JCI Penningmeester & Financiële Toezichthouding een handleiding

JCI Penningmeester & Financiële Toezichthouding een handleiding De boekhouding Intro Een boekhouding voeren is het opvolgen van facturen en bankrekeningen. Aankoopfacturen van leveranciers komen binnen en verkoopfacturen van klanten worden uitgeschreven. Alle transacties op de bankrekeningen leveren uittreksels op die in de boekhouding moeten komen. In JCI hanteren we een "dubbele" boekhouding. Waar er bij een enkelvoudige boekhouding enkel de inkomsten en uitgaven worden opgevolgd, worden in een dubbele boekhouding ook de aan- en verkoopfacturen opgevolgd. Door beide aan elkaar te koppelen kan alles veel beter worden opgevolgd. Voor elke beweging op de bankrekening is er een "reden" te vinden in de boekhouding. Voor elk factuur (inkomend of uitgaand) moet er uiteindelijk een beweging op de bankrekening plaats vinden. Zolang dit niet gebeurd is er een lijst van openstaande klanten en leveranciers. Kleine vzw's zijn niet verplicht om een dubbele boekhouding te hanteren. Maar het maakt de opvolging en controle van de financiën wel een stuk gemakkelijker! Bewaring & Bewijsstukken De wet schrijft voor dat de boekhouding en alle bewijsstukken 7 jaar moeten worden bijgehouden. Dit vanaf de 1e januari die volgt op de afsluiting van het boekjaar. De boekhouding zelf wordt normaalgesproken elektronisch bewaard: maak dus op het einde van elk boekjaar een back-up en bewaar dit bestand ergens apart. (Op een USB-stick, of ergens online zoals op Dropbox.) Met bewijsstukken wordt bedoeld: aankoopfacturen, verkoopfacturen, rekeninguittreksels, creditnota's; maar ook winkelbonnetjes of mails die aanleiding geven tot terugbetaling van kosten. Dit kan je ofwel elektronisch ofwel op papier bijhouden. Naast het staven van de eigen boekhouding, dienen de bewijsstukken ook voor bewijs t.o.v. derden: stel dat een JCI klant een controle van zijn boekhouding krijgt, dan moet JCI kunnen bewijzen dat zij effectief een factuur heeft opgestuurd. Maak het jezelf gemakkelijk, en houd ook alle beslissingen van de AV's en RvB's bij die betrekking hebben op de boekhouding. Dit is typisch de winstbesteding en bepaalde terugbetalingen of tegemoetkomingen aan leden. Factuur opmaak Alle uitgaande facturen moeten de volgende informatie bevatten: naam van de vzw, met inbegrip van de afkorting "vzw" (vooraan of achteraan de naam) adres van de vzw het ondernemingsnummer uit het rechtspersonenregister ("RPR") van de vzw. (Dit is identiek aan het BTW-nummer.) versie 1.0 augustus 2015 1 / 20

idem voor de klant: firmanaam + adres + BTW-nummer de vermelding "Vrij van BTW volgens art.44, 2,12e BTW-wetboek" (of gelijkaardig) Voor particulieren hoeft natuurlijk geen factuur verzonden te worden (tenzij ze dit vragen), maar het factuur zit evengoed in de boekhouding. Budget opmaak De raad van bestuur moet de begroting van het volgende boekjaar ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering. Neerleggen Kleine vzw's moeten jaarlijks hun jaarrekening neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel. (En niet zoals grote ondernemingen bij de Nationale Bank.) Vooraf moet natuurlijk de jaarrekening goedgekeurd worden. De raad van bestuur moet de jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering. Dit moet ten laatste zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar gebeuren. Belastingaangifte Aangezien een vzw geen winst maakt, is de belastingaangifte een "nul-aangifte". Hierbij worden alle vakken doorstreept en wordt de aangifte ondertekend. Als bijlage moet je dan nog de jaarrekening bijvoegen. Kijk ook na of het adres van de maatschappelijke zetel nog steeds correct is. versie 1.0 augustus 2015 2 / 20

Principes van de Dubbele Boekhouding Activa en Passiva Wanneer een boekhouding op papier wordt uitgeschreven, wordt dit gedaan a.d.h.v. twee kolommen. De linkerzijde wordt de "actiefzijde" genoemd en de rechterzijde de "passiefzijde". De activa zijn de aanwendingen van het vermogen. Dit zijn alle bezittingen en werkmiddelen. Ook het geld dat op de bankrekening staat valt hieronder. Tenslotte worden de vorderingen op klanten hier opgenomen dit zijn immers bezittingen die je zo goed als hebt (= factuur is uitgeschreven, betaling moet nog volgen). De passiva zijn de bronnen van het vermogen. Dit is het kapitaal (opgebouwd uit vroegere winsten) en alle schulden aan leveranciers of kredietverstrekkers. Een balans is steeds in evenwicht, waarmee bedoelt wordt dat de som van alle passiva steeds gelijk is aan de som van alle activa. Resultatenrekening Zolang het boekjaar loopt, wordt de winst (of verlies) uiteraard nog niet opgenomen in het kapitaal van de boekhouding. Dit gebeurt pas met de overgang naar een nieuw boekjaar. Daarnaast is het an sich ook moeilijk om de boekhouding in evenwicht te houden, want dan zouden de kosten steeds gelijk moeten zijn aan de opbrengsten! Daarom worden tijdens het boekjaar alle kosten en opbrengsten op overeenkomstige rekeningen gezet in het gedeelte dat de resultatenrekening wordt genoemd. De kosten komen op de kostenrekening die als activa wordt beschouwd. De opbrengsten komen op de opbrengstenrekening die als passiva wordt beschouwd. Jaarrekening / Gerubriceerde Balans De jaarrekening is de combinatie van de activa/passiva en de resultatenrekening. Het wordt ook wel de gerubriceerde balans genoemd, omdat hij ingedeeld is in rubrieken. Grootboekrekeningen / Rubrieken Niet alles wordt zomaar op één hoop gesmeten in de boekhouding. Er zijn verschillende rubrieken waaronder bepaalde transacties moeten worden geboekt. Die rubrieken worden grootboekrekeningen genoemd. In België is het gebruik van het genormaliseerd rekeningstelsel verplicht. Dit is opgedeeld in 7 klassen. We spreken dan ook van 1-rekeningen,, 6- en 7-rekeningen. Klasse 1: Eigen vermogen, voorzieningen voor risico's en kosten en schulden op meer dan één jaar Klasse 2: Oprichtingskosten, vaste activa, en vorderingen op meer dan één jaar Klasse 3: Voorraden en bestellingen in uitvoering Klasse 4: Vorderingen en schulden op ten hoogste één jaar Klasse 5: Geldbeleggingen en liquide middelen Klasse 6: Kosten Klasse 7: Opbrengsten Elke grootboekrekening heeft een nummer van 6 cijfers, bijvoorbeeld: versie 1.0 augustus 2015 3 / 20

