WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 1/21 1 Inleiding De nieuwste versie van WinRIS is versie 8.5. Het zwaartepunt van deze versie is komen te liggen op verdere integratie met en nieuwe functionaliteiten van het DATA-collectief. Daarnaast heeft WinRIS 8.5 een verbeterde synchronisatie en integratie met Outlook. En WinRIS wordt vanaf versie 8.5 geleverd inclusief Microsoft SQL Server; daardoor wordt het systeem nog betrouwbaarder, veiliger en sneller. Een ander nieuwe functionaliteit van WinRIS zijn de Plug-ins. Tegenwoordig is het mogelijk om gemakkelijk extra functionaliteit in WinRIS te introduceren middels deze Plug-ins. En ondertussen zijn er een aantal interessante gebouwd zoals bijvoorbeeld: een koppeling met Google Maps, een SMS plug-in,en de Snel E-mail Plug-in. Ontwikkelingen op dit vlak gaan snel en er zullen binnenkort weer meer Plug-ins verschijnen. Verder zijn er een aantal kleinere aanpassingen gedaan; het is nu bijvoorbeeld mogelijk om direct vanuit WinRIS ondersteuning te krijgen van de WinRIS Support. Tenslotte zijn er een aantal extra s te verkrijgen; bijvoorbeeld de gratis WinRIS Tweak die voor vele applicatiebeheerders het leven een stuk aangenamer zal maken. In de volgende hoofdstukken wordt bovenstaande uitgebreid toegelicht.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 2/21 2 DATA-collectief Wat eerder bekend was onder de namen Bedrijvencheck en de Doelgroepselectie valt nu onder de noemer DATA-collectief. Het DATA-collectief is een samenwerkingsverband van partijen met als doel het beste adressenbestand van Nederland te creëren, om daar vervolgens zeer gebruiksvriendelijke diensten op aan te bieden. WinRIS Nederland speelt in dit samenwerkingsbestand een centrale rol. WinRIS CRM profiteert van het DATA-collectief door een aantal substantiële uitbreidingen: het downloaden van contactpersonen verbeterde Bedrijvencheck en Doelgroepselectie 2.1 Downloaden van contactpersonen In vorige versies van WinRIS konden nieuwe bedrijven worden gedownload en eerder gekoppelde bedrijven worden geüpdate. In WinRIS 8.5 kunnen ook de bijbehorende contactpersonen worden gedownload. Dat kan bij een individuele download van een bedrijf; hierbij wordt een tussenscherm getoond waarin geselecteerd kan worden welke contactpersonen moeten worden gedownload. Ook bij de download van een groep bedrijven via een Doelgroepselectie kunnen de bijbehorende contactpersonen worden gedownload. Vóór de download begint, kan de gebruiker instellen welke contactpersonen mee moeten komen. En daarnaast kan men bij een bestaand (gekoppeld) bedrijf vanuit het contactpersoontabblad ontbrekende contactpersonen downloaden. En men kan eigen contactpersonen koppelen aan het DATA-collectief. Daarbij wordt de eigen contactpersoon gematched met de personen in het DATA-collectief en vervolgens in het opvolgende scherm een match-score gegeven.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 3/21 De download van contactpersonen geschiedt op basis van een persoonlijk profiel bij elke WinRIS-gebruiker. Daarin is vastgelegd: of de gebruiker wel of niet contactpersonen kan downloaden welke functies wel moeten worden gedownload en welke niet 2.2 Aanbieden van contactpersonen Als deelnemer aan het DATA-collectief kunnen er vanuit WinRIS contactpersonen worden aangeboden. Dat kan vanuit het Verkort toevoeg scherm: En ook vanuit de Doelgroepselectie:
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 4/21 De aangeboden contactpersonen worden op het DATA-collectief platform verwerkt. Indien de contactpersoon aan de eisen voldoet krijgt de aanbieder credits uitgekeerd. 2.3 Bericht aan Data-collectief sturen Het DATA-collectief wordt steeds beter door de gegevens die het van de deelnemers krijgt. In WInRIS is het nu mogelijk om (facultatief) aan het DATA-colelctief een bericht te sturen als informatie niet klopt. Dat kan in het algemene DATA-collectief scherm: Of in het scherm van een Doelgroepselectie. In het bericht kan worden aangegeven wat er niet correct lijkt te zijn aan de informatie. Een reden kan worden opgegeven met eventueel een opmerking.