stafdienst personeel informatiebundel Aanwerving deeltijdse (28,5/38 uur) administratief assistent toezicht D1 -D3 in contractueel dienstverband voor onbepaalde duur 1 Toelating- en aanwervingvoorwaarden Er is geen diplomavereiste, je moet wel beschikken over een rijbewijs B of dat behalen binnen de tien maanden na indiensttreding. Je moet voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. Je moet slagen voor de selectieproeven. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. Tenslotte moet je een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Dat gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maanden oud en actueel is. Als daarop ongunstige vermeldingen voorkomen, mag daarover een schriftelijke toelichting bezorgd worden. De aanstellende overheid oordeelt dan over de inhoud van het uittreksel uit het strafregister en neemt de toelichting in overweging. Er wordt rekening gehouden met het dienstbelang, de waardigheid van de functie en de aard van de betrekking. 2 Selectieprocedure Het college van burgemeester en schepenen stelt een selectiecommissie aan die de selectie uitvoert. Elke selectiecommissie bestaat ten minste uit drie leden, 1/3 de van de leden is extern aan het eigen bestuur. Leden van gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris die met toepassing van artikel 58 van het gemeentedecreet de bevoegdheid van aanstellende overheid heeft, kunnen geen lid van de selectiecommissie zijn in een selectieprocedure van het eigen bestuur. Zij kunnen wel, zoals de representatieve vakorganisaties, als waarnemer aanwezig zijn. Ze mogen echter niet aanwezig zijn bij het kiezen van de vragen en de deliberatie. 3 Selectieproeven De eigenlijke selectie bestaat uit drie delen: Schriftelijke proef - zaterdag 16 september 2017 in de voormiddag; Praktische en mondelinge proef - donderdag 5 oktober 2017 in de namiddag. Vanaf 20 kandidaturen kan een preselectie georganiseerd worden. Die zal plaatsvinden op zaterdag 16 september 2017 in de voormiddag. De punten van de preselectie worden enkel gebruikt om te bepalen welke kandidaten mogen deelnemen aan de eigenlijke selectie en zullen niet gebruikt worden in de eindrangschikking.
Voor elke proef moet de kandidaat vijftig procent van de punten behalen om toegelaten te worden tot de volgende proef uit de selectieprocedure. De volgorde van de proeven is vooraf vastgesteld. De selecties zijn vergelijkend, dat wil zeggen dat de kandidaten in een bindende volgorde volgens het aantal punten worden opgenomen. 4 Wervingsreserve Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor de duur van drie jaar, die duur kan met maximum twee jaar verlengd worden. 5 Salaris Salarisschaal D1- D3. Brutojaarsalaris bij aanvang: 16 692,17 euro. Maximaal brutojaarsalaris: 25 979,56 euro. Zie punt 11 voor meer informatie over de salarisschaal. Het aanvangssalaris kan verhoogd worden bij toekenning van vorige diensten in de openbare sector. Vorige diensten in de privésector of als zelfstandige kunnen tot maximaal 10 jaar toegekend worden als de relevantie voor de functie bij het gemeentebestuur Oostrozebeke kan aangetoond worden. Andere financiële voordelen: maaltijdcheques: 5,00 euro per gewerkte dag van 7,6 uren; groepsverzekering aanvullend pensioen; woon-werkverkeer met het openbaar vervoer: volledige terugbetaling; fietsvergoeding woon-werkverkeer: 0,15 euro per kilometer; hospitalisatieverzekering. 6 Indienen kandidatuur Om een geldige kandidatuur in te dienen moet het college van burgemeester en schepenen ten laatste op donderdag 24 augustus 2017 in het bezit zijn van jouw sollicitatiebrief en uitgebreid cv. Heb je een arbeidshandicap? Neem gerust contact op met de personeelsdienst (contactgegevens terug te vinden onder punt 8 bijkomende informatie) zodat we kunnen bekijken of het mogelijk is om door enkele aanpassingen de hinderpalen verbonden aan de handicap te verhelpen. Je kan jouw kandidatuur: versturen via de post ter attentie van het college van burgemeester en schepenen, Ernest Brengierstraat 6 te 8780 Oostrozebeke afgeven aan het frontoffice van het gemeentebestuur (zie adres hierboven) iedere werkdag van 9 u. tot 12.15 u. en op dinsdagnamiddag van 14 u. tot 18.30 u. versturen via e-mail naar personeel@oostrozebeke.be Het uittreksel uit het strafregister (model 1) zal in een latere fase van de selectieprocedure nog opgevraagd worden. 7 Beoordeling kandidaturen Het college van burgemeester en schepenen zal de geldigheid van de ingediende kandidaturen beoordelen in zitting van 31 augustus 2017.
