MS Outlook Module 0 MS Outlook, versie 2002 (UK) Nummer: 294 (20082002) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: Voorwoord; Algemene cursusinformatie; Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Opgaven Omschrijving Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp. Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer. Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen. Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt. 1
The Courseware Company Module 0 Structuurschema De structuur van de cursus MS Outlook 2002 UK is als volgt: Basisbegrippen Outlook en mail Agenda en taken Archiveren en rechten verlenen Persoonlijke voorkeuren U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen. 2
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze Cursief Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in de map 'C:\Mijn Documenten\Basis.xxx' of 'C:\Mijn Documenten\Vervolg.xxx' 1 De xxx staan voor het nummer van de cursus zoals vermeld op het titelblad. Hiermee wordt een tip, een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. " " Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens, tenzij anders aangegeven. Shift+F1 Home, Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen. Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket. 1 Of in het Engelse equivalent C:\My Documents 3
Algemene Inhoudsopgave Module 1 Basisbegrippen Outlook en mail Hoofdstuk 1 Werken in netwerken... 1-1 Bereik van netwerken... 1-1 Terminologie... 1-2 Mogelijkheden van een netwerk... 1-2 Werken in een netwerk...1-2 In- en uitloggen... 1-2 Elektronische post... 1-2 Hoofdstuk 2 Het programma starten... 1-5 Outlook starten... 1-5 Het Outlookscherm... 1-6 De mappenlijst... 1-7 De Outlook Bar... 1-7 Outlook Vandaag... 1-8 Outlook afsluiten... 1-8 Procedures... 1-8 Opgaven... 1-9 Hoofdstuk 3 Help... 1-11 Help gebruiken... 1-11 Office Assistant... 1-11 Microsoft Outlook Help... 1-12 Direct een vraag stellen... 1-15 Wat is dit?... 1-15 Detect and repair...1-16 Procedures... 1-16 Opgaven... 1-17 Hoofdstuk 4 Maken van een bericht... 1-19 Maken van een bericht... 1-19 Adresseren... 1-20 Onderwerp van een bericht... 1-21 Schrijven van een bericht... 1-21 Tekenopmaak... 1-21 Alinea-opmaak... 1-22 Spellingcontrole... 1-23 Tekst kopiëren... 1-24 Office Clipboard...1-24 Verzenden van een bericht... 1-25 Een verstuurd bericht terughalen... 1-26 De map met Drafts... 1-26 Een handtekening maken... 1-26 Een handtekening bewerken... 1-30 Gebruik van meerdere handtekeningen... 1-30 Bericht aanmaken met behulp van briefpapier... 1-31 Briefpapier maken... 1-31 Procedures... 1-32 Opgaven... 1-35 Hoofdstuk 5 Behandeling van ontvangen berichten... 1-37 Lezen van een bericht... 1-37 Beantwoorden van een bericht... 1-38 5
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Doorsturen van een bericht... 1-39 Afdrukken van een bericht... 1-41 Verwijderen van een bericht... 1-41 Bericht markeren... 1-43 Procedures... 1-44 Opgaven... 1-46 Hoofdstuk 6 Extra verzendmogelijkheden... 1-47 Ontvangst- en leesbevestiging... 1-47 Verzendtijd uitstellen... 1-49 Urgentie en gevoeligheid instellen... 1-49 Verlooptijd instellen... 1-50 Procedures... 1-51 Opgaven... 1-53 Hoofdstuk 7 Berichten met bijlagen... 1-55 Bijlagen aan een bericht toevoegen... 1-55 Beveiliging bijlagen... 1-55 Item meezenden in bericht... 1-56 Bericht met bijlage lezen...1-57 Bewaren van bijlagen... 1-58 Procedures... 1-59 Opgaven... 1-61 Hoofdstuk 8 Weergave van berichten... 1-63 Weergavemogelijkheden... 1-63 Berichten... 1-63 Berichten met Autovoorbeeld... 1-64 Op opvolgingsmarkering... 1-64 Afgelopen zeven dagen... 1-65 Gemarkeerd voor de komende 7 dagen... 