Verantwoord Gebouw Onderhoud

Transcriptie

1 Verantwoord Gebouw Onderhoud Hoe kiest u een schoonmaak- of glazenwassersbedrijf dat bij u past en betrouwbaar is? Nico Koch Beleidsadviseur KAM en Economie Voorlichtingsbijeenkomsten VvE Belang

2 Waar gaat het over? Schoonmaak gezamenlijke ruimtes Glasbewassing binnen en buitenzijde van appartementsgebouw 2

3 Inkoopprocesmodel (Van Weele) Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg en evaluatie Nadruk op eerste fasen van het model: Hoe vind ik een goede leverancier? Waar moet ik op letten bij de selectie? Geen blauwdruk; wel aandachtspunten 3

4 Definieer behoefte (1)

5 Definieer behoefte (2) Oriënteer u op wat er te koop is (huidige) leverancier vakbladen / internet / vakbeurzen andere VvE s brancheorganisaties adviseur? 5

6 Definieer behoefte (3) Zorg voor intern draagvlak Betrek bewoners VvE bij het proces Stel vast welk onderhoud u wilt inkopen Niveau van onderhoud Frequentie, tijdstip etc. Onderhoudsplan 6

7 U bepaalt hoe schoon het moet zijn Van invloed op frequentie en aard werkzaamheden Hoe vaak tapijt gezamenlijke hal of trappenhuis stofzuigen? Vingerafdrukken verwijderen van liftknoppen, deuren, binnenglas en deurklinken? Hoe vaak ramen wassen aan binnen- en buitenzijde? Hoe vaak brievenbussen afnemen?.. 7

8 Hoe vind ik een leverancier?

9 Hoe vind ik een leverancier? Oriënteer u op de markt! Welke bedrijven? Hoe is de markt verdeeld? Welke specialismen? Doen bedrijven alles, of besteden ze werk uit? 9

10 De schoonmaakmarkt bedrijven, ca met personeel Omzet jaarlijks 4,2 miljard euro, werknemers Top 5 (ISS, CSU, Asito, Hago, Gom) 39% Middenmoot (ca. 20 bedrijven / WN) 22% MKB (ca bedrijven / WN) 39% Reguliere schoonmaak, Glasbewassing, Gevelreiniging, Calamiteitenreiniging, Vloeronderhoud, Scholen, Hotel, Gezondheidszorg, Rollend materieel, levensmiddelenindustrie 10

11 Eisen aan leverancier (1) Betrouwbaar Financieel gezond / goede administratie Aangesloten bij een brancheorganisatie Hanteert algemene voorwaarden (van de branche) Heeft juiste verzekeringen (opzicht!) Houdt zich aan wet- en regelgeving Leeft CAO na Draagt belastingen en premies af (WKA) Heeft geen illegalen in dienst (WAV) Veilig werken op hoogte (arbocatalogus) > RI&E => bezoek met vragen OSB-stand 11

12 Eisen aan leverancier (2) Kwaliteit / Vakbekwaamheid Opleiding personeel Kwaliteitsmeting/borging Heeft veilig werken geïntegreerd in bedrijfsvoering Bedrijfskleding/herkenbaarheid/representativiteit Heeft het bedrijf specialisten in huis of wordt specialistisch werk uitbesteed? Code Verantwoordelijk Marktgedrag Zorgvuldig/sociaal/transparant/controleerbaar 12

13 Eisen aan leverancier (3) Zelf toetsen of een keurmerk? VCA ISO 9001 etc. 13

14 14

15 Uitvoering van het werk (1) Actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie Kwaliteitsniveau / frequentie Planning werkzaamheden + info bewoners Werktijden Vakopleiding in te zetten medewerkers Bereikbaarheid van het pand Benodigde (milieu)vergunningen MVO / duurzaamheid Onderhoud en keuring arbeidsmiddelen Tekenen van werkbriefjes Afspraken over meerwerk Wijze van facturering Prijs 15

16 Uitvoering van het werk (2) Onderaanneming/specialistisch werk Specifieke eisen opnemen Aparte opdracht Verantwoordelijkheden opdrachtgever Stuur op kwaliteit Stuur op betrokkenheid Stuur op respect 16

17 Selecteren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg en evaluatie Offertes opvragen Offertes/inschrijvingen beoordelen Besluitvorming 17

18 offerte aanvraag Beschrijving van het gebouw Onderhoudsbehoefte Inspanningsgericht of resultaatgericht Eisen aan leveranciers (selectiecriteria) Wensen m.b.t. uitvoering (gunningscriteria, waaronder prijs) Procedure (deadlines, wegingsfactoren) 18

19 Contracteren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg en evaluatie Detailafspraken maken Afspraken schriftelijk vastleggen (contract) Alg. Voorwaarden van kracht verklaren 19

20 Schoonmaakprogramma en contract Schoonmaakprogramma is onderdeel van contract VVE-Schoonmaakbedrijf Wie doet wat wanneer en waar? Grote schoonmaak? Gedrag van bewoners VvE 20

21 Conclusie Een goede voorbereiding loont! Vraag doelgericht uit Zorg dat in offertes appels met appels worden vergeleken Stel veilig werken / naleven weten regelgeving als eis 21

22 Tips (1): Ruimtes bekijken Vaste contactpersoon Klachtenprocedure BTW 22

23 Tips (2): Wie komt er schoonmaken? Contractswisselingsparagraaf in CAO Check recensies website Lid brancheorganisatie? Keurmerk? 23

24 24 Vragen?