Sectorplannen Zorg Handleiding SABA voor werkgevers Versie 1.0 21 november 2014
INLEIDING Deze handleiding stelt de werkgevers in staat om de activiteiten in het kader van de Sectorplannen te registreren en te administreren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het uniform web-portal dat door alle deelnemende werkgevers wordt gebruikt voor het uploaden van bewijsdocumenten en het administreren en verantwoorden van de scholing-activiteiten. In de handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd welke stappen doorlopen moeten worden. Door het volgen van de stappen worden de scholing-activiteiten op de juiste manier geadministreerd. In deze handleiding beginnen we met het inloggen in het web-portal en vervolgens worden de activiteiten en de registraties uitgelegd. De benodigde documenten worden weergegeven onder het tabblad format en tevens zijn hier de accountgegevens terug te vinden. Als laatste is het normenkader toegevoegd. Hierin is te lezen aan welke eisen de verantwoordingsdocumenten moeten voldoen. Mocht u na het lezen van de handleiding vragen hebben dan kunt u contact opnemen met het Shared Service Center. Contactgegevens: Email: ssc@regiocoop.nl Telefoonnummer 088-0182830 1
Inhoudsopgave H1 Inloggen... 3 1.1 Wachtwoord vergeten?... 3 1.2 Ingelogd zijn... 5 H2 Tabblad Home... 6 2.1 Informatie... 6 2.2 Activiteiten aanmaken... 7 2.2.1 Intern... 7 2.2.2 Extern... 8 2.2.3 BBL/HBO-Duaal...19 2.3 Registraties...20 Indienen van een interne activiteit:...20 Indienen van een externe activiteit:...32 Indienen van een BBL / HBO-duaal activiteit:...38 Status van de registratie...40 2.4 Normenkader administratie...41 H3 Tabblad Formats...45 3.1 Accountgegevens...46 Parafenlijst...46 Verklaring additionele leerwerkbanen...46 Verklaring niet terugvorderbare BTW (N.B. indien van toepassing)...46 Het uploaden van accountgegevens...47 3.2 Registratie...48 Presentielijsten externe kosten...48 Presentielijsten + instructie interne opleiding...48 Deelnemersverklaring...48 Bewijs van deelname BBL...49 Bewijs van deelname HBO duaal...49 2
H1 Inloggen Nadat de projectleider van de regio en de werkgever het maatregelenplan hebben ingevuld maakt de projectleider (RPL) het account aan voor de betreffende werkgever in het webportal. Hierbij worden door de projectleider alle parameters ingevoerd die in het maatregelenplan zijn opgenomen. De werkgever ontvangt de inloggegevens per email. Klik hier om in te loggen 1.1 Wachtwoord vergeten? Bij gebruiker typt u het e-mailadres dat hoort bij uw account. Indien u het wachtwoord vergeten bent klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik op: Wachtwoord vergeten? 3
Vul het e-mailadres in dat bij uw account hoort Vraag nieuw wachtwoord aan De volgende melding verschijnt rechtsboven in het scherm: De e-mail, die u ontvangt uit het systeem, ziet er als volgt uit: Klik op deze link om een nieuw wachtwoord in te stellen Door op de link te klikken kunt u een wachtwoord instellen. Zodra dit opgeslagen is krijgt u de melding: U kunt nu inloggen met het e-mailadres van uw account en het nieuwe wachtwoord. 4
1.2 Ingelogd zijn Onder deze accountgegevens bent u ingelogd Hier ziet u hoeveel zaken er nog ontbreken in uw accountgegevens Het linkermenu blijft op alle tabbladen zichtbaar. 5
H2 Tabblad Home 2.1 Informatie Onder Informatie staan de maatregelen zoals overeengekomen in het maatregelenplan. Maatregelen waarvoor geen deelnemers en kosten zijn begroot in het goedgekeurde maatregelenplan zijn voor de werkgevers niet toegankelijk in het webportal. Beschikking en de aanvraag voor de regio Door links een Maatregel aan te klikken verschijnt hier: de uitleg van wat de maatregel inhoudt welke kosten er declarabel zijn (subsidiabele kosten) wat het subsidiepercentage is voor deze maatregel Hier vindt u het overzicht van wat er is toegekend voor deze maatregel Hier worden de laatste 5 aangemaakte activiteiten weergegeven Direct een interne activiteit aanmaken Direct een interne registratie aanmaken Direct een externe activiteit aanmaken Direct een externe registratie aanmaken 6