8 Bijkomende informatie Beleidsplan missie en visie: http://www.oostrozebeke.be/gemeente/176-www/179-www/203-www.html Uit het beleidsplan missie en visie: Het gemeentebestuur beoogt een organisatie te zijn met bekwaam personeel en een stimulerende werkomgeving. Het gemeentepersoneel kenmerkt zich door de juiste kwalificaties, betrokkenheid, integriteit, sociale vaardigheid, flexibiliteit en expertise. Een stimulerende werkomgeving veronderstelt een positieve motiverende werksfeer, een goed ingerichte werkplek en hulpmiddelen en uitrusting die tegemoet komen aan de noden en wensen van het personeel. Dit vertaalt zich in vormingsmogelijkheden, een aantrekkelijke verlofregeling (30 dagen verlof en uitbreidbaar tot 35 dagen) en de mogelijkheid om een warm middagmaal te nemen in het woonzorgcentrum Rozenberg (op wandelafstand van het gemeentehuis). Kinderen van onze werknemers kunnen terecht in onze buitenschoolse kinderopvang De Wiemkes, meer info op de webpagina: http://www.oostrozebeke.be/gemeente/176-www/180-www/181- www/334-www.html De functiebeschrijving administratief assisstent toezicht en het organogram (voorstelling van de dienst waar de functie gesitueerd is binnen onze organisatie) vind je onder punten 9 en 10. De functiebeschrijving en het volledige organogram van het gemeentebestuur in aparte documenten, vind je op volgende webpagina: http://www.oostrozebeke.be/gemeente/61-www/295-www/946- www.html Heb je nog vragen over de jobinhoud, uurregeling, dan kan je contact opnemen met Evelien Ameye, afdelingshoofd vrije tijd via e-mail cultuurdienst@oostrozebeke.be of telefonisch op 056 67 11 76 (werkdagen van 9 u. tot 12 u. en van 14 u. tot 16.30 u.). Heb je nog vragen over de selectieprocedure, loon, dan kan je contact opnemen met de personeelsdienst via e-mail personeel@oostrozebeke.be of telefonisch op 056 67 11 14 (werkdagen van 9 u. tot 12 u. en van 14 u. tot 16u., behalve op woensdag- en vrijdagnamiddag).
9 Functiebeschrijving Administratief assistent toezicht Doel van de functie De gebruiker kan optimaal gebruik maken van het sportcentrum De Mandelmeersen en het gemeenschapscentrum O.C. Mandelroos. Plaats in de organisatie Afdeling vrije tijd Dienst cultuur en gemeenschapscentrum Directe leidinggevende afdelingshoofd vrije tijd 1 Graad Niveau Administratief assistent toezicht D Resultaatsgebieden toezicht: onthaal (potentiële) gebruikers; informeren (potentiële) gebruikers; maken en/of opvolgen van de afspraken met de gebruikers; controle op naleving contracten, algemeen politiereglement; openen en sluiten deuren van de gehuurde lokalen; zorgen voor verwarming en verlichting in de gehuurde lokalen; aanbrengen en aanpassen van affiches; up-to-date houden folderrek; beantwoorden telefonische oproepen; logistieke ondersteuning bij gemeentelijke vergaderingen, plechtigheden en evenementen; signaleren van nuttige informatie, problemen, defecten, incidenten en klachten. administratie: kantoormachines gebruiken; klasseren; gegevens invoeren in software; contracten maken; brieven schrijven; facturen maken. uitleendienst: informeren (potentiële) gebruikers; administratie; reservatie invoeren in de software; controleren materiaal voor en na uitleen. stockbeheer: goederen in ontvangst nemen; leveringsbons controleren;
leveringen in de juiste berging plaatsen; voorraad controleren en beheren (via software); bestellingen doorgeven. ondersteunen van de dienst vrije tijd. nodige informatie verstrekken over activiteiten; inschrijvingen activiteiten; afleveren van documenten; administratieve ondersteuning diensthoofd. Verruimende bepalingen Het vervangen van de collega s bij afwezigheid (ziekte of verlof). Competenties kennis kennis van de werking van het bestuur; software eigen aan de functie; gemeentelijke reglementen eigen aan de dienst. Competenties andere WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES voortdurend verbeteren: voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van de taken: maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. klantgerichtheid: met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht.
