Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase Testcase aanbesteding Boldingh-Populier-Dak (onderwijs): ervaringen uit een Kennispartnerproject
Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase Vraagspecificatie beter interpreteren Het werkt in ieders voordeel, reageert een betrokkene over de inhoudelijke individuele vragenronde, die voor het eerst is getoetst bij de aanbesteding Boldingh-Populier-DAK. Alle betrokken partijen waren enthousiast. Doel van de vragenronde is de vraagspecificatie bij aanbestedingen te verhelderen. Inschrijvende partijen krijgen zo een beter beeld van wat de opdrachtgever daadwerkelijk wil en belangrijk vindt, waardoor ze betere ontwerpvoorstellen kunnen indienen. Normaal gesproken dienen inschrijvende partijen ontwerpvoorstellen in op basis van hun interpretatie van het Programma van Eisen (PvE). Aan de hand daarvan wordt gegund. Vaak zijn deze voorstellen (deels) gebaseerd op een verkeerde interpretatie van het PvE en komt men hier pas bij gunning achter, als het te laat is. Mede op basis hiervan is besloten bij de aanbesteding nieuwbouw Boldingh-Populier-DAK twee aanpassingen door te voeren ten opzichte van standaard aanbestedingen: 4. Vragen kunnen worden toegelicht aan de hand van ontwerpschetsen e.d. (ter onderbouwing). Het is dus niet verboden om ontwerpschetsen e.d. te laten zien of om ter plekke te schetsen. 5. De aanbestedende dienst stuurt niet in de richting van een bepaalde ontwerpoplossing. Het is uitdrukkelijk geen ontwerpsessie. De beoordeling van het ontwerp volgt namelijk pas nadat de inschrijvingen zijn ingediend. 6. Daarnaast maakt de aanbestedende dienst van ieder gesprek een verslag in de vorm van vragen en antwoorden. Dit verslag legt de aanbestedende dienst, kort na het gesprek, eerst in concept ter reactie voor aan de betreffende partij. Vervolgens wordt het, na het verwerken van eventuele opmerkingen, in de Nota van Inlichtingen opgenomen. 7. Sommige vragen worden wellicht later beantwoord, bijvoorbeeld als het antwoord eerst intern moet worden besproken. 8. Inschrijvende partijen kunnen uiteraard ook nog steeds vragen stellen via de procedure zoals omschreven in de gunningleidraad. 2Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase 1. Het houden van een gezamenlijke informatieronde, met presentaties van de opdrachtgever; 2. Een éénmalige inhoudelijke individuele vragenronde ( interpretatie van de opgave ), die is ingebouwd in het begin van de gunningfase. Oftewel: voordat inschrijvende partijen energie steken in de uitwerking van ongewenste oplossingen. Om de vragenronde goed te laten verlopen zijn vooraf in samenwerking met de opdrachtgever en aanbestedende dienst spelregels opgesteld. Spelregels 1. Het doel van de gesprekken is om gericht vragen over de Vraagspecificatie te beantwoorden van de inschrijvende partijen. Gerichte vragen zijn bedoeld om de Vraagspecificatie te verhelderen (b.v. helderheid verkrijgen over de relatie tussen onderdelen en/ of de betekenis voor het gebruik). 2. Elke Gegadigde krijgt dezelfde gespreksduur (een uur), op dezelfde dag met hetzelfde maximale aantal deelnemers (4). 3. Gegadigden mogen zelf bepalen met welke teamleden zij naar het gesprek komen (maximaal 4). Observatie Voor de opdrachtgever was het voor het eerst dat bij een Design & Build aanbesteding een stuctuurontwerp is meegeven als richtinggevend element. Juist hierover waren een aantal vragen tijdens de individuele vragenronde. Want, zo vroegen de genodigde partijen zich af, wat is de betekenis van het structuurontwerp? In hoeverre kan ervan worden afgeweken worden? De vragenronde gaf de genodigde marktpartijen een beter gevoel bij wat voor de opdrachtgever vastlag, waar ontwerpruimte was en wat de opdrachtgever belangrijk vond. Daarnaast gaf de vragenronde helderheid over wat leidend was: het structuurontwerp, het PvE of een bepaald gunningcriterium. De gesprekken droegen eraan bij dat marktpartijen meer durfden te dromen. Het maakte duidelijk dat de opdrachtgever open stond voor andere oplossingen dan vastgelegd in het structuurontwerp, mits de geest die uit het structuurontwerp spreekt niet verloren ging. De opdrachtgever liet zich graag verrassen door mogelijkheden die hij zelf niet had bedacht. Helderheid over deze mate van vrijheid is wellicht de grootste toegevoegde waarde van de gespreksronde.
