Parallelle sessie C: CD De dialoog

Transcriptie

1 Parallelle sessie C: CD De dialoog Hetty van der Pennen Talentencampus Oss draaijer+partners Maarten Fleerakkers Stadsbrug De Oversteek Nijmegen To Interface Projects

2 Structuur sessie Cases Oss en Nijmegen: o o o o o Doel dialoog Planning en verloop procedure De dialoog Communicatie Evaluaties Stellingen Conclusies

3 De Dialoog Sibeliuspark/Talentencampus Oss

4 Programma Inleiding Planning De dialoog Communicatie Projectorganisatie Ervaringen

5 Inleiding Concurrentiegerichte dialoog: Een complexe opgave waarbij expertise uit de markt van belang is Een diversiteit in thema s om te bespreken Kenmerken dialogen: Gericht op innovatieve oplossingen Het is mogelijk alle aspecten van de opgave te bespreken

6 Algemene planning procedure Meest tijdsintensief

7 Planning procedure Fase Planning a. Voorselectiefase Industry Day Aanmeldingen b. Dialoogfase Kick-off c. Inschrijvingsfase Inschrijving d. Gunningsfase Gunning Selectie deelnemers dialoog (maximum van vier) Augustus / September 2008 Dialoogronden (drie / vier) Themasessies (drie / vijf) Oktober 2008 / Maart 2009 / Oktober 2008 / Juni 2009 April / Mei 2009 / Juli / Oktober 2009 Juni / Juli 2009 / November 2009 Opdrachtverlening September 2010 / Maart 2010

8 Communicatie gedurende dialoogfase Verticale informatie uitwisseling: Horizontaal informatie uitwisseling: o Gespreksverslag o Nota van Inlichtingen o Geen onderdeel van contract o Onderdeel van Contract Verticale informatie uitwisseling Horizontale informatie uitwisseling Deelnemer 1 Deelnemer 2 Deelnemer 3 Deelnemer 4

9 Planning dialoog Week 1 Week Week 3 Week Week 6 Aanleveren vragen (Deelnemer) Aanleveren relevante informatie dialoog (Deelnemer) Inventariseren vragen (Dialoogteam) Voorstel agenda (Dialoogteam) Voorstel vragen voor Nota van Inlichtingen (Dialoogteam) Dialoogsessie (Dialoogteam en Deelnemer) Opstellen en verspreiden Gespreksverslag (Dialoogteam) Opstellen en verspreiden Nota van Inlichtingen (Dialoogteam) Vragen stellen aan Deelnemer naar aanleiding van plannen (Dialoogteam) Beantwoorden vragen (Deelnemer) Ondertekenen Gespreksverslag (Deelnemer)

10 Projectorganisatie intern gemeente Gemeente Oss Gemeenteraad Gemeente Oss college B&W Stuurgroep Sibeliuspark Stuurgroep Talentencampus Werkgroep Communicatie Projectorganisatie Aanbestedingsteam Bedrijfsbureau Werkgroep: Omgeving/ Techniek/Exploitatie Werkgroep: Inhoudelijk concept

11 Concurrentiegerichte dialoog: algemene ervaringen samen met markt vraagspecificatie vaststellen: discussies vinden plaats tijdens dialoog, niet bij contractvorming gezamenlijk wordt gekozen voor een financieel en contractueel arrangement sturing op optimalisatie van kwaliteit en opbrengsten van gehele gebied elkaars nieren proeven, leert je toekomstige partner goed kennen (vertrouwen) transparant en open afstemming, gericht op oplossingen

12 Resultaat dialoog Markt heeft laten zien creatieve oplossingen te kunnen bedenken Markt heeft laten zien de gegeven vrijheden optimaal te benutten Vertrouwen tussen marktpartijen en aanbestedende dienst is aanwezig Integrale vraag wordt volledig door marktpartij opgepakt Verschillen ten opzichte van initiële vraag: Samenwerkingsovereenkomst Aantal voetbalvelden is gereduceerd Aanpassing van fasering om haalbaarheid project te vergroten Toevoeging aan plangebied Eigendom stadion

