HANDLEIDING FLEXI-SMS

1 HANDLEIDING FLEXI-SMS Index: 1. Algemeen... p 2 2. Activatie FLEXI-SMS... p 3 3. Hoe verstuur ik SMS en?... p 4 4. SMS en versturen aan een groep klanten (batch SMS)... p 6 5. Versturen van een SMS vanuit een werkdocument : werkorder, leveringsbon enz.... p 7 6. Versturen van een SMS vanuit het relatiebestand... p 8 7. Versturen van een SMS na een selectie in het relatiebestand : Relaties/Lijsten-Selecties... p 8 8. Controle verstuurde SMS en en de situatie van de nog beschikbare SMS en.... p 9

2 1. Algemeen Om onze helpdesk in de toekomst snel te laten controleren of bepaalde modules al dan niet in uw Flexigar2000 actief zijn, verschijnt deze informatie voortaan in het opstartscherm. Zo kunnen wij u steeds de correcte informatie vertrekken en onze interventietijd verkorten. Op deze wijze ziet u zelf ook welke modules u gebruikt. Vanaf versie 6.4.2. ziet u deze info linksonder in het opstartscherm nog voordat u uw User ID en paswoord heeft ingegeven. Indien uw bedrijf de licentie Flexi-SMS heeft aangekocht, kan u vanaf versie 6.4.2. automatisch vanuit Flexigar2000 SMS en versturen naar één klant of een reeks van klanten. Zo kan u zeer snel en zonder opzoekwerk informatie doorsturen naar het GSM toestel van de klant. Gelieve op te merken dat u als bedrijfsleider ten allen tijde kan zien welke SMS naar wie is verstuurd. U heeft zelfs inzage in de tekst van de SMS. Het is belangrijk dat u dit zegt tegen uw personeel, zo zal misbruik bijna nooit voorkomen. U vindt onder Diversen/SMS bijkomende programma s :

3 2. Activatie FLEXI-SMS Eerst en vooral dient u ervoor te zorgen dat uw licentie actief wordt gemaakt door Dynamic Software en dat u SMS en heeft besteld bij Systemat/MySMSc. U kan dit doen via bemiddeling van ons kantoor. Inbrengen van SMS instellingen om het systeem te activeren : Diversen/SMS/Sms parameters U geeft in het scherm van de instellingen de nodige informatie in: Login en Paswoord. Let erop dat deze data hoofdlettergevoelig is en dus volledig moet overeenstemmen met het u bezorgde paswoord. Verplicht in te vullen: Nummer voor eventueel antwoord: dit nummer wordt mee verstuurd in de SMS zodat de klant eventueel een antwoord kan terugzenden. Probeer hier een GSM nummer in te geven welk steeds aanwezig is in de garage of waarop de klant kan terugbellen. Let erop dat dit nummer ingegeven is met de internationale prefix (+32 en het GSM nummer zonder voorloop nul!). Daaronder kan u zelf een tiental vaste teksten van sms en plaatsen die u regelmatig zal gebruiken voor uw klanten (de hier ingevulde SMS en zijn louter demonstratief). De maximumlengte van een SMS is 160 karakters. De teller achter de lijn geeft aan hoeveel karakters u reeds heeft gebruikt.

4 Het is steeds mogelijk om zelf een SMS in te geven met een individuele tekst voor de klant. 3. Hoe verstuur ik SMS en? Ga naar: Diversen/SMS/SMS versturen Je kan op verschillende manieren SMS en versturen naar één of meerdere klanten. Dit is steeds afhankelijk van de persoon of de doelgroep die u wil bereiken. We beginnen met de werking uit te leggen ; u zal later merken dat deze module automatisch kan aangesproken worden vanuit andere schermen. Bij het openen van het scherm beschikt u over de nodige informatie of u kan deze opzoeken in de databases van Flexigar2000. In de eerste lijn ziet u de eerste vaste SMS in uw bestand. Aan de hand van de pijltjes achter deze lijn kan u een andere vaste tekst selecteren. U kan, indien u dat wenst, zelf een tekst intypen in het witte vakje onder de tekst Te verzenden SMS bericht. Indien hier andere tekst wordt ingetypt, wordt deze in de SMS verzonden en blijft de originele lijn bestaan. De bestemmeling van de SMS kan u zoeken met de zoekfunctie: U komt dan terecht in het basis opzoekscherm van Flexigar2000 dat u kent van andere modules. Via deze knop kan u slechts één klant selecteren. Eventueel kan u deze wel toevoegen aan een groep klanten (zie SMS en versturen aan een groep klanten, p6). Het GSM nummer wordt, indien bekend, automatisch ingevuld vanuit het relatiescherm. Indien deze blanco is, kan je hier zelf het GSM nummer intypen. Door te klikken op de groene button wordt dit nummer rechtstreeks bewaard in de relatiefiche. Indien geen nummer is ingevuld, kan geen SMS

