Vakblad voor professioneel schoonmaakonderhoud Nummer 10, oktober 2007 thema Europese aanbestedingen Succesfactoren voor een soepele aanbesteding Wat vinden de leden van OSB? 2e Vakdagen Schoonmaak: matige groei Drie schoonmaakpartijen rond de tafel over EU-inschrijvingen www.servicemanagement.nl 10094896 18793-12_SERM 1007.indd 1 26-09-2007 10:44:25
Drie partijen in discussie over één thema: Europees aanbesteden Wie het beste proef- werk maakt, wint Voor dit themanummer nodigde Service Management zes schoonmaakprofessionals uit om aan de hand van zes stellingen over het Europees aanbesteden van schoonmaakonderhoud te discussiëren. Twee opdrachtgevers, drie schoonmaakbedrijven en één intermediair zaten hiervoor op 16 augustus rond de tafel. Calimero, copy paste, betrouwbaarheid, onevenredigheid, bureaucratisering, communicatie, innovatie, bingomachine en veel meer. PETRA DE BRUIN Voor de drie partijen die voor de discussie over de Europees aanbestedingen in schoonmaakonderhoud rond de tafel zaten, lagen zes stellingen op tafel: windowdressing, administratieve en personele belasting, de kloof tussen de top 30 en de rest, concurrentievergroting, schoonmaak- Cijfers kwaliteit en de voorbeeldrol van de overheid. Onder leiding van Cor van der Velden, directeur facilitair opleidingsbedrijf OFD en onder andere mede-auteur van de onlangs verschenen Kluweruitgave De meest gestelde vragen in de schoonmaak, vond een open en veelzijdige discussie plaats.» Het geschatte volume van totale aanbestedingen in Nederland in 2006 is 575.000.000,-, waarvan Europees 75.000.000,- en niet-europees 500.000.000,-.» In 2006 waren er 160 publicaties voor Europese aanbestedingen, met een geschat volume van 75.000.000,-, waarvan 30 procent openbaar en 70 procent niet-openbaar. In 85 procent was er intermediaire betrokkenheid.» Het aantal offertes voor niet-europese aanbestedingen wordt geschat op 20.000 met een waarde van 500.000.000,-. Het percentage intermediaire betrokkenheid is 30 procent.» Bij Europese aanbestedingen wisselde naar schatting 120 opdrachten van opdrachtnemer; bij niet-europese aanbestedingen gaat het naar schatting om een bedrag 150.000.000,-, van het totaal van 500.000.000,-. Alle bedragen zijn geschat en exclusief btw. Bron: CSG Windowdressing Europese aanbestedingen is een hot item in de schoonmaakbranche, maar kent vastgeroeste ideeën, want is het inschakelen van regionale schoonmaakbedrijven vooral bedoeld als windowdressing voor de regio?, stelt Van der Velden. Intermediair Wim Dingelstad, directeur Central Services Geldermalsen, bijt het spits van de discussie af: Van inschakelen is geen sprake. Bedrijven bepalen zelf of ze aan een Europese aanbesteding meedoen. Je bekijkt zelf of je aan de voorwaarden voldoet. De vervolgvraag laat zich raden: waarom zijn kleine bedrijven dan ondervertegenwoordigd bij het inschrijven voor Europees aanbestedingen? De scoringskans is klein. Dat is misschien ook gevoelsmatig. Van windowdressing kan sprake zijn als je als klein bedrijf wilt laten zien dat je erbij zit, terwijl je weet dat niet wint, stelt Jacco Vonhof, commercieel directeur Novon Schoonmaak uit Zwolle. Kleinere bedrijven krijgen het Calimerogevoel. De grote jongens doen het 12 Service Management nummer 10 oktober 2007 18793-12_SERM 1007.indd 12 26-09-2007 10:45:17