130101 onbestemde reserves 440000 schulden aan leveranciers 601010 secretariaatskosten De nummers van de grootboekrekeningen kunnen min of meer zelf gekozen worden; enkel de eerste paar cijfers zijn gestandaardiseerd. Nota: in JCI gebruiken we normaalgesproken de 2- en 3-rekeningen niet: we slaan geen voorraden in, en we hebben geen vaste activa die afgeschreven moeten worden. Maak het jezelf en je opvolger ook niet moeilijker dan het al is, en blijft hier van weg, tenzij het echt moet. Debet / Credit Aangezien de balans steeds in evenwicht moet zijn, moet een transactie steeds uit 2 bewegingen bestaan: één op de actiefzijde en één op de passiefzijde. Voor één transactie moeten er dus twee grootboekrekeningen aangepast worden. Zo'n aanpassing heet debiteren of crediteren, al naargelang of het een stijging of daling is, en of de grootboekrekening aan passief- dan wel aan actiefzijde staat: Stijgen Dalen Activa (of kosten) DEBET CREDIT Passiva (of opbrengsten) CREDIT DEBET versie 1.0 augustus 2015 4 / 20

Dubbele boekhouding: voorbeelden van transacties Aankoop Stap 1: aankoopfactuur (AF) komt binnen [activa] KOST => 6-rekening [passiva] SCHULD AAN LEVERANCIER => 4-rekening Stap 2: storting gedaan en rekeninguittreksel (RU) is afgedrukt [activa] BANK REKENING (liquide middelen) => 5-rekening [passiva] SCHULD VOLDAAN => 4-rekening Door het aanmaken van een aankoopfactuur weten we dat 1) we een kost zullen hebben, maar ook dat we 2) een nieuwe schuld hebben aan de leverancier. Door de storting uit te voeren en het rekeninguittreksel in te boeken gaat 1) onze bankrekening naar beneden, maar wordt 2) onze schuld aan de leverancier voldaan. De twee bewegingen op de 4-rekening heffen elkaar uiteindelijk dus op. Maar! Het handige aan de twee stappen is dat zolang stap 2 niet gebeurd is, de schuld in het overzicht van "openstaande leveranciers" (schulden) zal terecht komen. Zo kan je perfect zien of je nog iets moet betalen. Nota: de 4-rekening is aan passivazijde om de kost aan actiefzijde in balans te houden. (In praktijk wordt de grootboekrekening 440000 gebruikt.) Verkoop Stap 1: verkoopfactuur (VF) wordt aangemaakt [passiva] OPBRENGST => 7-rekening [activa] VORDERING OP KLANT ("tegoed") => 4-rekening Stap 2: storting komt binnen en rekeninguittreksel (RU) is afgedrukt [activa] BANK (liquide middelen) => 5-rekening [activa] VORDERING GEÏND => 4-rekening Door het aanmaken van een verkoopfactuur weten we dat 1) we een opbrengst zullen hebben, en 2) dat we nu een vordering op een klant hebben openstaan. Doordat de klant vervolgens betaalt, stijgt 1) onze bankrekening en 2) is de vordering geïnd. De twee bewegingen op de 4-rekening heffen elkaar weer op, maar zolang de klant niet betaalt, komt hij wel in het overzicht "openstaande klanten" (tegoeden) terecht. Nota: de 4-rekening is aan actiefzijde om de opbrengst aan passiefzijde in balans te houden. In stap 2 is er enkel een verschuiving tussen twee actiefrekeningen, waardoor de balans sowieso in evenwicht blijft. (In praktijk wordt de grootboekrekening 400000 gebruikt.) Aankoop van goederen Het eerste voorbeeld van aankoop geldt enkel voor diensten of verbruiksgoederen. Wanneer je goederen aankoopt die moeten worden afgeschreven of die je voor langere tijd in voorraad neemt, dan mag je dit niet meteen als een kost inboeken op de 6-rekening. In plaats daarvan moet je dan een 2- of 3-rekening gebruiken. Enkel de afschrijving of de wederverkoop zelf is dan een kost. Normaalgesproken heb je dit binnen JCI niet nodig. versie 1.0 augustus 2015 5 / 20