2.2 Activiteiten aanmaken Onder activiteiten worden opleidingen / trainingen / scholingen verstaan die passen binnen de toegekende maatregelen. Activiteiten zijn onderverdeeld in interne activiteiten, externe activiteiten en BBL/HBO-Duaal (maatregel 5 en 6 ). 2.2.1 Activiteit Intern aanmaken Hier kunt u interne opleidingen toevoegen door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Ook de status van de interne opleidingen wordt hierin getoond. Er verschijnt een formulier dat ingevuld moet worden. Achter de in te vullen velden staan blauwe -tjes: als je deze met de muis aanwijst verschijnt er een toelichting. Let goed op dat de opleiding voldoet aan de 5 gestelde eisen zoals weergegeven. Informatie over de arbeidsmarktrelevantie. 7
Na het opslaan van de (interne) activiteit staat er een grijs vakje onder de kolom AMR. Dit betekent dat de activiteit geregistreerd is en wordt beoordeeld op arbeidsmarktrelevantie en of de activiteit in het project past. De regionaal projectleider kan de goed- of afkeuring in SABA vastleggen. Een goedkeuring ziet er als volgt uit: Zodra u klikt op de knop Arbeidsmarktrelevantie is goedgekeurd Registreren verlaat u het kopje Activiteiten aanmaken en gaat u automatisch naar Registratie indienen (zie verderop in deze handleiding). 2.2.2 Aanmaken activiteit extern Een nieuwe externe activiteit / opleiding / training kan toegevoegd worden door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Registratie indienen 8
Stap 1: Markconformiteit Er zijn 4 opties om de marktconformiteit te waarborgen: Optie 1. Eigen offerteprocedure d.m.v. het uploaden van 3 offertes en het volgen de het proces in SABA. Optie 2. offerteprocedure via SABA: bij deze keuze wordt er een e-mail verstuurd naar de door de werkgever geselecteerde opleidingsinstituten om een offerte uit te brengen. Optie 3. vrije inkoop tot 5.000,- waarbij de marktconformiteit niet hoeft te worden aangetoond. Optie 4. of via een aanbestedingsprocedure (N.B deze procedure verschijnt alleen bij zorginstellingen die door de Regionaal Projectleider (RPL) als aanbestedingsplichtig zijn aangemerkt). Op de volgende pagina s worden de verschillende opties verder beschreven. 9
Optie 1. Eigen Offerte Procedure Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor Eigen Offerte Procedure: Stap 2: Hier dient u 3 offertes te uploaden Na het uploaden van de offertes en invullen van de verplichte velden kunt u deze stap Opslaan. 10
Stap 3: De offertes zijn geupload geüpload Deze velden kunt u invullen aan de hand van de offertes Bepaal per opleider een kwaliteitscijfer Kies de opleider die de activiteit gaat uitvoeren / heeft uitgevoerd Schrijf hier uw motivatie Klik op Opslaan en afronden. De externe activiteit staat nu geregistreerd en: de Arbeidsmarktrelevantie moet door de RPL i.s.m. de toetsingscommissie goedgekeurd worden de Marktconformiteit moet door het SSC beoordeeld worden en kan ingediend worden. 11
Registratie indienen Bij de externe activiteiten is de kolom MCF (Marktconformiteit) opgenomen. Het vakje is grijs gekleurd. De medewerkers van het SSC kunnen, indien de marktconformiteit is goedgekeurd dit aanvinken. In het vakje staat nu een groen vinkje. Zodra u klikt op de knop Registreren verlaat u het kopje Activiteiten aanmaken en gaat u automatisch naar Registratie indienen. (De beschrijving hiervan start op pagina 20) 12
Optie 2. Offerteprocedure via Webportal Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor Offerteprocedure via Webportal: Stap 1: 13