bovendien goed omdat ze goed lobbywerk verrichten, vervolgt Vonhof. Ron Steenkuijl, directeur marketing & sales bij Asito beaamt dat grote bedrijven meer kans maken op een grote opdracht. Maar je hebt ook meer dan 70 procent kans de opdracht kwijt te raken, terwijl je al tien, vijftien jaar getrouwd bent met die opdrachtgever. Onderscheidend De stap naar onderscheidend vermogen is na deze opmerking snel gezet. Want hoe onderscheid je je als schoonmaakbedrijf als er nauwelijks tijd is voor innovatie en het negen van de tien keer om de prijs draait. Of, zoals het in de aanbesteding wordt gesteld: de opdracht is voor de economisch meest gunstige bieding. Elke intermediair kijkt anders naar de bestekstukken, is de ervaring van Gaby Westelaken, directeur GWS uit Rosmalen. Steenkuijl onderschrijft dit: CSG oordeelt anders dan Atir. Wanneer we een inschrijving verliezen, praten na afloop ook met de intermediair. Inmiddels specificeren we onze inschrijving op intermediair. Ook opdrachtgevers ontkomen niet aan subjectiviteit, is een mening die de opdrachtgevende partij Dianne Koopman (teamleider bij Universitair Medisch Centrum en verantwoordelijk voor de Cluster Schoon Gebouw en Omgeving) niet onderstreept. Het aanbestedingsproces vind ik een zuiver gebeuren. We lezen de offerteboeken met een aantal collega s en als inkoopteam beoordeel je ze met elkaar. Profileren De selectiecriteria zijn minimum eisen. In de offertefase liggen daarom de kansen om je als schoonmaakbedrijf te profileren. Het is bovendien zaak dat de offerte volledig is: lever alle gevraagde stukken aan. Steenkuijl concludeert het als volgt: Wie het beste proefwerk maakt, wint. Er zijn in Nederland 4500 schoonmaakbedrijven. Dat zijn er veel te veel, afgezet tegen de grootte van de schoonmaakmarkt, vindt Dingelstad. Het is tijd voor een warme sanering. Bovendien is het feit dat je er nu als bedrijf bent geen gegeven dat je er over tien jaar nog bent. Foto s: Eduard van der Worp De deelnemers aan de discussie Gespreksleider: Cor van der Velden, directeur facilitair opleidingsbedrijf OFD (zittend vooraan op de foto) Opdrachtgevers: Dianne Koopman, teamleider contractuitvoering en groenvoorziening Cluster Schoon Gebouw en Omgeving van het Facilitair Bedrijf van Universitair Medisch Centrum Utrecht (links op de foto) en Tamara van Engelen junior inkoper Universitair Medisch Centrum Utrecht (zittend rechts achteraan) Opdrachtnemers: Ron Steenkuijl, directeur marketing & sales Asito (zittend, 2e van links), Gaby Westelaken, directeur GWS, en Jacco Vonhof, commercieel directeur Novon Schoonmaak (beiden staand, respectievelijk links en rechts) Intermediair: Wim Dingelstad, Central Services Geldermalsen (CSG) (zittend in het midden)» Service Management nummer 10 oktober 2007 13 18793-12_SERM 1007.indd 13 26-09-2007 10:45:18
Rompslomp De tweede stelling: door de ongewisse afloop vormen Europese inschrijvingen voor niet landelijk opererende schoonmaakbedrijven een te grote administratieve en personele belasting met onevenredige kosten. De inzet van gespreksleider Van der Velden: Het is moeilijk offreren als je niet weet wat er op de werkvloer gebeurt. De deelnemende schoonmaakbedrijven bevestigen dat, maar ook het vele werk, de belasting die inschrijvingen administratief vergen en de gevolgen voor het personeel. Wij hebben meer capaciteit om ons te specialiseren en hebben daarvoor tekstschrijvers in dienst, die de open vragen uit de aanbestedingstukken beantwoorden. De tijd van copy-paste, de standaardteksten, is voorbij. Dat kan niet meer, stelt Steenkuijl. tussen de top 10 in plaats van de top 30 van grootste schoonmaakbedrijven en de rest is een feit, concludeert gespreksleider Van der Velden. Junior inkoper bij het UMC, Tamara van Engelen, was recent betrokken