Succes door Samenspel : Elver in beweging! De driehoek cliënt - verwant begeleider centraal in hoe de zorg is georganiseerd. 1 MEI 2016 Elver is een herkenbare en gespecialiseerde zorgaanbieder in de VG met een oriëntatie op de zwaardere zorg (ZZP 5 tot en met 8). In totaal heeft Elver locatie Nieuw Wehl e.o. 385 cliënten, 80 daarvan hebben op dit moment een lagere ZZP 3 en 4. Daarnaast levert Elver locatie Nieuw Wehl extramurale zorg: 60 in de dagbesteding, en 6 tot 7 ambulante cliënten. De bedrijfsopbrengsten in 2012 zijn ongeveer 41,5 mln. en het bedrijfsresultaat komt uit op iets meer dan 3 mln. Bij Elver locatie Nieuw Wehl werken 993 mensen (594 FTE). Fatima Zorg fuseerde per 1 januari 2014 met de Schreuderhuizen te Arnhem. Elver locatie Arnhem (voormalig Schreuderhuizen) heeft een jongere doelgroep met voornamelijk ZZP s 3 (31%), 4 (21%) en 6 (35%). De bedrijfsopbrengsten in 2012 zijn ongeveer 11,5 mln en het bedrijfsresultaat komt uit op iets meer dan 800.000,-. Bij Schreuderhuizen werken 237 mensen met een totaal van 155 FTE. (Bron: Plan van aanpak, 2013) Elver vroeg In voor zorg! te helpen bij de transitie naar een toekomstbestendige organisatie. Elver wil haar dienstverlening ook in de toekomst continueren en met de organisatie kunnen inspelen op veranderingen in de samenleving en regelgeving. Belangrijk in de strategie van Elver is dat de dienstverlening zich richt op de complexere gehandicaptenzorg. Elver beschikt hiertoe over een gespecialiseerd Behandelcentrum. De strategie in de richting van Wmo/Jeugdzorg vroeg nog nadere uitwerking. Voor de totale organisatie was behoefte aan een helder dienstenportfolio. Op het gebied van besturingsfilosofie, organisatie en bedrijfsvoering moest de basis nog worden neergelegd voor de toekomst. De zorgzwaarteverdeling vanuit de Wlz diende volgens het managementteam leidend te worden in de interne budgettering. De besturingsfilosofie moest opnieuw bottom up vormgegeven worden. Alleen was de vraag: hoe? Elver vroeg In voor zorg! te helpen bij het opnieuw inrichten van de dienstverlening gefundeerd vanuit de basis (Zelfstandig Werkende Teams). Een verandering van de besturingsfilosofie was gewenst om te kunnen transformeren van een klassiek gestuurde en ingerichte organisatie naar een organisatie gefundeerd en handelend vanuit leefwereld denken. Tevens was de vraag om met teams te gaan werken vanuit de ZZP s (teamkaders en stuurinformatie) en te komen tot nieuwe en inspirerende verbindingen tussen bestuur management ondersteuning (support) zelfstandig teams behandelcentrum. In het plan van aanpak is dit vertaald naar 4 kernthema s voor transitie en transformatie: focus; vakmanschap; organisatie/bedrijfsvoering; interactie. Er is gekozen voor een verandertraject waarbij (1.) ontwikkeling/dialoog, (2.) herontwerp/ besluitvorming, (3.) doorontwikkeling/verbreding en (4.) borging herkenbaar in de projectaanpak terug te vinden zijn. (Terugblik vraagstelling, 2013) Pagina 1 van 6
Er zijn mooie resultaten geboekt na 2 jaar ontwikkeling. Elver is in beweging, een beweging die onomkeerbaar is! Nieuwe besturingsfilosofie is geïmplementeerd en geborgd. Er zijn minder regels en er is minder bureaucratie, teams hebben kortere en snelle lijntjes met support afdelingen. Teams laten aantoonbaar zien dat zij gegroeid zijn naar meer volwassenheid. Gedragsverandering bij support afdelingen heeft plaatsgevonden. Een herstructurering vindt op dit moment plaats. Besparing aan overhead/ managementkosten: 60%. Mooie voorbeelden van resultaten