V&O VIVA3.0 VIVA 3.0 Visite en Order CORILUS BV - PELMOLEN 20-3994 XZ HOUTEN - T 0031 (0)30 634 72 50 - F: 0031 (0)30 606 78 71 - info@corilus.nl - www.corilus.nl
Inhoudsopgave De V&O module... 2 1. Instellingen V&O rapport... 2 1.1 Visiterapport onderdelen... 2 1.2 Orderrapport onderdelen... 3 1.3 Off-label verklaring... 4 2. Redenen Visite en Order... 5 3. Aanmaken van een nieuwe Visite of Order (V&O)... 6 3.1 Nieuwe Visite... 6 3.2 Order... 9 3.3 Opties bovenin het scherm... 11 4 Switchen tussen de verschillende locaties... 12 5 Open cases tabblad... 13 6 Voltooien van een visite of order... 13 7 Bedrijfskaart... 15 7.1 Kaart... 15 7.1.1. Wijzigen van een voltooide Visitebrief... 15 7.2 Docs... 18 8 Een locatie uitsluiten van de V&O... 19 9 Geen bedrijfslocaties, geen V&O aanmaken... 19 1
De V&O module Deze module is onderverdeeld in twee delen, Visite en Order De Visitebrief is een combinatie van factuurregels, logboek regels en vrije tekst, ontwikkeld voor de landbouwhuisdieren. Op deze manier kunt u een compleet verslag van een bedrijfsvisite op de verschillende bedrijfslocaties van een veehouder maken. De Orders zijn enkel de productregels voor het afgeven/ophalen van producten voor de verschillende bedrijfslocaties van een veehouder. Daarnaast is het mogelijk om extra informatie voor bepaalde producten mee te geven, dit kunt u in het tekst vak ingeven. 1. Instellingen V&O rapport De gebruiker met de Admin rechten kan via de tegel Instellingen bepalen welke gegevens er getoond worden op het PDF rapport wat naar de veehouder gaat. 1.1 Visiterapport onderdelen U kunt per onderdeel aangeven of u dit onderdeel actief wilt hebben op het visite rapport en of het op een nieuwe pagina geprint moet worden. In de laatste kolom kunt u zelf een alternatieve naam opgeven. Zodra u hier een tekst ingeeft, zal dit op de visitebrief geprint worden. Als u Toon UDN aanvinkt, wordt het UDN van de ingelogde gebruiker vermeld op het visiterapport. 2
1.2 Orderrapport onderdelen U kunt per onderdeel aangeven of u dit onderdeel actief wilt hebben op het orderrapport of indien wenselijk het logboek. Tevens kunt u aangeven of het betreffende onderdeel op een nieuwe pagina geprint moet worden. In de laatste kolom kunt u zelf een alternatieve naam invoeren. Voert u op deze locatie wat in, zal dit op het logboek geprint worden. Over het algemeen worden alleen de logboekregels op het logboek geprint. 3
1.3 Off-label verklaring U kunt hier de tekst ingeven die op de Off-label use verklaring geprint wordt. Het is mogelijk om de officiële verklaring te kopiëren en te plakken in de tekstvakken. Off-label verklaring: Als deze optie aangevinkt staat en er is een off-label product toegevoegd aan een visitebrief of order, dan wordt er een off-label verklaring toegevoegd aan het bezoek- of orderrapport. Dupliceer off-label: Als deze optie aangevinkt staat en er is een off-label product toegevoegd aan een visitebrief of order, dan wordt er één off-label verklaring + een kopie van deze verklaring toegevoegd worden aan het bezoek- of orderrapport. Handtekening gebruiker: Als deze optie uit staat, wordt er geen handtekening getoond. Als er geen afbeelding (handtekening) is ingesteld bij de gebruikersinstellingen, wordt de naam met een stippellijn getoond. Als er wel een afbeelding is ingesteld, wordt deze afbeelding getoond op de off-label verklaring. Handtekening cliënt: Als deze optie uit staat, wordt er niet om de handtekening van de cliënt gevraagd. Er wordt qua handtekening niets getoond op de off-label verklaring. Als deze optie aangevinkt staat, wordt de handtekening van de cliënt gevraagd. De cliënt heeft nu de optie om een handtekening te zetten. o o Wordt de handtekening wel gezet dan wordt deze getoond op de off-label verklaring. Wordt de handtekening niet gezet dan wordt alleen de naam + stippellijn getoond op de offlabel verklaring. 4
