Uitvaartadvies op afstand Gebruikershandleiding Versie : 1.0 Datum : maart 2016
Inhoudsopgave Pagina 1. De voordelen van Uitvaartadvies op afstand 3 2. Aan de slag met Uitvaartadvies op afstand 4 2.1. Inloggen 4 2.2. De knoppen 4 2.3. Klant uitnodigen 5 2.4. Webcam starten 5 3. De voorbereidingen 6 3.1. Instellingen 6 3.2. Uploaden van het dienstverleningsdocument 6 3.3. Tabs en navigeren 7 4. Tab: Inleiding 8 5. Tab: Adviesgesprek 9 6. Tab: Kosten 10 12 7. Tab: Persoonlijke gegevens 13 8. Tab: Het risico 14 9. Tab: Oplossingsrichtingen 15 10. Tab: Risicobereidheid 16 11. Tab: Verzekeren 17 18 12. Tab: Advies 19 13. Tab: Uitvaartwensen 20 14. Ondertekenen 21 23 15. Tips 24-2 -
1. De voordelen van Uitvaartadvies op afstand U geeft uw klanten graag een goed en compleet advies, dus ook een advies over de financiering van uitvaartkosten. Het geven van (uitvaart)advies gebeurt waarschijnlijk nog hoofdzakelijk via een persoonlijk gesprek of via de telefoon. Maar u biedt uw klanten graag iets extra s en heeft er daarom voor gekozen om ook Uitvaartadvies op afstand aan te bieden. Hieronder sommen wij graag nog even een aantal voordelen op van Uitvaartadvies op afstand. U kunt uw klanten vaker spreken én zien. Ook klanten met een lage polis dichtheid krijgen uw aandacht én een persoonlijke aanpak. Met het aanbieden van de uitvaartadviesmodule onderstreept u het innovatieve karakter van uw kantoor. De uitvaartadviesmodule past in de maatschappelijke trend van digitalisering. U komt overtuigender over dan in een telefoongesprek. De klant kan u immers ook zíen en u kijkt beide naar hetzelfde beeldscherm. De uitvaartadviesmodule wordt door klanten uit verschillende doelgroepen gebruikt (jong, middelbaar, senior). U kunt nog efficiënter werken. De klant wil zelf kunnen kiezen op welke wijze hij contact met u heeft. Met de uitvaartadviesmodule geeft u uw klanten een extra contactmogelijkheid. U én uw klant hebben niet te maken met reistijd (milieubewust) en hebben altijd alle documenten bij de hand. Uw klant hoeft geen software te installeren. - 3 -
2. Aan de slag met Uitvaartadvies op afstand Wij leggen u graag uit hoe Uitvaartadvies op afstand werkt. Hierna leest u stap voor stap wat u moet doen en welke mogelijkheden de tool biedt. 2.1. Inloggen Ga naar www.finly.nl en vul daar uw e-mailadres en wachtwoord in. Klik op de knop Inloggen. 2.2. De knoppen U bent nu op de startpagina. Rechtsboven, onder uw logo, ziet u de sessiecode. Daaronder staan acht knoppen: d 1. Webcam: webcam starten en webcam sluiten. 2. Startpagina: u gaat terug naar de startpagina. 3. Ga naar URL: hiermee kunt u naar alle mogelijke websites navigeren. 4. Document tonen: bestanden uploaden en aan de klant laten zien. 5. Historie: u bekijkt de pagina s waarin u tijdens de sessie bent geweest. 6. Klant invoer: hiermee geeft u rechten aan de klant. De klant kan zijn eigen gegevens invoeren waarbij u kunt meekijken. 7. Privacymodus: het scherm van de klant wordt grijs. Hij kan nu niet meekijken. 8. Beëindig sessie: hiermee beëindigt u de sessie. - 4 -
2.3. Klant uitnodigen Uw klant kan meekijken (schermdelen) met uw sessie door de sessiecode in te vullen op www.schermdelen.nl Uw klant heeft geen acht, maar drie knoppen tot zijn beschikking. Dit zijn: 1. Ga naar URL: de klant kan een website voorstellen. U krijgt deze als suggestie en als u de URL aanklikt, komt de website in beeld. 2. Document tonen: de klant kan een bestand uploaden. U krijgt deze als suggestie en als u het bestand aanklikt, komt het in beeld. 3. Beëindig sessie: hiermee beëindigt de klant de sessie. 2.4. Webcam starten Als u klikt op de knop Webcam rechts bovenin, verschuift het scherm en wordt het videobeeld zichtbaar. U ziet vervolgens drie knoppen: a b c a) Geluid aan/uit zetten. b) De positie van het webcambeeld naar links verplaatsen. c) Het webcambeeld full screen maken. Door nogmaals op de knop Webcam te klikken, verdwijnt het videobeeld weer. - 5 -
