Handleiding administratieve vereisten, praktijksimulatie BPV en wervingsgesprekken (perceel 1)

Transcriptie

1 Bij de uitvoering van een door het Agentschap SZW medegefinancierd project moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan. De norm is een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie. In deze administratie moeten alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn opgenomen en te verifiëren zijn door bewijsstukken. Deze brondocumenten moeten bij de Stichting LOF door de uitvoerders worden aangeleverd of bij een aangekondigde controle op locatie altijd beschikbaar zijn. De uitvoerders dienen conform de door het Agentschap SZW gestelde eisen (Leidraad Projectadministratie, versie oktober 2013 en eventuele wijzigingen) te handelen. Aangezien een aanvrager een project binnen de door het Agentschap SZW gestelde eisen kan inrichten, dient de uitvoerder daarnaast te voldoen aan de door de Stichting LOF gestelde regels. De uitvoerder mag pas declareren nadat hij/zij door het tekenen van de overeenkomst LOF bevestigd heeft deze administratieve vereisten in acht te nemen. Praktijksimulatie BPV Aanmelding deelnemers Om in het project te mogen participeren, dienen de deelnemers via een gestandaardiseerde procedure bij de Stichting LOF te worden aangemeld door de uitvoerders van scholing. Nadat de originele aanmeldingsformulieren door de Stichting LOF zijn ontvangen, worden deze door de deelnemersadministratie gecontroleerd op juistheid en volledigheid en digitaal geregistreerd in het deelnemersvolgsysteem. Voor een deelnemer kunnen kosten pas worden gedeclareerd nadat de betreffende persoon correct is aangemeld. Voor iedere aangemelde deelnemer dient een kopie loonstrook, een kopie BPVO en een kopie van een geldig identiteitsbewijs te worden toegevoegd. Deze kopieën dienen uitsluitend als bewijs van een arbeidsverhouding en ter controle van de NAW- en opleidingsgegevens. De loonstrook is van de periode waarin de instroomdatum van het project valt. Om privacy redenen mogen de loongegevens worden doorgehaald. Als deelnemer komen uitsluitend werknemers in aanmerking die ten tijde van hun projectparticipatie over een geldig arbeidscontract beschikken én een opleiding in de BBL (WEB, 7.2.2; niveau 1, 2, of 3) volgen. De onderstaande aanmeldingsgegevens dienen per deelnemer door de uitvoerder door middel van het formulier LOF te worden geregistreerd: Deelnemers scholing naam, adres, postcode en woonplaats geboortedatum, BSN en geslacht naam werkgever startdatum arbeidsverhouding (werknemer sinds) instroomdatum project LOF a pagina 1 van 5