2. Redenen Visite en Order Bij het aanmaken van visite en order vult u een reden in. U kunt een nieuwe reden aanmaken of een reeds bestaande reden kiezen. Dit zodat duidelijk zichtbaar wordt waarom u een bepaalde visite of order heeft aangemaakt. Dit aanmaken kunt u (als Admin) via instellingen, Admin Codelijsten Reden bezoek, (bijv. voor bespreking BBP/BGP of Stalinspectie) of Order reden. De default waarden (reeds bestaande redenen) voor een visite zijn: Visite- bezoek Visite- periodiek bezoek Visite- spoed bezoek De default waarden (reeds bestaande redenen) voor een order zijn: Order-afhaalorder Order- Bezorgdienst Order- Mee met dierenarts 5
3. Aanmaken van een nieuwe Visite of Order (V&O) Zodra u het cliënten scherm opent, ziet u het tabblad V&O. De V&O oftewel Visite en Order. Wanneer u op het tabblad V&O klikt, ziet u rechts bovenin twee opties. U kunt hier een nieuwe Order of een nieuwe Visite aanmaken. Indien u in een bedrijfslocatie aan het werk bent kunt u ook meteen een nieuwe visite of order aanmaken. U hoeft dan geen keuze meer te maken voor welke locatie. 3.1 Nieuwe Visite Kiest u voor visite, dan verschijnen er meerdere invoer velden. Allereerst kiest u de reden. Er zijn verschillende redenen voor een visite. U kunt kiezen uit de defeault of de door u evt. zelf aangemaakte reden (zoals genoemd in hfd. 2): Visite- Bezoek Visite- Periodiek bezoek Visite- Spoed bezoek Visite - BBP/BGP Visite - Stalinspectie 6
U kunt de gekozen optie standaard maken, zodat u in het geval van een volgende visite geen keuze hoeft te maken, tenzij deze afwijkend is. Daarnaast kunt u naast de visitedatum ook de afleverdatum, aankomsttijd en vertrektijd invoeren. Heeft u alles ingevoerd dan klikt u op OK. Heeft u in het vorige scherm gekozen voor alle diersoorten, dan krijgt u alle bedrijfslocaties van deze cliënt te zien. Is er maar één bedrijfslocatie gekoppeld aan deze cliënt dan wordt deze locatie automatisch geselecteerd en hoeft deze niet meer gekozen te worden. De knop wijzig locatie zal in dit geval in het scherm V&O wijzigen niet getoond worden omdat er geen andere locatie is om te kiezen. Heeft u voor een specifieke diersoort gekozen dan ziet u alleen de bedrijfslocaties met dat specifieke doeldier. U kiest de locatie en klikt op OK. In het scherm dat verschijnt, ziet u aan de linkerkant de cliënt gegevens, de V&O instellingen en de bedrijfslocatie gegevens. 7
In het tabblad tekst kunt u, uw tekst ingeven. U kunt hier ook gebruik maken van de voorgedefinieerde teksten die opvraagbaar zijn via dit icoontje. In het tabblad Med./ Beh. kunt u een medicijn of behandeling toevoegen via de rechts bovenin het scherm. Na het toevoegen van een medicijn en/of behandeling komen de geselecteerde producten in het tabblad te staan. Bij datum staat de datum van invoer. Onder beschrijving de productcode en de daarbij behorende omschrijving. Tevens staat er achter de omschrijving de kanalisatiestatus van dit product. De letter L achter de kanalisatiestatus geeft aan dat het een logboekproduct is. De letter B geeft aan dat dit product op het BBP (Bedrijfsbehandelplan) staat. 8
3.2 Order Kiest u voor order dan krijgt u de volgende invoer velden: Hier kunt u de besteldatum en de besteltijd ingeven. Tevens kiest u voor een reden van de orders. Er zijn verschillende redenen voor een order. U kunt kiezen uit de default: Order - Afhaalorder Order- Bezorgdienst Order- Mee met dierenarts Of u kiest uit de zelf aangemaakte orderredenen (zie hfd. 2) Heeft u alles ingevoerd dan klikt u op OK. Heeft u in het vorige scherm gekozen voor alle diersoorten dan krijgt u alle bedrijfslocaties van deze cliënt te zien. Is er maar één bedrijfslocatie gekoppeld aan deze cliënt dan wordt deze locatie automatisch geselecteerd. Deze hoeft niet meer gekozen te worden. De knop wijzig locatie zal in het scherm V&O wijzigen niet getoond worden omdat er geen andere locatie is om te kiezen. Heeft u voor een specifieke diersoort gekozen dan ziet u alleen de bedrijfslocaties met dat specifieke doeldier. U kiest de locatie en klikt op OK. 9