5 verstuurd worden. Het GSM nummer wordt ontdaan van alle vreemde tekens en wordt weergegeven op numerieke wijze. Bij het opzoeken van een klant zal Flexigar2000 aanduiden welke de taal van de klant is ; zo wordt vermeden dat een SMS in een foutieve taal wordt verstuurd. Indien u klikt op de button wordt de SMS verstuurd naar de geselecteerde klant. Indien een SMS wordt verzonden, zal je ALTIJD nog een bevestiging moeten geven via het volgende scherm: Het systeem werkt op volgende wijze : De SMS met de informatie wordt via internet doorgestuurd naar de centrale bij Systemat / MySMSc. Van daaruit vertrekt de SMS onmiddellijk naar de klant. Deze verzendtijd is zoals een gewone verzending van een klassieke SMS via een gewoon GSM toestel.

6 4. SMS en versturen aan een groep klanten (batch SMS) Indien u na het selecteren van de klant de volgende button gebruikt : worden de gegevens van de klant meteen toegevoegd in een groep van bestemmelingen die u wil aanmaken voor het versturen van de geselecteerde SMS. U ziet de klantgegevens verschijnen in het onderste gedeelte van het scherm. Let erop dat indien je een andere klant wil zoeken, u de vorige selectie moet wissen met de volgende button:

7 U ziet na het toevoegen steeds hoeveel klanten in de lijst staan. Het vinkje links voor de lijn duidt aan dat de klant de geselecteerde SMS zal ontvangen. Druk op de volgende button voor het versturen van de SMS aan de groep bestemmellingen: Indien een SMS wordt verzonden, zal je ALTIJD nog een bevestiging moeten geven via het volgende scherm: Indien u in batch verstuurd, wordt er ook nog een melding gegeven van het aantal SMS en dat je verstuurd en of alle klanten dezelfde taal hebben. U kan, indien u fouten ziet, nog steeds terugkeren naar het oorspronkelijke scherm en correcties aanbrengen. Na het versturen zal u ook steeds een antwoord te zien krijgen van de server van Systemat/ MySMSc met informatie hoe de verzending is afgewerkt.

8 5. Versturen van een SMS vanuit een werkdocument : werkorder, leveringsbon enz. Indien u de cursor positioneert op een werkdocument en u klikt op de rechtse muisknop, ziet u een scherm verschijnen waarin u de tekst SMS vindt. Klikt u op dit veld, dan opent zich het scherm voor verzending van SMS en zoals hierboven is beschreven. De werkwijze is identiek dezelfde. 6. Versturen van een SMS vanuit het relatiebestand In het scherm Relaties/Algemeen ziet u aan de rechterzijde de volgende button :

9 Indien u deze button gebruikt, zal u rechtstreeks in het scherm van SMS versturing komen waarvan hierboven de uitleg is gegeven. 7. Versturen van een SMS na een selectie in het relatiebestand : Relaties/Lijsten-Selecties Indien u een selectie maakt van klanten, kan je meteen naar alle geselecteerde klanten een SMS versturen. De selectie gebeurt op de wijze die u kent. Eens de selectie voldoet aan de voorwaarden, kan je adhv de telefoonbutton rechtsonder, deze klanten met hun GSM nummer overbrengen naar het verstuurscherm. Zij zullen dan allen vermeld zijn in het onderste gedeelte voor versturing groep van bestemmelingen.

10 Indien u een selectie maakt, kan u eventueel aanduiden dat alle geselecteerden nederlandstalig moeten zijn. U verstuurt deze groep de geselecteerde SMS. Daarna doet u dezelfde selectie bv voor het frans en verstuurt u ook aan deze geselecteerde klanten een franse SMS in batch. Bij het doorsturen van deze informatie naar het scherm voor versturing, zal u opmerken dat de klanten waarvoor een GSM nummer is ingevuld in het relatiebestand, het vinkje voor versturing reeds is aangezet. 8. Controle verstuurde SMS en en de situatie van de nog beschikbare SMS en. In het verstuurscherm ziet u links naar de site van Systemat/mySMSc. Door rechtstreeks aanklikken van deze tekst zal uw internetbrowser meteen naar de site gaan. U dient uw unieke login en wachtwoord in te geven in dit scherm; deze geven u toegang tot een aantal applicaties :

11 Indien u kiest voor ASP toegang ziet u een scherm met verschillende mogelijkheden : Kies hierin historiek en meteen zie je de informatie van alle personen die een SMS vanuit Flexigar2000 hebben ontvangen met de detail van de tekst Telkens zie je op de lijn Kredieten dat uw belkrediet van SMS en telkens met één is afgenomen.