voor cliënten: glossy s. Figuur: de nieuwe besturingsfilosofie vormt het kompas voor de verandering De beweging gaat door bij Elver. Er is vanaf het begin van het traject aandacht besteed aan de borging: Structuurwijziging Elver (o.b.v. Rijnlandse principes). ManagementOverleg ontwikkelt sturing vanuit nieuwe besturingsfilosofie. Elver beschikt over een coachpool. Teams beschikken over een eigen coach. Teams worden ondersteund door een nieuw ICT systeem: het ElverPortal. Regels en protocollen zijn omgezet naar ongeveer 15 korte/leesbare Handleidingen. Teamkaders en BI-tool worden begin 2016 geïntroduceerd. Manager Support is aan de slag met Support om te komen tot een toekomstbestendige inrichting. Personeel beschikt over een Elver boekje: een boekje voor alle medewerkers waarin staat hoe binnen Elver gewerkt wordt. En wie welke verantwoordelijkheden heeft. (Resultaten na 2 jaar Invoorzorg, stand eind 2015) Het project is klein begonnen. Met enkele kopgroepteams is nagedacht over de nieuwe manier van werken en wat hiervoor nodig is. Langzaam aan is dit verbreed en zijn meer teams gecoacht naar zelfstandigheid (sneeuwbal). Vanaf dag 1 is daarbij nagedacht over de borging en is gewerkt met de opleiding van interne teamcoaches. Gedurende het traject is interactie en het uitwisselen van goede voorbeelden voortdurend gestimuleerd en gefaciliteerd. Inzet van digitale media, spelboxen voor cliënten en begeleiders en creatieve werkvormen hebben gezorgd voor een brede betrokkenheid van alle onderdelen in de organisatie. Ook de bestuurlijke prioriteit, visie en vasthoudendheid zijn rand voorwaardelijk geweest in de opstart en het doorzetten van deze belangrijke beweging. Het gevaar om terug te grijpen op oude principes en managementstijlen is aanwezig, maar door leiderschap niet gebeurd. Op gezette momenten zijn de juiste bestuurlijke besluiten genomen (inclusief een sociaal plan dat is vastgesteld), zodat de organisatieontwikkeling de beoogde transitie zou faciliteren en niet zou belemmeren. In eerste instantie Pagina 2 van 6
heeft dit geleid tot een herinrichting van het management (2015) en in tweede instantie tot een herinrichting van support (2016). De nieuwe regiomanagers werken vanuit een nieuw profiel om vandaar uit op een nieuwe manier richting en kaders te kunnen geven aan de teams. (Werkende principes Invoorzorg, stand eind 2015) Diverse interventies die hebben plaatsgevonden, hebben invloed gehad op de beleving van zowel cliënten als medewerkers: Kick-off box: Samengestelde box voor cliënten, verwanten en medewerkers om aandacht te krijgen voor het traject Succes door Samenspel. Uitgangspunt: interactie en verbinding met elkaar! Heel veel input terug ontvangen van cliënten, verwanten en medewerkers. Bij de receptie is een grote muur vol gehangen met de opbrengst. Tevens veel input die verwerkt is in de Glossy aangaande Succes door Samenspel. Ipad-Spel: Een interactief spel om medewerkers dagbesteding, wonen, support en Behandelcentrum kennis te laten maken met Rijnlands denken en het werken met zelfstandig werkende teams. Eerste moment voor medewerkers om met elkaar in gesprek te gaan over wat zelfstandig werken voor hen betekent en/of kan gaan betekenen voor cliënten, henzelf en/of Elver. Glossy magazines: Gedurende de hele beweging zijn 5 glossy s Succes door Samenspel uitgebracht waarin stil is gestaan bij o.a. actuele gebeurtenissen, diepte-interviews, successen, verbeterpunten etc. De glossy s hebben de beweging ondersteund. Het magazine, maar ook