verwijst zo nodig door of zoekt hulp; biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. samenwerken: met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, afdeling of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. helpt anderen en pleegt overleg: steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. betrouwbaarheid consequent en correct handelen : handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken: respecteert formele regels en afspraken; gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ); geeft volledige en juiste informatie door; respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie; doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na; komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden. persoonsgerelateerd gedrag omgaan met stressfactoren: efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. blijkt kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie: reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d.; blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk; vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk; reageert rustig bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback; bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen. INTERPERSOONLIJK GEDRAG mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: richt zich tot zijn gesprekspartner; gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is;
biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen; geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet; past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. assertiviteit: voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen. komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de dienst en de grenzen ervan: komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de dienst; kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of indirecte beïnvloedingstechnieken; brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier; komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn gesprekspartner; handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor tegenargumenten, weerstand en kritiek. PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG initiatief: kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc): doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen; gaat uit zichzelf achter informatie aan; ziet werk liggen en gaat over tot actie; kan problemen die zich voordoen zelf afwerken; onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen. flexibel gedrag: de eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist: verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften; verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken; zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was; is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen. nauwgezetheid: taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. levert met oog voor detail correct werk af: voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos
uit; vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in; blijft aandachtig bij routineuze taken; controleert het eigen werk; merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. BEHEERSMATIG GEDRAG organiseren: de benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. organiseert het eigen werk: werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af; kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden; pakt de zaken efficiënt aan; kan inspelen op wijzigende omstandigheden; ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht. Beoordelingscriteria De te gebruiken schalen zijn deze vermeld in de rechtspositieregeling (goed, zeer goed, uitstekend, ongunstig, onvoldoende, geheel onvoldoende). doelstellingen: de doelstellingen vermeld in de functioneringsgesprek(ken) van de evaluatieperiode. resultaatsgebieden: toezicht; administratie; uitleendienst; stockbeheer; ondersteunen van de dienst vrije tijd. competenties kennis: kennis van de werking van het bestuur; software eigen aan de functie; gemeentelijke reglementen eigen aan de dienst. competenties andere: ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van de taken; onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen; helpt anderen en pleegt overleg; handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken; blijkt kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie; zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen; komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de dienst en de grenzen ervan; neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc);
past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist; levert met oog voor detail correct werk af; organiseert het eigen werk.