Meerwaarde van de vragenronde volgens de gunningcommissie Leerpunten voor de gunningcommissie / opdrachtgever Het face tot face contact met de marktpartijen; De mogelijkheid een idee te krijgen van waarop de marktpartijen zich richten, waardoor het vertrouwen groeit dat er iets uitkomt dat aansluit op de vraag; De mogelijkheid - tot op zekere hoogte - te sturen. Setting Zorg voor een informele ruimte die ruim genoeg is. Het werkt goed als er een grote tafel is waar alle partijen omheen kunnen zitten en waar voldoende oogcontact mogelijk is. Een uur per partij is precies goed. We blijven op de weg maar de weg is breed. Hier en daar verplaatsen we een vangrail om de weg te markeren. Meerwaarde van de vragenronde volgens de marktpartijen Een gevoel krijgen van de mate van ontwerpvrijheid; De mogelijkheid te bespreken waar je tegenaan loopt; Proeven hoe de opdrachtgever erin staat; Zo veel mogelijk informatie verkrijgen. We zien de toegevoegde waarde in het kennen van een gevoelsmatige prioritering vanuit de opdrachtgever en beter kunnen inspelen op wensen, behoeften en gevoeligheden. We kunnen proeven wat het gedachtegoed is van de opdrachtgever en de gebruikers, en hierdoor aftasten of we op de goede weg zijn qua uitgangspunten en vertaling naar ontwerp. Het geeft de mogelijkheid de opdrachtgever en gebruikers beter te begrijpen en het PVE in context te plaatsen Het helpt bij de uitwisseling van achterliggende gedachtes van het PVE en, in lijn hiermee, het begrijpen van het waarom... Het geeft per gebruiker helderheid over het PVE en ook over hoe men hiermee in de toekomst om wil gaan. Het waarom van de vragenronde De bedoeling van de extra ronde interpretatie opgave is vooraf aan de marktpartijen toegelicht. Helder maken waarvoor de vragenronde is bedoeld, maakt dat er meer kans is op goede vragen en een beter resultaat. Laat je niet verleiden tot het toetsen van het ontwerp Wees voorbereid op toetsende vragen en uitgebreide ontwerptoelichtingen. Gebleken is dat het voorkomt dat marktpartijen proberen te peilen wat de mening is van de opdrachtgever. Grijp op tijd in, door bijvoorbeeld tegenvragen te stellen ( Wat is uw vraag? ). Het uitgebreid toelichten van een ontwerp om te toetsen wat de opdrachtgever ervan vindt, is namelijk niet de bedoeling in deze fase. Laat je ook niet verleiden in detail te treden door zelf vragen te stellen over oplossingen. Laat het vragen over aan de marktpartijen! Vindt u dat het functioneel gesproken een verbetering is?, is een vraag naar een mening. Een antwoord zou kunnen zijn: Functies mogen uiteraard worden verplaatst als het plan daardoor beter wordt. Spreek uit wat ongewenst is Maak als opdrachtgever kenbaar wanneer een oplossing ongewenst is. Het is beter als marktpartijen weten waar ze aan toe zijn, zodat ze ontwerpoplossingen presenteren die aansluiten bij de wens van de opdrachtgever. Bij de vragenronde van Boldingh-Populier-DAK is ervoor gekozen aan te geven wanneer een principeoplossing ongewenst is. Zoals bijvoorbeeld de ongewenste oplossing fietsen stallen op het schoolplein. Inhoudelijke vragenronde als vast onderdeel van de gunningfase Plan de inhoudelijke gespreksronde vroeg in de gunningfase: nadat alle projectinformatie is verstrekt, maar voordat marktpartijen definitieve ontwerpoplossingen nemen. Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase Bij de aanbesteding Boldingh-Populier-DAK vond de inhoudelijke vragenronde 2 weken na de informatiebijeenkomst plaats en dat bleek een goed moment. 3
De vragenronde bij Boldingh-Populier-DAK is zowel de opdrachtgever als de marktpartijen goed bevallen. De gunningcommissie adviseert dan ook om de inhoudelijke individuele vragenronde bij een volgende aanbesteding op te nemen als vast onderdeel van de gunningfase. terwijl de partijen daar uiteraard nog geen antwoord op krijgen. De vragen gaan dan al snel over details. Laat je daarentegen geen tekeningen zien, gaan de vragen vaak ook niet over functionele/ ruimtelijke aspecten, maar over details uit het PvE. Het effectiefst blijkt te zijn ontwerpfragmenten te gebruiken om vragen doelgericht toe te lichten. Daarmee geef je niet al te veel prijs en kun je nog alle kanten op. 4Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase Leerpunten voor de inschrijvende marktpartijen: Wie neem je mee naar de vragenronde? Zorg ervoor dat het aanwezige team een mix aan disciplines omvat, om zoveel mogelijk