VERANTWOORDING SECTORPLAN IN EEN NOTENDOP

Transcriptie

1 VERANTWOORDING SECTORPLAN IN EEN NOTENDOP Datum: Betreft: Memo t.b.v. sectorplannen Regio Plus Deze memo bevat basale richtlijnen voor de administratieve vastlegging en verantwoording van kosten en activiteiten in het kader van de regeling Cofinanciering sectorplannen. Voor de geldende wet- en regelgeving en richtlijnen raden wij u aan kennis te nemen van de regeling Cofinanciering sectorplannen en leidraad voor de projectadministratie. Deze kunt u vinden op de volgende webpagina: Deelnemersadministratie Voor alle projectactiviteiten die deelnemer gerelateerd zijn geldt dat u minimaal de volgende bewijsstukken moet verzamelen: 1. Kopie ID-bewijs 2. Prestatieverantwoording, dit kan zijn: diploma, certificaat, bewijs van deelname, EVC rapport, presentielijst, test rapport of andere documenten die aantonen dat de uitgevoerde activiteit aan de deelnemer geleverd is. Bij activiteiten die intern (eigen docenten) worden uitgevoerd is een presentielijst altijd vereist. Verletkosten van deelnemers Voor het verantwoorden van loonverletkosten van deelnemers is een goed ingevulde en juist ondertekende presentielijst essentieel. In bijlage 1 is een model presentielijst bijgevoegd die u hiervoor kunt gebruiken. De belangrijkste tips voor een goeie presentielijst zijn: Zorg ervoor dat de naam van de activiteit (bijvoorbeeld opleiding) overeenkomt met de naamgeving op de factuur of de naamgeving in de urenadministratie van interne docenten Registreer de begintijd, eindtijd en datum van de opleiding per dag Zorg voor een eenduidige referentie naar de deelnemer door BSN-nummer en/of voorletter en achternaam De deelnemer dient per dag te tekenen voor aanwezigheid De docent dient per dag te tekenen en dateren Verder moeten in een later stadium het uurloon van de deelnemer worden berekend. Hiervoor is in ieder geval een loonstrook van voor de start van de eerste opleiding noodzakelijk. Verletkosten van interne docenten Voor het opvoeren van de verletkosten van interne docenten is een sluitende en tijdige urenadministratie vereist. In bijlage 2 is een model urenweekstaat bijgevoegd. U kunt bij ons een urenregistratiesysteem in excel opvragen. De belangrijkste tips voor een goeie urenregistratie zijn: 1 Aan deze memo kunnen geen rechten worden ontleend

2 Schrijf uren per opleiding, per activiteit op dag niveau, waarbij de opleiding altijd te linken is met de presentielijst Als er ook verletkosten voor de deelnemers worden opgevoerd dient de tijdsbesteding van de docent overeen te komen met de duur van de opleiding volgens de presentielijst De urenregistratie dient sluitend te zijn. Dit betekent een registratie van alle uren op dag niveau gedurende een loonperiode waarbij het totaal aansluit op de uren volgens de arbeidsovereenkomst. De niet voor het project besteedde uren mogen worden geboekt op: overige uren, ziekte en verlof Ondertekening van de weekstaat dient tijdig en in functiescheiding plaats te vinden. De docent dient binnen 1 week na afloop van de week te ondertekenen en zijn leidinggevende binnen 4 weken. Verder moeten in een later stadium het uurloon van de docent worden berekend. Hiervoor is in ieder geval een loonstrook van voor de start van de eerste opleiding noodzakelijk. Externe kosten Voor alle extern ingekochte activiteiten geldt de volgende verantwoording: 1. Factuur 2. Betaalbewijs 3. Prestatieverantwoording, zie deelnemersadministratie 4. Aantonen marktconforme inkoop Voor de factuur en het betaalbewijs geldt dat hiervan een gewaarmerkte kopie van het origineel moet worden opgenomen in de projectadministratie. Het waarmerk dient te voldoen aan de volgende richtlijnen. Handtekening Datum De tekst Kopie conform origineel Van de externe kosten moet worden aangetoond dat deze niet bovenmatig zijn. Voor de inkoop tot ,- kan worden volstaan met een benchmark die uitgevoerd is voor aanvang van de opleiding, waarin drie aanbieders met elkaar worden vergeleken. Een model benchmarkformulier is in bijlage 3 opgenomen. Als de inkoop groter is dan ,- is het raadzaam een ordentelijke offerte procedure te doorlopen die recht doet aan de omvang van de inkoop. Loonkostensubsidie op BBL trajecten Aangaande de verantwoording van de loonkostensubsidie voor BBL trajecten moeten minimaal de volgende administratieve bescheiden worden opgenomen in de projectadministratie: Kopie BPVO (Beroepspraktijkvormingsovereenkomst) Loonstrook eerste loonperiode Loonstrook laatste loonperiode 2 Aan deze memo kunnen geen rechten worden ontleend

3 Bijlage 1: Model presentielijst Presentielijst groep per opleidingsdag Naam opleiding: Naam opleidingsinstituut: Plaats opleiding: Referentienummer: Begindatum opleiding: Einddatum opleiding: Begintijd opleidingsdag: Datum opleidingsdag Eindtijd opleidingsdag: Achternaam Deelnemer Voornaam deelnemer BSN-nummer deelnemer Handtekening deelnemer Opmerking (bijv. reden afwezigeid, of halve les) Naam docent Handtekening en datum ondertekening docent gehele presentielijst Naam Handtekening Datum ondertekening docent is verplicht en dient gelijk te zijn aan de datum van de opleidingsdag Datum Deze opleiding wordt mede gefinancieerd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, in het kader van de subsidieregeling Cofinanciering Sectorplannen 3 Aan deze memo kunnen geen rechten worden ontleend

4 Bijlage 2: Model weekstaat 4 Aan deze memo kunnen geen rechten worden ontleend

5 Bijlage 3: Model benchmarkformulier Benchmarkformulier t.b.v. het aantonen van de marktconformiteit Werkgever Opleiding Peildatum Zorginstelling A Werken in de wijk 28 mei 2014 Vergelijking 3 aanbieders Naam opleider Opleider A Opleider B Opleider C Naam opleiding Buurtwerk Werk in de wijk Zorg aan huis Aantal deelnemers Duur in uren Kosten opleiding Kosten lesmateriaal (totaal) Kosten toetsing (totaal) Overige kosten (totaal) Totale kosten Kosten per deelnemer Kosten per deelnemer per uur 16,67 11,56 12,22 Keuze en Motivatie Beschrijf hier voor welke opleider is gekozen en wat hiervoor de belangrijkste redenen zijn Functie: Naam: Ondertekening Handtekening: Datum: 5 Aan deze memo kunnen geen rechten worden ontleend