10 Organogram
11 Salarisschaal administratief assistent toezicht (op basis van een voltijdse betrekking) Salarisschal en D1 D2 D3 Minimum 13.300 14.300 15.500 Maximum 18.300 19.600 20.700 Nietgeïndexeerd jaarbedrag Geïndexeerd jaarbedrag Geïndexeerd maandbedrag Nietgeïndexeerd jaarbedrag Geïndexeerd jaarbedrag Geïndexeerd maandbedrag Nietgeïndexeerd jaarbedrag Geïndexeer d jaarbedrag Geïndexeerd maandbedrag 0 13.300 22.256,22 1.854,69 14.300 23.929,62 1.994,14 15.500 25.937,70 2.161,48 1 13.650 22.841,91 1.903,49 14.650 24.515,31 2.042,94 15.850 26.523,39 2.210,28 2 13.650 22.841,91 1.903,49 14.650 24.515,31 2.042,94 15.850 26.523,39 2.210,28 3 14.000 23.427,60 1.952,30 15.000 25.101,00 2.091,75 16.250 27.192,75 2.266,06 4 14.000 23.427,60 1.952,30 15.000 25.101,00 2.091,75 16.250 27.192,75 2.266,06 5 14.350 24.013,29 2.001,11 15.400 25.770,36 2.147,53 16.600 27.778,44 2.314,87 6 14.350 24.013,29 2.001,11 15.400 25.770,36 2.147,53 16.600 27.778,44 2.314,87 7 14.700 24.598,98 2.049,92 15.750 26.356,05 2.196,34 17.000 28.447,80 2.370,65 8 14.700 24.598,98 2.049,92 15.750 26.356,05 2.196,34 17.000 28.447,80 2.370,65 9 15.000 25.101,00 2.091,75 16.150 27.025,41 2.252,12 17.350 29.033,49 2.419,46 10 15.000 25.101,00 2.091,75 16.150 27.025,41 2.252,12 17.350 29.033,49 2.419,46 11 15.350 25.686,69 2.140,56 16.500 27.611,10 2.300,93 17.700 29.619,18 2.468,27 12 15.350 25.686,69 2.140,56 16.500 27.611,10 2.300,93 17.700 29.619,18 2.468,27 13 15.700 26.272,38 2.189,37 16.900 28.280,46 2.356,71 18.100 30.288,54 2.524,05 14 15.700 26.272,38 2.189,37 16.900 28.280,46 2.356,71 18.100 30.288,54 2.524,05 15 16.050 26.858,07 2.238,17 17.250 28.866,15 2.405,51 18.450 30.874,23 2.572,85 16 16.050 26.858,07 2.238,17 17.250 28.866,15 2.405,51 18.450 30.874,23 2.572,85 17 16.400 27.443,76 2.286,98 17.650 29.535,51 2.461,29 18.850 31.543,59 2.628,63 18 16.400 27.443,76 2.286,98 17.650 29.535,51 2.461,29 18.850 31.543,59 2.628,63 19 16.750 28.029,45 2.335,79 18.000 30.121,20 2.510,10 19.200 32.129,28 2.677,44 20 16.750 28.029,45 2.335,79 18.000 30.121,20 2.510,10 19.200 32.129,28 2.677,44 21 17.100 28.615,14 2.384,60 18.350 30.706,89 2.558,91 19.600 32.798,64 2.733,22 22 17.100 28.615,14 2.384,60 18.350 30.706,89 2.558,91 19.600 32.798,64 2.733,22 23 17.450 29.200,83 2.433,40 18.750 31.376,25 2.614,69 19.950 33.384,33 2.782,03 24 17.450 29.200,83 2.433,40 18.750 31.376,25 2.614,69 19.950 33.384,33 2.782,03 25 17.800 29.786,52 2.482,21 19.100 31.961,94 2.663,50 20.350 34.053,69 2.837,81 26 17.800 29.786,52 2.482,21 19.100 31.961,94 2.663,50 20.350 34.053,69 2.837,81 27 18.300 30.623,22 2.551,94 19.600 32.798,64 2.733,22 20.700 34.639,38 2.886,62 D1- D3 Bovenop het brutojaarsalaris heb je ook recht op een haardtoelage als je gehuwd, samenwonend of alleenstaande met één of meerdere kinderen die recht geven op kinderbijslag bent. Jaarlijks is die toelage 719, 89 of 359,95 euro, afhankelijk van de grootte van het salaris. Indien je geen recht hebt op een haardtoelage, ontvang je een standplaatstoelage die jaarlijks 359,95 of 179,98 euro bedraagt, afhankelijk van de grootte van het salaris. Als er geen relevante ervaring toegekend wordt, start je in schaal D1 op trap 0. Na 4 jaar schaalanciënniteit en een gunstig evaluatieresultaat, ga je over naar schaal D2 trap 4. Na 18 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit en een gunstig evaluatieresultaat, ga je over naar schaal D3 trap 18.