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 5/21 Bijvoorbeeld dat het telefoonnummer niet lijkt te kloppen: 2.4 Aanpassingen Bedrijvencheck / Doelgroepselectie Bij de downloadfunctionaliteit van bedrijven is een nieuw koppelscherm geïntroduceerd. Wanneer bij een bestaand bedrijf de koppeling met het DATA-collectief wordt gestart, kan voortaan heel simpel via dit scherm het bijbehorende bedrijf in de DATA-collectiefdatabase gevonden worden. Het enige dat de gebruiker hoeft te doen is het aan- en uitzetten van vinkvelden. Daarnaast zijn in het rechtermuismenu bij Selecties de opties "BedrijvenCheck", "Koppel bedrijf" en "Koppel contactpersoon" toegevoegd. Daarmee kunnen bedrijven in de database direct vanuit een selectie gekoppeld worden aan het DATA-collectief, zonder eerst het betreffende record in WinRIS te hoeven openen.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 6/21 Een andere zeer interessante nieuwe optie is dat de gebruiker nu in staat is om bij de Doelgroepselectie alle bedrijven van die selectie in één slag te downloaden. Inclusief de gewenste contactpersonen! 2.5 Licentie: creditsysteem De koppeling met het DATA-collectief geschiedt op basis van downloadcredits. Na de inkoop van credits krijgt de WinRIS-gebruiker de beschikking over de koppeling met het DATA-collectief (inclusief de complete contactpersoondownload) en de Doelgroepselectie. Elke ingekochte credit staat garant voor één mogelijke download of update van een bedrijf of contactpersoon. De status van de ingekochte credits is via het WinRIS-helpmenu inzichtelijk. 2.6 Match en synchronisatie In de nieuwe versie van WinRIS kan ook eenvoudig hele adressenbestanden aan het data-collectief worden gekoppeld. Dit gaat door middel van de match en de synchronisatie. Deze beide diensten vormen samen het hart van het DATA-collectief in WinRIS.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 7/21 Met de match kan het originele adressenbestanden van uw database tegen de grote database van het DATAcollectief worden gehouden. De overeenkomende bedrijven en contactpersonen worden gekoppeld en verrijkt. Vervolgens worden deze bedrijven met hun contactpersonen met de synchronisatie van alle nieuwe wijzigingen voorzien. Eén en ander werkt erg eenvoudig. Het is een kwestie van selecties maken en een knop indrukken om een matchbestand aan te bieden. En idem dito voor het synchoniseren.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 8/21 3 Aanpassingen Outlook-synchronisatie 3.1 Lay-out In deze versie van de Outlook Add-in is het instellingenmenu van de buttonbalk naar de menubalk verhuisd. Daarnaast zijn er in de buttonbalk meer opties gekomen voor het eenvoudig koppelen van een Outlook-item aan WinRIS-informatie. Verder is het scherm om e-mail te importeren ingrijpend aangepast; de functionaliteit wordt simpeler gepresenteerd waardoor het gebruiksgemak is toegenomen. En in Microsoft Office 2007 wordt nu geprofiteerd van de ribbon van Outlook. Daarin kunnen nu ook WinRISfunctionaliteiten worden gevonden. 3.2 Nieuwe functionaliteiten Als een WinRIS-gebruiker een e-mail in WinRIS importeert en het bedrijf of de contactpersoon die bij de e-mail hoort nog niet in WinRIS staat, dan kan voortaan al in Outlook het bedrijf of de contactpersoon worden aangemaakt.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 9/21 Verder kan aan elke agenda-actie en taak in Outlook een bedrijf, contactpersoon, forecast en project van WinRIS worden gehangen. Vervolgens kunnen vanuit Outlook zeer eenvoudig deze gekoppelde bedrijven, contactpersonen, forecasts en/of projecten worden geopend in WinRIS.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 10/21 4 Standaard ondersteuning Microsoft SQL Vanaf WinRIS 8.5 wordt bij elke nieuwe versie van WinRIS Microsoft SQL Server meegeleverd. Hierdoor krijgt elke WinRIS-gebruiker standaard de beschikking over een snel, robuust en zeer veilig databasesysteem onder de WinRIS-applicatie(s). WinRIS wordt geleverd op een DVD met een installatiemenu die in alle benodigde installatiescenario s voorziet. Onder andere in de installatie van een nieuwe MS SQL Server. SQL Server Express 2008 wordt meegeleverd, maar er kan ook gekozen worden om een al bestaande SQL Server te gebruiken. WinRIS ondersteunt MS SQL 2000 en hoger. De meegeleverde WinRIS-databaseconversie regelt dat alle eerdere databases, ook de Access-databases, worden geconverteerd naar een juiste SQL-database.