3. De voorbereidingen 3.1. Instellingen Door op het icoontje Uitvaartmodule te klikken in het startscherm, kunt u het Uitvaartadvies op afstand met uw klant starten. Klik vervolgens op het icoontje voor instellingen rechts bovenaan. Hier kunt u twee tekstblokken invoeren én uw dienstverleningsdocument uploaden. U kunt een standaardtekst invoeren voor de Kosten van uw advies (tab drie) en voor Advies (tab negen). U kunt tijdens het doorlopen van de uitvaartadviesmodule de tekst altijd nog aanpassen aan de specifieke situatie van uw klant. De huidige tekst die standaard is ingevoerd bij tab drie Kosten luidt: De kosten van het adviesgesprek zijn eenmalig 50. U kunt deze kosten betalen via automatische incasso. Als uit het advies blijkt dat u een (aanvullende) verzekering nodig heeft om later de kosten van de uitvaart te kunnen betalen, kunnen wij een (aanvullende) verzekering voor u afsluiten. De eenmalige kosten hiervoor zijn 25. Daarna betaalt u 2,50 per maand tijdens de looptijd van de verzekering. Voor dit bedrag kunt u op elk gewenst moment gebruikmaken van onze diensten. Daarnaast nemen wij zelf regelmatig contact met u op om te kijken of uw verzekering nog steeds past bij uw uitvaartwensen. Tip: Het is raadzaam om niet alleen iets over de kosten op te nemen, maar ook één of enkele alinea s op te nemen uit uw dienstverlenings-overeenkomst.. Beschrijf kort de werkzaamheden die u wel en niet uitvoert en de wijze waarop uw klanten voor uw dienstverlening kunnen betalen. Op het moment dat uw klant het advies ondertekent, geven ze ook akkoord op de betaling en de diensten die u levert. De huidige tekst die standaard is ingevoerd bij tab negen Advies luidt: Wij hebben samen uw situatie en wensen in kaart gebracht. Gezien uw persoonlijke uitvaartwensen, de bijbehorende inschatting van de kosten en de beschikbare financiële middelen adviseren wij u om de uitvaartkosten te verzekeren. Monuta biedt haar verzekeringen aan tegen een aantrekkelijke premie en uitstekende voorwaarden. Daarom kunt u het beste een verzekering afsluiten bij Monuta. 3.2. Uploaden van het dienstverleningsdocument (u hoeft dit maar één keer te doen) Voordat u het dienstverleningsdocument kunt uploaden, moet deze worden geïmporteerd in de uitvaartadviesmodule. Dit gaat als volgt: - 6 -
- Klik op het icoontje (wolkje) links bovenin en vervolgens op Bestand kiezen - Navigeer op uw computer naar de plek waar uw dienstverleningsdocument (DVD) staat en klik op Openen - Adobe Reader opent zich en uw (pdf) DVD is zichtbaar. Sluit dit scherm vervolgens met het kruisje rechts bovenin af. Nu kunt u het document uploaden. - Ga nu terug naar het icoontje van de steeksleutel rechts bovenaan en klik op Instellingen - Klik op Browse en ga vervolgens met de scrollbalk naar beneden en selecteer de shortcut Uw Finly Bestanden. Hier ziet u uw DVD die u zojuist heeft geüpload. - Selecteer de DVD en klik op Open. - Klik op Upload DVD, dan op OK en vervolgens op Opslaan en sluiten en als laatste nogmaals op de knop OK. 3.3. Tabs en navigeren Via tien verschillende tabs kunt u uw klant een goed en professioneel uitvaartadvies geven. Niet het product (de uitvaartverzekering), maar de behoefte van uw klant staat centraal. U kunt uw klant inzicht geven in de manier waarop hij de uitvaartkosten kan financieren. U doorloopt de tien tabs en legt voor uw klant én uzelf alles vast in een rapport. - Via de knoppen Vorige stap en Volgende stap kunt u de uitvaartadviesmodule doorlopen. Als u tijdens een advies een totaal nieuw advies wilt starten, bijvoorbeeld omdat u een vergissing hebt gemaakt, druk dan op de knop Nieuw advies onderaan de pagina. - 7 -