Software-pakket ADMINd Netropolix Het softwarepakket ADMINd wordt gratis aan JCI ter beschikking gesteld via onze sponsor Netropolix. Dit dankzij de eigenaar Koen Vanlommel, past-voorzitter en senator van JCI Gheel-enthals. Contactpersonen Voor vragen i.v.m. ADMINd kan u terecht bij: boekhoudkundig: Koen Vanlommel - koen.vanlommel@netropolix.be - +32 496.52.54.99 installatie en technische vragen: Jan Vangorp - jan.vangorp@netropolix-software.be - +32 496.555.491 Back-up maken en terugzetten Maak regelmatig een back-up en bewaar die op een USB-stick of online (vb. Dropbox)! Als je computer stuk gaat of gestolen wordt ben je alles kwijt! Via het menu: Dossier => Reservekopie nemen Dossier => Reservekopie terugzetten Nota: je bent verplicht een folder te selecteren in Windows; rechtstreeks op de C-schijf (C:\) gaat niet (dan krijg je een foutmelding). Nota: je kan deze procedure ook gebruiken wanneer je bijvoorbeeld iets wilt uitproberen en dat achteraf ongedaan wilt maken. Overdracht tussen pc's Via de back-up procedure kan je de boekhouding overdragen van de ene pc naar de andere (die van de nieuwe penningmeester). Nota: je kan niet op verschillende pc's de boekhouding onderhouden! Ook niet als dit in een verschillend boekjaar is! Door een reservekopie terug te zetten, worden alle bestaande gegevens overschreven. Factuur layout Netropolix kan extra logo's toevoegen aan de verkoopfacturen. Bijvoorbeeld, het logo van je afdeling of het logo van een congres, etc. Mail naar Jan Vangorp (jan.vangorp@netropolix-software.be). Facturatiegegevens Controleer of alle gegevens van de vzw nog up-to-date en volledig zijn: Stap 1 Linker kolom: Basisgegevens => Bedrijven Zoek je eigen vzw. Controleer de naam (incl. bijvoegsel "vzw"!) en het adres. versie 1.0 augustus 2015 6 / 20

Stap 2 Menu: Dossier => Bewerken Bedrijf: selecteer uit de bedrijvenlijst je eigen vzw Ondernemingsnummer: het ondernemingsnummer/btw-nummer van de vzw Mededeling 1 in: o bvb: Inlichtingen: Naam Penningmeester gsm nummer emailadres Mededeling 2 in: o bvb: Vrij van BTW volgens art.44, 2,12e BTW-wetboek Jaarovergang Om een nieuw boekjaar te beginnen: Menu: Dossier => Bewerken; voeg onderaan nieuw boekjaar toe Menu: Dossier => Jaarovergang Linker kolom: Algemeen => Administratieve logging: hier kan je de beschrijving eventueel nog aanpassen Nota: dit moet je telkens doen nadat je in een vorig boekjaar nog wijzigingen aanbrengt! Let op dat aanpassingen in een vorig boekjaar uiteraard enkel zijn toegelaten als de jaarrekening nog niet is neergelegd! Maar tijdelijk kan je dus wel in twee boekjaren tegelijk werken: de jaarovergang betekent niet dat je in het nieuwe boekjaar alles kwijt zou zijn. Wegwijs in ADMINd De linker kolom biedt toegang tot alles wat je dagelijks nodig hebt: Basisgegevens o Bedrijven alle klanten, leveranciers, leden, sponsors, Kortom: iedereen waarvan je een factuur ontvangt of waarvoor je er één opmaakt. bedrijven die je niet meer wilt zien tijdens het aanmaken van een factuur kan je op inactief zetten: onderaan het 1e tabblad: "Aktief" uitvinken. o Grootboekrekeningen alle mogelijke grootboekrekeningen het kan handig zijn een overzicht af te printen: Basisgegevens => Rapporten: Grootboekrekeningen: hiërarchisch ook grootboekrekeningen kan je inactief maken (of weer actief) Boekingen o Aankopen aankoopfacturen aankoop-creditnota's o Verkopen verkoopfacturen verkoop-creditnota's o Financiële rekeninguittreksels (per bankrekening) o Kassa versie 1.0 augustus 2015 7 / 20

indien er met cash geld gewerkt wordt dat niet onmiddellijk op/van de rekening gaat o Diverse voor manuele boekingen ("de speciallekes") o Manuele delgingen om een factuur en creditnota elkaar te laten opheffen o Rapporten Gerubriceerde balans: de jaarrekening (om neer te leggen ter griffie en bij te voegen bij de belastingbrief) Grootboekrekeningen historiek: de volledige boekhouding; handig voor een volledig overzicht Openstaande bewegingen klanten Openstaande bewegingen leveranciers Verkopen uitsplitsing per ventilatiecode of per ventilatiecode en bedrijf Artikelbeheer o Artikels alle artikels die in een verkoopfactuur gebruikt kunnen worden Naam bankrekeningen / dagboeken Geef de bankrekeningen een duidelijke naam; dit is eens zo handig wanneer je een rapport afdrukt. Linker kolom: Basisgegevens => Dagboeken Geef je zichtrekening bijvoorbeeld de code "ZCHT" Geef je spaarrekening bijvoorbeeld de code "SPR" Nummering facturen Vrij te kiezen bij aanmaak van het allereerste factuur. Daarna loopt het automatisch op. Advies: patroon: VF56/0001 Dit bestaat uit: VF: staat voor "verkoopfactuur" (gebruik AF voor aankoopfacturen, VC en AC voor creditnota's) o dit is misschien redundant, maar in bepaalde rapporten eens zo handig 56: staat voor werkingsjaar 2015-16 o dit is belangrijk om in rapporten de facturen van verschillende boekjaren uit elkaar te kunnen houden 0001: dit deel gaat automatisch oplopen. Normaalgesproken is 9999 items meer dan genoeg Nota: het patroon kan niet meer gewijzigd worden! (Wijziging kan wel aangevraagd worden aan de technische helpdesk.) Let op: 10 karakters zijn toegelaten, maar in de rapporten is 9 karakters het maximum voor de lengte van de naam! Gebruik dus max. lengte 9. versie 1.0 augustus 2015 8 / 20

