Stichting Opleidingsfonds Beveiligingsbranche ESF Gebruikershandleiding - Opleider-

Transcriptie

1 Stichting Opleidingsfonds Beveiligingsbranche ESF Gebruikershandleiding - Opleider-

2 INLEIDING Deze gebruikershandleiding is opgezet om u als opleider een aantal handvatten te bieden om gemakkelijk door het ESF-webportal te navigeren. U als opleider bent een zeer belangrijke schakel in het gehele ESF-project. Doordat opleiders opleidingen aanbieden op het webportal en een deel van de verantwoording op zich nemen kan de sector gebruik maken van ESF subsidie. Om dit hele proces voor alle partijen te vereenvoudigen maakt SOBB gebruik van een ESF-webportal. ESF-webportal Het webportal vormt een loket voor u en de gebruiker en voorziet beide partijen van alle relevante informatie en overzichten. Op het webportal is het zowel voor u als voor de gebruiker mogelijk om met een persoonlijk code in te loggen om zo toegang te krijgen tot bepaalde delen van het webportal. Zo wordt het voor u mogelijk om in uw eigen omgeving opleidingen te beheren. Tevens krijgt u inzicht in de verkochte opleidingen en welke documenten nog aangeleverd dienen te worden. ESF-regelgeving SOBB heeft het deelnemen aan een ESF-project ook voor u getracht zo eenvoudig mogelijk te houden. Desondanks is er een aantal documenten dat door u opgesteld en aangeleverd dient te worden en deze documenten moeten voldoen aan de strenge ESF-regelgeving. Om u te ontlasten heeft SOBB waar mogelijk vooringevulde formats opgesteld die u kunt gebruiken bij de registratie van opleidingsactiviteiten. Tevens vindt u in deze gebruikershandleiding praktische toelichtingen op het gebruik van de door u aan te leveren documenten. Deze handleiding geeft weer waar u als opleider mee te maken krijgt wanneer u samen met een gebruiker in een ESF-traject stapt. Leest u daarom deze handleiding zorgvuldig, voor meer informatie kunt u terecht op het webportal. Wij rekenen op een prettige samenwerking met u! Namens het bestuur van SOBB, T. Uittenbogaard En: heeft u vragen die niet in deze brochure beantwoord worden? Kijk dan op de laatste pagina voor contactgegevens waar u meer informatie kunt verkrijgen. 2

3 1. AANMELDEN EN INLOGGEN Om in uw eigen omgeving te komen dient u eerst in te loggen met de gegevens die u van SOBB heeft ontvangen. Deze gegevens zijn aangeleverd aan de contactpersoon die bij SOBB bekend is en door uw organisatie bij de inschrijfprocedure is opgegeven. U kunt inloggen door aan de linkerzijde op login / aanmelden (A) te klikken en vervolgens onder inloggen (B) uw gegevens in te vullen. A B De contactpersoon die u als opleider opgeeft is het aanspreekpunt bij de uitvoering van dit project. Deze persoon ontvangt via het webportal s van gebruikers die zich aanmelden voor een opleiding. Tevens wordt de contactpersoon aangesproken op de aan te leveren documenten, zoals facturen en presentielijsten. De contactpersoon is dus een belangrijk aanspreekpunt. U kunt natuurlijk de contactpersoon gedurende het project wijzigen. 3

4 2. BEHEEROMGEVING VAN DE OPLEIDER U heeft nu toegang tot uw persoonlijke beheeromgeving. Hierin kunt u uw bedrijfsgegevens muteren (C), de (administratieve) voortgang van de verkochte opleidingen inzien (D) en opleidingen beheren (E). C D E Hierna worden de afzonderlijke functionaliteiten nader toegelicht. Bedrijfsgegevens muteren (C) Op deze pagina kunt u de bedrijfsgerelateerde gegevens wijzigen. Ook kunt u hier het logo van uw organisatie uploaden. Deze wordt dan zichtbaar op alle productbladen van uw opleidingen. Zorg er ook voor dat de juiste contactpersoon is opgenomen. 4