het opstellen ervan heeft ervoor gezorgd dat medewerkers betrokken zijn bij de vele ontwikkelingen binnen Elver. Verbeelden van successen: gedurende het traject zijn de successen in beeld gebracht die medewerkers en cliënten boekten: https://www.youtube.com/watch?v=zpihvf1xlr0 https://www.youtube.com/watch?v=3p1ib2ysjww https://www.youtube.com/watch?v=wtoxqnasfuu https://www.youtube.com/watch?v=voebmujdoko https://www.youtube.com/watch?v=ycni1ue0v4a Dialoogessies: Op basis van diverse thema s zijn medewerkers samengekomen om diepgaand thema s uit te werken en gezamenlijk op zoek te gaan naar een verbeterde aanpak. Voorbeelden hiervan zijn de ontwikkelgesprekken van de pilotteams, teampaspoortbijeenkomsten Support, voorjaarsconferentie en diverse teamcoachbijeenkomsten zowel bij de teams, als support als met het management. Speeddates: Gedurende de projectperiode hebben ZWT s, Support en het Behandelcentrum deelgenomen aan speeddates om elkaar (beter) te leren kennen en gezamenlijk te praten over verbetermogelijkheden. Quotes over succes, wat vertellen teams en cliënten? In maart 2014 zijn wij gestart met het zelf koken van onze maaltijden. Zeven dagen in de week (voorheen kookten we alleen op de zaterdag zelf). Dit om bewoners meer te kunnen betrekken bij het tot stand komen van een maaltijd Locatie Klompendreef 2. Wij hebben verbeteringen aangebracht in de samenwerking met de wasserij. Hierdoor houden we meer tijd over om leuke dingen te doen met cliënten Elzenpas 5/6. Ik heb ontzettend veel plezier gehad aan het meehelpen bij de productie van de vijf filmpjes voor Succes door Samenspel Cliënt / reporter van Elver. Door de kortere lijnen binnen de organisatie krijgen wij zaken nu sneller geregeld voor onze cliënten. We hoeven niet meer via diverse managers toestemming te vragen locatie Arnhem. Pagina 3 van 6
Teamontwikkeling gemeten met de teambarometer Een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling was het creëren van zelfstandig werkende teams. Medewerkers hebben met elkaar hard gewerkt aan de ontwikkeling in zelfstandigheid, zeker nadat het management fors was teruggebracht in omvang. Om de ontwikkeling van de teams zelf zichtbaar te maken is er gebruik gemaakt van de teambarometer, een instrument ontwikkeld op basis van de theorie van Goof van Amelsfoort. De teambarometer biedt de teams zelf antwoord in de vraag hoever ze zijn in zelfstandigheid. Na 2 jaar trekken we de volgende conclusies: Teams constateren zelf, door het invullen van een barometer en met behulp van een coach, dat zij groeiende zijn naar een Zelfstandig Werkend Team in fase 3. Op individuele basis zijn de meeste teams gegroeid van een fase 1-2 naar een fase 2-3 team. Veruit de meeste teams die de teambarometer voor de derde keer invullen, komen na een jaar teamcoaching aan in fase 3. Hierbij scoren sommige onderdelen nog in fase 2. Resultaten Meetbare resultaten (1/2) Resultaten teamontwikkeling ZWT ü 0-me*ng teamzelfstandigheid (teambarometer) wordt elke tweede startdag gehouden. Op een uitzondering (crisis in team en/of personele onregelma*gheden) na hebben 86 teams de eerste teambarometer ingevuld. ü 2 de me*ng teamzelfstandigheid (teambarometer), wordt een half jaar na het starten als ZWT opnieuw gedaan door de teams. Inmiddels door 26 teams ingevuld. ü Momenteel zijn dus alle 86 teams van start gegaan als ZWT. Hiervan zijn er zes*en begonnen in november 2014 en 16 in januari 2015. 