Nummering rekeninguittreksels Vrij te kiezen bij aanmaak van het allereerste rekeninguittreksel. Daarna loopt het automatisch op. Opnieuw te kiezen bij het allereerste uittreksel in januari! Advies: Patroon: 2015-001 Volg hier de nummering van de bank. Begin de nummering opnieuw in januari. Nummering artikels Artikels hebben een korte code en een lange naam. Advies: voor jaarlijks wederkerende artikels, bijvoorbeeld: o LIDG Lidgeld voor éénmalige artikels, gelinkt aan een project, bijvoorbeeld: o 5601 Deelname project 1 56: staat voor werkingsjaar 2015-16 01: staat voor 1e artikel van dat jaar zo blijft de lijst mooi gesorteerd Facturen aanmaken Nota: met Enter ga je naar het volgende veld. Registratiedatum = laatste dag van de maand Document datum = gebruik * voor automatisch de huidige datum in te vullen Bedrijfsnaam: typ een deel van de naam en druk op Enter o hier kan je nog nieuwe bedrijven aanmaken, of aanpassingen doen aan de gegevens Verkoopfactuur Selecteer een artikel Artikel Het artikel bepaalt de standaardprijs + de omschrijving op het factuur. Om een artikel te selecteren: typ de korte code + Enter, of open de lijst. Om een nieuw artikel aan te maken: druk CTRL-N. Het overzicht van alle artikels staat onder Artikelbeheer (Linker kolom). Geef het aantal in Selecteer de ventilatie code Ventilatie code De ventilatie code dient om rapporten te kunnen maken per project of per "rubriek". Normaalgesproken gebruik je een één-op-één mapping voor artikels en ventilatie codes. De indeling komt ook best overeen met de posten van het budget van het werkingsjaar. Zo kan het budget makkelijk geüpdatet worden. versie 1.0 augustus 2015 9 / 20

Om een code te selecteren: begin gewoon de naam te typen en selecteer dan het juiste item. Om de volledige lijst te zien (en aan te passen): druk CTRL-W. Om een nieuwe code aan te maken: druk CTRL-N. De lijst wordt gesorteerd op basis van prioriteit (0-9999), en dan alfabetisch. Om de lijst op te kuisen kan je oude codes prioriteit 9000 geven om ze naar onder te zetten. Advies: o o o geef de ventilatie code dezelfde naam als het artikel gebruik hiervoor ook een korte code en lange naam, gescheiden door een streepje: LIDG Lidgeld, of 5601 Project 1 zo blijft ook deze lijst overzichtelijk Aankoopfactuur Factuurnr/Ref: geef een korte beschrijving, eventueel het echte factuurnummer als dat bestaat Totaalbedrag: invullen Code BTW: niet-aftrekbaar, of: aftrekbaar en BTW bedrag op 0 laten staan (= standaard) Rekening: selecteer de juiste kostenrekening Kostenrekening Om een correct overzicht te kunnen krijgen van de verschillende kosten, is het belangrijk om de kosten te groeperen. Dit kan bijvoorbeeld per project, en volgens werkingsposten zoals AV-onkosten, secretariaatskosten, ledenbegeleiding, maandblad, website, PR, Ook hier komt de indeling het best overeen met de posten van het budget van het werkingsjaar. De rekening die je hier selecteert begint uiteraard met het cijfer 6! Een 6-rekening! Om een rekening te selecteren: typ de eerste cijfers + Enter. Om een rekening aan te maken of te wijzigen: dit kan best via Basisgegevens => Grootboekrekeningen. Hier zie je alle rekeningen hiërarchisch staan. Omschrijving: invullen Debet: dit kan je aanpassen als je het aankoopfactuur wilt opsplitsen in verschillende items Snel facturen aanmaken / Boekpatroon Om snel achter elkaar hetzelfde verkoopfactuur aan te maken voor verschillende klanten, doe het volgende: Maak het 1e factuur, maar sla nog niet op. Druk op de knop "Boekpatroon aanmaken". Geef hier een naam in + verwijder de bedrijfsnaam; bewaar. Druk op CTRL-S om het verkoopfactuur te bewaren en een nieuw verkoopfactuur op te starten (links vanonder moet staan "Venster niet sluiten"). versie 1.0 augustus 2015 10 / 20

Selecteer nu enkel een bedrijf. Druk op de knop "Selecteer een boekpatroon". Druk op CTRL-S. enz. Nota: dit kan ook voor aankoopfacturen, maar is daar minder relevant. Overzicht facturen Aankoop Via rapport "Grootboekrekeningen: historiek" krijg je een overzicht per post/commissie. Selecteer bovenaan de allereerste en -laatste 6-rekening. (Typ 6 + Enter + Enter, en, 6 + Enter + End + Enter.) Verkoop Via rapport "Verkopen: uitsplitsing per ventilatiecode of per ventilatiecode en bedrijf" krijg je overzicht van alle inkomsten per post/commissie. MAAR! Dit wil niet zeggen dat al die facturen ook al betaald zijn! M.a.w.: de kosten en opbrengsten uit die rapporten zijn nog niet gegarandeerd! Openstaande klanten/leveranciers Via rapporten "Openstaande Bewegingen: Klanten" en "Openstaande Bewegingen: Leveranciers". Rekeninguittreksels inboeken Rekeninguittreksels (RU) inboeken: Document datum = datum van laatste saldo van de rekening Nieuw saldo = huidig saldo op de rekening o dit veld dient louter ter controle: ADMINd kan zo opvolgen of je alle overschrijvingen hebt ingevoerd; zolang dit niet het geval is, kan je het venster niet sluiten. Bedrag verrichting Rekening/Bedrijf: o K => voor klant; typ (+Enter) of selecteer vervolgens een bedrijfsnaam o L => voor leverancier o A => indien de overschrijving niet aan een factuur is gekoppeld: dan kan je meteen een grootboekrekening selecteren. Document: ADMINd zal zelf een factuur voorstellen dat aan die klant/leverancier is gekoppeld. Klopt dit toch niet, dan kan je met CTRL-Q alle facturen voor dat bedrijf oproepen. Omschrijving: o indien een factuur, laat dan gewoon het factuurnummer staan o indien een grootboekrekening, geef dan een correcte omschrijving in! Bedrag: dit moet enkel aangepast worden als de storting over meerdere facturen gaat. Dan krijg je automatisch een nieuwe lijn voor het resterende bedrag. Nota: versie 1.0 augustus 2015 11 / 20

