FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Deskundige planning Functie Graad (functietitel): Functionele loopbaan: Deskundige planning B1 B3 Visie De gemeente Lovendegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Dit kan enkel gerealiseerd worden met enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zichzelf ontwikkelen belangrijk vinden. Doel van de functie De deskundige planning staat in voor de voorbereiding, het bijsturen en de opvolging van de werken in eigen beheer. Leiden van een team medewerkers en aansturen van de werkzaamheden van het team. Algemeen toezicht en zorg over de gemeentelijke infrastructuur en patrimonium. Plaats in de organisatie De deskundige planning werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd/ingenieur. Pagina 1 van 6
Functie-inhoud Coördinatie, opvolging en controle van de werken in eigen beheer Controle en opvolging van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de ploegbazen, om bij te dragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken. Dit omvat onder meer volgende taken: Begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers Zorg dragen dat de materialen optimaal ingezet worden Het organiseren en/of laten uitvoeren van de volledige administratie rond het takenpakket dienstwerken in eigen beheer (werkbons, verslaggeving, rapportering, ). Hierbij efficiënt gebruik maken van de ter beschikking gestelde middelen. In overleg met de ploegbazen het team van de technische medewerkers leiden, coachen en motiveren. Het realiseren van een goede samenwerking met en tussen de medewerkers onderling, met ruimte voor overleg en met oog voor verbetering van de bestaande werking Zorgen dat het team als één samenhangend geheel functioneert door overleg te organiseren en de teamwerking te stimuleren. Het voorzitten van het teamoverleg Het team informeren en begeleiden bij hun dagdagelijkse werkzaamheden en hen bijstaan wanneer er zich problemen voordoen op inhoudelijk vlak Het bepalen van de vormings- en opleidingsbehoeften Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren Bemiddelen bij samenwerkingsproblemen Het team motiveren om te werken aan de gezamenlijke doelstellingen Het sensibiliseren van medewerkers op vlak van arbeidsveiligheid, hierop toezicht houden en waar nodig bijsturen Het team motiveren door het eigen voorbeeldgedrag Coördinatie van de dagelijkse werking van het team technische medewerkers Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken van werkplanningen en procedures, het vastleggen van prioriteiten Toezien op de efficiënte inzet en werkplanning van de technische medewerkers Zorgen dat de nodige materialen, materieel, softwaretools, richtlijnen en procedures beschikbaar zijn en gebruikt worden Controle uitoefenen over de kwaliteit, rentabiliteit en efficiëntie bij de uitoefening van de werken Het bijsturen van processen om zo de efficiëntie van het team te verhogen Verantwoordelijk voor de efficiënte aanwending van het budget Pagina 2 van 6
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening Dit omvat onder meer volgende taken: Het formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van de dienst proactief benaderen en mogelijke oplossingen voorstellen Constructief deelnemen aan werkoverleg, diensthoofdenvergadering, Rapporteren in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van bepaalde projecten, activiteiten, Verzorgen van een optimale top-down en bottum-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen, opmaak agendapunten college, gemeenteraad, Beheer en regie gebouwen Coördinatie, planning, uitvoering en opvolging van het dagelijks operationeel beheer van de gebouwen om bij te dragen tot een efficiënt en effectief patrimoniumbeheer volgens de door het bestuur vooropgestelde kwaliteitsnormen en doelstellingen. Dit omvat onder meer: Het opvolgen van technische dossiers in verband met de gebouwen Het opstellen van beheersplannen voor het onderhoud van de gebouwen, planning en coördinatie van het onderhoud van de gebouwen Coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen m.b.t. gebouwen Inventarisatie van de gebouwen, hun technische installaties, onderhoudsverplichtingen Wet- en regelgeving - kennis De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken van toepassing binnen de dienst opvolgen, kunnen vertalen in richtlijnen voor de personeelsleden om het kennisniveau van de medewerkers op peil te houden en kunnen integreren in de werking van de organisatie. Dit omvat onder meer: De evolutie van de wetgeving opvolgen De dienst bijsturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving U bent expert op gebied van technische vaardigheden en kennis vereist voor uw opdrachten. De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologisch code en personeelsnota s) respecteren. Kennisborging De opgedane vakkennis en de uitgeschreven regels en procedures integreren in de werking van de dienst of de organisatie. Nuttige informatie naar aanleiding van het volgen van opleidingen verspreiden binnen de dienst of de organisatie. Het aanleren van de nodige technieken aan nieuwkomers Pagina 3 van 6