4. Tab: Inleiding In dit eerste tabblad kunt u uw klant duidelijk maken waarom het belangrijk is om de uitvaartkosten inzichtelijk te maken. Iedereen krijgt namelijk een keer te maken met deze kosten, het moment waarop dit gebeurt, is alleen niet bekend. U kunt verwijzen naar het GfK-onderzoek onder ruim 55.000 Nederlanders (mei 2015). Daarin is de volgende vraag gesteld: Stel dat u wordt geconfronteerd met een uitvaartnota van 8.000. Kunt u deze nota binnen 30 dagen voldoen aan de uitvaartonderneming? Bijna 30% van de respondenten geeft aan de nota niet (op tijd) te kunnen betalen. Nog eens 12% kan het ook niet betalen, maar weet het bedrag wel op een andere manier bij elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld door het geld te lenen bij familie of vrienden. Nog eens 10% heeft geen idee of ze dat lukt. Daarnaast is ongeveer de helft van de Nederlanders in meer of mindere mate onderverzekerd. Veel mensen weten niet welk soort uitvaartverzekering ze hebben; een natura-, geld- of een combinatieverzekering. En ze weten over het algemeen niet voor welk bedrag ze zijn verzekerd. Het is dus zinvol om ook met mensen die al een uitvaartverzekering hebben een uitvaartadviesgesprek te voeren. Zo worden uw klanten niet geconfronteerd met onverwachte kosten (terwijl ze dachten voldoende verzekerd te zijn). Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 8 -
5. Tab: Adviesgesprek U wilt uw klant en zijn eventuele gezinsleden via Uitvaartadvies op afstand graag inzicht geven in de financiering van de uitvaartkosten. Op dit tabblad kunt u aangeven hoe lang het adviesgesprek ongeveer duurt en wat uw klant allemaal van u kan verwachten. In grote lijnen is dat: - U maakt uitvaartkosten inzichtelijk. - U analyseert de eventuele aanwezige financiële middelen en/of al getroffen voorzieningen/verzekeringen. - U bespreekt samen wat het risico op korte en lange termijn is, zodat uw klant een goede risicoinschatting kan maken. - U geeft aan wat de verschillende oplossingsrichtingen zijn. - Vervolgens geeft u een passend advies. - Als er een verzekering nodig is om de kosten af te dekken, dan geeft u uitleg over de beste uitvaartverzekering en de kosten (premie) daarvan. - Als uw klant de uitvaartkosten wil afdekken met een uitvaartverzekering, dan regelt u dit. - Tijdens de looptijd van de (eventuele) uitvaartverzekering kan de klant gebruikmaken van uw ondersteuning en expertise, zodat hij goed verzekerd blijft. Alle relevante informatie die tijdens het adviesgesprek besproken is, wordt vastgelegd in een uitgebreid adviesrapport. Door op de knop Uitgebreid adviesrapport te klikken, kunt u uw klant een voorbeeld tonen hoe zo n rapport er ongeveer uitziet. U kunt uw klant het rapport aan het eind van het Uitvaartadvies op afstand per e-mail toesturen, zodat hij het op een later tijdstip nog eens rustig kan doorlezen. Zo weet uw klant ook in de toekomst nog exact wat er besproken is en hoe het advies is opgebouwd. Ook u krijgt een kopie van dit adviesrapport in uw mailbox, zodat u het kunt toevoegen aan het klantdossier. Klik op de button Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 9 -
