ALL-CRM Gebruikershandleiding AC-DataCumulator Author: Bas Dijk Date: 23-04-2013 Version: v1.2 Reference: 2013, All-CRM
1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave 2 2 Inleiding 3 3 Gebruikershandleiding Windows Forms 4 3.1 Het programma starten 4 3.2 Verbinding met de SuperOffice database 5 3.3 Opzoeken van de gegevens van een relatie 6 3.4 DataCumulatie 8 4 Gebruikershandleiding Webapplicatie 13 5 Document 14 5.1 Document geschiedenis 14 5.2 Disclaimer & Legal 14
2 Inleiding AC-DataCumulator is ontwikkelt om SuperOffice gebruikers te ondersteunen in het acquisitie traject door automatische verwerking van op internet beschikbare bedrijfsgegevens in SuperOffice 7.x. Het programma kan uit teksten en tekstfragmenten de contactgegevens van potentiële relaties lezen en toevoegen aan SuperOffice. Hierdoor kan het SuperOffice relatiebestand op eenvoudige wijze worden uitgebreid. Het maakt niet uit wat de bron van de tekst is, dit kan de resultaten pagina van een zoekmachine zijn, een adressenlijst of iets anders. Voordat de relatie aan SuperOffice wordt toegevoegd wordt (in basis) gecontroleerd of de betreffende relatie al in SuperOffice voorkomt. Met AC-DataCumulator kunt u...: 1).. op basis van selecties met daarin de adresgegevens van potentiële klanten deze automatische overzetten naar SuperOffice. 2).. na het importeren eenvoudig selecties maken op geïmporteerde gegevens en deze uitzetten t.b.v. opvolging en acquisitie. 3).. bij het overzetten direct vervolgactiviteiten toevoegen in de agenda van de gewenste medewerker.
3 Gebruikershandleiding Windows Forms AC-DataCumulator kan zowel als webapplicatie als Windows forms applicatie worden gebruikt. In deze handleiding wordt eerst het gebruik als Windows forms applicatie uitgelegd. In het volgende hoofdstuk wordt het gebruik als webapplicatie toegelicht. 3.1 Het programma starten Het programma wordt gestart door op het betreffende icoontje op het bureaublad te klikken, of door het programma te starten vanuit AC-ACC (Het Application Controll Center ). Indien het programma vanuit het AC-ACC wordt gestart, is het noodzakelijk om gebruiksrechten toe te kennen aan het programma. Indien er geen gebruiksrechten zijn ingesteld zal de betreffende knop niet worden getoond in AC-ACC. In het introductie scherm wordt kort uitgelegd waarvoor dit programma kan worden gebruikt.
3.2 Verbinding met de SuperOffice database Indien het programma niet vanuit AC-ACC wordt gestart, zal in het tweede scherm de verbinding met de SuperOffice database moeten worden opgegeven. Deze informatie is eventueel bekend bij de systeembeheerder. Door op de knop Controleer te klikken wordt een testverbinding op basis van de ingevoerde gegevens gelegd, en wordt gemeld of de verbinding met SuperOffice tot stand kan worden gebracht. Nadat de correcte gegevens zijn ingevoerd kan naar het volgende scherm worden gegaan door op de knop Verder te klikken.
3.3 Opzoeken van de gegevens van een relatie Het programma kan op basis van het telefoonnummer de relevante gegevens van de relatie opzoeken. In eerste instantie zal hiervoor de SuperOffice database worden geraadpleegd. Indien het nummer niet in SuperOffice staat, dan zullen andere bronnen worden geraadpleegd. Om deze functie te gebruiken wordt het telefoonnummer ingevoerd, zoals in het onderstaande voorbeeld: Na het klikken op de knop Zoeken worden de gevonden gegevens getoond in het resultaat scherm.
Een volgende zoekactie wordt gestart door een nieuw telefoonnummer in te voeren in het scherm, en vervolgens weer op Zoeken te klikken. Het programma kan worden afgesloten door op de knop Voltooien te klikken.
3.4 DataCumulatie Naast het opzoeken van de gegevens van een relatie op basis van een telefoonnummer in SuperOffice kan het programma ook relatie gegevens extraheren uit tekstfragmenten. Relaties die nog niet voorkomen in SuperOffice kunnen desgewenst automatisch worden toegevoegd aan SuperOffice. Hierna wordt in enkele stappen beschreven hoe een en ander kan worden uitgevoerd. De bron van de gegevens is voor het programma niet van belang. All-CRM heeft ervaren dat Google over het algemeen de meest betrouwbare gegevens levert. In het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de zoekmachine van Google. 1. Verzamelen van gegevens Als voorbeeld wordt in Google de volgende zoekopdracht gegeven: Kappers Weert. Dit levert in Google het volgende resultaat:
Selecteer dat gedeelte van de webpagina waarin de adresgegevens staan: (Dit hoeft niet al te nauwkeurig te gebeuren. Als de adresgegevens in ieder geval maar in de selectie staan.) 2. Meerdere zoekopdrachten combineren Bij het verzamelen van potentiële relaties worden vaak meerdere zoekopdrachten na elkaar uitgevoerd. De praktijk heeft uitgewezen dat het tussentijds onder elkaar plakken in kladblok / notepad van de individuele resultaten het snelste werkt. Het geheel wordt daarna in AC-DataCumulator geplakt. 3. Plakken van de gegevens in AC-DataCumulator Nadat alle gegevens zijn verzameld kunnen deze in AC-DataCumulator worden geplakt, in het veld Telefoonnummer(s) / Zoektekst. Klik vervolgens op de knop Zoeken om het verwerken van de gegevens te starten. Tijdens het analyseren en verwerken van de gegevens worden de namen van de gevonden relaties in het resultaatvenster getoond.