Alle bewegingen moeten ingeboekt zijn om te kunnen bewaren. Om dit te omzeilen, kan je het resterende saldo in z'n geheel boeken op grootboekrekening "499001 Wachtrekening Ontoewijsbare Verrichtingen" met als commentaar bijvoorbeeld "TODO". Doe dit zeker als je rekeninguittreksel redelijk lang is zo kun je tussentijds opslaan; in geval van een crash zou je anders helemaal opnieuw moeten beginnen. Overschrijving tussen eigen bankrekeningen Dit zal op twee verschillende rekeninguittreksels terug te vinden zijn. Voor beide overschrijvingen gebruik je "A" en selecteer je grootboekrekening "580000 Interne Overboekingen". Intresten boeken Voor een storing i.v.m. intresten op je bankrekening, bestaat er geen factuur. Hiervoor gebruik je "A" en selecteer je een 7-rekening (opbrengsten). Bijvoorbeeld, "750201 Spaarrekening Intresten". Foutieve storting Stel dat er geld op de rekening wordt gestort, dat je eigenlijk gewoon wil terugstorten. Bij het invoeren van het rekeninguittreksel (RU): zet op "499001 Wachtrekening Ontoewijsbare Verrichtingen". Maak zelf een nieuwe storting en haal bij het volgende RU het weer af van 499001. Maak regelmatig een rapport van Grootboekrekeningen: Historiek, en kijk of voor rekening 499001 het saldo op 0 staat (m.a.w., debet moet gelijk zijn aan credit); anders wilt dat zeggen dat je het geld nog niet hebt teruggestort! Nota: dit kan ook voor een annulatie van inschrijving gebruikt worden, zolang er nog geen verkoopfactuur opgemaakt is (anders moet via een verkoop-creditnota gewerkt worden). Foutief factuur Het kan zijn dat je een factuur ontvangt dat je niet wilt betalen, of dat gewoonweg fout is. In dat geval moet je de afzender contacteren en melden dat je het factuur betwist. Als de afzender akkoord gaat, dan stuurt hij jou een creditnota. De vraag rijst natuurlijk of je zo'n factuur ook opneemt in ADMINd... Om 100% correct te zijn, moet dit wel. Maar het probleem is dat als de creditnota op zich laat wachten, je een openstaande leverancier in je overzicht krijgt die je helemaal niet wil zien. Het alternatief is dus om dit enkel op papier (of digitaal) bij te houden. Hou in ieder geval bij: het oorspronkelijk factuur alle communicatie; i.h.b. de melding van betwisting de creditnota. Manuele delging Dit dient om een verkoopfactuur & -creditnota elkaar te laten opheffen, zonder dat een transactie op de bankrekening heeft plaatsgevonden. versie 1.0 augustus 2015 12 / 20

Dit is typisch voor een annulatie van inschrijving waarvoor nog niet betaald was. (Inderdaad: indien het wel al betaald was, dan wordt met het 1e RU het factuur voldaan, en wanner je het geld terugstort, wordt met een volgend RU de creditnota voldaan.) Selecteer de klant (of leverancier), en selecteer vervolgens het factuur en de creditnota die elkaar moeten opheffen. Cash ontvangsten/winst Als je een kassa met cash geld bijhoudt, of als het cash geld om één of andere reden niet meteen op de bankrekening terecht komt, dan kan je dit ook in ADMINd opvolgen. Dit is met name noodzakelijk als dit op het moment van een boekjaarovergang het geval is. maak KASSA boeking: zet geld op grootboekrekening "700100 cash opbrengsten" o nota: komt automatisch op "570000 kassa" zet nadien het geld op de bankrekening. Bij het invoeren van het RU: boek het geld op "580000 Interne Overboekingen" (positief bedrag) maak een 2e KASSA boeking: zet geld op 580000 (negatief bedrag) o nota: gaat automatisch uit "570000 kassa" Pro-rata lidgeld aanrekenen Een kandidaat-lid dat toetreedt, betaalt (in sommige afdelingen?) zijn lidgeld pro-rata naargelang het jaar gevorderd is. Met een verkoopfactuur is dit gemakkelijk te doen: selecteer het artikel "kandidaat-lidgeld", met het standaard tarief vul als hoeveelheid een kommagetal in; bijvoorbeeld: 0,7 voor 70% van het kandidaatlidgeld. Wanneer een kandidaat-lid een officieel lid wordt, dan moet hij (in sommige afdelingen?) zijn lidgeld bijpassen naar het volwaardige tarief. Het idee is dus dat hij het betaalde kandidaat-lidgeld voor de resterende periode terugkrijgt, maar in de plaats daarvan het volwaardige lidgeld voor de resterende periode betaalt. Doe dit ook met een verkoopfactuur: selecteer het artikel "kandidaat-lidgeld", met het standaard tarief vul als hoeveelheid een NEGATIEF kommagetal in; bijvoorbeeld: -0,7 om 70% van het kandidaat-lidgeld terug te krijgen. selecteer een 2e artikel "lidgeld" vul als hoeveelheid hetzelfde kommagetal in, maar nu met een POSITIEVE hoeveelheid, bijvoorbeeld +0,7 om 70% van het lidgeld bij te betalen. het factuur zal automatisch het te betalen bedrag bevatten. Nummering grootboekrekeningen De grootboekrekeningen volgen het genormaliseerd stelsel. Dit legt echter enkel de hoogste niveaus vast, detailrekeningen kunnen zelf aangemaakt of aangepast worden. De huidige nummering: Basisgegevens => Rapporten => Grootboekrekeningen Hiërarchisch. versie 1.0 augustus 2015 13 / 20