6. Tab: Kosten Op het tabblad Kosten is het belangrijk dat u niet alleen benoemt wat de kosten zijn, maar ook wat uw toegevoegde waarde is. Dus waarom de klant deze kosten betaalt. Uw voorbereiding (bijvoorbeeld op regelmatige basis een concurrentievergelijking uitvoeren), het Uitvaartadvies op afstand, het eventueel afsluiten van een uitvaartverzekering en het beheer tijdens de looptijd van de uitvaartverzekering brengen allemaal kosten met zich mee. Het is niet meer dan logisch dat u hiervoor een vergoeding ontvangt. Het tekstblok over de advieskosten heeft u waarschijnlijk al standaard ingevuld (zie paragraaf 3.1 Instellingen). Via het icoontje rechts bovenin kunt u de tekst nog aanpassen, bijvoorbeeld omdat u met een bepaalde klant een afwijkende regeling heeft getroffen. De klant heeft vervolgens de keuze om wel of geen adviesgesprek met u te voeren. Wenst uw klant géén adviesgesprek, dan vinkt u het vakje Nee aan en vult u de klantgegevens in. Tip: leg vooraf aan het uitvaartadvies alvast de klantgegevens klaar. U hoeft nu alleen nog maar te vragen of de gegevens nog correct zijn. Het is daarbij goed om bij potentiële klanten aan te geven dat het e-mailadres slechts eenmalig wordt gebruikt. Heeft u het vakje met Nee aangevinkt en de klantgegevens ingevuld, klik dan op de knop Afronden. Uw klant ontvangt vervolgens een e-mail waarin wordt aangegeven dat u uw klant graag wilt adviseren over de financiering van uitvaartkosten, maar dat de klant daar geen gebruik van wil maken. U ontvangt dezelfde e-mail voor uw eigen klantdossier. - 10 -
De tekst van de e-mail is als volgt: <Geslacht> <Voorletters> <Achternaam> <Adres> <Postcode> <Woonplaats> Datum: Betreft: Nu geen uitvaartadvies? Op een later moment bent u van harte welkom! Geachte heer Bisseling, Op 10-11-2015 hebben wij elkaar (via webcam) gesproken over de kosten van een uitvaart. Wij hebben in dit gesprek aangegeven dat de kosten voor een uitvaart hoog zijn en het verstandig is om erover na te denken of u hiervoor een verzekering wilt afsluiten. Met een verzekering voorkomt u namelijk dat uw nabestaanden later met deze kosten worden geconfronteerd. Inhoud adviesgesprek In een gesprek kunnen wij samen in kaart brengen: welke uitvaartkosten horen bij de wensen die u heeft; of er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om deze wensen te betalen, nu én in de toekomst; of het verstandig is om het financiële risico af te dekken en zo ja, welke oplossingen er hiervoor zijn. Tijdens het gesprek kunnen wij u een persoonlijk advies geven en kunnen wij voor u berekenen wat een voorziening (verzekering) kost. Ook kunnen wij dit meteen voor u regelen én begeleiden wij u in de toekomst, zodat deze voorziening blijft passen bij uw wensen en situatie. Advies op een later moment? U heeft aangegeven dat u op dit moment geen prijs stelt op een adviesgesprek over uitvaartkosten en de mogelijkheden om dit financiële risico af te dekken. Mocht u op een later moment toch een adviesgesprek wensen, dan helpen wij u graag. U kunt hiervoor telefonisch contact opnemen met een van onze medewerkers of per mail <emailadres adviseurs>. Met vriendelijke groet, <Naam adviseur> <Naam assurantiekantoor> - 11 -
Wenst uw klant wel een adviesgesprek, dan vinkt u het vakje Ja aan. U en uw klant zien dan het Dienstverleningsdocument Risico s afdekken dat u eerder al heeft geüpload (zie paragraaf 3.1 Instellingen). U kunt het Dienstverleningsdocument samen doorlopen, zoals u dat ook gewend bent tijdens een persoonlijk gesprek bij u op kantoor of bij de klant thuis. U kunt nu beginnen met het daadwerkelijke Uitvaartadvies op afstand. - 12 -
