Syntrophos 2.0 Plan van Aanpak 1
Inleiding / aanleiding Twee jaar na de oprichting van Syntophos was het begin 2015 bij het bestuur, de demand managers en Syntrophos duidelijk dat er een stap gezet moest worden naar een professionelere / toekomst gerichte organisatie van Syntrophos. De deelnemende gemeenten waren daarnaast ook nog zoekende op welke wijze zij hun rol moesten invullen richting Syntrophos. Samen met Atos is er een gewerkt aan het opstellen van een I-Visie en een apart traject voor het demand/supply gedeelte. Zowel de I-Visie als het onderdeel demand/supply hebben aan de ene kant duidelijk gemaakt wat de gemeenten en Syntrophos de komende jaren willen realiseren en aan de andere is inzichtelijk gemaakt hoe we dit zouden moeten organiseren (taken en rollen binnen de deelnemende gemeenten en Syntrophos). Het bestuur heeft begin 2016 opdracht gegeven voor het opstellen van document voor het professionaliseren van Syntrophos. Dit document Professionalisering Syntrophos was voor het bestuur en de demand managers aanleiding om een plan van aanpak op te stellen om op korte termijn een aantal verbeteringen door te voeren. Daarnaast is er in juni 2016 een zienswijze op de begroting 2017 Syntrophos gekomen van de gemeente Nissewaard met een tweetal aanbevelingen, te weten: Een voorstel over de wijze waarop het financiële knelpunt Nissewaard wordt ingevuld. Een voorstel voor een verbeterplan voor de verdere ontwikkeling van Syntrophos naar het gewenste volwassenheidsniveau 2018. Algemeen Het bestuur van Syntrophos heeft op 20 juni 2016 opdracht gegeven voor het opstellen van een plan van aanpak om op korte termijn een aantal verbeteringen door te voeren bij Syntrophos. Om deze verbeteringen samen met Syntrophos inzichtelijk te maken en waar mogelijk gelijk door te voeren is er een aparte werkgroep geformeerd om dit plan van aanpak op te stellen. De werkgroep bestaat uit Loek Bal (demand manager Nissewaard), Sjaak Barendrecht (demand manager Brielle), Peter van den Beemt (demand manager Westvoorne, tevens projectleider), Erik Mulder (externe), Hans Hartzema (directeur Syntrophos), Bert van Hoef (regievoerder Nissewaard), Erwin van Leiden (Syntrophos) en Wensley Vrij (regievoerder Westvoorne. Projectopdracht Het plan van aanpak moet voorzien in een opdracht om te komen tot een meer volwassen / professionelere organisatie van Syntrophos. Er moet een verbeterplan komen waarin met name de dienstverlening (klant algemeen, eindgebruiker in het bijzonder) naar een beter / hoger niveau wordt gebracht. Daarnaast moet er een verbeterplan komen waarin een duidelijke visie komt over de wijze van rapportage t.a.v. bestuur (bestuur Syntrophos, demandmanagers, college, raad). Een 2
onderdeel van deze projectopdracht is het verbeteren van de financiële administratie (reeds in gang gezet door Erik Mulder). Uitwerking projectopdracht Om deze opdracht te kunnen uitvoeren was de werkgroep van mening dat, om tot meer volwassen / professionelere organisatie van Syntrophos te komen, er voor de volgende onderdelen een verbeterplan moet worden opgesteld. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Organisatie algemeen Dienstverlening Rapportages Financiën op orde Versterking van de DVO s Overlegstructuur Techniek AFO Voortaan Voorne Beveiliging In verschillende samenstellingen is er door de werkgroepleden de afgelopen periode gewerkt aan het opstellen van een projectomschrijving + plan van aanpak van de bovengenoemde onderdelen. Per deelproject volgt hieronder een korte beschrijving van de doelstelling van het project en het beoogde resultaat. Voor een uitgebreide projectomschrijving wordt verwezen naar de bijlagen. 