Report Broker Datum : 14-8-2012 Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. Druk: Reerink B.V. MKG versie: V004021A00-01 2012, by MKG Nederland B.V. www.mkg.nl No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher.
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. Inrichting... 5 2.1. Progress 10.2B (OpenEdge)... 5 2.2. Progress 9... 6 3. Statuscontrole voor de Report Broker in MKG... 11 4. Werking en bediening van de Report Broker... 12 4.1. Schermuitleg... 12 4.2. Uitgewerkt voorbeeld... 14 4.3. Resultaat brokeropdracht... 17 4.4. Parametergebruik bij Batchopdrachten... 17 2
Report Broker Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van de module Report Broker binnen de MKG software. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden (www.mkg.nl). Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Tip: Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te attenderen op o.a. belangrijke instellingen. De in de handleiding gebruikte Schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3
1. Inleiding De Report Broker is een tool, die als service op de MKG server, rapporten (eenmalig of als terugkerende taak) op een ingesteld tijdstip uitvoert. Net als bij de reguliere MKG rapporten kan het output bestandsformaat en het doel worden opgegeven. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om na een werkdag de gemuteerde gegevens in een Excel werkblad te exporteren. Om gebruik te kunnen maken van deze Report Broker is inrichting vereist. Hoe en wat daarvoor dient te gebeuren staat beschreven in dit handboek. Daarnaast is binnen het handboek Rapportage MKG, in hoofdstuk 4 functioneel aandacht geschonken aan de mogelijke rapporteigenschappen. 4
Report Broker 2. Inrichting De inrichting van de Report Broker is afhankelijk van de gebruikte Progress versie. In de volgende paragrafen wordt de inrichting van beide versies toegelicht. 2.1. Progress 10.2B (OpenEdge) Wanneer er wordt gewerkt in een OpenEdge-omgeving dan is het Brokerproces standaard al actief en hoeft deze niet apart ingericht te worden. Om te controleren op welke Progress versie u zit, kunt binnen het hoofdmenu van MKG kiezen voor hoofdmenu Help Info. In het onderstaande figuur wordt het Infoscherm afgebeeld met daarbij het Progress versienummer: Afbeelding 2.1. MKG infoscherm Wanneer het infoscherm aangeeft dat de Progress versie gelijk of groter is dan 10.2B dan betreft het een OpenEdge omgeving. De enige voorwaarde om de Report Broker te gebruiken in een OpenEdge omgeving is dat de Windows service MKGReportServer actief is. Standaard zal dit proces automatisch opgestart worden samen met de server zelf. De status van de service is te controleren vanuit Windows Configuratiescherm Systeembeheer Services 5
Afbeelding 2.2. Service MKGReportServer Bij de service MKGReportServer moet de kolom status aangeven Gestart en de kolom Opstarttype Automatisch. 2.2. Progress 9 Op een Progress-9 server is het programma Procontrol actief. Zonder dit programma is het niet mogelijk om te communiceren met de database. Ook de Report Broker maakt gebruik van Procontrol. Om de Procontrol te kunnen benaderen dient het volgende pad gevolgd te worden: Op de MKG-Server kan het programma gevonden worden onder Windows Start Alle Programma s PROGRESS Procontrol. Let op! De gebruikte afbeeldingen zijn afkomstig van een Engelstalige Windows server installatie, Progress Versie 9.1C. Afhankelijk van uw bedrijfssituatie kunnen kleine verschillen zichtbaar zijn. De essentiële velden en informatie, zullen echter voor alle gebruikte afbeeldingen overeenstemmen met uw situatie. Na het kiezen binnen het Windows menu voor Procontrol, verschijnt het onderstaande venster. 6
Report Broker Afbeelding 2.3. Procontrol In het bovenstaande venster is de eigen Hostnaam te lezen van de server waarop MKG geïnstalleerd is. De draaiende tandwielen geven aan dat de database actief is. 7
Door het drukken op de knop Detail, wordt het volgende venster getoond: Afbeelding 2.4. Procontrol, knop Detail Alle beschikbare databases worden hier getoond. Daarnaast is exact te zien welke wel en welke niet actief zijn. De groene vink, staat voor: de database is actief, en het rode kruis geeft aan dat de database niet actief is. Inrichting van de Report Broker, vindt plaats op het tabblad Other Tasks. Afbeelding 2.5. Procontrol, Detail, tabblad Other Tasks Zoals te zien, is MKG report reeds in de lijst opgenomen. Om op een juiste wijze gebruik te kunnen maken van de Report Broker zullen de volgende instellingen gemaakt, dan wel gecontroleerd dienen te worden. Gebruik hiervoor de knop Edit. 8
