Functiebeschrijving Deskundige personeelsbeleid. Graad: consulent B1 - B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Deskundige personeelsbeleid Graad: consulent B1 - B3 Versie: 11_03_2016 1

2 Plaats in de organisatie Stadssecretaris Afdelingshoofd Personeelsbeleid Deskundigee personeelsbeleid Je rapporteert als deskundige personeelsbeleid rechtstreeks aan het afdelingshoofd personeelsbeleid binnen de directie personeel. Je werkt nauw samen met je collega s binnen de afdeling personeelsbeleid en met de leidinggevenden van de andere directies binnen stad Leuven. Daarnaast onderhoud je directe contacten met externe organisaties zoals Jobpunt Vlaanderen, selectiekantoren in kader van werving en selectie. Doel van de functie Je ondersteunt het afdelingshoofd personeelsbeleid en je collega adviseur personeelsbeleid bij het opzetten en uitvoeren van selectieprocedures, al dan niet in samenwerking met Jobpunt Vlaanderen. Je neemt zelfstandig selectieprocedures van a tot z op voor de aanwerving van tijdelijke medewerkers. Daarnaast maak je je als deskundige personeelsbeleid het bestaande online testinstrumentarium voor werving en selectie inhoudelijk, administratief en praktisch eigen en interpreteert de testresultaten. Je levert vanuit je deskundigheidd input voor de optimalisatie van de processen binnen je werkdomein. Resultaatsgebieden 1. Bij selectieprocedures voor vaste functies ondersteun je je adviseur personeelsbeleid en je collega s werving en selectie zowel inhoudelijk als in de administratieve flow. Administratieve documenten (zoals intakeverslagen, advertentieteksten ) neem je door en kijk je na; Je ondersteunt de adviseur personeelsbeleid en de juryleden bij het praktisch en administratief gebruik van het testinstrumentarium; Je gebruikt ook zelf het testinstrumentarium voor selecties van bepaalde profielen en interpreteert zelf testen; 2

3 Je bereidt collegedossiers voor over werving en selectie; Voor een goede opvolging van de selectieprocedures stem je systematisch af met Jobpunt Vlaanderen en de selectiekantoren. 2. De invulling van tijdelijke vacatures volg je van a tot z op. Je bereidt de intake voor en verzorgt de intake met de vragende dienst; Je bepaalt de passende rekruteringsstrategie: Afhankelijk van de vacature, zet je in op de meest geschikte databanken en wervingskanalen; Je schrijft wervende vacatureteksten en bepaalt de meest effectieve media om deze te verspreiden; Bij de verspreiding van de vacature, verken je eveneens de mogelijkheden om moeilijk bereikbare en/of specifieke doelgroepen op de arbeidsmarkt aan te spreken. Je respecteert hierbij het Label Gelijkheid Diversiteit, Leuven staat in voor de inzet en het talent van iedereen ; Doorheen het proces zorg je voor een vlekkeloze opvolging van de sollicitaties; Je screent cv s van sollicitanten en organiseert selectieproeven; Je gebruikt, indien nodig, het testinstrumentarium om bepaalde competenties/vaardigheden bij sollicitanten te testen; Je voert professionele selectie-interviews; Dit koppel je aan het schrijven van competentiegerichte selectierapporten. 3. Je maakt je het bestaande geautomatiseerde online testinstrumentarium van de stad inhoudelijk, praktisch en administratief eigen om het zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Je maakt je het bestaande online testinstrumentarium inhoudelijk eigen en interpreteert de testresultaten: klassieke intelligentietesten; adaptieve intelligentietesten; vaardigheids- en kennistesten; persoonlijkheidsvragenlijsten en -testen; loopbaan(her)oriënteringstesten en/of beroepskeuzetesten; Je zet deze testbatterij praktisch klaar voor gebruik: Je stelt, na overleg met de adviseur, juryleden en/of Jobpunt Vlaanderen, een specifieke test voor om bepaalde competenties en vaardigheden van een kandidaat te toetsen; Je zet de testen online klaar voor gebruik; Je geeft de sollicitant voldoende info om de test vlot te doorlopen; Je volgt en beheert de testresultaten administratief op: Je verwerkt de testresultaten en maakt ze klaar voor rapportering. 4. Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor; je plant je werk en stemt af met collega s en je leidinggevende en je stelt je hierbij flexibel op. Je communiceert over je dienstverlening aan je klanten en over je opdrachten binnen je eigen afdeling. Je plant je eigen werkzaamheden op een transparante manier; Je overlegt systematisch met je afdelingshoofd, collega s van personeel, andere stadsdiensten en externe organisaties; 3