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 11/21 5 WinRIS log-inbestand De WinRIS-applicatie heeft altijd uit drie delen bestaan: de software; lokaal of op een Terminal Server geïnstalleerd de database; vroeger Access of SQL Server, tegenwoordig standaard een SQL Server-database de licentie; een bestand waarin de rechten op (delen van) het product vastliggen Hier is in WinRIS 8.5 een deel bijgekomen: het WinRIS log-inbestand Het WinRIS log-inbestand is vergelijkbaar met het licentiebestand. Het is namelijk een tekstbestand (om precies te zijn een xml-bestand) waarin gegevens vastgelegd zijn die bij elke sessie van WinRIS worden gebruikt. In het geval van het log-inbestand zijn deze vastgelegde gegevens de naam van de SQL-server, de naam van de database en de SQL-toegangsgegevens (gebruikersnaam en wachtwoorden) om deze database te kunnen openen. Het log-inbestand wordt naast het centrale licentiebestand geplaatst. Elke individuele WinRIS-gebruiker zal (na het aanwijzen van de licentie) ditzelfde log-inbestand ter beschikking hebben. Dit waarborgt dat elke gebruiker op dezelfde database werkt. Het log-inbestand wordt niet meegeleverd maar wordt gegenereerd tijdens de installatie en/of de databaseconversie. Het is belangrijk om (net zoals voor de database) te regelen dat het WinRIS log-inbestand meekomt in uw dagelijkse back-up.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 12/21 6 WinRIS Plug-Ins In navolging van andere applicaties als Firefox heeft WinRIS in deze nieuwe versie ook de mogelijkheid tot plugins. Plug-ins zijn gemakkelijk te installeren uitbreidingen van de standaard functionaliteit van WinRIS. Een plug-in kan maatwerk zijn maar er zijn ook al een heel aantal standaard plug-ins beschikbaar (zie verderop in dit hoofdstuk). Er wordt bijvoorbeeld nu gewerkt aan een plug-in die het mogelijk gaat maken om vanuit WinRIS SOCIAL CRM te bedrijven. Anders gezegd; vanuit WinRIS valt te koppelen met bijvoorbeeld LinkedIn. De kosten van de plug-ins zijn op te vragen bij de afdeling Verkoop. 6.1 Google Maps plug-in De Google Maps plug-in maakt een koppeling tussen WinRIS-informatie en de website van Google Maps. Vrijwel alle kaartfunctionaliteit van Google Maps kan hierdoor in WinRIS gebruikt worden, zoals onder andere satellietbeelden, in- en uitzoomen. Hoe werkt het? In WinRIS kan vanuit vrijwel ieder scherm het bijbehorende adres in Google Maps worden opgeroepen. Het resultaat is een kaart met route naar het betreffende adres uit WinRIS, berekend vanaf het standaard thuisadres (bijvoorbeeld uw kantooradres). Tevens wordt informatie gegeven over de afstand, tijdsduur en details van de route en is het mogelijk de kaart en route uit te printen. Een uniek aspect is dat de plug-in integreert met agenda-acties. Hierdoor kunt u navigeren van afspraak naar afspraak. Omdat de kaartinformatie van Google Maps altijd actueel is, kunt u voortaan vanuit WinRIS met de meest recente kaarten navigeren.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 13/21 De voordelen Met deze functionaliteiten is WinRIS Google Maps ideaal om bijvoorbeeld: * Routes te plannen naar afspraken * Afspraken te plannen en te coördineren voor externe medewerkers * Afgelegde kilometers te berekenen voor declaraties 6.2 SMS plug-in Door een samenwerkingsverband met een SMS-provider kan WinRIS alle klanten een nieuwe (maatwerk) functionaliteit aanbieden. Aangestuurd via de Custom validatie kunnen vanuit WinRIS in allerlei scenario s sms-berichten worden verstuurd. Er kan zo bijvoorbeeld geregeld worden dat medewerkers vlak voor afspraken een sms-bericht krijgen. Of bijvoorbeeld bij het wijzigen van afspraken. Of er kan een sms-bericht worden gestuurd met uw telefoonnummer en adresgegevens aan een klant die bij u op bezoek komt. 6.3 TAPI plug-in Deze plug-in verzorgt het uitbellen vanuit WinRIS met een verscheidenheid aan telefooncentrales. Via dubbelklikken of via de rechtermuisknop op een telefoonnummer kan er worden gebeld.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 14/21 Een aantal instellingen kan dan worden opgeslagen. Wanneer u de vink 'dit venster niet meer tonen' aanvinkt zal de volgende maal worden gebeld zonder verdere tussenschermen. Als u dit instelscherm weer wilt zien, kunt u uitbellen maar dan met de CTRL toets gelijktijdig ingedrukt. Dan zal het instelscherm weer verschijnen. 6.4 DMCards plug-in WinRIS maakt vanuit een actie contact met een webservice van een ansichtkaart-provider (DMCards). Vervolgens kunnen ansichtkaarten gekozen en verstuurd laten worden naar een persoon uit de WinRISdatabase. Dit zijn trouwens geen digitale ansichtkaarten maar de echte ouderwetse papieren variant!
