Duurzaamrendementvan software Week van Kwaliteitsmanagement 3 oktober 2011 Joost Kouwenberg Agenda Wie zijn wij? Problematiekbij klanten Aanpak Reliant Consultancy Praktijkvoorbeeld Samenwerkingmet Mavim Conclusies Reliant Consultancy is als onafhankelijke adviesbureau actief in het domein informatisering en beschikt over jarenlange en aantoonbare ervaring in zowel de SW-branche, gemeentes, sportbonden als productie- en handelsbedrijven. Onze dienstverlening: Informatiemanagement Projectmanagement Risicomanagement IT-beheer(s)vraagstukken Software selectie en implementatie Procesbeheersing Reliant Consultancy combineert specifieke branche-kennis met een vernieuwende aanpak en inzet van slimme instrumenten en gaan daarbij samenwerkingsverbanden aan met diverse partijen waaronder: 1
Problematiek rondom procesmanagement Voorbeelden van klanten waar wij Mavim Rules hebben ingezet bij onze projecten: Prestaties versus normen en processen Onvoldoende inzicht in verband tussen processen en prestaties Verband tussen normen en realisatie niet inzichtelijk vanuit de processen Terwijl: Processen leidend zijn voor de prestaties Processen leidend zijn voor de betrouwbaarheid van de cijfers over de geleverde prestaties(validatie) Processen onvoldoende leidend en inzichtelijk bij selectie- en implementatie van nieuwe systemen Terwijl: Systemenondersteunend moeten zijn aan de processen van de organisatie Problematiek rondom procesmanagement Informatie- en procesparadox Organisatie van procesbeheersing onvoldoende Onduidelijkheid over proceseigenaren Onduidelijkheidover sleutelfunctionarissendie verantwoordelijkzijnvoorhet beheren van de processen Wie, wat, waarmee en wanneer niet duidelijk Taken en verantwoordelijkheden Formulierbeheer Periodiciteit Actualiteit Doel van procesvastlegging onduidelijk Voor welk doel leggen wij processen vast (intern, communicatie, certificering) Met welke diepgang leggen wij processen vast Groei systemen en data Functiegebieden, processen, intern en extern Aantal en omvang Diversiteit Snelheid ontwikkelingen Toenemende complexiteit Organisatie Infrastructuur Datamodellen Uitwisselbaarheid Aanpassingsvermogen Korte levensduur data Statisch Complex Duur Taalbarrière business en IT-afdeling Gebruik Hoogdrempelig Tijdrovend Inefficiënt gebruik Kostbaar Toenemende behoefte/eisen : Actueel inzicht prestaties en processen Tijdige ontsluiting Snel aanpassen Vooruit kijken Laagdrempelig in gebruik Gebruiksgemak Snel, tijdig en betrouwbaar Uitwisseling met partners etcetc 2
Systemen & Data Management & organisatie Organisatie Bedrijfsprestaties Processen & Procedures Mensen Cultuur & Nulmeting waarin wordt gekeken naar: De samenhangenvan processen, systemen, cultuuren bedrijfsprestaties Huidige procesbeschrijvingen Actualiteit(veranderingsgraad van de organisatie) Volledigheid(normen, verantwoordelijkheden, periodiciteit) wijze van communicatie doel Organisatie rondom procesbeheersing Te bereiken doelen en resultaten Mavimconventies (eenduidigheidin vastlegging, communicatie etc) Praktijkvoorbeeld Plateau 0 Seeing is beleeving Projectplan Plateau 1 Operationele informatie Plateau 2 Tactische informatie Plateau 3 Strategische informatie Groot SW-bedrijf met 1000 medewerkers Van productiebedrijf naar arbeidsontwikkelbedrijf Van centrale sturing naar divisiestructuur Grote diversiteitaanwerksoorten(productie, groen, detacheringen, schoonmaak, reïntegratie) ISO- en HACCP Certificering Markt enorm in verandering 1-2 weken Go 1 maand 2-3 maanden 3-6 maanden 3
Uitkomsten nulmeting Vervolg Anders gezegd: Verwachtingen Afstemming Borging Communicatie Vertrouwen Organisatie, processen en informatievoorziening was nietafgestemd op de verandering van productiebedrijf naar arbeidsontwikkelbedrijf en van centraal naar decentraal Overkoepelend project met daarin aandacht voor: Inrichten organisatie m.b.t. arbeidsontwikkeling Borgen divisiestructuur Selectieen implementatienieuwhrm en cliëntvolgsysteem In kaartbrengenvan alleprocessenrondomhrm en arbeidsontwikkeling m.b.v. Mavim Rules Opzetten informatiemodel Gestart met een drietal zaken, te weten: Opzetten conventies in Mavim Rules Neerzetten van de beheersorganisatie Ontwerpen sjabloon waarlangs diverse werkgroepen processen moeten aanleveren Werkgroepen die verantwoordelijk waren voor: Implementatiedelen van het nieuwesysteem (inclusieftraining en instructies) De gewenste informatievoorziening Het opzetten van de nieuwe processen Aanleveren van de processen via een vast sjabloon Goedkeuringvan proceseigenaren Klankbordsessie met eindgebruikers Omzetting naar Mavim Rules Bewaking van eenduidigheid en volledigheid Publicatievan MavimRules processen via intranet / communicatienaar eindgebruikers Training eindgebruikers in gebruik Mavim Rules via intranet 4
Samenwerkingmet Mavim Maar Toegankelijk Beheersbaar Actueel Eenduidig Door gehele organisatie MAVIM RULES WAS HIERBIJ NIET MEER DAN EEN HULPMIDDEL MAVIM Toegevoegde waarde Respect en duidelijkheid Creatief Vasthoudend Managen verwachtingen Maar nu staan wijaanvooravond van: RELIANT Uitrolbusiness improvement & analysis: samenwerking tussen Mavim, Reliant Consultancy en qlikview Vragen???? 5