rendement uit de vragenronde te halen. Het type vragen dat de teamleden stellen, staat namelijk sterk in relatie tot de eigen discipline. De vragen van een architect gaan bijvoorbeeld vaak over functionaliteit en beleving. Afgevaardigden van een bouwbedrijf of installatietechnisch bedrijf stellen eerder technische (detail)vragen. Bevraag de opdrachtgever Bereid je als team goed voor. Vraag ter plekke door en ga in gesprek. Juist daarin ligt de meerwaarde van het gesprek ten opzichte van schriftelijke communicatie. Zo kunnen ook nieuwe vragen ontstaan. Let erop dat je de juiste vragen stelt, namelijk: gerichte vragen. Enkele voorbeelden: Vragen over beweegredenen voor bepaalde keuzes (bijvoorbeeld: de positie van bepaalde ruimtes of het niveauverschil van de entree van de school); Vragen over de stedenbouwkundige gedachte van bijvoorbeeld het schoolplein; Vragen over huidige oplossingen; Vragen over wensen (in relatie tot de onderwijsvisie, maar ook persoonlijke vragen als Hoe ziet het onderwijs van morgen er volgens u uit? ); Vragen over functionaliteit, gebruik en de onderlinge relaties. Hoe veel oplossingen laat je zien? Hoe veel laat je zien van eventuele ontwerpmogelijkheden om je inhoudelijke vraag te onderbouwen? Marktpartijen gaan hier verschillend mee om. Waar de ene het hele ontwerp toelicht, laat de andere nog niets van eventuele ontwerpoplossingen zien. Een andere mogelijkheid is het gebruik van schetsdeeloplossingen. De aanbeveling: gebruik het niveau van tekening die je vraag het beste ondersteunt. Het gevaar van het laten zien van het hele ontwerp is dat er te veel wordt getoetst hoe het ontwerp bevalt, Evaluatie inhoudelijke individuele vragenronde 4 vertegenwoordigers van de 3 inschrijvende deelnemende partijen hebben feedback gegeven en aanbevelingen gedaan. Voornaamste aanbeveling betreft het delen van informatie met alle inschrijvende partijen. Delen van informatie met alle inschrijvers Het transparant willen houden van de aanbestedingsprocedure zorgt ervoor dat de inhoud van de gesprekken wordt gedeeld met alle inschrijvende partijen (spelregel 6). Daar hebben ze allemaal moeite mee. Het dilemma zit hem erin dat ze enerzijds graag zoveel mogelijk willen laten zien aan de opdrachtgever, om een zo inhoudelijk mogelijk gesprek te kunnen voeren, maar anderzijds hun unieke ontwerpvoorstellen niet willen delen (zie ook het leerpunt Hoe veel oplossingen laten zien? ). Het gevolg is dat de ene partij het gevoel heeft te veel prijs te hebben gegeven en dat een volgende keer wil beperken (ten koste van het inhoudelijke gesprek) en de andere partij juist denkt onvoldoende te hebben laten zien. We zouden liever geen verslag van dit gesprek voor derden willen. We zouden graag de mogelijkheid hebben om het over inhoudelijke over globale oplossingsrichtingen te hebben, zonder dat dit in een algemeen verslag/ nota wordt vastgelegd. Antwoorden die ontwerpuniek zijn, willen we niet delen met de overige inschrijvers. Wellicht hadden we toch wat meer moeten laten zien!
Openheid en informaliteit Inschrijvende partijen geven aan dat, naast de inhoudelijke toegevoegde waarde, vooral de openheid en informaliteit van het gesprek is bevallen en dat dit positief bijdraagt aan de kennismaking. Wij waarderen de open houding van de meeste betrokkenen. We hebben de kennismaking met de opdrachtgever/ gebruikers als zeer open en prettig ervaren. Dialoog in plaats van vragenronde Het toetsen van het ontwerp was nadrukkelijk niet de bedoeling van deze vragenronde. Eén partij geeft hier wel de voorkeur aan en zou liever een dialoog voeren met de opdrachtgever. We geven de voorkeur aan een dialoog met vragen vanuit zowel opdrachtnemer als opdrachtgever/gebruiker [ ] Indien er een dialoog is, hebben we meer vraagstukken. Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase 5
SBRCURnet SBRCURnet helpt de bouw verder ontwikkelen. Samen met externe bouw- en GWW-professionals werken we aan slimme en praktische oplossingen voor vraagstukken van nu en morgen. De opgedane bouwkennis delen we en maken we toepasbaar, zodat de gehele Nederlandse markt hiermee zijn voordeel kan doen. SBRCURnet doet dit als neutrale, onafhankelijke, open kennispartner in de bouw. Deze uitgave is tot stand gekomen i.s.m. Lucas Onderwijs en BBN adviseurs SBRCURnet Postbus 516 2600 AM Delft De Bouwcampus Van der Burghweg 1 2628 CS Delft T 015-303 0500 info@sbrcurnet.nl www.sbrcurnet.nl