2 Scholingsactiviteit soort praktijksimulatie (Schilderen/Onderhoud of Stukadoren/Afbouw) niveau scholing (beoogd opleidingsniveau door deelname aan dit project (WEB, ) CREBO-code BBL-opleiding Voor het aanmeldingsformulier geldt dezelfde striktheid als bij de presentielijsten: het moet eenduidig, volledig en zonder mutaties worden vastgelegd. Per deelnemer op te sturen documenten Aanmeldingsformulier Identiteitsbewijs BPVO (=CREBO-code opleiding) Loonstrook (periode instroom project) Urenregistratie en kostendeclaratie Aan de registratie van contacturen voor praktijksimulatie BPV dient speciale aandacht te worden besteed. De urenregistratie van de contacturen dient inzicht te geven in de scholingsdata, de aanwezigheid van de deelnemers en de tijdsduur van de werkelijk aan de scholingsactiviteit bestede uren. De vastlegging dient in functiescheiding te geschieden. Dit betekent dat zowel de deelnemer als de instructeur voor hun aanwezigheid op de vermelde dag dienen te paraferen. De uitvoerders zijn verplicht gestandaardiseerde presentielijsten (LOF of LOF ) te gebruiken. Per geschoolde dag dient het daadwerkelijk aan de (scholings)activiteit bestede aantal uren en minuten te worden vermeld. De minuten moeten steeds naar beneden worden afgerond op 15 min., 30 min., 45 min. of hele uren. Bij een standaardbegintijd van 8:00 uur en eindtijd van 17:00 uur hoeft hiervoor in de plaats alleen de duur te worden vermeld van 7:30 uur. De duur is de netto scholingstijd zonder pauze. Deelnemer én instructeur bevestigen de uitvoering van de scholingsdag door hun paraaf. Deze bevestigingen dienen op de betreffende scholingsdag zelf te gebeuren. De lijst dient compleet, eenduidig en zonder mutaties op eerder vastgelegde registraties te worden ingevuld. Eventuele vergissingen bij het invullen kunnen uitsluitend op de dag zelf worden hersteld: de rij met de vergissing helemaal doorhalen en opnieuw alle gegevens in een nieuwe rij invullen en bevestigen zodat deze nieuwe rij voldoet aan alle criteria. De compleet ingevulde en geparafeerde presentielijsten levert de instructeur aan bij zijn administratie. De administrateur vult digitaal per deelnemer en dag de betreffende scholingsuren en -minuten in een gestandaardiseerd presentieoverzicht LOF ) in op basis van de originele presentielijsten. Dit presentieoverzicht omvat een periode van maximaal 4 weken. Dit overzicht berekent automatisch de te declareren scholingsduur (in dagen) voor deze periode. LOF a pagina 2 van 5

3 De originele presentielijsten en bijbehorende presentieoverzichten (door administrateur ondertekende printversie) dienen steeds de betreffende declaratie te vergezellen. Van de op het presentieoverzicht vermelde deelnemers dienen tevens de kopie loonstroken van die periode te worden toegevoegd. Het digitale presentieoverzicht dient daarnaast per mail te worden verstuurd aan: Per declaratie op te sturen documenten Declaratie Presentielijsten Presentieoverzicht Loonstrook (periode presentieoverzicht) Uitdraai en digitaal Iedere declaratie omvat een declaratieperiode van maximaal 4 weken. Het indienen van de declaraties dient uiterlijk 40 dagen na de laatste scholingsactiviteit van de betreffende declaratieperiode (4 weken cyclus) plaats te vinden. Declaraties en bijbehorende onderbouwingen dienen volledig, eenduidig en correct te zijn opgesteld. Declaraties die hieraan niet voldoen worden eventueel aan het einde van het project in behandeling genomen. De uitvoerder is verantwoordelijk voor het indienen van correcte declaraties binnen de bovengenoemde termijn van 40 dagen. Declaratie scholingsdagen Uw declaratie is gebaseerd op de volgende berekening: Tarief scholingsdag x aantal dagen volgens presentieoverzicht (LOF ): Cofinanciering 50% : Te ontvangen subsidie Sectorplan 50% : De te ontvangen subsidie heeft uitsluitend betrekking op het gegunde netto tarief en is daarom zonder BTW. Parafenlijst instructeurs Als scholingspersoneel komen uitsluitend instructeurs in aanmerking die door uw instelling als zodanig bij het LOF zijn aangemeld via het format LOF Vul deze lijst aan het begin van het project in en stuur deze op naar de Stichting LOF. Presentielijsten kunnen door de Stichting LOF uitsluitend worden goedgekeurd als de instructeur, die de presentielijst tekent, door middel van een parafenlijst bekend is bij de Stichting LOF. In de looptijd van het project kunt u nieuwe instructeurs via nieuwe parafenlijsten bij de Stichting LOF bekend maken. LOF a pagina 3 van 5