bij de aanbesteding van het schoonmaakonderhoud van het universitaire ziekenhuis in Utrecht. Bij het UMC schreven zich acht a negen bedrijven in. Het gaat» Het vooraf bepalen van de routes zou een indicatie kunnen zijn voor het hoge percentage verloren inschrijvingen, wordt gesteld. Koopman stelt in deze de betrouwbaarheid aan de kaak: Door dat te stellen geef je aan dat opdrachtgevers onbetrouwbaar zijn. Dingelstad concludeert dat partijen het eens zijn, dat Europees aanbesteden tot onevenredig hoge kosten kan leiden en attendeert op de zogenaamde erkenningslijst. Oplossing voor die kostenpost ligt in de erkenningslijst. Dat is een officiële lijst van ondernemingen, opgesteld door een lidstaat. Ondernemingen voldoen aan bepaalde selectiecriteria en zijn ingeschreven in het handelsregister. Dan hoef je dat niet bij elke aanbesteding weer aan te tonen, maar overlegging van de inschrijving is voldoende. Daarnaast moet de aanbestede dienst gevestigd zijn in het land waar het inschrijvingsbewijs is afgegeven. In Nederland is er nog geen erkenningslijst. Ook het op niets uitgelopen initiatief van OSB om tot een database te komen met gegevens van schoonmaakbedrijven wordt aan de orde gesteld. De stellingen» Het bij EU-inschrijvingen inschakelen van regionale schoonmaakbedrijven (mkb) is vooral bedoeld als windowdressing voor de regio» Door de ongewisse afloop vormen EU-inschrijvingen voor niet landelijk opererende schoonmaakbedrijven een te grote administratieve en personele belasting met onevenredige kosten.» EU-inschrijvingen hebben de kloof tussen de top 30 en de rest verbreed.» EU-inschrijvingen hebben niet bijgedragen aan concurrentievergroting doordat steeds dezelfde schoonmaakbedrijven meedingen.» Leveren EU-inschrijvingen een bijdrage aan de kwaliteit van schoonmaakonderhoud?» Goed voorbeeld doet goed volgen: volgen wij de overheid? Kloof Dat Europese inschrijvingen de kloof tussen de top 30 van schoonmaakbedrijven en de rest hebben verbreed, beamen de aanwezige partijen. De kloof Service Management nummer 10 oktober 2007 15 18793-12_SERM 1007.indd 15 26-09-2007 10:45:21
schoonmaakbedrijven overleven door overnames, ziet ook opdrachtgever Koopman: Olifanten nemen Calimero s over. Dat kleinere schoonmaakbedrijven sneller in veranderingen en innovatiever zouden zijn, verwerpt Koopman: In onze laatste aanbesteding was innovatie een selectiecriterium: alle bedrijven die zich inschreven, hadden in het laatste jaar een of meer innovaties doorgevoerd. Cor van der Velden: Het is moeilijk offreren als je niet weet wat er op de werkvloer gebeurt. bij ons om een zeer omvangrijke opdracht, dus schreven uitsluitend grote schoonmaakbedrijven in. Novondirecteur Vonhof vindt dat logisch: Olifanten dansen met olifanten. Er vindt een kaalslag plaats, een deel van de kleinere bedrijven haakt af. De trend dat kleine schoonmaakbedrijven worden overgenomen en dat Omvang markt CSG heeft een beraming gemaakt van Europese en niet-europese aanbestede diensten. We schatten het totaal in op 575 miljoen euro per jaar. Daarvan is 75 miljoen Europees en 500 miljoen niet-europees. Er blijft dus nog voldoende over. Focus je op de kansen in de markt en niet alleen op de grote markt, adviseert Dingelstad. Redelijkheid Zijn de selectiecriteria in de preselectie redelijk? Voor een x-aantal vierkante meters stofzuigen moet je bij wijze van spreken een wereldwijde certificering hebben. Het wordt steeds gekker. Ik vind het bureaucratisering. En wie er door de preselectie heenkomen? Het lijkt wel een bingomachine!, is