Report Broker Afbeelding 2.6. Procontrol, Detail, Other Tasks, knop"edit, tabblad General Identifiers: Naam van het proces: MKG report. AutoStart: Door deze vinkbox is het mogelijk om de Report Broker gelijk met het starten van Procontrol mee te starten. Deze instelling moet uit staan. Starten van de Report Broker dient vanuit de MKG interface te gebeuren. Later in deze handleiding komen we hierop terug. Executable Name: Naam van het uitvoerende programma: prowin32.exe. Working directory: Het pad naar de werkmap van MKG. Binnen deze werkmap moet het bestand report.pf bekent zijn. Zowel het pad als het bestand zijn aanwezig na een standaard MKG installatie. Startup Parameters: -pf report_brk.pf -ininame "report.ini" -basekey "INI". Afwijken van de voorgestelde inrichting is niet aan te raden en dient uitsluitend in overleg met een MKG consultant en op aanwijzingen van een MKG consultant te gebeuren. Let op! Op de MKG server, waarop Procontrol geïnstalleerd is, is het bestaan van de map C:\tmp een voorwaarde. C:\temp is niet voldoende! Het opslaan van de gemaakte instellingen gebeurd bij het klikken op de knop OK. Het venster sluit automatisch. 9
Nadat de instellingen zijn opgeslagen dient de Report Broker gestart te worden. Hiervoor is de knop Start beschikbaar. Afbeelding 2.7. Procontrol, Detail, tabblad Other Tasks "Start In het programma Procontrol is niet te zien of de Report Broker wel of niet actief is. Om dit te kunnen controleren dient MKG opgestart te worden. Zie hiervoor het volgende hoofdstuk. Let op! Per MKG server mag er slechts één Report Broker vanuit Procontrol gestart worden. Bij meer dan één Report Broker-taak zal de reportscheduling niet meer werken. Natuurlijk is het mogelijk om binnen één Report Broker, verschillende taken (rapporten) te definiëren. Om zeker te zijn dat er maar één Report Broker-taak gestart is kan de Procontrol gestopt en weer gestart worden. Dit is een ingrijpende actie, de database gaat namelijk ook gestopt worden. In tegenstelling tot het starten van de broker dient het stoppen te gebeuren vanuit de module Batch rapportage in de MKG software en door in het schermvoorbeeld hierboven op de knop Stop (Start) te drukken. 10
3. Statuscontrole voor de Report Broker in MKG Report Broker Binnen MKG kan gekozen worden voor het menuitem: Rapport batch verwerking. Dit onderwerp staat onder: MKG menu XML Rapportage Rapport batch verwerking. Het volgende venster wordt geopend: Afbeelding 3.1. Batch rapportage In de werkbalk is voor de statuscontrole het onderstaande icoontje beschikbaar. Afbeelding 3.2. Icoon Controleer status van de broker Na het klikken op het icoontje wordt de controle gestart. Afbeelding 3.3. Status controle Is de inrichting correct en de Report Broker is gestart dan verschijnt de onderstaande melding: Afbeelding 3.4. Informatie: De rapport broker is actief 11
4. Werking en bediening van de Report Broker Nadat de inrichting succesvol voltooid is, kan begonnen worden met het invoeren van de werkelijke rapportopdrachten. Let op! Voor het kunnen gebruiken van de XML gegevens die door een batchtaak klaargezet worden is een standaard map noodzakelijk. Bij het installeren van MKG wordt deze map niet automatisch aangelegd. Deze map moet aangelegd worden in de MKG applicatiemap op de MKG server: \mkg\rapporten\xmldata 4.1. Schermuitleg Inleiding Om de nog niet behandelde schermonderdelen toe te lichten wordt in deze paragraaf een volledige overzicht gegeven. Afbeelding 4.1. Schermuitleg Batch rapportage Door op de knop Nieuw te klikken wordt een nieuwe batchtaak aangemaakt. Controleer vervolgens via de knop Parameters of het rapport de juiste parameterwaarden en selecties meekrijgt. Afbeelding 4.2. Icoon Nieuw Afbeelding 4.3. Icoon Parameters 12