26 van deze 32 teams hebben inmiddels een tweede me*ng uitgevoerd. Bijna alle 86 teams hebben inmiddels de barometer voor de eerste keer ingevuld. Totaal: Eerste meeng 18-01-16 27% 41% In voor zorg! traject Succes door Samenspel - Elver Een enkel team stijgt niet, of gaat in de teambarometer achteruit. Hierbij geeft het team aan dat zij zichzelf bij de eerste meting mogelijk overschat hebben. Samenvattend In ongeveer 2 jaar tijd is de hele organisatie op een andere manier gaan werken en acteren. Cliënten en medewerkers hebben dit vormgegeven. Een knappe prestatie! De leefwereld van cliënten is meer centraal komen te staan doordat 86 teams zelfstandig zijn gaan werken met behulp van interne teamcoaches. De besturingsfilosofie is aangepast en het aantal managementfuncties is verminderd, het aantal regels en protocollen is sterk afgenomen en supportteams zetten het primair proces in hun kracht. Deze mooie ontwikkelingen zijn in beeld gebracht met een verfilming: https://youtu.be/3u0wgxddhou 32% Totaal: Tweede meeng 53% 13% 34% Totaal: Derde meeng 77% 1% 22% Het is leuk en goed om dit te bekijken! 12 (Hoe we medewerkers en cliënten hebben betrokken, stand eind 2015) Pagina 4 van 6
De verandering bij Elver heeft impact gehad op de hele organisatie. Alle medewerkers zijn betrokken en hebben gedurende twee jaar vorm gegeven aan het nieuwe samenspel vanuit de driehoek cliënt verwant begeleider. Hieronder zijn de ontwikkelsporen weergegeven, tezamen met de onderwerpen die aandacht hebben gehad. Pagina 5 van 6
Verslag Elver Kennis en leren In twee jaar tijd heeft de hele organisatie nieuwe vormen van samenwerking ontwikkeld en geïmplementeerd. Voorbeelden hiervan zijn: Binnen Elver hebben alle 86 zelfstandig werkende teams een teamcoach die coacht op gedrag en houding. De teamcoach helpt teams verder in hun werkzaamheden d.m.v. learning on the job. Coaches zijn met behulp van train de trainer methodieken getraind. Elver beschikt nu over een pool met teamcoaches. De support afdelingen hebben bijeeenkomsten over gedragscoaching gehad. De support afdelingen hebben zich middels een teampaspoort verdiept in hun expertise en vragen vanuit een veranderende organisatie. Dialoogsessies tussen ZWT s en Support: leren van elkaar op basis van real*me cases. Dialoogsessies tussen ZWT s en het Behandelcentrum: leren van elkaar op basis van real*me cases. Mangementoverleg is begeleid in hun nieuwe rol: regie nemen, verantwoordelijkheden beleggen in de organisatie, omgaan met bottum-up organiseren. Intervisie regiomanagers in rolontwikkeling. Speeddates voor dialoog en om te komen tot kennisoverdracht vanuit support. Ontwikkeling ELVER-portal als permanente plek voor communicatie en leren. Ontwikkeling door Support van Elver-pitch voor permanente dialoog en doorontwikkeling. (Over de verandering en acties die we vanuit In voor zorg! hebben begeleid, stand eind 2015) De beweging bij Elver gaat door. Projectleider Sandra Kerklaan is benoemd als procesregisseur en heeft als taak, met ondersteuning vanuit het ManagamentOverleg, het verder begeleiden van de ontwikkeling. Naast het ontwikkelde beeldmateriaal is er voor medewerkers een boekje gemaakt met de resultaten van twee jaar ontwikkeling en organisatieverandering: Elver in Beweging!. Zo kunnen medewerkers teruglezen waar Elver staat en welke nieuwe afspraken er zijn, gefundeerd vanuit de driehoek cliënt verwant begeleider. Voor vragen: Sandra Kerklaan, intern projectleider, skerklaan@elver.nl Wibout Dragt, coach In voor zorg!, 06-23132571 (Resultaten zijn opgeschreven in een boekje, uitgereikt op 22 maart 2016) Pagina 6 van 6