de mening van Asitodirecteur Steenkuijl. Over het kanshebben op deelname zegt Westerlaken: Er worden bepaalde landelijke referenties gevraagd, terwijl je Gaby Westelaken: Europees aanbesteden werkt het gevoel van behandelen als vee bij medewerkers in de hand. Concurrentie Steeds dingen dezelfde schoonmaakbedrijven mee: de Europese inschrijvingen hebben dus niet bijdragen aan concurrentievergroting. Stelling vier leidt tot een diversiteit aan reacties. Zo wordt de toename van het aantal opdrachten dat wordt aanbesteed, aangehaald: ministeries, geestelijke gezondheidszorg en ziekenhuizen zijn nu bijvoorbeeld aanbestedingsplichtig. Maar ook de versnelde wisseling van Het is moeilijk offreren als je niet weet wat er op de werkvloer gebeurt Dianne Koopman: In onze laatste aanbesteding was innovatie een selectiecriterium. als bedrijf regionaal opereert. Dan maak je geen kans. Er wordt ook steeds meer gevraagd: overleg een sociaal jaarplan, overleg een strategisch jaarplan en ga zo maar door. Waar ligt de grens? Wat is redelijk? Van Engelen merkt op dat een opdrachtgever bijvoorbeeld een ISO-certificering eist, als het bedrijf dat zelf ook heeft. Bovendien als het gunningsproces onredelijk is of niet eerlijk zou verlopen, dan kun je het altijd aan de rechter voorleggen. de orderportefeuille die tot een hogere omloopsnelheid leidt, wordt naar voren gebracht. Hoewel opdrachtgever UMC opmerkt dat nieuwe bezems anders schoonvegen, worden de personele gevolgen door alle partijen als negatief ervaren en betreurd. Het is tenslotte een bewuste keuze om voor een bepaald bedrijf te werken. Medewerkers weten s ochtends bij wijze van spreken niet meer welke kleding ze uit hun werkkast moeten halen. Ze werken op dezelfde locatie» Service Management nummer 10 oktober 2007 17 1:21:45 18793-12_SERM 1007.indd 17 26-09-2007 10:45:25
het bestek en de leveranciersselectie veel meer inzicht in het werk en de kwaliteit. Ze vormen de handvatten voor je contract. Je kunt partijen daarmee controleren op hun inzet, ze aanspreken en corrigeren. En klikt het niet tussen opdrachtgever en nemer, dan is het einde oefening, vult collega Koopman aan. Jacco Vonhof: Kleinere bedrijven krijgen het Calimerogevoel. De grote jongens doen het goed, omdat ze goed lobbywerk verrichten. maar voor een ander schoonmaakbedrijf. Van de een op de andere dag moeten medewerkers overstappen, stelt Vonhof enigszins cynisch. Westerlaken haakt hierop in: Europees aanbesteden werkt het gevoel van behandelen als vee bij medewerkers in de hand. Steenkuijl vindt dat er goed aan zou worden gedaan om de omloopsnelheid te verlagen: Je zou er als branche garen mee spinnen. Het papieren proces gaat ten koste van de persoonlijke sfeer waarin een samenwerking tot stand komt: Je krijgt geen kans je kop te laten zien. Schoonmaak is mensenwerk: communiceren is het allerbelangrijkste in schoonmaak en dat is nauwelijks mogelijk in het aanbestedingsproces. Het is een gemiste kans voor de opdrachtgever, aldus de schoonmaakbedrijven aan de rondetafel. Europees aanbesteden blijkt zeker geen garantie te zijn voor een goed contract en fantastische samenwerking. Een proefperiode wordt daarom geopperd. Ook de kans voor de nummer 2 bij de gunning, wanneer blijkt dat de gewonnen partij geen goed werk levert. Voor die laatste zijn in de branche al initiatieven opgepakt. Voorbeeld Goed voorbeeld doet goed volgen: volgen wij de overheid? is de afsluitende Tamara van Engelen: Het aanbestedingsproces levert zeker een bijdrage aan de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud. volgt