Inkomsten (verkoop facturen): alles komt automatisch op "700030 Verkopen 0% BTW" (Vandaar ook weer dat een goede ventilatiecode belangrijk is om op dat niveau de zaken te kunnen opsplitsen!) Uitgaven (aankoopfacturen): boeken op 61xxxx en 62xxxx. Hernummeren Na verloop van tijd kan het nodig zijn om de hiërarchie wat op te kuisen. Vooral voor de 6- rekeningen kan dit nodig zijn. Een grootboekrekening een ander nummer geven kan; de enige consequentie is dat dit voor de afgelopen boekjaren ook van toepassing is. (Stel dat je opnieuw de gerubriceerde balans opvraagt, dan bevat die nu de nieuwe nummering.) Een mogelijke aanpassing is om het 3e of 4e cijfer van de rekening op "9" te zetten zodat het achteraan in de lijst komt, terwijl het toch nog enigszins herkenbaar is. Gebruik van een fonds / tegemoetkomingen aan leden Sommige afdelingen voorzien tegemoetkomingen aan leden, bijvoorbeeld voor het volgen van trainingen of voor het bijwonen van een congres. Dit is niet echt een "aankoop" van een "leverancier". Je kan in dit geval de overschrijving doen zonder een aankoopfactuur aan te maken. Het andere verschil zit hem in de oorsprong van de middelen om deze betalingen te doen: zitten de tegemoetkomingen in het budget van het werkingsjaar? In dit geval worden de kosten opgenomen in de resultatenrekening, en dus in de winst/verlies van het boekjaar. worden de tegemoetkomingen betaalt via een fonds (opgebouwd uit historische winsten)? In dit geval is de enige kost het afbouwen van het fonds; er is dus geen boekhoudkundige kost die meetelt in de winst/verlies. (Het fonds heeft zijn eigen 1-rekening: een vermogen.) Tegemoetkoming uit budget Maak de overschrijving op de bankrekening naar het JCI-lid. Bij het inboeken van het RU: boek het bedrag rechtstreeks op een 6-rekening. M.a.w.: het is een onmiddellijke kost. Tegemoetkoming uit fonds Indien het fonds op een aparte (spaar-)rekening staat: schrijf het benodigde bedrag over naar de zichtrekening. (Zie hoger hoe dit moet ingeboekt worden.) Maak de overschrijving van de zichtrekening naar het JCI-lid. Bij het inboeken van het RU: boek het bedrag rechtstreeks op een 1-rekening. M.a.w.: het geld gaat van de bankrekening + het geld gaat van het eigen vermogen (het fonds). Winst/verlies-besteding Hier zijn twee stappen: In het huidig boekjaar is er een resulterende winst of verlies. o Als je niets doet, zet ADMINd dit in het nieuwe boekjaar automatisch op "499000 - Wachtrekeningen". Dit is de simpelste manier. versie 1.0 augustus 2015 14 / 20

o De boekhoudkundig 100% correcte manier is om als allerlaatste boeking in het huidige boekjaar de winst (resp. verlies) te boeken op een oneigenlijke kosten- (resp. opbrengsten-) rekening: 693000 Over Te Dragen Winst, of 793000 Over Te Dragen Verlies. Dit, via een DIV-boeking met als tegenrekening 140000 Overgedragen Winst (resp. 141000 Overgedragen Verlies). Deze manier geeft aan dat er boekhoudkundig gezien geen winst is, wat als vzw de bedoeling is. Trek de gerubriceerde balans om het winstbedrag te zien. Maak dan een DIV boeking tussen 693000 en 140000 (resp. 793000 en 141000). Trek opnieuw de gerubriceerde balans: de winst moet nu op 0 staan. In het nieuwe boekjaar moet de winst op de gewenste 1-rekening(en) worden gezet. (Of het verlies van de desbetreffende 1-rekening(en) worden afgehaald.) Welke rekeningen/posten dit zijn, is een beslissing van de AV. o Als je de simpele manier gebruikt, moet je een DIV boeking doen tussen 499000 en de 1-rekening(en). o Als je via de oneigenlijke kosten/opbrengsten manier werkt, moet je een DIV boeking doen tussen 14x000 en de 1-rekening(en). o Vergewis je er alleszins van de 499000 en/of de 14x000 rekening op 0 komt te staan! (Trek de gerubriceerde balans in het nieuwe jaar en verifieer dat deze rekeningen er niet in voorkomen.) Nota: de 1-rekening(en) zijn normaalgesproken 13xxxx. Deze duiden de vermogens aan in de vorm van onbestemde reserves enerzijds, en bestemde reserves in de vorm van fondsen of andere doeleinden anderzijds. Factuur gemaakt = winst/verlies gemaakt Boekhoudkundig gaat men ervan uit dat facturen uiteindelijk betaald zullen worden. Van zodra je dus een factuur aanmaakt in de boekhouding, wordt dit meegeteld in de winst/verlies. Dit, onafhankelijk van of het nu reeds betaalt is of niet. Dit geldt zowel voor aankoop als verkoop. De openstaande klanten en leveranciers blijven in het nieuwe boekjaar gewoon zichtbaar. En je kan in het nieuwe boekjaar facturen van een vorig boekjaar gebruiken bij het boeken van de rekeninguittreksels. Onbetaalde facturen afschrijven Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat een verkoopfactuur uiteindelijk niet betaald wordt. Is er toch nog kans, dan laat je het open staan voor het volgend boekjaar (en is het aan de volgende penningmeester om het op te volgen). Maar weet je zeker dat het er niet meer van zal komen, schrijf dan het factuur af als een kost. Dit doe je zo: maak een DIV boeking selecteer "K" en het betreffende factuur (positief bedrag) selecteer "A" en de betreffende 6-rekening (bvb. die van het project waar het over gaat) (negatief bedrag). Nu "lijkt" het alsof het factuur betaald is geweest, maar zijn de kosten evenredig gestegen. versie 1.0 augustus 2015 15 / 20