Report Broker Actief: Hiermee kan een batchtaak op inactief gezet worden. Alle instellingen blijven behouden maar de batchtaak zal niet uitgevoerd worden. Rapport: Het nummer van het rapport dat uitgevoerd moet worden. moet worden. Uitvoeren op/om: De eerstvolgende datum en het tijdstip waarop de taak uitgevoerd Herhaal: Hiermee is in te stellen of het uitvoeren van het rapport herhaald moet worden en zo ja, hoe vaak. Er kan gekozen worden uit een standaard herhalingspatroon of er kan een eigen herhaalpatroon aangemaakt worden. Deze kan aangemaakt worden op basis vaneen opgegeven aantal minuten, uren, dagen, weken of maanden. Uitvoeren als: Hier kan aangegeven worden als welke MKG gebruiker de taak uitgevoerd moet worden. Deze gebruiker zal in het logboek van het rapport opgenomen worden. betrekking moet hebben. In administratie / Boekjaar: De administratie en het boekjaar waarop het rapport Export: Als het wenselijk is om het rapport op te slaan in een bepaald bestandsformaat dan kunnen de voorkeuren worden opgegeven door voor Export te kiezen. Velden om de export locatie en het gewenste bestandsformaat aan te geven komen hierdoor beschikbaar. Zie afbeelding 4.14 Let op! Het spreekt voor zich dat de map die gekozen wordt toegankelijk moet zijn voor diegene voor wie het rapport bedoeld is. Rechten op Servers zijn vaak beperkt voor standaard gebruikers. De netwerkbeheerder kan hierin adviseren. Knoppen binnen Batch rapportage Ook in de module Batch rapportage komen een aantal standaard MKG knoppen terug: Afbeelding 4.4. Afbeelding 4.4 Icoon Nieuw Afbeelding 4.5. Icoon Wijzig Afbeelding 4.6. Icoon Verwijder Afbeelding 4.7. Icoon Kopieer de huidige regel Afbeelding 4.8. Icoon Opslaan Afbeelding 4.9. Icoon Annuleren 13
Instellen van rapportparameters gaat middels onderstaande knop. De batchtaak kan parameterwaarden meegeven worden die afwijken van de standaard parameterwaarden. Afbeelding 4.10. Icoon Parameters Bij een storing binnen de broker taken is het voor een reset niet voldoende om de Report Broker te stoppen en te starten. Bij het starten van de Report Broker zullen alle taken in het verleden direct worden gestart. Dit betekend dat de Report Broker wordt overspoeld. Om te voorkomen dat hierdoor weer een storingsituatie ontstaat dienen de taken vooraf aan het starten van de Report Broker, naar hun eigen schema in de toekomst worden verplaatst. Dit kan voor alle taken in één keer met de knop Vernieuw. Let op! De broker kan uitsluitend vanuit de Procontrol, gestart worden. zie afbeelding 2.5. Door middel van de onderstaande knop worden alle rapporten opnieuw gepland. Afhankelijk van de reeds ingestelde herhalingspatronen op de batchtaak word een nieuwe uitvoertijd en datum bepaald. Afbeelding 4.11. Icoon Vernieuw De status van de Report Broker is van belang indien er batchtaken gedefinieerd zijn. Is de Report Broker niet actief dan worden de taken niet uitgevoerd. Door onderstaande controleknop zal er een infoscherm naar voren komen die de huidige status van de Report Broker laat zien. Afbeelding 4.12. Icoon Controleer status van de broker Door middel van de onderstaande knop kan de Report Broker gestopt worden. Geplande opdrachten zullen dan niet meer worden uitgevoerd. Afbeelding 4.13. Icoon Stop de broker Door middel van de onderstaande knop kan het rapport direct uitgevoerd worden. Dit is voornamelijk handig om het rapport te testen en het resultaat te beoordelen. Afbeelding 4.14. Icoon Uitvoeren rapport 4.2. Uitgewerkt voorbeeld Als voorbeeld is gekozen voor het rapport Voorraadwaardelijst (8650). Reden is, dat meestal dit rapport veel records bevat en dus nogal wat tijd in beslag kan nemen voordat het volledig is opgebouwd. Een goed voorbeeld om het nut en de waarde van de Report Broker-functionaliteit te laten zien. Daarnaast wordt er voor dit rapport een export naar Excel, stap voor stap, als repeterende opdracht ingevoerd. 14