4 De volgende randvoorwaarden zijn op de uitvoering van toepassing. Tarief scholingsdag Terugbetaling Toelichting Voor praktijksimulatie BPV per deelnemer volgens overeenkomst LOF Er mogen tussen de uitvoerder van scholing en de deelnemer geen terugbetalingafspraken zijn of worden getroffen betrekking hebbende op de in dit kader gevolgde scholing. Periode scholing 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016 Maximale scholing Sluitingsdatum Bewaarplicht 30 dagen per deelnemer. De uitvoerder dient in acht te nemen dat het door hem gerealiseerde totaalgemiddelde van 23 dagen per deelnemer niet wordt overschreden. Declaraties mogen niet meer ná 31 juli 2016 worden ingediend. Personeelsdossiers (arbeidsovereenkomsten, loonstroken, kopie ID etc.) van de deelnemers dienen tot en met 31 december 2022 te worden bewaard. Wervingsgesprekken Urenregistratie en kostendeclaratie De urenregistratie van de wervingsgesprekken dient inzicht te geven in de aan behoud en werving bestede tijd. Hierbij dient een gespreksprotocol te worden opgevolgd. Per bedrijf kan één gesprek worden gevoerd. Het overeengekomen tarief voor de wervingsgesprekken is gebaseerd op een aan te tonen gesprek tussen 1 en 2 uur, tijd voor voorbereiding, administratieve verwerking, netwerken en reizen. De uitvoerders zijn verplicht de gestandaardiseerde presentielijst (LOF ) te gebruiken. Hierop dient de daadwerkelijk aan de activiteit bestede tijd te worden vermeld. De gespreksdeelnemer en adviseur bevestigen beiden met hun paraaf hun aanwezigheid op de vermelde dag en de deelname aan het gesprek. Deze bevestigingen dienen op de dag zelf te gebeuren. De data en tijden dienen door de adviseur met de hand, eenduidig en zonder mutaties op eerder vastgelegde registraties te worden ingevuld. De compleet ingevulde en geparafeerde presentielijsten dienen steeds de betreffende declaratie te vergezellen. De adviseurs dienen op dezelfde wijze als de instructeurs via de parafenlijst LOF bij de Stichting LOF bekend gemaakt te worden. Per declaratie op te sturen documenten Declaratie Presentielijsten Presentieoverzicht Uitdraai en digitaal LOF a pagina 4 van 5

5 Iedere declaratie omvat een declaratieperiode van één maand. Het indienen van de declaraties dient uiterlijk 40 dagen na de laatste dag van de betreffende declaratieperiode (maand) plaats te vinden. Declaraties en bijbehorende onderbouwingen dienen volledig, eenduidig en correct te zijn opgesteld. Declaraties die hieraan niet voldoen worden eventueel aan het einde van het project in behandeling genomen. De uitvoerder is verantwoordelijk voor het indienen van correcte declaraties binnen de bovengenoemde termijn van 40 dagen. Declaratie wervingsgesprekken Uw declaratie is gebaseerd op de volgende berekening: Tarief wervingsgesprek x aantal gesprekken volgens presentieoverzicht (LOF ): Cofinanciering 50% : Te ontvangen subsidie Sectorplan 50% : De te ontvangen subsidie heeft uitsluitend betrekking op het gegunde netto tarief en is daarom zonder BTW. De volgende randvoorwaarden zijn op de uitvoering van toepassing. Overeengekomen tarief Toelichting Voor behoud en werving leerwerkplaatsen per gesprek volgens overeenkomst LOF Uitvoeringsperiode 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016 Maximale uitvoering Sluitingsdatum Één gesprek per bedrijf in totale projectperiode. Duur gesprek tussen 1 en 2 uur plus tijd voor voorbereiding, netwerken, reizen en administratie. Declaraties mogen niet meer ná 31 juli 2016 worden ingediend. Alle declaraties en documenten dienen gericht te worden aan het volgende adres. Indiengegevens Stichting Loopbaan & Opleidingsfonds Correspondentieadres: Postbus 76, 2740 AB WADDINXVEEN Kenmerk: Sectorplan Telefoonnummer: adres: sectorplan@stichtinglof.nl LOF a pagina 5 van 5