Kosten/Opbrengsten overdragen Van een commissie die is opgestart in het huidig boekjaar maar nog niet op zijn einde is gekomen, wil je de voorlopige kosten en opbrengsten uiteraard niet opnemen in de winst/verliesberekening van het huidig jaar. Correcter is om deze volledig mee te rekenen in het volgende boekjaar. Een ander geval is wanneer er reeds een factuur binnenkomt, bijvoorbeeld voor de verzekering, die eigenlijk pas voor de komende periode geldt. In dat geval wil je deze kosten niet in het huidig jaar meerekenen, maar pas in het volgende boekjaar. Dit kan simpelweg door ze over te dragen. Dit wordt ook wel "in wacht plaatsen" genoemd. Ze worden hiertoe op een wachtrekening geplaatst. In het huidige boekjaar worden ze op de wachtrekening gezet, en in het nieuwe boekjaar worden ze terug van de wachtrekening afgehaald. Boekingen: In het huidige boekjaar, via een DIV-boeking: o Voor kosten: + boeken (=credit) op de betreffende 6-rekening, en - boeken op "490000 Over Te Dragen Bedrijfskosten" o Voor opbrengsten: - boeken op de betreffende 7-rekening, + boeken op "493000 Over Te Dragen Bedrijfsopbrengsten" o Controleer dit in de gerubriceerde balans en/of de grootboekrekeningen historiek. In het nieuwe boekjaar, via een DIV-boeking: o De omgekeerde beweging uitvoeren. Nota: als het over verschillende items gaat, voer dan de DIV-boeking ook voor elk item apart uit (en maak niet de optelsom van alle items in één keer). Ook in het nieuwe jaar kan je best de items apart terug uit wacht halen. Zo blijft het overzichtelijk. Voorziening (provisie) aanleggen In dit geval weet je dat er kosten zullen zijn, je hebt ze alleen nog niet gemaakt. Je hebt nog geen factuur ontvangen en kan de kosten dus alleen maar schatten. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een commissie is afgerond, maar tijdens de werking is er JCI-strandvlag verloren gegaan. De kosten hiervoor worden aangerekend aan de commissie, en worden dus tezamen met de rest van de winst/verlies opgenomen in het huidige boekjaar. Het idee is dat je hiervoor het vermogen gaat verhogen, zodat het komende jaar dit vermogen kan aanwenden. In het huidige jaar is dit dan een kost. Boekingen: In het huidige boekjaar, via een DIV-boeking: o - boeken (=debet) op de betreffende 6-rekening, + boeken op "165000 Voorzieningen Voor Overige Risico's En Kosten" In het nieuwe boekjaar: o bij het binnenkomen van het factuur met de werkelijke kost: maak een aankoopfactuur aan zoals anders, en betaal dit (RU) zoals anders. o dan, met een DIV-boeking: + boeken op de betreffende 6-rekening, - boeken op "165000 Voorzieningen Voor Overige Risico's En Kosten" versie 1.0 augustus 2015 16 / 20

o controleer met de grootboekrekeningen historiek dat de bewegingen op de 6- rekening elkaar opheffen, en dat het vermogen (165000) gedaald is. Nota: het kan zijn dat je de 165000 rekening nog moet aanmaken. Je kan de naam ook simpeler houden op "voorzieningen voor nog te maken kosten". (Het is niet nodig om per post/doel een aparte 165-rekening te gaan maken: dit vervuilt de boel maar voor de toekomst.) Als de kosten op het einde van het jaar nu toch niet gemaakt zijn, of indien er nog een budget over is, dan schrijf je dit via een DIV-boeking over naar het algemene vermogen. NOOIT! Boek NOOIT zelf op de 400000 of 440000 rekening! Deze worden achter de schermen door ADMINd gebruikt bij het verwerken van aankoop- en verkoopfacturen. Meer precies, komen deze rekeningen overeen met de openstaande klanten en leveranciers. Probeer "foute" facturen nooit zelf te corrigeren via deze weg! Facturen annuleren gebeurt via een creditnota en manuele delging, of via een DIV-boeking op het factuur zelf. Manuele aanpassingen aan deze rekeningen kunnen verhinderd worden door in Basisgegevens => Grootboekrekeningen voor deze rekeningen "Manueel bruikbaar" af te vinken. (Dit kan altijd aan- of afgezet worden, indien toch nodig.) versie 1.0 augustus 2015 17 / 20