Report Broker Om een nieuwe batch te starten wordt gekozen voor Nieuw. Afbeelding 4.15. Icoon Nieuw Vervolgens kan rapport 8650 gekozen worden. Dit kan door direct een rapportnummer in te geven of met behulp van de zoekloep te zoeken naar de Voorraadwaardelijst. Als starttijdstip voor het rapport is dagelijks, 06:00 uur gekozen zodat op het moment dat s ochtends het kantoorpersoneel zijn werkdag begint het rapport paraat is, zonder dat de gebruiker het rapport zelf hoeft te starten of erop moet wachten. Als uitvoerder kan iedere MKG gebruiker gekozen worden. Denk bij de keuze aan mogelijke autorisatie conflicten, een gebruiker moet geautoriseerd zijn om het rapport uit te kunnen voeren. Daarnaast dient de administratie en het boekjaar aangegeven te worden. Eerder was gesteld dat in dit voorbeeld het rapport geëxporteerd wordt naar Excel. De map waarin het bestand geplaatst dient te worden moet worden opgegeven. In dit geval is gekozen voor de map: C: \mkg \documenten \broker Tip: Gebruik geen rechtstreekse netwerkmap. Een netwerkstoring zal dan geen gevaren opleveren voor de Report Broker taken. Maak een map op de server waar de bestanden door de Report Broker geplaatst worden en deel deze met de gebruikers, zodat ze via een netwerkschijf de bestanden kunnen benaderen. Als bestandsnaam wordt de rapportnaam opgebouwd uit het administratienummer en uitvoer (export) datum. Zodoende worden eerdere exportbestanden niet overschreven. Het onderstaande scherm geeft een overzicht van de ingevoerde velden. 15
16 Afbeelding 4.16. Voorbeeld invoer Batch rapportage
Report Broker 4.3. Resultaat brokeropdracht Uit de invoer van bovenstaand scherm zal in de map C:\mkg\documenten\broker, het exportbestand opgeslagen worden onder de opgegeven bestandsnaam. Deze export zal alle velden uit het bewuste rapport bevatten. Afbeelding 4.17. Exportbestand in doelmap 4.4. Parametergebruik bij Batchopdrachten Bij het uitvoeren van een batchtaak is het niet mogelijk om de gebruiker voorafgaand aan het genereren van het rapport de rapportparameters te laten invullen. De batchtaken worden immers uitgevoerd zonder tussenkomst van een gebruiker. Daarom kan per batchtaak vooraf een invulling ingegeven worden voor de waarden van de verschillende rapportparameters. Afbeelding 4.18. Icoon Parameter Bij het drukken op het icoon Parameter wordt het paramater dialoogvenster getoond. Hierin kunnen waarden worden opgegeven. Conform deze invoer wordt de opdracht op het ingestelde tijdstip uitgevoerd. Afbeelding 4.19. Dialoogbox Parameters De opgegeven parameters worden bij de batchtaak opgeslagen. Kopiëren van deze taak is eenvoudig, waarna de parameters kunnen worden gewijzigd. Let op! Alle parameters die bij een rapport/query horen moeten vooraf worden ingesteld. Uitleg: Er is immers geen dialoog met het scherm op het moment dat het rapport wordt gestart. Het niet of onjuist invullen van een parameter leidt automatisch tot een blokkerende situatie in de Report Broker lijst. 17
18 Let op! Staat eenzelfde rapport in meerdere batchtaken klaar dan heeft dit een risico. Staat de tijd van uitvoer te krap ingesteld, dan kan er een conflict optreden doordat een taak niet toegestaan wordt om zijn eigen XML bestand te creëren. Dit bestand heeft namelijk dezelfde naamgeving. Hierdoor kan het bestand niet worden aangemaakt, omdat het al bestaande bestand nog gelocked staat. Oplossing kan zijn om de tijd voor de opvolgende taken ruim in te stellen. Een andere mogelijkheid is om unieke namen aan het rapport en de query toe te kennen. Dit kan niet bij het kopiëren van de brokertaak, maar kan uitsluitend door binnen MKG het rapport met bijbehorende query te kopiëren om deze unieke (maar gekopieerde) rapporten vervolgens te selecteren voor een batchtaak.
Report Broker Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit handboek. Wij van MKG hopen, dat veel dingen die u gelezen hebt, iets kunnen betekenen voor uw onderneming. Dit handboek beschrijft natuurlijk vooral de grondbeginselen. Toch zou het u voldoende handvaten moeten geven om een goede start te kunnen maken met het verantwoord bouwen van brokeropdrachten. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wil ingaan. Hiervoor heeft MKG consultants in dienst. Zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn. Bijvoorbeeld voor het geven van adviezen. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken dan is uw projectleider of accountmanager uw directe aanspreekpunt. Voor vragen over de standaard functionaliteit belt u met onze Consultancy desk. Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken met behulp van het programma Teamviewer, indien nodig gewoon met u mee. Het telefoonnummer kunt u vinden op onze website. (www.mkg.nl) Het MKG team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van dit handboek en wenst u veel succes bij het werken met MKG ERP software, in combinatie met batch gestuurde Crystal Reports output. 19