Stap 2: Vul de velden zo compleet en duidelijk mogelijk in en klik op Opslaan en volgende stap. De opleiders ontvangen een offerteaanvraag in hun mailbox. Door op de link in de e-mail te klikken kunnen ze rechtstreeks hun gegevens en offerte uploaden in de SABA webportal. Tot die tijd staat de Marktconformiteit op deels uitgevoerd. Zodra de drie opleiders dit gedaan hebben kan op basis van de keuze de activiteit ingediend worden. (zie pagina 15 en 16) Klik op het vergrootglas om de status te bekijken 14
Bovenstaande toelichting De status bekijken van een externe activiteit Zodra de offertes ingevuld en geüpload zijn door de opleiders kunt u uw kwaliteitscijfer geven en motiveren welke opleider u kiest om de activiteit uit te laten voeren. 15
Hier kunt u de offertes downloaden 21 Kies een opleider Schrijf uw motivatie Klik op Opslaan en afronden. De Marktconformiteit is nu volledig en de registratie van de activiteit is nu volledig en kan ingediend worden. 16
Optie 3. Vrije inkoop tot 5.000,00 Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor Vrije inkoop tot 5.000,00: Dit kan eenmalig per maatregel per zorginstelling (dus maximaal 7 x als een zorginstelling bij elke maatregel activiteiten uitvoert). Stap 1: Hier leest u de voorwaarden Klik op Opslaan en volgende stap. 17
Stap 2: Vul de velden in en klik op Opslaan. De activiteit staat nu geregistreerd en de Marktconformiteit wordt automatisch geaccordeerd. De activiteit kan nu ingediend worden. 18
2.2.3 Aanmaken activiteit BBL/HBO-Duaal Als u hierop klikt krijgt u een overzicht van een heleboel opleidingen met bijbehorende CREBO-nummers te zien (Centraal Register BeroepsOpleidingen). Dit zijn opleidingen op MBO-niveau. De CROHO-nummers (Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs) zijn opleidingen vanaf niveau 5. De AMR van deze opleidingen wordt ook aangetoond. Aan deze lijst kunnen nieuwe opleidingen toegevoegd worden door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Vervolgens kun je de opleidingsnaam, het CREBO-nummer en de bijbehorende maatregel invoeren. Zodra u klikt op de knop Registreren verlaat u het kopje Activiteiten aanmaken en gaat u automatisch naar Registraties BBL / HBO-duaal. (De beschrijving hiervan start op pagina 38) Registratie indienen 19
2.3 Registraties Vanuit de aangemaakte activiteiten kan er rechtstreeks naar Registratie indienen gegaan worden met de knop. Het is echter ook mogelijk om een activiteit in te dienen vanuit het kopje Registraties. Indienen van een interne activiteit: De keuzemogelijkheden bij aanleiding voor de activiteit: Functieverandering Paradigma (zienswijze / model / verandering / verschuiving) Van intra- naar extramuraal (24/7 of buiten een zorginstelling) Zelfsturing (bepaalde vrijheid in beslissingen) Klik op Opslaan. De activiteit gaat naar de volgende fase: Deelnemers invoeren. Kies de maatregel, Intern/Extern en de opleiding Vul start-/einddatum in en het aantal deelnemers Deze vinkt u aan als u de verletkosten van de docent wilt declareren Maak een keuze wat de aanleiding van de activiteit is 20
Deelnemers invoeren Uniek groepsnummer Klik hierop om loongegevens in te voeren en het uurloon te laten berekenen Typ het BSNnummer in van de deelnemer Klik na elke ingevoerde deelnemer op opslaan! Wijs met de muis het i-tje aan bij Subsidiabele uurloon informatie. voor extra Vul het bruto maandsalaris in op basis van fulltime dienstverband bij start / aanvang van de activiteit Kies de wijze van beloning Klik om het uurloon te laten berekenen Indien uw zorgorganisatie het excelformat met deelnemergegevens heeft aangeleverd inclusief de getekende privacyverklaring aan Gilde-BT dan zullen de naam, het geslacht en de geboortedatum van de deelnemers automatisch aangevuld worden na het intypen van het BSN-nummer. Anders zult u de deelnemergegevens handmatig moeten intypen. Het systeem zal deze gegevens een volgende keer wel automatisch aanvullen. 21