1. Organisatie algemeen a. Doelstselling van het project Organisatie in beeld brengen, hoe moet de organisatie er op 1 januari 2018 uit zien en wat is daar voor nodig, opleidingsplan opstellen / actualiseren aan de hand van het gewenste organisatiemodel, hoe verminderen we de kwetsbaarheid (in de breedste zin) en op welke wijze gaat Syntrophos om met projecten (eigen projectorganisatie / of uitbesteden). Leiding en sturing in beeld brengen rond de organisatie van grote projecten. Een duidelijk plan van hoe de organisatie van Syntrophos er op 1 januari 2018 uit moet zien en welke stappen nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen. 2. Dienstverlening Het opstellen van een plan van aanpak waarin beschreven zal zijn op welke wijze, het verbeterplan dienstverlening zal worden opgesteld en uitgevoerd. Hierbij wordt aandacht besteed aan de fasering en de periode waarin dit moet worden uitgevoerd. Het geeft daarmee inhoud aan: Visie 1e lijns ondersteuning (hoe organiseren) Wijze van registreren Communicatie 3
Verbeterplan dienstverlening 3. Rapportages Een duidelijke en begrijpelijke rapportage te ontwerpen Bestuursrapportage (strategisch/beleidsmatig) Ten eerste: De rapportage zal informatie bevatten met voldoende kwaliteit om te kunnen dienen als algemeen bruikbare stuur- en verantwoordingsinformatie. Ten tweede: De rapportage dient te zijn gebaseerd op algemene bedrijfseconomische principes, tenzij de gemeentelijke specifieke eisen belangrijker zijn. DMO rapportage (operationeel) Ten eerste: Projectvoortgang, go or no go nieuwe producten / diensten / kosten/ doorlooptijd Ten tweede: prestaties - klachten(-afhandeling) en KPI s zoals opgenomen in SLA. 4. Financiën op orde De doelstelling van het verbeterproject AO en P&C is de kwaliteit van de administratie en de rapportages hieruit te verbeteren (m.n. juistheid, inzichtelijkheid en consistentie). Daarnaast dienen er eenduidige afspraken te zijn/komen over de verdeling van de gezamenlijke kosten/diensten aan de deelnemers in Syntrophos. De doelstelling van de verkenning van de besparingsmogelijkheden is inzicht te geven in de kostenontwikkelingen van (de diensten van) Syntrophos en de keuzemogelijkheden (en consequenties hiervan) die de deelnemers hierin hebben. Het verbetertraject AO/P&C is reeds ingezet. De deliverable is omschreven in de doelstelling: een kwalitatief betere administratie en een set van heldere kostenverdelingsafspraken. De deliverable van de verkenning van de kostenbesparingsmogelijkheden is een document, in de vorm van een notitie, met daarin opgenomen: Een analyse van de kosten(-soort)ontwikkeling. Een inschatting van de variabiliteit van deze kosten(-soorten) Een inschatting van de effecten op de dienstverlening bij een wijziging van kosten. 5. Versterking van de DVO s (a. DVO / GR Syntrophos - deelnemers; b. DVO Nissewaard > Syntrophos) DVO / GR Syntrophos - deelnemers De primaire doelstelling is het op termijn versterken van de DVO Syntrophos deelnemers. De SLA zal op een later termijn moment volgen waarbij de bijlagen van de DVO de voorloper zijn van de te vormen SLA. 4
Het eindresultaat betreft een nieuwe DVO voor de gemeenschappelijke regeling Syntrophos deelnemers. DVO Nissewaard > Syntrophos Het beoordelen van de afspraken uit de huidige dienstverleningsovereenkomst, een huurovereenkomst van Syntrophos met de gemeente Nissewaard. In beeld brengen waar deze overeenkomsten volgens Syntrophos tekort schieten. Het onderzoeken van de mogelijkheid tot herziening van de afspraken c.q. de herziening van de DVO. Alsmede het onderzoeken van alternatieven voor het DVO en de huurovereenkomst na afloop van de looptijd van deze overeenkomsten Een inventarisatie van de knelpunten in de huidige DVO De gewenste aanpassingen door Syntrophos De mogelijkheden tot tussentijdse aanpassing van het huidige DVO en de huurovereenkomst Een concept van een toekomst DVO Een overzicht van de alternatieven van de huidige dienstverlening en huisvesting Een overzicht van de mogelijke financiële consequenties van de hiervoor genoemde punten Een advies over welke onderdelen van de gemeente Nissewaard blijven worden afgenomen na de einddatum van de overeenkomsten 6. Overlegstructuur In beeld brengen welke overlegstructuren er bestaan tussen de deelnemers en Syntrophos, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Daarna worden deze geanalyseerd, rekening houdend met effectiviteit en efficiency. Dit leidt uiteindelijk tot verbetervoorstellen en een implementatieplan. Verbetervoorstellen en een implementatieplan. 