4 Je respecteert deadlines; Je zorgt voor tijdige afleveringen van kwalitatieve verslagen; Je communiceert naar de verantwoordelijken over de status van je dossiers en koppelt informatie terug zodat er systematische opvolging van lopende dossiers mogelijk is; Je rapporteert systematisch over je opdracht aan je leidinggevende; In functie van andere prioriteiten en dringende vragen of behoeften pas je je agenda aan. Hierdoor zorg je voor continuïteit in de afhandeling van je dossiers; Je fungeert als aanspreekpunt over de stand van zaken van lopende selectieprocedures voor interne en externe klanten. 5. Je levert vanuit je deskundigheid input voor de optimalisatie van de processen waarvoor je verantwoordelijk bent en vertaalt mee de regelgeving naar de praktijk. Je ondersteunt de adviseurs in de verdere uitwerking van het beleid rond werving en selectie vanuit je praktijkervaring; Je doet voorstellen op het vlak van optimalisatie van selectieprocedures: Je geeft adviezen aan de adviseurs over de aanpassing van de rechtspositieregeling; Je geeft adviezen over mogelijkheden tot versoepelde werkwijzen zoals termijnen voor het indienen van documenten ; Je doet voorstellen op het vlak van optimalisatie van invuldocumenten; Je verbetert de samenwerkingsverbanden tussen Jobpunt en de selectiekantoren; Je geeft advies bij lopende dossiers over het selectieprogramma; Je vraagt feedback aan je klanten en koppelt deze feedback terug aan je leidinggevende in het kader van een permanente kwalitatieve dienstverlening; Vanuit je praktijkervaring draag je bij tot het algemeen uitschrijven van de processen rond werving en selectie en geef je input voor de automatisering van deze processen. 6. Vanuit je deskundigheid en eigen praktijkervaring deel en wissel je info uit met externe collega s uit je werkdomein en hou je vinger aan de pols rond actuele trends en tendensen in je vakdomein. Je wisselt info uit met deskundigen van externe organisaties (centrumsteden, Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten ); Je onderhoudt nauwe samenwerkingsverbanden met Jobpunt en de selectiekantoren; Je werkt nauw samen met leidinggevenden binnen de stad over je vakdomein; Vanuit je HR-passie volg je nieuwe trends en ontwikkelingen in je vakgebied van nabij op; Je verkent de markt en selecteert mogelijke voorbeelden als basis voor de start van e- werving en/of de mogelijkheden van elektronisch solliciteren. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 8

9 5. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 6. Plannen (niveau II) Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk en dat van anderen effectief. Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen); Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines; Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk); Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. Personeelsbeheerssysteem: basiskennis: kunnen raadplegen en rapporten trekken in het kader van bijvoorbeeld procedures werving: niveau I. 2. Procedures en wetgeving Wetgeving: basiskennis met inzicht in de rechtspositieregeling, specifiek titel III, De loopbaan, de hoofdstukken 1 tot en met 4 over de procedures voor de vervulling van de betrekkingen, aanwerving, bevordering en de vervulling van de vacature door mobiliteit: niveau I. 3. Sectorspecifieke competenties Basiskennis van de werking van wervingskanalen, bijvoorbeeld sociale media, VDAB, Jobkanaal: niveau I. Gevorderde kennis van het testinstrumentarium van de stad voor werving en selectie, testen praktisch en administratief opvolgen en over de resultaten kunnen rapporteren: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de verschillende facetten van personeelsbeleid (specifiek werving en selectie): niveau II. 10