Documenten uploaden Na het invoeren en opslaan van de deelnemers en hun gegevens gaat de registratie over naar de fase van Documenten uploaden. Opleidingsgegevens muteren Complete registratie laten vervallen Hier kunt u een deelnemer toevoegen Hier kunt u een presentielijst genereren Deelnemers muteren Uploaden van de deelnemersverklaring Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u de deelnemerslijst wilt uploaden. Klik op de link Nieuwe Deelnemersverklaring toevoegen? 22
Kies het bestand Klik hier om een bestand aan meerdere deelnemers te koppelen Klik hier om een bestand aan alle deelnemers te koppelen Of vink alleen de deelnemers aan waarvan u in het bestand de deelnemersverklaring hebt gescand 23
Nadat u op Document uploaden hebt geklikt wordt het document als zijnde aanwezig geregistreerd. 24
Deelnemer toevoegen Als u in het voorgaande scherm klikt op Deelnemer toevoegen wordt er in de groep een extra deelnemer aangemaakt. U kunt dit scherm te allen tijden oproepen door te klikken op het vergrootglas van de desbetreffende activiteit bij de Openstaande Registraties. 25
Presentielijst genereren In hetzelfde scherm (zie vorige pagina) kan ook de presentielijst opgeroepen worden. Deze ziet er als volgt uit: De deelnemergegevens zijn voorbedrukt Voor- en nawerk op opleidingsdag Nadat alles correct is ingevuld en ondertekend kan de presentielijst gescand en geüpload worden. 26
Presentielijst uploaden Klik op het vakje onder het kopje Presentielijst Klik op de link + Nieuwe presentielijst toevoegen? Kies het bestand Selecteer de deelnemers op deze presentielijst Dit moet u aanvinken bij het uploaden van de laatste presentielijst om aan te geven dat de presentielijsten compleet zijn 27
Let op: Als u bij het aanmaken van de interne activiteit hebt aangevinkt dat u de verletkosten van de docent gesubsidieerd wilt hebben krijgt u het volgende scherm te zien: Vul hier het aantal uren in die bij de geüploade presentielijst horen Vul de bijbehorende voor- en nawerkuren in Hier moet het BSN nummer van de docent, zijn/haar naam en het de uurloon loongegevens worden worden ingevuld ingevuld Klik op Wijzigingen opslaan. Op deelnemersniveau kunt u aangeven hoeveel uren deze deelnemers bij de les aanwezig zijn geweest, behorende bij de geüploade presentielijst Het uploaden van de Loonstroken van de deelnemers en de Docenten loonstrook gaat op dezelfde wijze. 28
Documenten bekijken Het is mogelijk om documenten te bekijken, te verwijderen, toe te voegen en de koppeling naar personen te wijzigen. Klik op tabblad Documenten Hier kunt u nog een document uploaden Door op een document te klikken kunt u het downloaden en bekijken / uitprinten Hier kunt u een document verwijderen Hier kunt u wijzigingen aanbrengen in bijvoorbeeld de koppeling naar de deelnemers 29
Subsidiekosten bekijken De totale kosten waarover de subsidie wordt aangevraagd kan bekeken worden op tabblad Financieel Klik op tabblad Financieel Het verschil per persoon zit in de aangegeven aanwezigheidsuren van de deelnemers bij de activiteit en de verschillende uurlonen 30
Registratie definitief maken Als alle deelnemers zijn ingevoerd en alle documenten zijn geüpload kan de Registratie definitief gemaakt worden. Registratie definitief maken Hier moet het BSN nummer van de docent, zijn/haar naam en het uurloon worden ingevuld Als u klikt op Registratie definitief maken krijgt u de volgende melding: Bij akkoord aanvinken U hebt een halve minuut om op JA te klikken Als u op JA hebt geklikt wordt de aanvraag in behandeling genomen bij het SSC. Indien u niet op JA klikt, keert u terug naar het vorige scherm. 31
