Overleven in zwaar weer Jaarcongres 2012 van het vakblad Management Kinderopvang

Transcriptie

1 Overleven in zwaar weer Jaarcongres 2012 van het vakblad Management Kinderopvang Workshop 1 Managementinformatie voor een nieuwe koers Tony Weggemans Directeur AYIT Consultancy en coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang (NPK)

2 Even voorstellen Tony Weggemans AYIT Consultancy Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Initiatiefnemer van het Netwerk Professionals Kinderopvang, ontmoetingsplek sinds 2003 voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers)

3 Overzicht presentatie 1. De context van de kinderopvang is ingrijpend veranderd 2. Dat heeft invloed op de strategische doelen 3. En leidt tot een aangepaste behoefte aan managementinformatie

4 De context anno 2012 Kinderopvangtoeslag gedaald Verdere daling in 2013 Serieuze vraaguitval (>10%) kleinere afname per kind uurtje minder? dagdeel minder minder weken vakantieopvang wegvallen vraag door baanverlies ouder Maar: regionaal en lokaal grote verschillen

5 De context Nog geen nieuw CAO-akkoord Gemeenten verhogen huurprijzen Kostenstijging (BTW, energie) Maar ook: lagere m2-prijzen commercieel vastgoed

6 Hoe reageert de branche? Inkrimpen, sluiting, overname, kostenbesparing

7 Hoe reageert de branche? Samenwerken met collega s

8 Hoe reageert de branche? Samenwerken buiten de branche

9 Hoe reageert de branche? Prijsverlagingen

10 Hoe reageert de branche? Service uitbreiden

11 Hoe reageert de branche? Of nog extremere strategieën

12 Strategische differentiatie Optimaliseren van bedrijfsprocessen bijv. vanuit een Lean Management - perspectief wat is toegevoegde waarde voor klant? doe minder door de juiste dingen te doen waar ontstaan fouten en wat kost het verhelpen daarvan? Investeren in productontwikkeling productdifferentiatie nieuwe producten: goedkopere opvang nicheproducten Marktpositie aanpassen focus op onderscheidend vermogen (waar staat jouw merk voor?) prijsstrategieën samenwerken en overnames capaciteit inkrimpen en sluiten

13 Gevolgen voor managementinformatie Geen: we hebben alleen financiële info Info uitbreiden: indicatoren toevoegen Info toespitsen: indicatoren aanscherpen en beperken Hoe kom je tot een goede keuze?

14 Doelgroepen Managementinformatie Voor de verschillende doelgroepen: directie, MT Raad van Toezicht Locatiemanagers externe verslaglegging

15 Invalshoeken 1. Continuïteit van de organisatie 2. Organisatiemodel 3. Strategische doelen

16 Continuïteit van de organisatie De organisatie moet blijven bestaan -> analyse risico s -> bijpassende indicatoren -> risicobeheersing als hoofdtaak management

17 Organisatiemodel De organisatie wordt vorm gegeven vanuit een specifiek kader Balanced Scorecard INK enz. -> identificeren domeinen -> bijpassende indicatoren -> samenhang bewaken als hoofdtaak management

18 Strategische doelen De organisatie heeft specifieke strategische doelen geformuleerd Kwaliteit ( de beste ) Marktpositie ( marktdominantie ) Productdifferentiatie -> bijpassende indicatoren -> taak management is doelbereiking

19 Managementinformatiesysteem Gebaseerd op een mix van de genoemde managementtaken risicobeheersing samenhang bewaken doelen bereiken

20 De praktijk De meeste managementinformatiesystemen (MIS) bevatten veel te veel gegevens, waardoor ze hun doel voorbij schieten Een strategisch kader ontbreekt of blijft impliciet Rapportages nodigen niet uit tot ondernemen, maar tot risicomijdend gedrag

21 Kwaliteitstoets voor een MIS 1. Focus op belangrijkste zaken? 2. Biedt het (iedereen) inzicht? 3. Aangepast aan doelgroep? 4. Stimuleert het tot ondernemend handelen?

22 Inhoud van een MIS Stap 1: Continuïteit -> risicoanalyse Stap 2: Keuze organisatiemodel Stap 3: Strategisch kader

23 Risico-analyse Financieel Vermijden budgetoverschrijdingen lijst van begrote en gerealiseerde kostenposten Financiële gezondheid rentabiliteit, solvabiliteit, liquiditeit, enz. Niet financiële risico s Verlies marktaandeel Imagoschade Normen zijn negatief, d.w.z. geven aan wat niet gewenst is Stimulans voor risicomijdend gedrag

24 Organisatiemodel Bijvoorbeeld: Balanced Scorecard Perspectieven: Klantperspectief Organisatieperspectief Medewerkersperspectief Financieel perspectief Kritische succesfactoren Prestatie-indicatoren Uitdagende normen } -> MIS

25 Strategische doelen Zijn positief geformuleerd Dagen uit tot actie Voorbeelden: Financieel Rentabiliteit boven 5% Liquiditeit tussen 1 en 1,1 Niet-financieel % marktaandeel lokale samenwerking omzetgroei klanttevredenheid

26 Opbouw van een MIS Meerdere rapportagemodellen per doelgroep een dashboard met belangrijkste indicatoren Mogelijkheid in te zoomen op productniveau op locatieniveau terug in de tijd Onderscheid permanente en tijdelijke indicatoren Mogelijkheid van benchmarken (gebruik standaard definities!)

27 Gegevens Koppeling met boekhouding meestal geen probleem Koppeling met kind- en personeelsplanningsoftware lastig Goede kennis van databases vereist Werk zo nodig met invulsheets bij niet goed koppelbare databases bij externe gegevens

28 Enkele concrete indicatoren Capaciteit: wat is dat eigenlijk? Ruimtelijke capaciteit Capaciteit volgens het Register Operationele capaciteit Feitelijk gebruikte capaciteit Is een kindplaats wel een kindplaats? kindplaats dagopvang: kinduren kindplaats bso: kinduren Vervangen door Kinduur

29 Enkele concrete indicatoren 2 Bezettingsgraad heeft andere interpretatie gekregen vroeger: vullen laatste gaatjes nu: welke groep of locatie sluiten? daardoor nu vooral op groeps- of locatieniveau relevant wel koppelen aan operationele capaciteit!

30 Enkele concrete indicatoren 3 Inzet personeel % loonkosten zegt niet genoeg % loonkosten PM is al beter aantal formatie-uren per groep is niet gerelateerd aan de bezetting Nieuwe indicator nodig Aantal kinduren per roosteruur PM-er

31 Enkele concrete indicatoren 4 Markt wachtlijsten bijna overal verdwenen ontwikkelingen verschillen regionaal en lokaal marktgegevens per gebied verzamelen indicatoren aanpassen Andere indicatoren nodig niet: lengte wachtlijst maar: marktaandeel in gebied van 3-5 km rondom locatie

32 Organisatie Wie is verantwoordelijk voor inhoud? controller directie Wie is verantwoordelijk voor techniek? ICT-medewerker met expertise op gebied van databasebeheer

33 Overleven in zwaar weer Jaarcongres 2012 van het vakblad Management Kinderopvang Dank voor uw aandacht Tony Weggemans Directeur AYIT Consultancy en coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang (NPK)