1-65 Op discussieonderwerp... 1-66 Op afzender... 1-66 Ongelezen berichten... 1-67 Verzonden aan... 1-67 Berichten in tijdschaal... 1-68 Procedures... 1-68 Index... 1-69 Module 2 Agenda en taken Hoofdstuk 1 Schermonderdelen Calendar... 2-1 Map Calendar... 2-1 Dagagenda... 2-1 Werkbalk Standard... 2-3 Werkbalk Advanced... 2-3 Werkweekagenda... 2-4 Weekagenda... 2-4 Maandagagenda... 2-6 Dag/week/maand... 2-6 Day/Week/Month with AutoPreview... 2-6 Procedures... 2-7 Opgaven... 2-8 Hoofdstuk 2 Afspraken... 2-9 Afspraak maken... 2-9 Privé afspraken...2-11 Reminder... 2-11 Afspraak kopiëren... 2-12 6
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Afspraak verwijderen... 2-13 Terugkerende afspraken maken... 2-13 Terugkerende afspraken wijzigen... 2-14 Exemplaren wijzigen... 2-14 Reeks wijzigen...2-14 Weergave Active Appointments... 2-15 Categorieën... 2-16 Categorieën weergaven... 2-16 Agendadelen afdrukken... 2-17 Afdrukopties van de agenda instellen... 2-17 Procedures... 2-18 Opgaven... 2-21 Hoofdstuk 3 Vergaderingen... 2-23 Vergaderverzoek maken en versturen... 2-23 Personen uitnodigen en voorzieningen reserveren... 2-24 Afspraak in een vergadering veranderen... 2-24 Vergaderverzoek wijzigen na verzending... 2-25 Terugkerende vergadering maken... 2-25 Vergaderverzoeken beantwoorden... 2-26 Antwoorden op uw vergaderverzoek... 2-27 Groepsplanning maken... 2-28 Procedures... 2-30 Klik op de knop OKOpgaven... 2-32 Opgaven... 2-33 Hoofdstuk 4 Taken... 2-35 Weergaven van taken... 2-35 Taken maken... 2-36 Eenmalige taak maken... 2-36 Omgaan met de Takenlijst... 2-37 Taken markeren als voltooid... 2-38 Taken wijzigen...2-38 Taken verwijderen... 2-39 Terugkerende taken maken... 2-39 Regelmatig terugkerende taken maken... 2-39 Terugkerende taken op basis van voltooiing... 2-39 Terugkerende taak eenmalig overslaan... 2-40 Taakverzoek maken... 2-40 Bestaande taak wijzigen in een taakverzoek... 2-41 Taakverzoeken beantwoorden... 2-41 Procedures... 2-42 Opgaven... 2-44 Hoofdstuk 5 Evenementen en feestdagen... 2-45 Evenement maken... 2-45 Weergave Evenementen... 2-46 Jaarlijks evenement maken... 2-47 Feestdagen toevoegen en verwijderen... 2-47 Procedures... 2-48 Opgaven... 2-50 Hoofdstuk 6 Adresboeken en contactpersonen... 2-51 Soorten adresboeken... 2-51 Algemene adreslijst... 2-51 Outlook Address Book... 2-52 Personal Address Book... 2-52 Contactpersonen... 2-53 Contactpersoon maken... 2-53 Contactpersoon wijzigen en verwijderen... 2-55 Contactpersoon van hetzelfde bedrijf maken... 2-55 7
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Bericht sturen aan een contactpersoon... 2-55 Contactpersonen sorteren met behulp van velden... 2-56 Activiteiten opnemen in een journal... 2-56 Handmatig activiteiten in een journal opnemen... 2-56 Journal item koppelen aan een contactpersoon... 2-57 Notities... 2-58 Notities maken...2-58 Notitie wijzigen... 2-58 Distributielijst... 2-59 Distributielijsten maken... 2-59 Distributielijsten wijzigen... 2-61 Procedures... 2-62 Hoofdstuk 7 Case... 2-65 Index... 2-67 Module 3 Archiveren en rechten verlenen Hoofdstuk 1 Opruimen en archiveren... 3-1 Mailbox opruimen... 3-1 Archiveren... 3-2 Instellingen... 3-2 Folders en subfolders... 3-2 Folders maken... 3-2 Folders wijzigen... 3-4 Folders verwijderen...3-4 Items in een folder plaatsen... 3-5 Items in een folder kopiëren... 3-5 Zoeken naar een item... 3-5 Procedures... 3-6 Opgaven... 3-7 Hoofdstuk 2 Persoonlijke folders... 3-9 Persoonlijke folder maken... 3-9 Folders in persoonlijke folders... 3-10 Persoonlijke folder verwijderen... 3-10 Automatisch archiveren... 3-10 Automatisch archiveren instellen... 3-10 Procedures... 3-12 Opgaven... 3-13 Hoofdstuk 3 Public folders... 3-15 Public folder maken... 3-15 Items toevoegen aan een public folder... 3-15 Outlookitem aan public folder toevoegen... 3-15 Bestand aan public folder toevoegen... 3-16 Bulletin Board... 3-16 Discussie starten...3-16 Reageren op een discussie... 3-17 Discussie overzicht... 3-17 Procedures... 3-18 Opgaven... 3-20 Hoofdstuk 4 Folders delen en gebruiken... 3-21 Rechten verlenen... 3-21 Rechten nemen... 3-23 Postbus openen... 3-23 Postbus aan gebruikersprofiel toevoegen... 3-23 Procedures... 3-26 8