Indienen van een externe activiteit: Nadat de arbeidsrelevantie is goedgekeurd en de marktconformiteit volledig is uitgevoerd kunt u de activiteit gaan indienen / registreren. Klik bij Activiteiten aanmaken op Extern. Klik op Registratie indienen. Verletkosten deelnemers Vul de velden in en klik op Opslaan. 32
De activiteit is vanaf dit moment opgenomen in de Openstaande Registraties. De volgende fase betreft Deelnemers invoeren. Dit werkt op dezelfde manier als bij interne activiteiten en staat beschreven op pagina 21. Het aantal activiteiten/groepen waar actie op noodzakelijk is Bij Openstaande Registraties kunt u de Fases bekijken Na het invoeren van de deelnemers komt de volgende fase Documenten uploaden Bij externe activiteiten worden andere documenten gevraagd dan bij interne activiteiten. Echter het uploaden van de gevraagde documenten werkt op dezelfde manier als bij interne activiteiten. Dit staat beschreven op pagina 22. 33
Na het uploaden van de externe presentielijst verschijnt het volgende scherm: Het aantal lesuren behorende bij de geüploade presentielijst Vervolgens moet er op deelnemerniveau het aantal bijgewoonde lesuren worden ingevuld behorende bij de geüploade presentielijst. Na het uploaden van de deelnemersverklaring, de loonstrook van de deelnemers en de presentielijsten zijn de Verletkosten (van de deelnemer) compleet. 34
Voor de externe kosten van de activiteit moeten de volgende documenten geüpload worden: Factuur / facturen Betalingsbewijs / betalingsbewijzen Prestatiebewijzen bijvoorbeeld certificaat, diploma, bewijs van deelname. 35
Uploaden van een factuur Bij elke factuur die er geüpload wordt moeten de volgende stappen doorlopen worden: Neem de gevraagde gegevens van de factuur over In het volgende scherm kunt u op deelnemerniveau financiële gegevens invullen: 36
Indien de verdeling van de factuurkosten niet evenredig per deelnemer verdeeld zijn kan dit hier aangepast worden Het totaal wordt bij het veranderen van de bedragen op deelnemersniveau automatisch aangepast. Als alle documenten geüpload zijn kan de registratie definitief gemaakt worden. Dit staat beschreven op pagina 31. 37
Indienen van een BBL / HBO-duaal activiteit: Bij een activiteit met een bestaand crebo- of crohonummer kan er direct een registratie ingediend worden: Vul start- en einddatum in Als de BBL-er nieuwe instroom betreft dient u dit aan te vinken 38
Bij het invoeren van de deelnemergegevens dient de deeltijdfactor ingevuld worden: Vervolgens moeten onderstaande documenten geüpload worden Loonstrook begin Indien de deelnemer geen diploma heeft behaald kan het document Bewijs van deelname BBL ingevuld en geüpload worden. Dit vindt u onder Formats. 39
Status van de registratie Bij Openstaande registraties hebt u allerlei filtermogelijkheden. Zoekfuncties Filter activeren Zoekfuncties Filter verwijderen Activiteit bekijken Fase van de activiteit U kunt nu de gewenste activiteit bekijken. 40
2.4 Normenkader administratie Voor de (interne) controle op brondocumenten wordt het onderstaande normenkader gehanteerd. In het normenkader zijn alle bewijsstukken opgenomen en is vastgesteld aan welke normen de bewijsstukken dienen te voldoen. Document en dossier Deelnemersverklaring Deelnemersdossier Niveau vastlegging Eenmalig per deelnemer Norm Naam, datum en ondertekening zijn aanwezig; Ondertekening is door deelnemer gedaan (niet door werkgever i.o.); BSN komt overeen met webportal; Naam komt overeen met webportal. Loonstrook deelnemer Deelnemersdossier Diploma, certificaat, deelnameverklaring Deelnemers dossier Externe kosten dossier Marktconformiteits dossier Externe kosten dossier Factuur Externe kosten dossier Per deelname BSN komt overeen met webportal; Loonstrook is van de periode waarin de opleidingsactiviteit is gestart; Voor opleidingen die langer dan 3 