Toelichting op projectadministratie

Transcriptie

1 Toelichting op projectadministratie 2010ESFN411 - Aanbod Augustus 2011 versie 1.0 Postbus BP Ede SOL brengt mensen T+31 (0)318 en 648 middelen 750 beweging

2 Inhoudsopgave Inleiding 1 Algemene informatie 2 Deelnemersgegevens 3 Financiële administratie 4 Marktconformiteit 5

3 Algemene informatie Om aanspraak te kunnen doen op subsidie vanuit het Europees Sociaal Fonds (ESF) is het vereist om een inzichtelijke en controleerbare administratie van het project te voeren. Het is van belang dat uit uw administratie blijkt dat de kosten die u gemaakt heeft subsidiabel zijn. U moet bijvoorbeeld inzicht kunnen geven in de deelnemers en de prestaties aan kunnen tonen. In dit document geven wij u enkele tips hiervoor. Voor meer uitgebreide informatie verwijzen wij u naar de Handleiding ProjectAdministratie van het Agentschap SZW. Projectadministratie Uw projectadministratie moet uit drie onderdelen bestaan: Algemene informatie Deelnemersadministratie Financiële administratie In dit document wordt kort toegelicht waaruit deze onderdelen moeten bestaan. Bewaarplicht en originele stukken U bent verplicht om uw projectadministratie te bewaren tot en met 31 december Van bewijsstukken dient het originele stuk, dan wel een authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk te worden bewaard.

4 Algemene informatie Het eerste onderdeel van uw projectadministratie bestaat uit de algemene informatie rondom uw gedeclareerde opleidingskosten. Uw dossier dient het volgende te bevatten: 1. Uw subsidieaanvraag 2. Uw einddeclaratie 3. Bewijs van publiciteit 4. Scholingsverklaring 5. ESF overeenkomst 6. Cofinancieringverklaring Ad 3. U heeft de plicht om aandacht te besteden aan het feit dat het project met steun vanuit het ESF tot stand is gekomen. In uw projectadministratie dient u een bewijs te leveren van de publiciteit die u hieraan gegeven heeft. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een artikel op uw intranet te plaatsen, op te hangen in uw kantine of te plaatsen in uw personeelsblad. Dit artikel moet het logo van de Europese vlag, de term Europees Sociaal Fonds en de leus Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst bevatten. Het logo kunt u downloaden op

5 Deelnemersadministratie Met behulp van uw deelnemersadministratie toont u aan dat de deelnemers aan het ESF-project tot de doelgroep behoren waarvoor de subsidie is verleend (deelnemers mogen op maximaal MBO-4 niveau geschoold zijn). Daarnaast toont u met deze administratie aan dat de scholingsactiviteiten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. In uw deelnemersadministratie neemt u de volgende informatie op: 1. Lijst met deelnemers 2. Per deelnemer: Kopie loonstrook van maand uitstroom in het project/opleiding. Bewijs hoogst genoten opleidingniveau (getekende verklaring, cv of personeelsdossier). Kopie certificaat/diploma of getekende presentielijst. Ad 1. In deze deelnemerslijst neemt u de volgende gegevens op: Naam Geboortedatum Adres Geslacht BSN Instroomdatum Uitstroomdatum Opleidingsniveau van deelnemer bij aanvang van de scholing Opleidingsniveau van de deelnemer na afloop van de scholing Indien van toepassing: mate van arbeidsgeschiktheid Een format hiervoor kunt u vinden op onze website. Horaplantsoen LT

6 Financiële administratie Met behulp van uw financiële administratie toont u aan dat activiteiten binnen het ESF-project zijn uitgevoerd en betaald. In uw financiële administratie neemt u, per opleiding, de volgende informatie op: 1. Lijst met deelnemers 2. Marktconformiteit (zie ook onderdeel marktconformiteit) 3. Offerte uitvoerder 4. Factuur 5. Betaalbewijs 6. Prestatieverantwoording in de vorm van certificaten / presentielijsten Ad 4. Het is belangrijk dat de factuur kan worden aangesloten op de geoffreerde bedragen en posten & op de deelnemers. Ad 5. Het factuurbedrag moet terug te leiden zijn naar de werkelijke betaling in de vorm van een bankafschrift en eventuele transactierapporten. Voor interne uren (zowel instructie als overhead) dient u een sluitende urenregistraties volgens een vast format bij te houden. Ondertekening dient plaats te vinden binnen 1 week door de medewerker en binnen 1 maand door de leidinggevende. Ook zijn er eisen aan de uurtarief berekening. Hiervoor verwijzen wij u naar de Handleiding Projectadministratie van het ASZW. Horaplantsoen LT

7 Marktconformiteit De regelgeving vereist dat u alle opleidingen marktconform inkoopt. Opdrachten, op aanvraagniveau, tot een bedrag van ,-(excl. BTW) mogen uit de hand gegund worden. Voor opdrachten met een waarde hoger of gelijk aan ,-moet marktconformiteit aangetoond worden door middel van een benchmarkprocedure. Vanaf ,-zult u een offerteprocedure moeten volgen. De bewijsstukken voor marktconformiteit voor een benchmarkprocedure en een offerteprocedure zijn verschillend. Raadpleeg paragraaf (Benchmarkprocedure) en (Offerteprocedure) van de Handleiding ProjectAdministratie (versie maart 2011) voor een overzicht van de bewijsstukken.

8 Heeft u vragen? Neem contact met ons op via of [email protected]