Rapportage Spaar jezelf, en hou naast ADMINd geen andere Excel files of dergelijke bij! Alles wat je moet hebben kan je terugvinden in de boekhouding. De voorwaarde is wel dat je steeds de juiste ventilatie code gebruikt en de juiste 6-rekening. (De commissies zelf alsook de RvB houden natuurlijk wel een Excel file bij voor hun budget.) Opbrengsten Inkomsten waarvoor een verkoopfactuur is opgemaakt, kan je opvragen via de ventilatie codes: Rapport "Verkopen: Uitsplitsing per ventilatiecode of per ventilatiecode en bedrijf" o Hier kan je alle codes tonen, of één bepaalde code selecteren o Let wel: deze facturen zijn niet noodzakelijk al betaald! o Nota: alle verkoopfacturen worden automatisch geboekt op 700030. Inkomsten waarvoor geen factuur bestaat, en die je zelf rechtstreeks op een 7-rekening hebt geplaatst, vraag je zo op: Rapport "Grootboekrekeningen: Historiek" o selecteer de 1e 7-rekening die volgt op 700030, en selecteer de allerlaatste 7- rekening. (Nota: normaal heb je er geen vóór 700030.) Kosten Alle kosten vind je terug op de desbetreffende 6-rekening: Rapport "Grootboekrekeningen: Historiek" o selecteer de 1e 6-rekening (6 + Enter + Enter), en selecteer de allerlaatste 6-rekening (6 + Enter + End + Enter). o Let wel: kosten die voortvloeien uit een aankoopfactuur zijn niet noodzakelijk reeds betaald! Openstaande Klanten & Leveranciers Om te kijken of alles betaald is: Rapport "Openstaande Bewegingen: Klanten" Rapport "Openstaande Bewegingen: Leveranciers" Volledige Boekhouding Regelmatig kan het handig zijn om eens alle transacties te bekijken, om te zien of er niets vreemds aan de hand is. Rapport "Grootboekrekeningen: Historiek" o standaard worden alle rekening getoond Gerubriceerde Balans / Jaarrekening Dit is wat je moet neerleggen bij de griffie en toevoegen aan de belastingbrief. Het geeft ook een snel overzicht van de rekeningen die niet op 0 staan en van de kosten en opbrengsten. Rapport "Gerubriceerde Balans" o Als je geen datums invult, krijg je automatisch het hele huidige boekjaar. versie 1.0 augustus 2015 18 / 20

Financiële Toezichthouding Als financieel toezichthouder moet je controleren of de penningmeester alles uit deze gids correct heeft uitgevoerd :-) Daarnaast is het de taak van de toezichthouding om kritische vragen te stellen bij het gevoerde financiële beleid. Voer deze controle uit vóórdat de resultaten worden gepresenteerd aan de AV. Voer liefst ook een halfjaarlijkse controle uit. Informatie opvragen Vraag alle rapporten op zoals in het hoofdstuk Rapportage beschreven. Vraag de rekeninguittreksels op. Vraag het bijgewerkte budget op van het werkingsjaar (RvB) en dat van de aparte commissies. Vraag verslagen op van RvB's en AV's waarin financiële beslissingen zijn gevallen. Vraag bewijzen van de belastingbrief en neerlegging ter griffie. Algemene controle Aan de hand van de verkregen informatie kan je een aantal checks doen op basis van gezond verstand. Is de belastingbrief correct ingevuld en tijdig opgestuurd? Is de boekhouding neergeld bij de griffie? Komt het geactualiseerde budget overeen met de boekhouding? Neem enkele rekeninguittreksels als steekproef en kijk na of ze correct in de boekhouding staan. Controleer of de beslissingen van op de RvB's en AV's correct verwerkt zijn. o Controleer met name of de winstbesteding is uitgevoerd zoals beslist werd. Kijk na of er niet overdreven veel openstaande klanten/leveranciers zijn (en hoe lang die al open staan). Kijk na of er geen buitensporige winsten of verliezen zijn gemaakt op bepaalde posten. Vraag na wat de reden was van onbetaalde facturen die afgeschreven werden. Boekhoudkundige controle Deze controle vereist iets meer boekhoudkundige kennis. Maar het is noodzakelijk om de boekhouding niet te laten "ontsporen" met allerlei "vervuilingen" die jaren zullen meegaan. Gerubriceerde balans: "X. Overlopende Rekeningen": dit mag enkel aanwezig zijn met een gefundeerde uitleg + enkel voor overdragen kosten/opbrengsten en/of voor foutieve storting die pas in nieuw boekjaar wordt rechtgezet. Is de winstbesteding uitgevoerd? Zo niet, staat dit nog op "499000 Wachtrekeningen", of op "140000 Overgedragen Winst". Is de winstbesteding correct uitgevoerd? Is alles op de correcte 1-rekening(en) geschreven? Handelsschulden leveranciers 440000 moet EXACT overeenkomen met de openstaande aankoopfacturen. Indien niet, is er een (foutieve) manuele boeking gebeurd op deze rekening. versie 1.0 augustus 2015 19 / 20

Handelsvorderingen klanten 400000 moet EXACT overeenkomen met de openstaande verkoopfacturen. Indien niet, is er een (foutieve) manuele boeking gebeurd op deze rekening. Het saldo op vaste activa (2xxxxx) en voorraden (3xxxxx) moet de realiteit weergeven: zijn deze goederen er nog? (Bijvoorbeeld, er kan een voorraad jasjes met JCI logo zijn die nog doorverkocht gaan worden, en er kan een printer zijn die nog niet is afgeschreven.) o Normaalgesproken gebruik je deze rekeningen niet, want het maakt de boel alleen maar complexer. Boek liever zulke kosten volledig in het huidig boekjaar, en rapporteer het zo aan de AV. Tegemoetkomingen aan leden die vanuit het vermogen (fondsen) zijn betaald, mogen finaal niet in de kostenrekening staan. Het vermogen moet dan weer correct verminderd zijn. Bekijk zeker de DIV boekingen: dit zijn de "speciallekes"! Document versie v.1.0 augustus 2015 David Van de Voorde david.vandevoorde@gmail.com JCI Leuven versie 1.0 augustus 2015 20 / 20