maanden duren is een aanvullende loonstrook nodig van het einde van de opleidingsactiviteit; In dienst datum op de loonstrook ligt voor de uitvoering van de opleiding; Brutoloon en omvang dienstverband zijn inzichtelijk en komen overeen met de ingevoerde parameters in het webportal voor de uurloonberekening. Per deelname Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en de naam in het webportal; Naam opleiding en opleidingsinstituut is vermeld; Datum afgifte certificaat valt minimaal gelijk aan of na datum loonstrook; Indien sprake is van een diploma, dan dient het opleidingsinstituut vermeld te staan met bijbehorende handtekening + datum ondertekening van het opleidingsinstituut. Per activiteit 3 offertes die inzicht geven in inhoud en prijs; Offerte datum ligt voor opleidingsdatum; Offertes zijn niet ouder dan 6 maanden voor aanvang van de opdracht; Een beoordelingsmatrix van bepalende variabelen; Een gemotiveerde keuze (gunning) die aansluit op de variabelen en gunningscriteria; Gunningsbericht (mail of brief); De gunningsdatum (mail of brief) ligt na data van de afzonderlijke offertes en voor de aanvang van de activiteit; Per activiteit De relatie tot de opleider, opleiding en de deelnemer(s) zijn duidelijk/aannemelijk; 41
De opleidingsdata vallen binnen de projectperiode; De kosten zijn transparant en sluiten aan bij de offerte; De factuurdatum ligt na de gunningsdatum van de opdracht; Kopie Betaalbewijs Externe kosten dossier Presentielijst Loonverlet dossier Externe kosten dossier (als prestatiebewijs) Interne kosten dossier (als prestatiebewijs) Dagstaat instructie Interne kosten dossier Per activiteit Het betreft een kopie bankafschrift of uitdraai/ print screen van telebankieren (transactieoverzicht); De relatie naar de werkgever is herleidbaar; De relatie naar de factuur is herleidbaar; Het betaalde factuurbedrag is herleidbaar; In geval van batchbetaling, is een aansluitende batchlijst noodzakelijk. Per activiteit Datum presentielijst valt minimaal gelijk aan of na datum op loonstrook; Namen docent, deelnemer en opleiding staan ingevuld; Er is per dag een begin- en een eindtijd ingevuld; In totaal duurt de opleiding minimaal 6 uren; Presentielijst is per cursusdag zowel ondertekend door instructeur als door deelnemer; Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en het webportal; De relatie naar de factuur is herleidbaar; De opleiding is volledig uitgevoerd binnen de projectperiode. Per activiteit Naam docent, naam opleiding, opleidingsdag en start- en einddatum van de opleiding is vermeld; Het presentielijst gedeelte is ingevuld door de deelnemer(s); Aantal opleidingsuren is vermeld; Aantal uren voor- en nawerk is vermeld; Naam leidinggevende is vermeld; De docent heeft de dagstaat aantoonbaar (datum vermelden) op de opleidingsdag ondertekend; De leidinggevende heeft de dagstaat aantoonbaar (datum vermelden) binnen 1 week na afloop van de betreffende dag ondertekend; De uren vallen binnen de projectperiode. Loonstrook docent Interne kosten dossier Eenmalig per docent Loonstrook is van de periode waarin de docent is aangevangen met de eerste activiteit (of eerder); De naam op de loonstrook komt overeen met de naam in het webportal; 42
Brutoloon en omvang dienstverband zijn inzichtelijk en komen overeen met de ingevoerde parameters in het webportal voor de uurloonberekening. BPVO/POK/ Leerwerkovereenkomst BBL/HBO loonkostensubsidie Start loonstrook BBL/HBO loonkostensubsidie Eind loonstrook BBL/HBO loonkostensubsidie Deelnameverklaring / Diploma BBL/HBO loonkostensubsidie Per deelname De leerwerkovereenkomst is kopie van het origineel; De leerwerkovereenkomst betreft een BBL/HBO Duaal opleiding, geen BOL opleiding; De deelnemer, opleider en opleiding (crebo/crohonummer) zijn vermeld, deze gegevens komen