13 Eindresultaat Park&People

14 Concurrentiegerichte dialoog Bijstelling vraag gezien economische ontwikkeling o o Vraag werd goed ontvangen door ontwikkelaars Gezien veranderingen in markt worden risico s gemeden Door de gekozen procedure zorgt dit niet voor het stopzetten van procedure maar indien nodig kunnen kaders worden aangepast Dialogen beter benutten

15 Evaluatie dialoog Uitvraag uitdagend Scherpe en kritische houding van partijen van belang: o o Elkaar goed begrijpen Goede inschrijving kunnen doen Hoog tempo van de dialoogronden en themasessies Terugkoppling dialoog naar gemeentelijke organisatie cruciaal o Snelheid en duidelijkheid terugkoppeling Beperkte mogelijkheid betrekken partners in proces

16 Evaluatie dialoog Resultaat ontwikkelovereenkomst te hoog gegrepen Meer tijd om opgave goed te doorgronden o Bijvoorbeeld inloopsessies Flexibel omgaan met aanpak o o Volgorde behandeling thema s gedurende dialoog Deelnemers voor een deel aan inspraak geven Uitloop procedure niet gewaardeerd

17 Vragen?

18 De Dialoog Stadsbrug Nijmegen

19 Inhoud Doel dialoog Verloop procedure Planning procedure Dialoogproduct en Inschrijving Werkwijze Meerwaarde dialoog Evaluaties

20 Doel dialoog Doel van de dialoogrondes en themasessies is met de Deelnemers van gedachten te kunnen wisselen over de inhoud van het aanbestedingsdossier en daarmee doelen, verwachtingen en uitwerking helder te krijgen. Hebben wij elkaar goed begrepen? Hebben wij de goede vragen gesteld? Optimalisatiemogelijkheden, waardevermeerdering? Kunt u met uw oplossing op onze instemming rekenen?

21 Verloop procedure 4 geschikte gegadigden Themasessies Beeldkwaliteit en Systeemgerichte contractbeheersing Themasessie Beeldkwaliteit Dialoogronde 1 Dialoogronde 2 Dialoogresultaat Dialoogfase deel 1 Bestuurlijke informatie Dialoogronde 3 Dialoogronde 4 Dialoogfase deel 2

22 Planning procedure 5-9 januari indienen vragen 1e dialoogronde januari 1e dialoogronde 5 en 10 februari themasessie vormgeving deel 1 11 en 13 februari themasessie SE en contractbeheersing 9-13 maart 2e dialoogronde 31 maart en 2 april themasessie vormgeving deel 2 17 april indienen dialoogproduct 29 juni- 3juli 3e dialoogronde 20 juli 7 augustus ZOMERVAKANTIE 7-11 september 4e dialoogronde 25 september uitnodiging tot inschrijving 30 oktober indienen inschrijvingen 18 december voornemen tot gunning Januari 2010 gunning door B&W

23 Extra georganiseerd 20 maart generieke themasessie indexering 12 en 13 mei spreekuur indexering 3 juni juridisch spreekuur 5 juni spreekuur beeldkwaliteit 8 juni technisch spreekuur 15 juli spreekuur onderhoud Eind september spreekuur beeldkwaliteit

24 Dialoogproduct 1. Algemene en juridische dialoogproducten a. Plan van aanpak beeldkwaliteit / vormgevingsprotocol 2. Dialoogontwerp a. Verificatieplan b. Ontwerpnota c. Objectenboom d. Ontwerpdocumenten e. Objectspecificaties f. Verificatierapport en onderliggende registraties 3. Beheersingsproducten a. Kostenraming realisatiefase en Meerjarig onderhoud b. Risicodossier Maakbare en betaalbare beeldkwaliteit