5 Voortgang verkochte opleidingen (D) Deze pagina geeft u een overzicht van alle bij u ingekochte opleidingen via het webportal. Met dit overzicht heeft u op deelnemersniveau inzicht in de status van de aan te leveren documenten. De rode vakjes (nog openstaand) en groene vakjes (reeds aangeleverd) geven de status van het ESF dossier aan. Wanneer alle vakjes op groen staan is een dossier compleet en komt een werkgever (mits de documenten voldoen aan de ESF regelgeving) in aanmerking voor subsidie. De door u aangegeven contactpersoon heeft hierbij een belangrijke coördinerende rol. 5

6 Beheer opleidingen (E) Alle opleidingen die door SOBB zijn goedgekeurd vindt u onder het tabblad Toegewezen opleidingen. In dit overzicht staan al uw opleidingen die op het webportal vermeld staan. Dit zijn de opleidingen waarvan beveiligingsbedrijven gebruik kunnen maken. Als u op productblad muteren/bekijken (F) klikt wordt het productblad zichtbaar. De inhoud van de twee laatste koppen op het productblad ( kosten toelichting en extra informatie ) kunt u muteren door op muteer inhoud te klikken. U kunt opleidingen van het webportal verwijderen door op het rode kruis (G) achter een opleidingsregel te klikken. Dit kan zijn omdat een opleiding niet meer wordt aangeboden of omdat de opleidingsinhoud is veranderd. Wanneer een opleiding (prijs, naam of inhoud) moet worden aangepast dient u dit te melden bij SOBB. F G 6

7 3 AANLEVEREN VAN DOCUMENTEN Wanneer een opleiding is afgerond, dient u als opleider de volgende documenten per post aan het ESF Projectbureau te sturen: Presentielijst; Diploma of Certificaat/ Deelnamebewijs; Kopie factuur. Het ESF stelt strenge regels ten aanzien van deze documenten en wanneer hier van wordt afgeweken kan dit tot gevolg hebben dat de gebruiker geen aanspraak meer kan maken op subsidie. Om dit te voorkomen vindt u in onderstaand hoofdstuk per document een toelichting op de belangrijkste aandachtspunten. Wanneer u deze aandachtspunten in acht neemt bij het gebruik van de documenten zal dit leiden tot een efficiënte en goede afronding van ieder subsidietraject. Presentielijst Bij een voorlopige aanmelding van de gebruiker ontvangt u vanuit het webportal een met daarin een leeg format van onze presentielijst (zie voorbeeld bladzijde 8). Wanneer de gebruiker voor de start van de opleiding de voorlopige aanmelding omzet in een definitieve aanmelding ontvangt u van ons diezelfde presentielijst, maar dan gevuld met de definitieve informatie die aanwezig is in het webportal. De volgende informatie wordt vooraf ingevuld: Naam opleiding; Naam opleidingsinstituut; Opleidingscode; ID-nummer webportal; Einddatum opleiding; Achternaam deelnemer; Voornaam deelnemer; BSN-nummer deelnemer. U dient de meegeleverde presentielijst te gebruiken om de presentie van deelnemer(s) aan uw opleiding te registreren. Het kan voorkomen dat er aan een en dezelfde opleiding meerdere gebruikers deelnemen. In dit geval dient u voor iedere gebruiker afzonderlijk een presentielijst te hanteren. Dit is noodzakelijk i.v.m. het ID-nummer dat wordt gegenereerd door het webportal en dat door SOBB wordt gehanteerd als uniek volgnummer in de ESF administratie. Wanneer u het toch noodzakelijk acht om uw eigen presentielijst te hanteren willen wij u verzoeken om op die presentielijst in ieder geval de informatie uit de eerder genoemde opsomming te vermelden. Ook wanneer u uw eigen presentielijst hanteert dient u per gebruiker een eigen presentielijst te gebruiken. De presentielijst dient na afloop van iedere training door zowel de opleider als de gebruiker te worden ingevuld. U dient er als opleider voor te zorgen dat de volgende punten worden ingevuld: Plaats opleiding Datum van de opleidingsdag Begintijd van de opleiding Eindtijd van de opleiding Eventuele bijzonderheden (deelnemer afwezig door ziekte, later binnen etc.) Naam docent Handtekening docent Datum handtekening docent (dient gelijk te zijn aan de opleidingsdag) De gebruiker dient er voor te zorgen dat de volgende punten worden ingevuld: Handtekening deelnemer 7