overeen met het webportal; De leerwerkovereenkomst is door alle partijen ondertekend (kenniscentrum hoeft niet te tekenen); De startdatum van de leerwerkovereenkomst ligt na de startdatum van de projectperiode; Per deelname BSN komt overeen met het webportal en deelnemersverklaring; Loonstrook is van de eerste maand van de opleiding; Loonstrook ligt niet voor de startdatum van het project; Omvang dienstverband is niet kleiner dan de omvang van het dienstverband volgens de leerwerkovereenkomst; In dienst datum op de loonstrook ligt op of voor de uitvoering van de opleiding; De ingevoerde parameters voor de uurloonberekening komen overeen met de loonstrook. Per deelname BSN komt overeen met het webportal en deelnemersverklaring; Loonstrook van de laatste maand van de opleiding, of het einde van de projectperiode; Omvang dienstverband is niet kleiner dan de omvang van het dienstverband volgens de leerwerkovereenkomst; In dienst datum op de loonstrook ligt voor de uitvoering van de opleiding; De ingevoerde parameters voor de uurloonberekening komen overeen met de loonstrook. Per deelname Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en het webportal; Naam opleiding en opleidingsinstituut is vermeld en komt overeen met het webportal; 43
Indien sprake is van een diploma, dan dient het opleidingsinstituut vermeld te staan met bijbehorende handtekening + datum ondertekening van het opleidingsinstituut; Indien er sprake is van een deelnameverklaring dan is de startdatum en einddatum van de deelname ingevuld en de verklaring volledig ingevuld en correct ondertekend; Instroomverklaring BBL/HBO loonkostensubsidie Handtekeningenlijst Interne kosten dossier BBL/HBO loonkostensubsidie BTW verklaring Externe kosten dossier Eenmalig Aantal leerwerkplaatsen voor additionele instroom is vermeld; Verklaring is getekend door de Raad van Bestuur of een andere daartoe bevoegde orgaan of persoon; Verklaring is getekend door de OR; Verklaring is gedateerd; Het aantal maximale leerwerkplaatsen wordt in het webportal niet overschreden; De deelnemers die in het webportal zijn aangemeld onder additionele instroom zijn bij aanvang van de opleiding niet ouder dan 26 jaar. Per instelling De handtekeningenlijst is volledig en door alle functionarissen correct ondertekend. Per instelling De BTW verklaring is volledig en correct ondertekend. 44
H3 Tabblad Formats Hier vindt u documenten (downloads) die voor alle zorginstellingen gebruikt kunnen worden. Deze documenten moeten ingevuld, getekend, gescand en geüpload worden bij accountgegevens Dit document moet door directie én OR getekend worden en bij accountgegevens geüpload worden. Deze documenten worden gebruikt bij het indienen van de registraties van activiteiten 45
3.1 Accountgegevens Onderstaande documenten moeten per zorginstelling éénmaal ingevuld, getekend en geüpload worden in het systeem. Parafenlijst Dit document wordt gebruikt om handtekeningen te verifiëren. Deze moet worden ingevuld en getekend door onderstaande personen: Docent; autoriseren van aanwezigheid van deelnemers Leidinggevende van de docent; autoriseren van uren van docenten, autoriseren dat docenten en deelnemers in dienst zijn en er loonbetaling heeft plaatsgevonden voor de opleidingsuren OR-vertegenwoordiger; autoriseren van verklaring additionele instroomplaatsen Bestuurder; autoriseren van verklaring additionele instroomplaatsen, autoriseren van verklaring niet terugvorderbare BTW Het complete getekende en ingevulde document moet gescand en geüpload worden bij Accountgegevens. Bij tussentijdse wijzigingen moet het bestand aangepast worden en opnieuw geüpload. Let op! De oude versie moet worden uitgeprint en aangevuld met nieuwe docenten, leidinggevende enz. Handtekeningen van vertrokken medewerkers mogen niet worden doorgestreept