Er bij (langdurige) afwezigheid voor zorgen dat de dienst of de organisatie op de hoogte zijn van de lopende dossiers en de belangrijkste procedures. Computervaardigheden Goede kennis hebben van de vaakst gebruikte softwarepakketten (bv. Word, Outlook, Excel, PowerPoint) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen. Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT. Competenties Kerncompetenties Kerncompetenties zij die competenties waarover elke medewerker van de gemeente Lovendegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie. Samenwerking Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, dienst of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt de collega s aan om gezamenlijk oplossingen te vinden, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen er adequaat op reageren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Loyauteit Zich volledig kunnen vinden in de missie van de organisatie en steeds handelen vanuit die waarden en normen. Functioneren zoals wordt verwacht en zoals bepaald in verschillende voorschriften. Voert de genomen (beleids) beslissingen op een correcte manier uit Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen Meebouwen aan een positief imago van de gemeente Bijdragen aan de gewenste organisatiecultuur Resultaatgerichtheid Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) Zoekt naar de meest optimale werkmethoden Zet door bij tegenslag of problemen Spreekt anderen aan om doelen te bereiken Pagina 4 van 6
Zichzelf ontwikkelen Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (vb. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) Kent eigen sterktes en zwaktes; zoekt kansen voor eigen ontwikkeling Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Functiespecifieke competenties Dit zijn competenties die belangrijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Plannen en organiseren Het eigen werk en/of dat van anderen, opdrachten correct naar prioriteit kunnen inschatten. Het opmaken van tijdsschema s en het bepalen van de nodige hulpmiddelen, rekening houdende met de voortgangscontrole. Het vastleggen van processen Het inschakelen van de medewerkers a rato van hun bekwaamheid en interesse Het afstemmen van de werkaanpak van de eigen dienst op de werkaanpak en/of verwachtingen van andere betrokken partijen Het overzicht behouden over de stand van de uitvoering van projecten tegenover de planning Aandacht besteden aan een lange termijn planning en daarbij voldoende flexibiliteit inbouwen om adequaat op veranderingen te kunnen inspelen Probleemoplossend werken het erkennen en herkennen van een probleem in al haar facetten. Het voorstellen van een adequate oplossing en deze realiseren. Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden Een probleem of situatie beoordelen, inschatten en herleiden tot de essentie Het bedenken van alternatieven, voor- en nadelen overwegen Zijn/haar oordeel onderbouwen met beschikbare informatie en geldige argumenten. De gekozen oplossing voor het probleem motiveren aan collega s, medewerkers, verantwoordelijken en belanghebbenden De juiste mensen of instanties betrekken bij het probleem/ de situatie Het signaleren van problemen die structureel moeten worden aangepakt Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties, binnen en buiten de eigen organisatie of dienst en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang Gaat actief op zoek naar collega s uit andere diensten, organisaties voor informatie, expertise Legt contacten met andere diensten (intern of extern) om de slaagkansen van het eigen project te vergroten Flexibiliteit de eigen gedragsstijl kunnen veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn/haar gedrag kunnen aanpassen. Pagina 5 van 6
Overweg kunnen met diverse opdrachten, wisselende prioritieten en plotse veranderingen Het herkennen van weerstand en er op een gepaste wijze mee omgaan Op praktische wijze plan of aanpak veranderen om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken In crisissituaties prioritaire opdrachten goed afwerken Is bereid prestaties te verrichten buiten de normale diensturen Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie van het personeelslid gedurende zijn loopbaan. Voor kennisname (schrijf voor kennisname) Handtekening medewerker Naam: Datum: Pagina 6 van 6