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 15/21 6.5 Snel e-mail plug-in De Snel e-mail Plug-in: een eenvoudige manier om op basis van een sjabloon een e-mail te sturen. De Plug-in werkt op basis van een geselecteerde actie, aan de contactpersoon van die actie zal een e-mail worden verstuurd. Dit versturen werkt verder op normale wijze via Outlook. De meerwaarde van de Plug-in is vooral dat, op een simpele manier, met behulp van Outlooksjablonen kan worden gemaild. Instellingen Via Applicatiebeheer moet een map met outlooksjablonen (.OFT bestanden) worden aangewezen. (Hier kunt u lezen hoe u.oft sjablonen maakt.) In de map moeten 1 of meer sjablonen staan. Deze map moet een centrale map en voor alle gebruikers toegankelijk zijn.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 16/21 En vervolgens kan onder Bestand, Instellingen elke medewerker instellen welke van de sjablonen hij of zij als snelkoppeling in het E-mail menu wilt zien. De menuopties krijgen de naam van het sjabloon. Het is ook mogelijk om een keuzescherm met alle sjablonen te tonen. Een e-mail versturen * De gebruiker selecteert een actie (in de te-doen-lijst van de agenda of bij een bedrijf, contactpersoon, forecast of project). * De gebruiker klikt op het menu E-mail en selecteert de sjabloon die hij / zij wil toepassen. * Vervolgens wordt automatisch (indien nodig) Outlook gestart, de sjabloon getoond en worden eventuele samenvoegvelden gevuld. De mail wordt pas gestuurd als de gebruiker op Verzenden klikt, zo is er nog controle mogelijk. In de sjabloon kunnen samenvoegvelden worden gebruikt. Dit zijn velden uit WinRIS omgeven door dollartekens. Samenvoegveld Omschrijving $Medewerker$ Medewerker naam $Voornaam$ Medewerker voornaam $Functie$ Medewerker functie $E-mail$ Medewerker e-mail $Naam$ Bedrijfsnaam $Naam2$ Bedrijfsnaam 2 $Adresregel_1$ Adresregel 1 $Adresregel_2$ Adresregel 2 $Adresregel_3$ Adresregel 3 $Adresregel_4$ Adresregel 4 $Adresregel_5$ Adresregel 5 $Adresregel_6$ Adresregel 6
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 17/21 $CP_TAV$ $CP_Aanhef$ $CP_Naam$ $CP_Voornaam$ $CP_E-mail$ $AC_Datum$ $AC_Tijd$ $AC_Medewerker$ $AC_Omschrijving$ $PR_Omschrijving$ $PR_Straat$ $PR_Huisnummer$ $PR_Toevoeging$ $PR_Postcode$ $PR_Plaats$ $PR_Telefoon$ Contactpersoon t.a.v. Contactpersoon aanhef Contactpersoon naam Contactpersoon voornaam Contactpersoon e-mail Actie datum Actie tijd Actie medewerker Actie omschrijving Project omschrijving Project straat Project huisnummer Project huisnummer toevoeging Project postcode Project plaats Project telefoon NB: Deze plug-in werkt samen met Outlook 2003, Outlook 2007 en Outlook 2010. 7 Diverse aanpassingen 7.1 Kleine verbeteringen Er zijn tal van kleine verbeteringen in de WinRIS-applicatie. We noemen er een paar: de mogelijkheid om URL s te koppelen aan alle kenmerk- en eigen gegevenstabbladen uitgebreide Webservice informatie in het Helpmenu via het Helpmenu is de Supportwebsite direct benaderbaar via het Helpmenu is direct een Support chatsessie te starten: U krijgt vervolgens contact met een van onze supportmedewerkers. Zij zijn tijdens die chatsessie in staat om (op uw verzoek) met u mee te kijken.
