede parallelle raadsoverleg. Optie II : Realiseren van een uitbouw van de huidige raadzaal in Leek Bij deze optie zal de grote vergaderruimte op de begane grond moeten worden ingericht voor het tweede parallelle raadsoverleg. Optie III : Inrichten van een raadzaal in het Agora-gebouw in Leek Op de bovenverdieping van dit gebouw kan - door het verwijderen van tussenwanden - een vergaderruimte worden gecreëerd voor het tweede parallelle raadsoverleg. Voor overleg tijdens schorsingen van raadsvergaderingen zijn zes ruimten beschikbaar. 11
Voor- en nadelen opties De voor- en nadelen van de verschillende opties worden onderstaand belicht. Voor alle opties geldt dat overleg met de brandweer moet uitwijzen welke aandachtspunten er zijn v.w.b. brandveiligheid en te treffen maatregelen met het oog op de (potentiele) aanwezigheid van veel mensen bij vergaderingen. Optie I : Inpandig uitbreiden van de huidige raadzaal van Zuidhorn Voordelen: tijdige realisatie mogelijk (bij tijdelijke voorziening voor resterende raadsvergaderingen Zuidhorn), goede parkeervoorzieningen, afzonderlijke ingang Nadelen: situering op verdieping, geen aansluitende ontvangst- en verblijfsruimte Optie II : Realiseren van een uitbouw van de huidige raadzaal in Leek Voordelen: bij nieuwbouw optimale realisatie facilitaire wensen, representatieve ontvangst- en verblijfsruimte, publieke tribune kan worden uitgebreid bij grote belangstelling (waarbij beeldondersteuning benodigd is), afdoende parkeervoorziening Nadelen: eerst medio 2019 gerealiseerd (derhalve tijdelijke voorziening op externe locatie benodigd), hogere kosten dan de andere twee opties en derhalve grotere desinvestering bij toekomstige andere keuze Optie III : Inrichten van een raadzaal in het Agora-gebouw in Leek Voordelen: tijdig te realiseren, geeft bestemming aan een leegstaand pand, goede parkeervoorziening Nadelen: solitaire raadzaal (los van een werklocatie), geen uitbreidingsmogelijkheid publieke tribune bij grote belangstelling, geen lichttoetreding Door de Raadsgroep Herindeling te maken keuze De Raadsgroep Herindeling wordt een keuze uit de drie bovengenoemde opties voorgelegd. Wanneer niet tot een breed gedragen keuze kan worden gekomen zal een tijdelijke voorziening moeten worden getroffen en de raad van Westerkwartier worden gevraagd zo spoedig mogelijk na de start van de nieuwe gemeente op basis van het Programma van Eisen en de uitgevoerde analyse van de beschikbare opties een (langdurig tijdelijke) vergaderlocatie aan te wijzen. 12
Evaluatie Eind 2020 bouwen we een evaluatiemoment in. Daarin blikken we terug op de ontwikkelingen van de eerste twee jaren. Het werken met decentrale locaties kent daarin een belangrijke plaats. Het benutten van deze locaties betekent ook iets voor de dienstverlening op de huidige gemeentehuizen. Daar waar we die meer decentraal aanbieden neemt de noodzaak voor het gebruik van de huidige gemeentehuizen af. Vervolgens biedt dat ook kansen voor het toegroeien naar één werklocatie voor de organisatie. We kijken bij de evaluatie kritisch naar wat bijdraagt aan ons wenkend perspectief en welke plannen om bijstelling vragen om daar te komen. Financiën Zoals gezegd komt er zowel voor onze dienstverlening als voor de huisvesting van de organisatie een uitvoeringsplan. Daarin komt ook een financiële doorrekening aan de orde. Daarbij is het uitgangspunt dat we het plegen van desinvesteringen tot een minimum willen beperken. De financiële gevolgen van de verschillende opties voor vergaderlocatie voor de raad zijn in beeld gebracht en verwerkt in de genoemde bijlage. De kosten voor de huisvesting van de organisatie per 1 januari 2019 richten zich vooral op de inrichting van de diverse teams en de verhuizing van medewerkers. Die kosten kunnen pas in beeld worden gebracht nadat de plaatsingsprocedure is afgerond en duidelijk is wie op welke plaats komt. 13