7. Tab: Persoonlijke gegevens U gaat nu daadwerkelijk het Uitvaartadvies op afstand voeren. Op dit vierde tabblad kunt u voor in totaal acht personen de gegevens invoeren. Het wisselen tussen de invoervelden gaat eenvoudig met de tab- toets op uw toetsenbord. De geboortedatum is, naast het selecteren met de muis, ook relatief eenvoudig in te voeren door gebruik te maken van de pijltjestoetsen omhoog en omlaag. U kunt er ook voor kiezen om de klant de persoonlijke gegevens (of eventueel andere zaken) te laten invoeren. Dit doet u door aan de rechterkant te klikken op de knop Klant invoer. Geen wit kader om de knop: u heeft rechten om gegevens in te voeren. Een wit kader om de knop: uw klant heeft rechten om gegevens in te voeren. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 13 -
8. Tab: Het risico Op dit tabblad kunt u per klant bepalen wat de kosten zijn van de uitvaartwensen die de persoon heeft. Ook kunt u de aanwezige financiële middelen en/of aanwezige (oude) uitvaartverzekeringen toevoegen. Met andere woorden: wat is het risico dat elke persoon loopt? Om een inschatting te maken van de uitvaartkosten kunt u gebruikmaken van twee hulpmiddelen. - De eerste is de digitale Uitvaartkostenmeter. Met behulp van deze meter kunt u de uitvaartkosten zeer nauwkeurig in kaart brengen. De uitvaartkostenmeter bevat ook een grafkostenmeter. Als iemand begraven wil worden op een bepaalde begraafplaats, dan kunt u de grafkosten exact aangeven. Opmerking: grafkosten kunnen per gemeente zeer sterk verschillen. Monuta inventariseert ieder jaar de grafkosten opnieuw voor deze grafkostenmeter. - Het tweede hulpmiddel is een Globaal overzicht uitvaartkosten. Op dit overzicht kan uw klant in één oogopslag zien wat de kosten van zijn uitvaart later ongeveer zullen zijn. Ook ziet hij op dit overzicht dat een crematie al gauw 7.500 kost en een begrafenis al gauw 10.000. Heeft uw klant al een uitvaartverzekering afgesloten? Voer dan de waarde van deze verzekering(en) in in de kolom Waarde huidige verzekering en andere middelen beschikbaar. Ook eventueel spaargeld dat uw klant wil reserveren voor de uitvaartkosten kunt u in deze kolom invoeren. Opmerking: heeft uw klant op het moment dat u hem advies geeft spaargeld om te reserveren voor uitvaartkosten, wijs hem er dan op dat dit in de toekomst anders kan zijn. Het verliezen van een baan of een onverwachte uitgave aan een kapotte auto of wasmachine kan daarvan de oorzaak zijn. In het tekstblok kunt u een korte toelichting geven op wat er is besproken over de huidige uitvaartverzekering en/of de andere beschikbare middelen. Denk aan polisnummers van de verzekeringen of bedragen die beschikbaar zijn. Deze tekst wordt in het adviesrapport opgenomen zodat hier in de toekomst geen misverstanden over kunnen bestaan. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 14 -
9. Tab: Oplossingsrichtingen Vervolgens wordt in de tab Oplossingsrichtingen grafisch zichtbaar wat het risico is per persoon. Als u met de muis over de grafieken gaat, ziet u de bedragen die u in het vorige tabblad heeft ingevoerd. Nu u de financiële risico s inzichtelijk heeft gemaakt, kunt u de mogelijke oplossingsrichtingen bespreken. 1. Niets doen Bij deze richting wordt er niet direct een oplossing geboden, maar wordt erop vertrouwd dat er in de toekomst voldoende geld beschikbaar zal zijn om de uitvaartkosten binnen 30 dagen te voldoen. 2. Spaargeld aanwenden Het reserveren van spaargeld om de uitvaartnota te voldoen, is een mogelijkheid. Het is verstandig om uw klant erop te wijzen dat het spaargeld dat nu beschikbaar is er in de toekomst niet meer hoeft te zijn. Hou er verder rekening mee dat over het gereserveerde spaargeld mogelijk vermogensbelasting moet worden betaald. 3. Verzekeren Geef onder andere aan dat men zodra de eerste premie is betaald direct verzekerd is voor het volledige verzekerde bedrag of pakket. Daarnaast heeft een uitvaartverzekering een goed rendement (bron: Consumentenbond). Veel mensen weten niet het verschil tussen een geld (kapitaal) verzekering en een naturaverzekering. Het is raadzaam om de voor- en nadelen uit te leggen van deze twee verzekeringen. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 15 -
