Monitorplan voorbeeld Protocol Er moet in het protocol beschreven worden dat er monitoring plaatsvindt (zie ook CCMO voorbeeld template). Het monitoringplan mag als bijlage worden toegevoegd (in dat geval volstaat verwijzing in het protocol naar het plan) en vormt dus onderdeel van het onderzoeksdossier. PROTOCOL TITEL:. Primary objective Study design Trial timelines Planned number of subjects in the trial Number of sites Sponsor Data entry and query responsibilities DSMB/Safety Review Board Central laboratory Introductie Monitoring van onderzoek is noodzakelijk om te zorgen dat de rechten en het welzijn van de proefpersonen in het onderzoek worden beschermd en te controleren of de gegevens uit het onderzoek die worden gerapporteerd juist en volledig verifieerbaar zijn in brondocumenten. Good Clinical Practice schrijft voor dat de verrichter (sponsor of the study) van een onderzoek een adequate mate en aard van monitoring moet regelen. Doelstelling van monitoring Zorgen dat de uitvoering van het onderzoek in overeenstemming is met het/de op dat moment goedgekeurde protocol/amendement(en), met GCP en met de relevante wettelijke vereisten, identificeren van problemen tijdens het onderzoek en oplossingen zoeken/adviseren.
De monitor De monitor moet worden gezien en moet zich gedragen als een verlengstuk van het onderzoeksteam. De monitor dient gekwalificeerd te zijn om deze taak uit te voeren en niet betrokken te zijn bij het onderzoek zelf. Dit betekent dat er aantoonbare parate kennis van GCP, de WMO en andere relevante wet- en regelgeving moet zijn en dat er een relevante training gevolgd is op het gebied van monitoring (certificaat). Definities Source data verification: het controleren of gegevens uit het onderzoek juist worden gerapporteerd in CRFs en volledig verifieerbaar zijn in brondocumenten. Monitoring: het overzien van de voortgang en status van een onderzoek, waarbij wordt gecontroleerd dat het wordt uitgevoerd, opgeschren en gerapporteerd volgens protocol, SOPs, GCP en van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Risicoclassificatie On-site monitoring wordt afgestemd op de mate van risico van het onderzoek. Dit betreft het toegevoegde risico van het onderzoek ten opzichte van de standaardbehandeling. De afweging voor de mate van het risico en de daaraan gekoppelde monitoring is de verantwoordelijkheid van de verrichter, is onderdeel van het onderzoeksdossier en moet vooraf worden vastgelegd in het monitoringplan. Uitvoer van monitoring Monitoring zal uitgevoerd worden door een onafhankelijke gekwalificeerde monitor, naam [vul naam in] van Afdeling [vul naam afdeling in]. Of: Bedrijf [vul naam bedrijf in] is verantwoordelijk voor het uitvoeren van monitoring. Bedrijf [vul naam bedrijf in] zal een gekwalificeerde persoon aanwijzen om het onderzoek te monitoren. De monitors worden getrainid op het protocol en zijn bekend met alle onderzoekshandelingen. Frequentie van de monitoring Er zal per centrum minimaal 1 visite per jaar gepland worden. Verder zal er voorafgaand aan de studie een initiatievisite en aan het einde van de studie een close-out visite gepland worden. De initiatie visite zal worden uitgevoerd zodra: Alle benodigde goedkeuringen zijn behaald Het onderzoeksproduct op de locatie is afgeleverd of wordt afgeleverd. CRF en source documenten klaar zijn voor gebruik. Het lab gereed is om bloedsamples te verwerken en op te slaan
De eerste monitoring visite zal plaatsvinden zodra de eerste proefpersoon is gerekruteerd, of binnen twee weken daarna. De tabel hieronder geeft een schatting weer van de frequentie van bezoek welke noodzakelijk is voor de monitor. Deze schatting moet continue worden aangescherpt door de monitor en het projectmanagement team. Monitoring frequentie kan moeten worden verhoogd als de rekruteringssnelheid hoger is dan verwacht, bij data entry deadlines. Eventueel kan een andere monitor ondersteunen bij dergelijke drukte. Naam onderzoekslocatie Land Verwacht aantal proefpersonen Startdatum Frequentie van monitoren NB: aantal is afhankelijk van de duur van het onderzoek, aantal proefpersonen, inclusiesnelheid en eerder geobserveerde deviaties. Monitoring procedures Monitoring zal zich richten op de volgende sleutelprocessen in het onderzoek, waarmee zowel de veiligheid en rechten van de proefpersoon als de integriteit van de data wordt gewaarborgd: 1. In- en exclusiecriteria voor alle deelnemers 2. Informed consent formulieren 3. Tijdig invullen van de CRFs. 4. Accurate conclusies op basis van data uit lab formulieren 5. Bloedafnames en verwerking volgens protocol en SOPs 6. Controle van data management processen, zoals data invoer, beantwoorden van onjuiste data en backup van gegevens. 7. Meldingen van adverse events en protocolafwijkingen volgens SOP(s) 8. Drug accountability 9. Follow up handelingen en procedures 10. Inspanningen om proefpersoon in het onderzoek te houden.