7. Techniek Maak inzichtelijk voor welke architectuur is gekozen en stel een life time cyclus op voor de architectuur. Wat is de meerjarenvisie op het gebied van de techniek? Wie is verantwoordelijk voor wat (bekabeling e.d.). De huidige infrastructuur is het uitgangspunt voor de aansluiting van Hellevoetsluis? Hiermee heeft dit onderdeel raakvlakken met de onderdelen DVO en AFO. Beschrijving van de gekozen architectuur en bijbehorende principes. Plan van Aanpak waarin beschreven zal zijn bovengenoemde vraagstukken beantwoord worden. Hierbij wordt aandacht besteed aan de fasering en de periode waarin dit moet worden uitgevoerd. 5
8. AFO Voortaan Voorne In beeld brengen van de gevolgen van de mogelijke toetreding van Hellevoetsluis als deelnemer tot de GR Syntrophos en de AFO als afnemer van Syntrophos (waarbij Brielle en Westvoorne nog wel deelnemer blijven maar geen afzonderlijke afnemers meer zijn). Een document met daarin per deelproject van het project werkgroep Syntrophos de consequenties, gevolgen en kansen van de vorming van de AFO Voortaan Voorne. 9. Beveiliging ¹ ¹ Beveiliging is uit de verschillende deelopdrachten gehaald en als aparte deelopdracht toegevoegd. De werkgroep is van mening dat hier een belangrijke taak ligt voor de Ciso s van de deelnemende gemeenten en Syntrophos. Een overleg met de Ciso s is door de vakanties vertraagd en moet nog worden opgestart. Bevindingen De werkgroep heeft de opdracht aanvaard en heeft wekelijks met elkaar overlegd. Ieder lid van de werkgroep is zich bewust van de noodzaak van deze opdracht, maar constateert dat er nog veel zaken onduidelijk zijn of dat er ontwikkelingen spelen die het uitvoeren van de verschillende deelopdrachten bemoeilijkt. Denk hierbij voornamelijk aan de mogelijke vorming en toetreding van de AFO en de zienswijze die de gemeente Nissewaard heeft ingediend voor wat betreft de begroting 2017 (op beide punten zal later in deze notitie worden teruggekomen). De afgelopen periode heeft duidelijk gemaakt dat, willen we (tijdig) uitvoering geven aan de plannen van aanpak van de verschillende deelopdrachten, dit veel tijd zal gaan kosten. Zowel voor de medewerkers van Syntrophos als voor deelnemers vanuit de verschillende gemeenten vraagt dit goede regie op de eigen werkvoorraad. Immers, de gewone werkzaamheden moeten ook doorgaan. Er is bewust gekozen om deze opdracht op eigen kracht uit te voeren. Zowel het bestuur, directie Syntrophos en de demandmanagers weten waar de schoen wringt, zitten dicht op de materie en kunnen daardoor snel stappen maken. Daarnaast zijn er de afgelopen periode (2014 heden) verschillende onderzoeken en rapporten opgeleverd die kunnen bijdragen aan de verschillende verbeterplannen. Denk hierbij aan de rapporten van ATOS (I-Visie, rapport demand en supply en Proffessionalisering Syntrophos). Ook het onderzoek naar de identiteit en het imago van Syntrophos (opgesteld door Asja Geertruide als afstuurdeeropdracht) kan hierbij worden betrokken. In het kader van de vorming van de AFO Voortaan Voorne is er door de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne opdracht gegeven een nulmeting uit te voeren. Een belangrijk onderdeel uit het eindrapport betreft de mate van volwassenheid en dienstverlening van Syntrophos. De conclusies en aanbevelingen kunnen worden meegenomen bij de deelopdracht rond dienstverlening. 6