10. Tab: Risicobereidheid Uw klant weet nu welk financieel risico hij loopt: u heeft de uitvaartkosten geïnventariseerd, de mogelijke beschikbare middelen en/of verzekeringen geanalyseerd en vervolgens de oplossingsrichtingen besproken. In principe kan uw klant nu voor zichzelf, inclusief zijn gezinsleden, de vraag beantwoorden of het financiële risico afgedekt moet worden met een uitvaartverzekering. Per persoon zijn er drie antwoordmogelijkheden: 1. Ja 2. Nee 3. Voldoende verzekerd In het toelichtingsblok kunt u aangeven waarom bepaalde personen het financiële risico eventueel niet wensen af te dekken met een uitvaartverzekering. Deze tekst wordt in het adviesrapport opgenomen, zodat hier in de toekomst geen misverstanden over bestaan. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 16 -
11. Tab: Verzekeren Op dit tabblad kunt u per persoon de premie berekenen van een Monuta uitvaartverzekering. Opmerking: heeft iemand op het vorige tabblad geantwoord dat het financiële risico niet hoeft te worden afgedekt met een uitvaartverzekering (ook omdat iemand bijvoorbeeld voldoende verzekerd is) dan wordt deze persoon uiteraard op dit tabblad niet getoond. Het is verstandig om hier aan te geven dat u op regelmatige basis (bijvoorbeeld een keer per jaar) verschillende aanbieders met elkaar vergelijkt op onder andere voorwaarden, premiestelling, betrouwbaarheid en reputatie. Monuta is uit uw vergelijk als beste uitvaartverzekeraar naar voren gekomen. Door op de knop Beste keuze te klikken, kunt u dit nog eens visueel maken. Leg uit dat de premie van een levensverzekering, dus ook een uitvaartverzekering, gebaseerd wordt op onder andere de leeftijd van een verzekerde, het verzekerde kapitaal, de looptijd en de gezondheid. De vijf gezondheidsvragen moeten hier gesteld worden, zodat u aan het eind van het gesprek eventueel meteen een verzekering kunt afsluiten voor uw klant. Toelichting per kolom Kolom Verschil: u ziet in de kolom Verschil het bedrag dat u samen met uw klant in een eerder stadium berekend heeft (verschil tussen de uitvaartkosten en de aanwezige middelen). Kolom Soort verzekering: leg hier de verschillen uit tussen de vijf Monuta uitvaartverzekeringen (op het tabblad Oplossingsrichtingen heeft u het verschil al uitgelegd tussen geld- en naturaverzekeringen) en wat indexering betekent. Benoem ook dat er bij de Uitvaart Geldverzekering een keuze is tussen een wel of niet geïndexeerde uitvaartverzekering. Door op de informatiebutton te klikken (i) worden de producten ook nog eens uitgelegd. - 17 -
Opmerking: wilt u nog eens uitgebreid geïnformeerd worden over het productassortiment van Monuta? Neem dan contact op met uw Monuta accountmanager of de afdeling Intermediair Support. Kolom Looptijd: er is een keuze tussen 65 en 85 jaar. Veel klanten weten niet wat de gevolgen zijn van deze keuze: betaling tot 65 jaar heeft een hogere premie tot gevolg dan een looptijd tot 85 jaar. Toon eventueel het verschil in premie door beide looptijden te laten zien. Kolom Verzekerd bedrag: vul hier het gewenste verzekerde bedrag in. Kolom Gezondheidsvragen: vul in deze kolom in of één van de verzekerden Ja geantwoord heeft op één of meer van de vijf gezondheidsvragen. Het antwoord wordt opgenomen in het adviesrapport, zodat u aanvullende gezondheidsvragen kunt stellen of meteen een eventuele uitvaartverzekering kunt afsluiten. Kolom Berekenen: door op de groene knop Bereken premie te klikken, worden de Monuta premies getoond. Houdt u er rekening mee dat Monuta werkt met premies op dagbasis. Dit heeft tot gevolg dat de premie op een later tijdstip hoger kan zijn. Let op! De premies kunnen afwijken voor een potentiële verzekerde als op de gezondheidsvragen met Ja is geantwoord. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 18 -
12. Tab: Advies Op dit één na laatste tabblad kunt u een persoonlijk en passend advies geven aan uw klant. De standaardtekst heeft u als het goed is al ingevoerd voordat u bent begonnen met het Uitvaartadvies op afstand (zie paragraaf 3.1). In het tekstblok kunt u deze standaardtekst aanpassen aan iedere specifieke adviessituatie. Deze tekst wordt opgenomen in het adviesrapport. Vervolgens stelt u uw klant de vraag (indien van toepassing) of u een Monuta uitvaartverzekering voor uw klant mag afsluiten. Onder het tekstblok kunt u aanvinken of uw klant dit wenst of niet. Ook dit antwoord wordt opgenomen in het adviesrapport. Daaronder vult u de klantgegevens in. Al deze velden zijn verplicht om in te vullen. Het e-mailadres is verplicht, zodat uw klant het adviesrapport via e-mail kan ontvangen. De andere klantgegevens die u of uw klant invult, komen voorop het adviesrapport te staan. Klik op de knop Volgende stap om naar de volgende tab te gaan. - 19 -
13. Tab: Uitvaartwensen Voordat het adviesrapport definitief wordt opgemaakt, is het raadzaam uw klanten te adviseren om de persoonlijke uitvaartwensen vast te leggen. Als de wensen bekend zijn, weten nabestaanden later welke keuzes zij moeten maken voor de uitvaart. Monuta biedt gratis het formulier Monuta Uitvaartwens aan. In Monuta Uitvaartwens kunnen alle uitvaartwensen worden vastgelegd. Klik op de knop Monuta Uitvaartwens en u kunt uw klant het formulier laten zien. Als uw klant één of meerdere exemplaren van Monuta Uitvaartwens wil ontvangen, dan kunt u het gewenste aantal exemplaren invullen. Er wordt een e-mail naar Monuta gestuurd waarna uw klant het aantal gewenste exemplaren ontvangt. Uw klant kan het ingevulde Monuta Uitvaartwensformulier thuis bewaren, bijvoorbeeld bij de verzekeringspapieren. Maar hij kan het formulier ook opsturen naar Monuta. De uitvaartwensen worden kosteloos in de administratie van Monuta geregistreerd. Ook als uw klant niet of ergens anders is verzekerd. Uw klant krijgt van Monuta een uitgewerkt overzicht terug. De uitvaartwensen kunnen op elk gewenst moment weer worden aangepast. Als Monuta later de opdracht krijgt om de uitvaart van uw klant uit te voeren, dan heeft Monuta de uitvaartwensen direct bij de hand. Ook als de nabestaanden de papieren niet kunnen vinden. Het adviestraject is nu afgerond en het adviesrapport kan worden opgemaakt. Klik op de knop Afronden om het adviesrapport op te maken. Let op! Als u op de knop Afronden klikt, wordt het adviesrapport direct opgemaakt. U kunt dan niet meer terug naar de adviesmodule om nog iets te wijzigen. - 20 -