4. AC-DataCumulator gebruiken als zoekmachine Het is ook mogelijk om direct de zoekterm Kappers Weert in het veld Telefoonnummer(s) / Zoektekst te typen. Klik vervolgens op de knop Zoeken. Het resultaat is dat AC- DataCumulator de adresgegevens verzameld die voldoen aan het criteria en in het resultaatvenster plaatst. (Noot: zoeken naar potentiële relaties via Google kan betere resultaten opleveren.) In uitzonderlijke situaties kan een pop-up scherm worden getoond. Indien dit schermpje wordt getoond, kies dan voor No / Nee. Nadat het gehele tekstfragment is geanalyseerd en verwerkt wordt het resultaat getoond. Zie onderstaande voorbeeld. Opmerkingen: Indien gewenst kan het scherm groter worden getrokken om de informatie beter te kunnen lezen. Uit tests is gebleken dat het programma ongeveer 80% van de aangeboden relaties uit het tekstfragment kan herleiden. ( Google geeft hierbij de beste resultaten.)
5. Toevoegen van de relaties aan SuperOffice Het scherm waarmee de gevonden relaties aan SuperOffice kunnen worden toegevoegd wordt geopend door op de knop Add 2 SO te klikken. Voor het toevoegen van de gevonden relaties aan SuperOffice is het noodzakelijk om aan te melden bij SuperOffice. Daarom is het noodzakelijk om een geldige gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord in te geven. De nieuw aangemaakte relaties kunnen aan een bepaalde categorie en Business worden gekoppeld. Beide kunnen hier worden geselecteerd. Daarnaast kan een medewerker worden geselecteerd. Deze medewerker wordt de relatie verantwoordelijke. Indien een activiteit omschrijving wordt ingevuld, dan zal voor de betreffende medewerker een belafspraak worden gemaakt, in zijn/haar agenda, om contact op te nemen met de nieuw aangemaakt relatie. Nadat de gevraagde gegevens zijn ingevuld wordt het daadwerkelijk aanmaken van de relaties in SuperOffice gestart door op de knop Voeg toe te klikken. Nadat alle nieuwe relaties zijn toegevoegd wordt een samenvatting van de werkzaamheden getoond in het grijze
gedeelte van dit scherm. Nu kan het programma worden afgesloten door op de knop Voltooien te klikken. 6. In SuperOffice is het resultaat als volgt: Zoals zichtbaar heeft AC-DataCumulator de volgende acties uitgevoerd: Relatiekaart is aangemaakt en de gegevens zijn ingevuld. In de tweede naamregel wordt de vestigingsplaats geplaatst. De relatie is gekoppeld aan de geselecteerde medewerker Elke relatie krijgt een uniek nummer, dat begint met DA.. Er is een belafspraak gemaakt voor de medewerker
4 Gebruikershandleiding Webapplicatie In de inleiding is al aangegeven dat er ook een webapplicatie van dit programma beschikbaar is. De webversie is wel beperkt in de gebruiksmogelijkheden. De webapplicatie ondersteunt alleen de Data Cumulatie functionaliteit. Het verzamelen van relatiegegevens (bijvoorbeeld m.b.v. Google ) verloopt op gelijke wijze als beschreven in het vorige hoofdstuk. Het resultaat wordt geplakt in een webscherm, waarvan een voorbeeld hierna is gegeven: Feitelijk wordt het scherm ingevuld met de volgende gegevens: De tekst met relatiegegevens wordt geplakt in het veld Text with contactdata. De category is het type bedrijven waartoe de relaties behoren Het soort Bussiness waartoe de relaties behoren. De verantwoordelijk medewerker En een omschrijving voor de belafspraak. Door op de knop Send te klikken zal de ingevulde informatie naar de server worden verstuurd waarna deze wordt verwerkt. Het verwerken van de aangeboden informatie kan enkele minuten duren, waarna het resultaat zichtbaar wordt in SuperOffice.
5 Document 5.1 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen 1.0 1.1 1.2 18-04-2013 24-04-2013 20-05-2013 Bas Dijk G.v.Boxtel G.v.Boxtel Initial version Eerste revisie Tweede revisie 5.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2013 All-CRM.