Het op eigen kracht uitvoeren van deze opdracht vraagt dus (veel) van de capaciteit van de medewerkers van Syntrophos, de demand managers en de regievoerders. Bij het plannen van de werkzaamheden zal dus een realistische planning moeten worden gemaakt. Alle activiteiten die voortvloeien uit het project en direct gericht zijn op de kwaliteitsverbetering van hebben een hogere prioriteit ten opzichte van de activiteiten die voortvloeien uit deelplan acht (AFO Voortaan Voorne)). Doel hiervan is de verbetering van de dienstverlening te waarborgen en voor alle partijen tijdig beschikbaar te stellen. Wel is de werkgroep zich er van bewust dat Syntrophos de vorming van de AFO Voortaan Voorne, en daaruit voorvloeiende werkzaamheden, niet kan negeren maar vraagt zich dus oprecht af wat de gevolgen zijn voor de planning van dit project.. Daarnaast kan de toetreding van de AFO Voortaan Voorne de positie/organisatie van Syntrophos versterken. De afhankelijkheden zijn dus groot en vraagt een goede regie en integrale aanpak van de verschillende opdrachten en werkzaamheden. De werkgroep is van mening dat er veel wordt gevraagd van de verschillende actoren. Er zullen de komende periode dan ook keuzes moeten worden gemaakt op welke wijze hier invulling aan kan worden gegeven. Als het bestuur instemt met de uitvoering van de verschillende deelopdrachten zal er per project inzichtelijk moeten worden gemaakt hoeveel tijd (en door wie) er voor het project nodig is. Dit zou ook financiële consequenties kunnen hebben. Mogelijk moeten er mensen worden vrijgemaakt of worden ingehuurd om uitvoering te geven aan de verschillende opdrachten. Voorgesteld wordt dan ook dat voor 1 oktober inzichtelijk moet zijn wat de verschillende projecten aan capaciteit vragen en welke kosten hier mee gemoeid zijn. Opdracht en uitvoering geven aan de verschillende deelopdrachten heeft dus ook financiële consequenties. De bestuurlijke afweging zou moeten zijn of hier (extra)middelen voor beschikbaar worden gesteld. De uitkomsten hiervan zorgen er voor om op termijn op een hoger niveau te komen. Als op voorhand al duidelijk is dat er geen financiële middelen kunnen worden vrijgemaakt (bij Syntrophos en/of deelnemende gemeenten) zullen er deelopdrachten moeten worden gestopt. AFO Voortaan Voorne Op 19 augustus heeft Syntrophos van de ICT werkgroep Voortaan Voorne een verzoek gekregen antwoord te geven op de geformuleerde vraagstelling voor het leveren van ICT diensten aan de toekomstige ambtelijke Fusie Organisatie Voortaan Voorne. Een centrale beslissing voor de inrichting van de informatievoorziening is de keuze van de leverancier van de infrastructurele ICT diensten. De huidige situatie is dat de gemeenten Brielle en Westvoorne deze diensten betrekken bij Syntrophos, terwijl Hellevoetsluis deze diensten in eigen beheer heeft. De drie gemeenten hebben de intentie uitgesproken de infrastructurele diensten van de AFO onder te brengen bij Syntrophos. Zowel de definitieve beslissing hiertoe, als de voorwaarden waaronder, zijn afhankelijk gemaakt van de toetsing van het aanbod van Syntrophos. Deze toetsing vindt plaats door de ICT-werkgroep Voortaan Voorne, waarna deze een advies formuleert richting de regiegroep, waarna besluitvorming plaatsvindt. 7
Het aanbod van Syntrophos zal inzicht moeten geven in de te verwachten inhoud, kwaliteit, risico s en prijsstelling van dit aanbod en Syntrophos zal inzicht moeten geven aan welk deel van de vraag zal kunnen worden voldaan, zowel op de lange termijn als het deel daarvan dat per januari 2018 kan zijn gerealiseerd. Er vanuit gaande dat het aanbod van Syntrophos zal leiden tot een positief besluit voor Syntrophos als leverancier van infrastructurele IT-diensten aan de AFO zal dit consequenties hebben voor verschillende deelopdrachten (o.a. organisatie-algemeen, dienstverlening, DVO s). Zienswijze Nissewaard op de begroting 2017 