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Opgaven... 3-27 Hoofdstuk 5 Regels en de Out of Office Assistant... 3-29 Regels... 3-29 Volgorde van regels... 3-31 Regels verwijderen... 3-31 Out of Office Assistant... 3-31 Procedures... 3-33 Opgaven... 3-34 Hoofdstuk 6 Mail services... 3-35 Hotmail account toevoegen aan Outlook Mailbox... 3-35 Hotmail berichten lezen... 3-36 Verzenden vanuit hotmail adres... 3-37 Procedures... 3-38 Hoofdstuk 7 Case... 3-39 Index... 3-41 Module 4 Persoonlijke voorkeuren Hoofdstuk 1 Standaardinstellingen... 4-1 Voorkeuren... 4-2 Standaardinstellingen voor e-mailberichten... 4-3 Standaardinstellingen voor de calendar... 4-4 Standaardinstellingen voor tasks... 4-4 Standaardinstellingen contacts... 4-5 Standaardinstellingen voor notes... 4-5 Profiles en Services... 4-6 Berichtformaten... 4-6 Beveiligings- en encryptie opties... 4-7 Dial-up networking connectie configureren... 4-8 Procedures... 4-10 Opgaven... 4-12 Hoofdstuk 2 Verschillende weergaven... 4-13 Weergave aanpassen... 4-13 Weergave Outlook Today aanpassen... 4-13 Velden... 4-14 Sorteren met behulp van velden... 4-15 Categoriseren... 4-15 Groeperen... 4-16 Subgroepen... 4-17 Groeperen opheffen... 4-17 Filteren... 4-17 Procedures... 4-19 Opgaven... 4-20 Hoofdstuk 3 Werkbalken en menu's aanpassen... 4-21 Weergave werkbalken wijzigen... 4-21 Knoppen toevoegen of verwijderen... 4-22 Maken en bewerken van knoppen... 4-23 Bestaande knopafbeeldingen... 4-24 Afbeelding bewerken en nieuwe afbeelding maken... 4-24 Nieuwe werkbalk maken... 4-25 Menu-items verwijderen, toevoegen of verplaatsen... 4-27 Menu of menu-items verwijderen... 4-27 Menu-items toevoegen... 4-27 Menu-items verplaatsen... 4-28 9
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Procedures... 4-28 Opgaven... 4-30 Hoofdstuk 4 Off line werken... 4-31 Off line werken... 4-31 Offline mappen configureren... 4-32 Mappen synchroniseren... 4-33 Groepen mappen definiëren voor synchronisatie... 4-33 Mappen handmatig synchroniseren... 4-34 Mappen automatisch synchroniseren... 4-34 Externe mail... 4-35 Externe mail instellen... 4-35 Berichten downloaden met Externe toegang... 4-36 Procedures... 4-36 Hoofdstuk 5 Office integratie... 4-39 Manieren om gegevens te delen... 4-39 Bestanden converteren of importeren... 4-39 Gegevens plakken, insluiten of koppelen... 4-40 Importeren van Excel- of Access-bestand... 4-40 Outlook als samenvoeggegevensbestand... 4-43 Procedures... 4-45 Opgaven... 4-47 Hoofdstuk 6 Outlook en het web... 4-49 Outlook en het Internet...4-49 Een snelkoppeling naar een webpagina toevoegen aan de Outlookbalk... 4-49 Een webpagina toevoegen aan de lijst Favorieten... 4-49 Een introductiepagina toewijzen aan een map... 4-49 Outlook en nieuwsgroepen... 4-50 On line vergaderen met behulp van NetMeeting... 4-51 Een on line vergadering plannen... 4-51 Een vergaderverzoek als ical verzenden... 4-54 Bestanden delen... 4-54 Communiceren via Chat... 4-55 WhiteBoard gebruiken... 4-55 Agenda opslaan als webpagina... 4-56 Standaardadres opgeven voor informatie over vrije/bezette tijden... 4-57 Procedures... 4-58 Opgaven... 4-60 Hoofdstuk 7 Case... 4-61 Index... 4-63 10