14. Ondertekenen U en uw klant kunnen het adviesrapport officieel online ondertekenen. Online ondertekenen is dé manier om klantprocessen direct en efficiënt af te handelen. Met juridische rechtsgeldigheid door de echtheidskenmerken die als een soort digitale vingerafdruk het document verzegelen. Door het verzegelen is het document achteraf niet meer te wijzigen en is altijd zichtbaar op welk tijdstip de handtekening is geplaatst. Allereerst krijgt uw klant de keuze om direct of op een later tijdstip het adviesrapport te ondertekenen. Maakt uw klant de keuze om niet direct (of helemaal niet te ondertekenen), klik dan op de knop Annuleren. Het ondertekenproces wordt afgesloten en er wordt een e-mail naar uw klant gestuurd (ook u krijgt een e-mail met een link naar het adviesrapport). E-mail naar uw klant E-mail naar uw als adviseur Uw klant kan het adviesrapport vanuit de e-mail alsnog ondertekenen of helemaal niet ondertekenen als hij daar bezwaar tegen heeft. Maakt de klant de keuze om direct te ondertekenen? Klik dan op de knop OK. U komt dan in de ondertekenomgeving van Signhost. U kunt het adviesrapport nog eens samen met uw klant doorlopen. Alle gegevens die u in de uitvaartadviesmodule heeft ingevuld, ziet u in het rapport staan. - 21 -
Het rapport is nu nog niet ondertekend. Als u het adviesrapport samen met uw klant heeft doorlopen, dan klikt u op de knop Volgende. Uw klant moet zijn naam invullen en vervolgens met zijn muis (of vinger op touchscreen) een handtekening te zetten. Wanneer de handtekening niet goed is, kan de klant op Onderteken opnieuw klikken om de handtekening opnieuw te zetten. Het resultaat: een ondertekend rapport Wanneer uw klant op Ondertekenen klikt, wordt het proces afgerond. - 22 -
Er zijn wel kosten verbonden aan het laten ondertekenen van het adviesrapport: 50 stuks 75 100 stuks 120 250 stuks 295 (prijzen exclusief btw en de facturatie vindt achteraf plaats) Om de mogelijkheid tot ondertekening te bestellen, klikt u op de knop Document tonen. Klik vervolgens op het Potlood-icoontje en er verschijnt een pop-up waar u het aantal stuks kunt kiezen. Door op de knop Bevestig aankoop te klikken, kunt u direct (weer) adviesrapporten laten ondertekenen. - 23 -
15. Tips Graag geven wij u nog een aantal tips om het Uitvaartadvies op afstand tot een succes te maken. Besteed in een digitale nieuwsbrief een artikel aan de financiering van uitvaartkosten en aan deze vorm van een adviesgesprek. Neem bijvoorbeeld de animatie op die Monuta gemaakt heeft (zie www.monutawijzer.nl en zoek op het woord animatie ). Uw klanten zullen zich spontaan bij u gaan melden om op deze manier advies te krijgen. Stuur de klant voorafgaand aan het uitvaartadvies een e-mail met uitleg over het proces en het verzoek om alvast eventuele oude uitvaartpolissen te bekijken en klaar te leggen. Ook hier kunt u overwegen om de animatie in de e-mail mee te sturen. Oefen een aantal malen het Uitvaartadvies op afstand met een collega of familielid en zorg dat u de techniek goed onder de knie heeft. Leg als dit kan de klantgegevens en de eerder afgesloten uitvaartpolis(sen) klaar: zover deze bij u bekend zijn. Voornamelijk in het begin: wees eerlijk tegen de klant en geef aan dat dit voor u als adviseur ook een nieuwe werkwijze is en vraag om feedback. De klant zal zich mede-eigenaar voelen van iets nieuws. Vraag af en toe of uw klant hetzelfde scherm in beeld heeft. Zorg voor een goede houding achter het scherm en wees u ervan bewust dat u altijd in beeld bent en dat de klant alles ziet wat u doet. Kies voor een rustige achtergrond (uiteraard alleen als de webcam aan staat). Achtergrondgeluiden kunnen storend zijn. Leg bijvoorbeeld geen telefoons in trilfunctie op het bureau (dit is hinderlijk, maar kan misschien ook de verbinding storen). Vertel aan het einde van het gesprek hoe het nu verder zal gaan (sluit u een verzekering af of iets anders). Heel veel succes met Uitvaartadvies op afstand! - 24 -