van Syntrophos Gemeente Nissewaard heeft op 10 juni 2016 een zienswijze ingediend op de ontwerpbegroting Syntrophos 2017. De gemeente Nissewaard heeft hierbij aangegeven dat de deelnemersbijdrage 2017 voor de gemeente Nissewaard dient te worden bijgesteld tot het niveau van de deelnemersbijdrage 2016 ( 5.565.843,--). Ook geeft gemeente Nissewaard aan dat de zienswijze een opgave betekent ten aanzien van de financiën en verdere ontwikkeling van Syntrophos (kwaliteit). Op 4 juli 2016 heeft het bestuur van Syntrophos geantwoord op de zienswijze van de gemeente Nissewaard. In de beantwoording gaat Syntrophos uit van andere bedragen met betrekking tot de deelnemersbijdrage. Waar de gemeente Nissewaard spreekt over een deelnemersbijdrage van 5.565.843,-- (deelnemersbijdrage 2016) heeft Syntrophos het over een deelnemersbijdrage van 5.296.406,-- + een verhoging van 596.973,-- in verband met eerder genomen besluiten. Zodat in de boeken van Syntrophos de deelnemersbijdrage van Nissewaard op 5.892.379 komt. In overleg met de voorzitter van het bestuur is besloten dat er eerst duidelijkheid moet komen over welk bedrag nu het juiste bedrag is, voor wat betreft de deelnemersbijdrage per 1 januari 2016. Aan de kant van Syntrophos zal inzichtelijk worden gemaakt welke opdrachten er tussentijds zijn aangenomen die gevolgen hebben gehad voor de deelnemersbijdrage van Nissewaard. Omgekeerd heeft Nissewaard aangegeven voor zichzelf te willen weten welke verplichtingen er met Syntrophos zijn aangegaan en waar de financiële dekking vandaan moet komen zodat er een juist beeld ontstaat van de deelnemersbijdrage van Nissewaard aan Syntrophos. Deze opdracht heeft prioriteit gekregen omdat we als werkgroep van mening zijn dat er niet verder gewerkt kan worden aan de kwaliteit van Syntrophos als hier niet eerst duidelijkheid over bestaat. Bovenstaande geeft duidelijk weer dat de deelopdracht Financiën op orde met hoge prioriteit verder moet worden uitgevoerd. Binnen de werkgroep leeft de gedachte dat er een duidelijke prioritering moet komen in het uitvoeren van de verschillende deelopdrachten. Op zich is dit moeilijk omdat we zoals eerder beschreven afhankelijk zijn van de externe ontwikkelingen alsook de verschillende deelopdrachten niet op zichzelf staan maar hebben een grote mate van afhankelijkheid. 8
Besluiten Zoals eerder in dit stuk gemeld is een integrale aanpak van de verschillende deelopdrachten gewenst. Het professionaliseren en toekomstbestendig maken van Syntrophos en daarnaast de (mogelijke) toetreding van de AFO Voortaan Voorne realiseren vraagt veel zo niet te veel van de organisatie Syntrophos als wel van de deelnemende gemeenten. De werkgroep stelt het bestuur voor: a. In te stemmen met de doelstellingen en beoogde resultaten van de deelopdrachten; b. In te stemmen met het voor 1 oktober door de werkgroep in beeld brengen van de beoogde capaciteit en op welke wijze de werkgroep hier invulling aan denkt te geven; c. De werkgroep opdracht te geven om te komen met een voorstel voor een integrale aanpak van de verschillende deelopdrachten (mogelijk met externe ondersteuning; d. In te stemmen met het verlengen van het contract van E. Mulder om (verdere) uitvoeren te geven aan het deelproject Financiën op orde. Als ingestemd wordt met het uitvoeren van de deelopdrachten zal dit mogelijk ook financiële gevolgen hebben. De financiële middelen binnen Syntrophos zijn beperkt. Er zal dus gekeken moeten worden op welke wijze er financiële middelen beschikbaar kunnen worden gesteld. 9
Bijlagen: 1. Deelopdracht - Organisatie algemeen 2. Deelopdracht - Dienstverlening projectgroep 2.0 3. Deelopdracht - Rapportage 4. Deelopdracht - Financiën op orde 5. Deelopdracht a. Versterking DVO / GR en b. DVO Nissewaard > Syntrophos 6. Deelopdracht - Overlegstructuur 7. Deelopdracht - Techniek 8. Deelopdracht - AFO Voortaan Voorne 10