25 Inschrijving 1. Algemene en juridische inschrijvingsproducten a. Inschrijvingsbiljet b. Verklaring ex. artikel ARW 2005 (model k-verklaring) c. Plan van aanpak projectmanagementsysteem d. Work breakdown structure 2. Inschrijvingsontwerp g. Onderhoudsplan 3. Beheersingsproducten a. Inschrijvingsstaat b. Overall planning c. Indexeringsregeling realisatiefase en Meerjarig onderhoud e. Lijst met door ON overgenomen of gemitigeerde risico s OG Input voor andere gunningcriteria

26 Werkwijze We faciliteren Deelnemers tot aanbesteding om zo goed mogelijke inschrijving te doen We vragen commitment voor het proces, scope, tijd en geld We zijn een gelijkwaardige gesprekspartner We voeren daadwerkelijk een dialoog We luisteren! We hebben oog voor het (ontwerp)proces van de Deelnemers Indien nodig snelheid maken c.q. improviseren Afspraak is afspraak We evalueren aan het eind van ieder gesprek We zijn integer!

27 Meerwaarde dialoog Door dialoog worden de zwakke punten in de uitvraag blootgelegd PVE, risicoallocaties, betalingsregeling, omgeving, etc. Opdrachtgever kan aandachtspunten voor de inschrijving meegeven Opgave is een integraal ontwerpproces (beeldkwaliteit, techniek en onderhoud) Flexibiliteit in de procedure (extra spreekuren, extra tijd) Goed vertrekpunt voor een langjarige samenwerking! Bij elkaar brengen van VRAAG en AANBOD Minder verrassingen Een goede deal!

28 Evaluatie met Aanbestedingsteam Formele gehalte dialooggesprekken werkt als een rem op de discussie Deelnemers willen in dialoog teveel Aanbesteder pleasen i.p.v. eigen doelen bereiken Meer doorvragen c.q. overtuigen Meer inhoud en daarmee rendement en de themasessies/spreekuren Dialooggesprekken bieden houvast in het proces (formeel moment) Gebrek aan informatie over voortgang ontwerpproces hierdoor te weinig feedback (en teveel uit de heup) door Aanbesteder Geen geschikte middelen voor Aanbesteder om informatie af te dwingen Beoordeling Dialoogproduct was geweldige leerschool voor beoordeling Inschrijvingen (oa. veel wijzigingen in Inschrijvingsdocument) Wisselende voorzittersrol heeft goed gewerkt

29 Evaluatie met Inschrijvers Verwachting Aanbesteder bij dialooggesprekken soms onduidelijk Aanbesteder was veeleisend (maakbare beeldkwaliteit) Hoge transactiekosten Erg veel informatie in dataroom Waarom geen getrapte beoordeling? Waardering voor open houding en kleine setting in de themasessies Op juiste moment de juiste discussies/informatievoorziening Dit vergt een proactieve houding van beide kanten! Aanbesteder had luisterend oor. Percentage subjectieve beoordelingscriteria hoog

30 Vragen?

31 Stelling 1 Een goede dialoog vindt met name op informele wijze plaats.

32 Stelling 2 Het star en strak volgen van planning en regels houdt innovatieve oplossingen tegen.

33 Stelling 3 Tijd mag niet leidend zijn bij Concurrentiegerichte Dialoog.

34 Stelling 4 Indien geen gelijkwaardige gesprekspartners om de tafel zitten heeft de dialoog geen nut.

35 Stelling 5 Zonder klik geen goeie dialoog!

36 Stelling 6 Capaciteit en inzet organisatie (zowel aanbesteder als deelnemer) noodzakelijk om van dialoog succes te maken.

37 Stelling 7 Indien een van de partijen (deelnemer/aanbesteder) niet het achterste van zijn tong durft te laten zien is de Concurrentiegerichte dialoog niet de juiste procedure.

38 Conclusies Klik moet aanwezig zijn tussen deelnemer en aanbesteder Gelijkwaardige gesprekspartner Tijd is geen argument (discussies moeten worden afgerond) Capaciteit en inzet / georganiseerd team Juridificering / informeel (ook tussendoor telefoon pakken indien noodzakelijk voor proces Improviseren / Durven afwijken van planning Transparantie en openheid/ vertrouwen