8 Voorbeeld format presentielijst Presentielijst groep Naam opleiding: Beveiliger 3 Opleidingscode: CB-09 Naam opleidingsinstituut: PNO Consultants B.V. ID-nummer webportal: 2120 Begindatum opleiding: 29/07/2010 Einddatum opleiding: 29/07/2010 Plaats opleiding: ZELF door opleider in te vullen Europees Sociaal Fonds (ESF) Gegevens per cursusdag Opleidingsdag PNO Consultants Datum: ZELF door opleider in te vullen planetenweg 99 Begintijd: ZELF door opleider in te vullen 1058 DM HOOFDDORP Eindtijd: ZELF door opleider in te vullen Achternaam deelnemer: Voornaam deelnemer: BSN-nummer deelnemer: Handtekening deelnemer: Terpstra J Opmerkingen (bijv. eerder vertrokken van training wegens ziekte, of deelnemer werkzaam bij ander bedrijf) Naam docent: Handtekening en datum ondertekening docent gehele presentielijst: (datum ondertekening docent is verplicht en dient gelijk te zijn aan datum van de opleidingsdag) Handtekening? Datum ondertekening docent? Diploma of Certificaat / eventueel Deelnamebewijs Bij het afronden van een opleiding dient u aan het ESF projectbureau ondermeer per deelnemer een diploma/certificaat toe te sturen. Wanneer de betreffende opleiding niet wordt afgesloten met een diploma/certificaat kan het certificaat ook vervangen worden door een deelnamebewijs of een getuigschrift. Dit document dient in ieder geval de volgende informatie te bevatten. Naam opleiding of een directe link naar de betreffende opleiding; Trainingsdata; Naam deelnemer; Naam opleidingsinstituut; Aanwezigheidspercentage deelnemer; Handtekening én datum ondertekening door opleidingsinstituut. 8

9 N.B. (aanvulling november 2011): Indien aan het einde van een BBL-traject door de gebruiker geen diploma aangeleverd kan worden, is gebruiker verplicht om een bewijs van deelname van het betreffende ROC (of opleider) aan te leveren waaruit blijkt dat de leerling de betreffende opleiding heeft genoten gedurende het ESF-project. Eind september heeft het Agentschap SZW aangegeven nadere eisen te willen stellen aan dit bewijs. Zij heeft hiertoe een format Verklaring opleidingsinstelling deelname BBL-opleiding en bijbehorende gebruikersvoorwaarden opgesteld welke ingevuld dient te worden door het opleidingsinstituut. Naar aanleiding van dit format is de Deelnameverklaring-BBL zoals gegeneerd door het webportal aangepast. Alleen een door het opleidingsinstituut volledig ingevulde en getekende Deelnameverklaring-BBL kan als alternatief voor een diploma fungeren. Kopie factuur Het derde document wat wij van u vragen is een duplicaat factuur. De duplicaat factuur dient minimaal de volgende elementen te bevatten: Naam opleiding; Naam deelnemer(s); Cursusdata; Prijs exclusief BTW; Het kan voorkomen dat een van uw eigen medewerkers een opleiding gaat volgen bij uw eigen opleidingsinstituut. Dit is helaas niet mogelijk binnen het SOBB project. Enkel gebruikers anders dan van het eigen opleidingsinstituut kunnen aanspraak maken op ESF-subsidie. Wij verzoeken u om uw duplicaat factuur pas aan ons te sturen wanneer deze betaald is door de gebruiker. Hiermee wordt zeker gesteld dat het ESF Projectbureau altijd over de laatste, definitieve en betaalde factuur beschikt. Mocht dit voor u niet mogelijk zijn dan verzoeken wij u vriendelijk om het ESF Projectbureau te allen tijde op de hoogte te brengen van eventuele creditfacturen of aangepaste, herziene facturen. Op deze wijze kan het ESF Projectbureau altijd een sluitend administratief dossier aanleggen. De eerder benoemde documenten kunt u op ieder moment per post aan ons toe sturen. Dit kan op onderstaand postadres: SOBB T.a.v. ESF Projectbureau Postbus RC Venlo Verdere informatie: Voor veel gestelde vragen vindt u op onze website een meest gestelde vragenbutton. Hier vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij, dan kunt u uw vraag mailen aan info@pb-esf.com. Ook kunt u op kijken voor meer informatie over ESF. Voor meer informatie over SOBB en de andere projecten verwijzen wij u naar 9