Diplomeren - Light Binnen Trajectplanner is het mogelijk om sjablonen aan te maken die gebruikt kunnen worden bij het afdrukken van diploma s en supplementen. Deze sjablonen kunnen gevuld worden met mergevelden die bij het afdrukken automatisch gevuld worden door Trajectplanner. Met deze handleiding maken we dit inzichtelijk en geven we aan hoe je dit in de rol van administrator en schoolbeheerder kunt doen. Daarnaast is het mogelijk om de rol brievenbeheerder toe te kennen aan een gebruiker. Gebruikers met de rol brievenbeheerder kunnen dan tevens sjablonen aanmaken. Snel naar: 1. Het activeren van Diplomeren Light 2. Feature Flipping 3. De rol brievenbeheerder toekennen 4. De module Custom Brieven zichtbaar maken voor de brievenbeheerder 5. RTF bestanden uploaden in Trajectplanner 6. Diploma s genereren 7. Diploma s afdrukken 1. Het activeren van Diplomeren Light Diplomeren Light is geen standaard feature in Trajectplanner. Bij interesse in de feature kun je contact opnemen met de relatieconsultant die is verbonden aan jouw onderwijsinstelling. Na het aanschaffen van Diplomeren Light zal Trajectplanner de feature activeren. 2. Feature Flipping Als de feature geactiveerd is door Trajectplanner kun je HO diplomeren als administrator aanzetten in de omgeving. Log in en kies de rol van administrator Klik in het menu op Pakketbeheer - Instellingen Vul in het zoekveld Feature Flipping in. Met feature flipping kun je specifieke functionaliteiten in- en uitschakelen. Klik achter Feature Flipping op Selecteer de rollen voor wie je de feature wilt aanzetten.
3. De rol brievenbeheerder toekennen Het is mogelijk om specifieke gebruikers in Trajectplanner de rol brievenbeheerder toe te kennen. Hierdoor kunnen naast de administrator en de schoolbeheerder ook deze gebruikers sjablonen beheren. Klik als administrator op Pakketbeheer - Gebruikers Zoek de gebruiker op die je de rol brievenbeheerder wilt geven. Klik deze gebruiker aan. De gebruikerskaart wordt dan geopend. Klik in het menu aan de linkerkant op Login & Functies Scrol iets naar beneden naar Selecteer Rollen Klik op de rol brievenbeheerder. Hierdoor wordt de rol toegekend aan de gebruiker. 4. De module Custom Brieven zichtbaar maken voor de brievenbeheerder Een gebruiker met de rol brievenbeheerder kan het menu Pakketbeheer - Custom Brieven alleen zien als deze is ingesteld voor de rol brievenbeheerder. Klik op Pakketbeheer- Modules Klik op Pakketbeheer Klik op bij Custom Brieven op Klik de checkbox aan voor brievenbeheer 5. RTF Bestanden uploaden in Trajectplanner Als de instellingen gedaan zijn, kan er gestart worden met het aanmaken van de sjablonen die gebruikt zullen worden als diploma s en supplementen. In MS Word kun je deze sjablonen aanmaken en aanpassen. De velden die gevuld moeten worden door Trajectplanner maak je aan als mergeveld zoals deze in de legenda van Trajectplanner worden weergegeven. Dat doe je als volgt: Klik in de rol van administrator, schoolbeheerder of brievenbeheerder op Pakketbeheer - Custom Brieven. Klik op Upload RTF
Er wordt een pop-up geopend waarin het sjabloon kan worden aangemaakt. De volgende stappen worden weergegeven. Open de legenda van Trajectplanner om het mergeveld op te zoeken die je wilt toevoegen aan het sjabloon dat je wilt gebruiken om diploma s en supplementen af te drukken. Zie onderstaand voorbeeld. Open Word Klik op invoegen Klik op het volgende symbool Selecteer Veld
Selecteer Mergeveld Vul bij Veldeigenschappen de naam van het mergeveld in zoals deze in de legenda van Trajectplanner is weergeven bij Koppeling. Stel je wilt een mergeveld aanmaken voor de naam van de school, dan zie je in de legenda van Trajectplanner dat het mergeveld dan school_naam moet zijn. Dit vul je dan in bij Veldnaam (Zie bovenstaande afbeelding). Klik op Oke Het mergeveld wordt nu weergegeven in Word. Dat ziet er als volgt uit: Nadat alle velden zijn vervangen door de juiste mergevelden klik je op Bestand - Opslaan Als. Selecteer bij Opslaan als RTF - Bestand. Sluit Word en keer terug naar Trajectplanner in het menu Pakketbeheer - Custom Brieven. Upload RTF Stap 1 en 2 zijn nu dus voltooid. Vul bij stap 3 een logische naam in voor het sjabloon dat je in Word hebt aangemaakt.
Kies de categorie waarin je het sjabloon wilt gebruiken. Je kunt kiezen uit Diploma of Propedeuse. Let op: Supplementen vallen onder de categorie Diploma. Selecteer het RTF bestand dat je zojuist hebt opgeslagen. Selecteer de opleiding waarin je dit sjabloon wilt gaan gebruiken. Klik op de bovenste checkbox als je alle opleidingen wilt selecteren. Let op: dit moet per pagina, de opleidingen op de volgende pagina s worden niet automatisch geselecteerd. Klik op Opslaan en sluiten. Je komt in het overzicht van Pakketbeheer - Custom Brieven. Het aangemaakte RTF bestand staat nu in deze lijst. Klik op het zojuist aangemaakte RTF bestand om deze te koppelen aan een school. Klik op Selecteer Selecteer in de pop-up die opent, de scholen waaraan je het RTF bestand wilt koppelen. Klik op Opslaan. De gekoppelde scholen worden nu weergeven in het overzicht. Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzicht van Pakketbeheer - Custum Brieven.
6. Diploma s genereren Nadat het rtf bestand als sjabloon is geüpload kun je daadwerkelijk diploma s of supplementen gaan genereren. Log in als administrator, schoolbeheerder of studentenadministratie Klik op studentenadministratie - diplomering Een lijst met studenten wordt getoond. Bij de studenten die diplomeerbaar zijn voor hun diploma of propedeuse verschijnt de knop genereer achter op de regel. Klik op Let op: de student moet wel diplomeerbaar zijn. Selecteer of je een diploma of propedeuse wilt genereren. Klik op Aanvraag opslaan 7. Diploma s afdrukken Wanneer een diploma is gegenereerd heb je de mogelijkheid om deze af te drukken. Klik op studentenadministratie - diplomering De lijst met studenten wordt getoond. Klik op de student voor wie je een diploma wilt afdrukken. Klik op diploma s om voor de eerste keer af te drukken.
Bij de kolom sjablonen heb je de mogelijkheid om af te drukken. Klik op de volgende knop: De volgende pop-up wordt geopend. Selecteer het sjabloon dat je wilt afdrukken. Als je het RTF-bestand van het sjabloon wilt genereren klik dan op Als je het PDF-bestand van het sjabloon wilt genereren klik dan op Nadat je een sjabloon hebt afgedrukt wordt deze opgeslagen op de tab documenten op de studentenkaart (menu studentenadministratie>>studenten). Als je het diploma opnieuw wilt genereren kan dit bij studentenadministratie - Diplomeren - Geprinte diploma s. Klik op de printer bij sjablonen om nogmaals een diploma of supplement te genereren.