Source Data Verification Er moet van te voren een gedefinieerde lijst vastgesteld worden van variabelen, inclusief primaire eindpunten, die in duidelijke relatie staan tot de veiligheid en geldigheid van het onderzoek. Specificatie van de te controleren variabelen: In- en exclusiecriteria voor alle deelnemers 100% controle op in- en exclusiecriteria van de 1ste 3 proefpersonen per centrum. Vervolgens zal 10% van de overige proefpersonen worden gecontroleerd op in- en exclusiecriteria. Indien er fout-geïncludeerde proefpersonen in de studie zijn opgenomen zullen mogelijk alle dossiers van dat specifieke centrum gecontroleerd worden. Informed consent. 100% controle op aanwezigheid en juistheid van de ingevulde Informed Consent (IC) formulieren. Tijdig invullen van de CRFs. 10% van alle onderzoeksgegevens zullen gecontroleerd worden met de brondocumenten AEs/SAEs/SUSARs: 100% verificatie geëigende meldingsprocedure van gemelde SAEs, SARs en SUSARs 10% van de proefpersonen worden gecontroleerd op eventuele gemiste SAEs, SARs en SUSARs Drug Accountability: Per centrum zal worden gecontroleerd of er overzichten van ontvangst, uitgifte,retour, opslag, vervaldatum en tijdig bestellen van studiemedicatie of onderzoeksproduct aanwezig zijn en of deze correct en volledig zijn ingevuld (drugaccountability). Ook zal worden gecontroleerd of, indien van toepassing, er een noodenveloppe is voor deblindering. Daarnaast zal worden gecontroleerd welke instructies proefpersonen meekrijgen en of dit correcte instructies zijn. Algemene controle Per centrum en per monitorbezoek zal de inclusiesnelheid en het uitvalpercentage worden gerapporteerd. Per centrum zal de aanwezigheid en volledigheid van de Investigator Site File worden gecontroleerd en bij de verrichter tevens de Study Master File. Per centrum zal worden gecontroleerd of er studieprocedures aanwezig zijn en of deze worden nageleefd en of het studiepersoneel hierop getraind is. Er zal gecontroleerd worden of het laboratorium en/of apotheek GLP/GMP gecertificeerd zijn. (indien van toepassing en indien van toepassing per centrum of centraal)
Er zal gecontroleerd worden of biologische monsters correct worden verzameld, gelabeld en opgeslagen. Rapportage De opdrachtgever (origineel) en de onderzoekslocatie (kopie) ontvangen ten eerste het initiatie visite rapport. Indien van toepassing zullen ook overige relevante contacten betreffende het onderzoek schriftelijk vastgelegd worden. De monitor zal een schriftelijk verslag (monitoring visit rapport) bij de opdrachtgever indienen na ieder bezoek aan een onderzoekslocatie (centrum). Deze verslaglegging moet door de opdrachtgever bewaard worden en bij een audit ter inzage beschikbaar zijn. De lokale onderzoeker van een deelnemend centrum ontvangt van ieder bezoek schriftelijk een samenvatting van de controles die er hebben plaatsgevonden en van de bevindingen. Het monitor visite rapport (verslag n.a.v. het monitorbezoek) bevat: Een samenvatting van hetgeen de monitor heeft beoordeeld Een algemene beschrijving van de kwaliteit Een opsomming van belangrijke bevindingen/feiten, afwijkingen en tekortkomingen Een overzicht met te nemen maatregelen en aanbevelingen om naleving van het protocol te garanderen De conclusie Na afloop van het onderzoek ontvangen de opdrachtgever (origineel) en de onderzoekslocatie (kopie) het close-out visite rapport. Bijlagen A. Site initiation visite checklist B. Routine Monitoring Visite checklist C. Routine Monitoring Rapport template D. Investigator Site File checklist E. Close out visite checklist