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 18/21 7.2 Betere ondersteuning van maatwerk In WinRIS 8.5 zijn er nog meer faciliteiten gekomen voor het ontwikkelen van maatwerk. Hierdoor is het een stuk eenvoudiger geworden om voor gebruikers op maat functionaliteiten toe te voegen. En de mogelijke functionaliteiten zijn rijker geworden. Vrijwel alles kan hierdoor worden verwezenlijkt; denk hierbij aan koppelingen met ERP of financiële pakketten. Enkele nieuwe mogelijkheden: Men kan gemakkelijk extra invoerschermen verwezenlijken. Er kunnen maatwerk menuitems aan de WinRIS menu s worden toegevoegd. Complexe validaties met geautomatiseerde workflows kunnen gemaakt worden. Meerdere maatwerk tools zijn tegenwoordig te combineren. 7.3 Verwijderingen De volgende functionaliteiten zijn verwijderd uit WinRIS: De standaard in WinRIS aanwezige Management-rapportage De ondersteuning van WordPerfect De ondersteuning van Netscape De ondersteuning van MSWord versies 6 en 7 (en daarmee het eerste tabblad in de Mail-merge Wizard)
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 19/21 8 Extra 8.1 WinRIS Tweak WinRIS Tweak is een applicatie waarmee instellingen in de database of het register makkelijk gewijzigd kunnen worden. Daarnaast zijn er nog andere mogelijkheden zoals het opschonen van de database en het exporteren van stamtabellen. Deze applicatie is alleen bedoeld voor mensen die binnen de organisatie als applicatiebeheerder voor WinRIS zijn aangesteld. De tweaktool is voor elke WinRIS-klant met SOHC abonnement gratis te gebruiken. Een opsomming van de functionaliteiten van de tweaktool: register tweaks zoals het tonen van de databasenaam in de menubalk van WinRIS en het aanzetten van debug-logging database tweaks zoals het standaard bovenin het memo zetten van naam/datum en het uitzetten van het controleren op de initialen bij contactpersonen instellingen kopiëren : met deze functionaliteit kunnen de gebruikersinstellingen gekopieerd worden naar (meerdere) andere gebruikers autorisaties kopiëren : met deze functionaliteit kunnen de autorisaties van gebruikers of afdelingen gekopieerd worden naar (meerdere) andere gebruikers of afdelingen zoekschermen aanpassen : zoekvelden toevoegen aan de zoekschermen en aan het grid van de zoekschermen in WinRIS data exporteren : een overzicht exporteren van een stamtabel of de autorisaties van medewerkers en afdelingen uit de WinRIS-database database opschonen : met deze functionaliteit kan de database opgeschoond worden
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 20/21 8.2 Move2WinRIS Een nieuwe handige tool is Move2WinRIS. Hiermee kunnen documenten, vanuit de Windows Verkenner, gemakkelijk aan acties in WinRIS worden gekoppeld. De tool is geïntegreerd in de verkenner: En vervolgens kan men eenvoudig de aan te maken actie aanpassen en opslaan. Dit gaat door middel van een eigen actiescherm, zonder dat WinRIS geopend hoeft te worden. De kosten van Move2WinRIS zijn op te vragen bij de afdeling Verkoop van WinRIS Nederland
WinRIS Nederland bv, 17-2-2010 versie 1.4 - pagina 21/21 8.3 DocScan In 2009 is er een nieuwe module beschikbaar: DocScan. Hieronder de tekst van het leaflet. Archiveren van documenten is nog nooit zo gemakkelijk geweest! Met DocScan kunt u in één adem uw gescande documenten doorzetten naar de juiste relatie. U hoeft alleen maar aan te geven bij welk bedrijf het document moet worden opgeborgen. Deze oplossing regelt de rest. Uw scanner of multifunctional kan standaard uw gescande documenten centraal in een map en in pdf-formaat opslaan. Op elk gewenst moment loopt u vervolgens met DocScan door die centrale map heen. Elk afzonderlijk pdf-bestand wordt getoond, mét een extra invoergedeelte daarboven. In dat gedeelte kunnen bij het document zeer eenvoudig de relatiegegevens in WinRIS gezocht en vervolgens automatisch gekoppeld worden. U hoeft dus geen kostbare tijd meer te besteden aan het scannen en koppelen van bestanden en u heeft in één oogopslag overzicht over alle gegevens van uw klanten: een knap staaltje software van WinRIS! Uw gescande documenten zijn centraal geregistreerd en oproepbaar in WinRIS Ieder soort document (ook aantekeningen) kan worden gearchiveerd Versiebeheer Archiveren naar een nieuwe of bestaande actie bij een bedrijf Archiveren naar een bedrijfskenmerktabblad De kosten van DocScan zijn op te vragen bij de afdeling Verkoop.