In het scherm wat verschijnt kan er meteen een product worden toegevoegd. Na het toevoegen van een medicijn en/of behandeling komen de geselecteerde producten in het tabblad te staan. Bij de datum staat de datum van aanmaak. Onder beschrijving staat de productcode en de daarbij behorende omschrijving. Tevens staat er achter de omschrijving de kanalisatiestatus van dit product. De letter L achter de kanalisatiestatus geeft aan dat het een logboekproduct is. De letter B geeft aan dat dit product op het BBP (Bedrijfsbehandelplan) staat. Wilt u extra informatie meegeven over een bepaald product, dan kunt u deze informatie in het tekstveld noteren. 10
3.3 Opties bovenin het scherm Help: hier komt u direct in de elektronische help van de V&O Instellingen: hiermee komt u in de V&O instellingen voor dit bezoek/order. Hier kunt u bijvoorbeeld alsnog een wijziging maken in de visite- en afleverdatum. De reden en diersoort kunnen niet meer gewijzigd worden. Kies een locatie: hiermee kunt u een andere locatie kiezen. Het is mogelijk om continu te wisselen tussen de locaties die aan dit bezoek (of order) vastzitten. Zodra u op een andere locatie klikt ziet u direct de info in het scherm erachter veranderen. Als u weer terug gaat naar de locatie waar u al wat ingevoerd heeft, ziet u dat gelijk staan en kunt u weer verder. Bedrijfskaart: hiermee wordt de bedrijfskaart van de actieve locatie geopend, waar u de bedrijfskaart, dossiers, de V&O en Docs kunt inzien. Ook kunt u hier een To Do aanmaken of een eerder aangemaakte to do inzien. Voltooien: bent u klaar met het invullen bezoek/order dan klikt u op voltooien. Alle ingevoerde producten en/of teksten binnen deze V&O worden dan tegelijk gesloten. Bij het afsluiten van een bezoek/order kunt u kiezen uit; nieuwe afspraak, weergeven of e-mail of print Logboeklabels. Sluiten: hiermee sluit u de V&O module en wordt de order of visite geparkeerd, zodat u deze later kunt voltooien. 11
4 Switchen tussen de verschillende locaties Klikt u op de knop Kies een locatie boven in het V&O scherm dan krijgt u onderstaand scherm te zien. In de derde kolom ziet u extra informatie staan. 3 49.95, betekent dat er 3 producten en/ of handelingen zijn ingevoerd met een totaal bedrag van 49.95 Koe nr. 221 loopt kr, dit is het eerste stukje van de tekst die u heeft ingevoerd in het tekstvak, zodat u gemakkelijk kunt zien wat er op welke locatie is ingevoerd. U kunt in dit scherm op een andere bedrijfslocatie klikken en dan kiezen voor OK. Op dat moment krijgt u het V&O scherm te zien voor de gekozen locatie. 12
5 Open cases tabblad In het tabblad Open cases ziet u, naast de openstaande offertes ook, alle openstaande visites en orders. Er is in dit tabblad een filter zodat u gemakkelijk kan filteren op visites, orders of beide. 6 Voltooien van een visite of order Heeft u alle producten ingevoerd, dan kunt u d.m.v. voltooien de visite of order afronden. Wanneer u bijvoorbeeld binnen 1 visite of order voor 2 locaties een product of tekst open hebt staan en u klikt op voltooien worden er in één keer twee PDF rapporten aangemaakt. Voor elke locatie één. Als u kiest voor weergeven dan zal het volgende scherm naar voren komen. U kunt hier de afzonderlijke visitebrieven/orderformulieren weergeven/printen of e-mailen. 13