van collega Koopman: Het proces van preselectie en selectie wordt voor ons als opdrachtgevers aangenamer als de offertes overzichtelijk van opzet en volledig zijn. Werk bijvoorbeeld met tabbladen. Het is voor ons een hele kluif de telefoonboeken door te werken. Conclusie Met drie partijen, zes personen over zes stellingen discussiëren: twee uur bleek nauwelijks voldoende voor het Focus je op de kansen in de markt en niet alleen op de grote markt De gemiddelde doorlooptijd van een Europese aanbesteding is nu vijf jaar. Verwacht wordt dat dit vier jaar wordt. Een opdracht voor drie jaar met een optie van zeven keer een jaar verlenging kan ook een mogelijkheid zijn. UMC Utrecht werkt met een aanbestedingsperiode van vier jaar. Kwaliteit Stelling vijf wordt direct ingekopt door Van Engelen, want zij is ervan overtuigd dat het aanbestedingsproces een bijdrage levert aan de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud: Als inkopende partij krijg je door het opstellen van stelling. Recente ontwikkelingen bij de overheid zijn aanleiding om deze stelling toe te voegen aan onze discussie, legt Van der Velden uit. De overheid heeft aan te besteden opdrachten omwille van tijd aan anderen gegund. Vriendjespolitiek? Tijd kan nooit een excuus zijn, reageert intermediair Dingelstad. Is geen tijd hebben voor een Europese inschrijving een fout van de opdrachtgever? Wij zijn als academisch ziekenhuis aanbestedingsplichtig, merkt Van Engelen op en daarmee lijkt het een heldere zaak: de kous is af. Een kleine tip van opdrachtgeverszijde Ron Steenkuijl: Wie er door de preselectie heenkomen? Het lijkt wel een bingomachine! 18 Service Management nummer 10 oktober 2007 18793-12_SERM 1007.indd 18 26-09-2007 10:45:29
woon groot is. Anderzijds gaat het om een deelmarkt: op de aanbestedingsmarkt beslaat Europese inschrijvingen slechts zo n vijftien procent. En toch vechten álle schoonmaakbedrijven op een plaatsje op die markt. Meningen, ervaringen, emoties, frusonderwerp Europees aanbesteden in schoonmaakonderhoud. Daarmee wordt bevestigd dat het proces en de gunning van Europese inschrijvingen midden op de markt staan en dat de betrokkenheid van opdrachtgevers, -nemers en intermediairs buitenge- traties, pijnpunten: wie praat er niet over? Twee zaken worden in twee uur rond de tafel duidelijk: wie het beste proefwerk maakt, wint, en kijkend naar de top 10-spelers op het schoonmaakveld: olifanten dansen met olifanten. «Meer informatie Meer informatie over Europees aanbesteden treft u aan in de FactoMedia-base, facilitaire kennisdatabank:» De theorie en praktijk van Europees aanbesteden» Beginselen aanbestedingsrecht, deel 1 en deel 2» Checklist Mijlpalenplanning Europese aanbesteding» Checklist Uitvoering Europese aanbesteding Voor 19,- (exclusief btw) kunt u zes weken kennismaken met de FactoMedia-base en de ruim 2000 artikelen raadplegen. Na deze proefperiode loopt het abonnement automatisch af en bent u tot niets verplicht. Wim Dingelstad: Oplossing voor de hoge kostenpost van EU-inschrijvingen ligt in de erkenningslijst. (Advertentie) Wecoline Microvezel. Compleet systeem voor professionele microvezelreiniging. Hoogwaardige materialen en slimme training. Bel voor een demonstratie of de nieuwste catalogus 038-468 68 68! Reinigingsdoeken Hulpmaterialen Vloerreinigingsproducten Frames en wissers Stelen Werkwagens Toebehoren Opleiding Wecoline is een Wecovi BV handelsmerk Wecovi BV info@wecoline.com www.wecoline.com Gewoon schoon 18793-12_SERM 1007.indd 19 26-09-2007 10:45:32