of verwijderd. Verklaring additionele leerwerkbanen Dit document moet ondertekend worden door de Raad van Bestuur / Directie en de Ondernemingsraad. Hierin verklaren zij dat er een x-aantal plaatsen additioneel beschikbaar zijn voor MBO-BBL en HBO-duaal trajecten. Verklaring niet terugvorderbare BTW (N.B. indien van toepassing) Een document dat ondertekend moet worden door de Raad van Bestuur / Directie van de zorginstelling waarbij verklaard wordt dat er geen BTW teruggevorderd zal worden bij de Belastingdienst, en dat er bij een controle hierop volledige medewerking verleend zal worden door de zorginstelling. 46
Het uploaden van accountgegevens Hier kunt u het wachtwoord wijzigen tester Hier kunt u uw contactgegevens wijzigen KvK, rekeningnummer en rekeningnaamhouder kunt u niet wijzigen. Neem hiervoor contact op met de Regionaal Projectleider tester@test.nl Klik hier om de accountdocumenten te uploaden Kies welk accountdocument u wilt uploaden Kies het bijbehorend e bestand Klik hier om op te slaan 47
3.2 Registratie Onderstaande documenten zijn nodig voor de registratie van de maatregelen. Presentielijsten externe kosten Deze presentielijst wordt o.a. gebruikt om de verletkosten van de deelnemers te bepalen. Afgezien van het feit dat deze presentielijst volledig ingevuld moet worden zal deze verder nog aan één van de volgende eisen moeten voldoen: het document moet afgedrukt worden op briefpapier van het opleidingsinstituut óf het document moet worden voorzien van het logo van het opleidingsinstituut óf op het document moet de bedrijfsstempel van het opleidingsinstituut komen. Op deze presentielijst moet verder het referentienummer van de opleiding/training komen te staan én de BSN-nummers van de kandidaten. Wordt de presentielijst vanuit het systeem gegenereerd dan zijn de deelnemers- en opleidingsgegevens al ingevuld. De deelnemers hoeven dan alleen nog maar een handtekening te zetten. De deelnemers moeten de presentielijst tekenen met hun handtekening, dus niet met een paraaf. De beschrijving van het uploaden van deze presentielijst vindt u op pagina 27. Presentielijsten + instructie interne opleiding Het verschil tussen deze presentielijst en de vorige presentielijst (externe kosten) is dat er een urenverantwoording van de docent ingevuld moet worden plus de handtekening van de leidinggevende van de docent. Deze presentielijst wordt o.a. gebruikt om de verletkosten van de deelnemers en de interne docent te bepalen. De beschrijving van het uploaden van deze presentielijst vindt u op pagina 27. Deelnemersverklaring Elke deelnemer van een opleiding/training zal deze verklaring moeten ondertekenen. De zorginstelling zal deze deelnemersverklaringen moeten scannen en uploaden in het systeem. Bij het uploaden van deze verklaringen kun je tevens aanvinken of de documenten compleet zijn. De beschrijving van het uploaden van de deelnemersverklaring vindt u o.a. op pagina 22. 48
Bewijs van deelname BBL Let op! Deze verklaring (dit is niet de BPOV=Beroeps Praktijk Vormings Overeenkomst) dient op briefpapier van het opleidingsinstituut te worden afgedrukt en geüpload te worden als prestatiebewijs. Het opleidingsinstituut moet voor elke BBL-er, die geen diploma heeft binnen de gestelde termijn (zoals voortijdig stoppen met de opleiding, opleiding loopt door na projectperiode sectorplan, maximale subsidiabele projectperiode van 24 maanden is bereikt,.), zo n formulier invullen. De beschrijving van het uploaden van dit document vindt u op pagina 39. Bewijs van deelname HBO duaal Voor dit document geldt hetzelfde als het voorgaande alleen is dit bedoeld voor de HBO-duaal stroom. Maar ook dit document moet op briefpapier van het opleidingsinstituut worden afgedrukt De beschrijving van het uploaden van dit document vindt u op pagina 39. 49