Ook kunt u de visitebrief of order mailen naar de veehouder. Zodra u het Sla e-mail scherm over heeft aangevinkt, wordt de visitebrief of order meteen gemaild. U krijgt dus niet meer de mogelijkheid om het e-mailadres aan te passen of een extra bijlage toe te voegen. Heeft u dit veld niet aangevinkt dan krijgt u onderstaand scherm in beeld. Hier heeft u nog de mogelijkheid om een e-mailadres te wijzigen of de tekst aan te passen welke mee verzonden wordt. Onder het tabblad Docs en Praktijkdocumenten kunt u eventueel nog een extra document toevoegen om mee te sturen. (Bij Docs bevinden zich de documenten van de locatie en onder Praktijkdocumenten de documenten die bij praktijkinstellingen zijn geselecteerd) 14
7 Bedrijfskaart 7.1 Kaart Als u in V&O de visite of order heeft voltooid, komt dit als volgt op de bedrijfskaart te staan: Onder de tab kaart kunt u zien wat er in een bepaalde periode bij deze locatie gebeurd is. In de kolom Beschrijving ziet u het type visite of order, een deel van de ingevoerde tekst en de producten en/of handelingen die u heeft toegevoegd. In de kolom Mdw ziet u wie het product heeft afgegeven. Bij de kolom (Ex) wordt het totale bedrag excl. Btw getoond. Rechts ziet u nog een drietal icoontjes, die u kunt gebruiken om Tekst, een Protocol of een lab. uitslag toe te voegen. 7.1.1. Wijzigen van een voltooide Visitebrief Met het icoontje komt u in de wijzig modus voor een voltooide visitebrief. U krijgt een overzicht van de tekst en de gebruikte producten. Wilt u deze visitebrief weer openzetten kunt u dat doen d.m.v. Storneren. Deze optie vindt u rechtsboven in het scherm. 15
Na storneren komt u in het scherm waar u de visitebrief kunt wijzigen of Verwijderen. Met wijzigen kunt u de tekst en de producten aanpassen. Daarna kunt u deze weer voltooien. De veehouder kan in dit geval twee visitebrieven ontvangen, de onjuiste en de juiste. Let op: Bij storneren wordt de gehele V&O weer opengezet, dus indien er meerdere locaties zijn opgenomen in de V&O, dan zullen alle locaties weer openstaan, tot het geheel opnieuw voltooid wordt. Factuurregels kunnen alleen worden aangepast als deze nog niet zijn gefactureerd en nog niet naar vetcis zijn verstuurd! U krijgt daar een melding van: 16
17
7.2 Docs Onder de tab Docs ziet u alle afgesloten bezoekrapporten. Eventueel kunt u deze nogmaals printen door op het woord bezoekrapport te klikken. Via Uploaden kunt u nog een bestand van uw computer uploaden. D.m.v. de knop Tag (een zgn. label) kunt u een bestand taggen (aan een groep toevoegen zodat u daar snel op kunt filteren via selecteer een tag in de rechter bovenhoek). Bij Nieuw kunt u een nieuw tekstbestand maken op dezelfde manier zoals u dat in Word gewend bent. Als u klikt op E-mail dan opent er een nieuw scherm waar, de tekst die u wilt verzenden kunt in geven. Een default tekst kan de admin instellen via Instellingen / Admin / E-mails / Document bedrijfslocatie. U kunt in dit scherm de tekst nog aanpassen als u dat zou willen. U kunt hier ook werken met voor gedefinieerde teksten via de knop. Via de tab Docs kunt u de bestanden bijvoegen die verzonden moeten worden. D.m.v. een linker muisklik selecteert u het bestand. Als de bestandsnaam groen is dan is het geselecteerd en zal het verzonden worden. U ziet halverwege het scherm in de blauwe balk hoe groot de mail is met de bijgevoegde bestanden. Via de tab Praktijk documenten kunt u algemene documenten toevoegen. Ook kunt u via Uploaden (links onder in het scherm) nog een bestand van uw computer uploaden. D.m.v. de knop Tags toekennen kunt u een bestand taggen (aan een groep toevoegen zodat u daar snel op kunt filteren via selecteer een tag links onderin). 18
8 Een locatie uitsluiten van de V&O U kunt een bedrijfslocatie uitsluiten voor de V&O module. Dit kunt u doen bij de instellingen voor de bedrijfslocatie. Als deze optie aangevinkt staat, kan de desbetreffende locatie niet meer gekozen worden bij het aanmaken van een visite of order. 9 Geen bedrijfslocaties, geen V&O aanmaken Als de cliënt geen bedrijfslocaties heeft, is er geen mogelijkheid om een nieuwe visite of order aan te maken. 19