Diensthoofd patrimonium

Transcriptie

1 Diensthoofd patrimonium Doel van de functie Onderhouden gemeentelijk en OCWM gebouwen Plaats in de organisatie Afdeling grondgebiedzaken Dienst patrimonium Directe leidinggevende afdelingshoofd grondgebiedzaken Graad Niveau Diensthoofd B Resultaatsgebieden optimaal beheer van de gemeentelijke en OCMW gebouwen (technische installaties inbegrepen): opmaken onderhoudsplanning en zorgen voor de uitvoering ervan; opvolgen klachten en schadegevallen, keuringsverslagen; afstellen, onderhouden en instellen van de verschillende technieken in de gemeentelijke gebouwen. controleren van werkzaamheden van derden en de eigen diensten; zorgen voor de aan- en bijsturing van werkzaamheden van derden en de eigen diensten; opmaken van technische bepalingen voor bestekken; beoordelen van technische aspecten bij prijsvragen; opvolgen en optimaliseren gebouwenbeheerssysteem. aanbesteedde werken gebouwen: bijwonen en opvolgen coördinatievergaderingen; bijwonen en opvolgen werfvergaderingen; optimaal leiden van de dienst patrimonium: zorgen dat de gemeentelijke gebouwen optimaal schoongemaakt worden; zorgen dat de gemeente- en OCMW gebouwen goed onderhouden worden; zorgen dat de medewerkers de veiligheidsrichtlijnen en -instructies toepassen; bewaken van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten; optimaliseren van de dienst; opmaken werkplanning (wekelijks, maandelijks, jaarlijks); problemen oplossen; beheren van de budgetten; beheren en bepalen van de voorraden; begeleiden, ondersteunen, opvolgen, stimuleren, coachen medewerkers; instaan voor de functioneringsgesprekken en evaluaties van de personeelsleden van de dienst gebouwen en de ploegbaas groen; opvolgen algemene en specifieke richtlijnen in verband met personeelsbeheer; 1

2 organiseren en leiden van het nodige (werk)overleg en samenwerking. administratie: meewerken aan de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen; opmaken, nalezen en lay-out verzorgen van verslagen, rapporten ; inbreng van gegevens in een geautomatiseerd systeem; bijhouden van het dynamisch archief; opvolgen en bijhouden documentatie; verwerken van in- en uitgaande post; brieven schrijven; maken van kopieën en bundels; opmaak budget; huisstijl respecteren; opmaken jaarverslag. optimaal onderhoud van het machinepark: opmaken onderhoudsplanning; opvolgen klachten en schadegevallen. beleid: onderzoek naar de noden en wensen; voorstellen formuleren voor doelstellingen, actieplannen en acties; opvolgen van de doelstellingen, actieplannen en acties; uitvoering geven aan de doelstellingen, actieplannen en acties; signaleren van structurele problemen. Verruimende bepalingen Uitvoeren van en helpen bij taken van de eigen dienst of de andere gemeentelijke diensten op vraag van het diensthoofd, de OCMW- of de gemeentesecretaris. Ondersteunen van het afdelingshoofd grondgebiedzaken in het kader van het optimaal onderhoud van de gemeentelijke wegenis en riolering. Competenties kennis Goede algemene kennis van technische uitrusting gebouwen (hvac, sanitair, elektriciteit); correct gebruik van machines, apparaten, gereedschappen en producten; algemene notie van de instrumenten en technieken voor overheidsmanagement aanleg en beheer van gebouwen (inbegrepen schoonmaak); basiskennis wegenbouw; software eigen aan de functie; kennis van de werking van het bestuur. Competenties andere WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES voortdurend verbeteren: voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. 2

3 ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van de taken: maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. PERSOONSGERELATEERD GEDRAG omgaan met stressfactoren: efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht: blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk; behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol; blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen; kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken en relativeren; blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen. organisatiebetrokkenheid: zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie: overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie; zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven; respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ); heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen; schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in. INTERPERSOONLIJK GEDRAG overtuigingskracht: instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. overtuigt door inhoud en aanpak: reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of 3

4 weerstand; toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; brengt zijn argumenten scherp onder woorden; brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. coachen (ontwikkelingsgericht coachen): collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. biedt hulp en steun bij het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden: stimuleert collega s om zelf oplossingen te vinden; onderneemt acties om het inzicht van collega s in hun eigen functioneren te versterken; heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de collega s en stimuleert dat ook; is in staat om zijn advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van collega s; heeft oog voor de voortgang van groei in gedrag; richt zich niet alleen op de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren. schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. OMGAAN MET INFORMATIE probleemanalyse (analytisch denken): een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. legt verbanden en ziet oorzaken: benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten; benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen; legt verbanden tussen verschillende soorten informatie; detecteert onderliggende problemen; integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG initiatief: kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel): heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan 4

5 denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht; formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren; stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken; zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd; geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden. beslissen: zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is: schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. BEHEERSMATIG GEDRAG voortgangscontrole: bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen: controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); checkt afspraken op het afgesproken moment; wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken; anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. LEIDERSCHAP richting geven: aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan: geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken; verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen; drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht; geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken; treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken; zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken 5

6 die door het team worden opgenomen; geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team; zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld. Beoordelingscriteria De te gebruiken schalen zijn deze vermeld in de rechtspositieregeling (goed, zeer goed, uitstekend, ongunstig, onvoldoende, geheel onvoldoende). doelstellingen: de doelstellingen vermeld in de functioneringsgesprek(ken) van de evaluatieperiode. resultaatsgebieden: optimaal beheer van de gemeentelijke en OCMW gebouwen; aanbesteedde werken gebouwen; optimaal leiden van de dienst patrimonium; administratie; optimaal onderhoud van het machinepark; beleid. competenties kennis: goede algemene kennis van technische uitrusting gebouwen. correct gebruik van machines, apparaten, gereedschappen en producten; algemene notie van de instrumenten en technieken voor overheidsmanagement; aanleg en beheer gebouwen; basiskennis wegenbouw; software eigen aan de functie; kennis van de werking van het bestuur. competenties andere: ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken; blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht; houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie; overtuigt door inhoud en aanpak; biedt hulp en steun bij het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek; legt verbanden en ziet oorzaken; neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel; neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is; bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen; geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan. 6