Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie Integratie met email E-mail versturen Ontvangen email archiveren Verstuurde email archiveren 4CIS InfoBase 2003 4CIS, 1999-2003, alle rechten voorbehouden 4CIS Weegschaalstraat 3 5632 CW Eindhoven The Netherlands T: +31 (0)40 2911295 F: +31 (0)40 2911296 Helpdesk: +31(0)40 2911297 info@4cis.nl / www.4cis.nl
1 Introductie Deze handleiding behandelt de integratie van 4CIS InfoBase met uw e-mail programma, zodat u: Vanuit een relatiekaart (bedrijf of persoon) in 4CIS InfoBase e-mail berichten kan versturen. In 4CIS InfoBase overzichtelijk per bedrijf, persoon en project door u verstuurde en ontvangen e-mail berichten kunt archiveren. 2 Email versturen 4CIS InfoBase biedt u de mogelijkheid per Bedrijf en Persoon email adressen te beheren. Door een e-mail adres te selecteren en op de launch knop te drukken wordt een nieuw email bericht geopend, waarin het geselecteerde email adres is ingevuld. Figuur 1: een email bericht vanuit 4CIS versturen Eindhoven, oktober 2003 2
3 Email archiveren 3.1 Introductie 4CIS InfoBase biedt u de mogelijkheid overzichtelijk per bedrijf, persoon en project ontvangen en verstuurde email berichten te archiveren. Zodoende beschikt u per relatie en project over een complete email contacthistorie. U archiveert email in 4CIS InfoBase door ontvangen of verstuurde berichten vanuit uw email programma door te sturen naar een email adres dat specifiek voor archivering van email berichten in 4CIS InfoBase wordt gebruikt. Bijvoorbeeld het adres: archivering@uwdomeinnaam.nl. Vervolgens haalt u de naar het email adres archivering@uwdomeinnaam.nl doorgestuurde email berichten in 4CIS InfoBase op, waarna u de email berichten in 4CIS InfoBase aan de juiste relatie en project kunt koppelen. 3.2 Instellingen email archivering U dient éénmalig in 4CIS InfoBase het email adres voor archivering op te geven. Dit doet u in het menu Beheer Instellingen. Figuur 2: Instellingen email archivering De berichtenmappen worden gebruikt om de naar archief@uwdomeinnaam.nl doorgestuurde email berichten te archiveren. U kunt zelf een map op de server instellen waar de email berichten worden opgeslagen. Deze centrale map dient vanaf alle werkstations toegankelijk te zijn. Eindhoven, oktober 2003 3
In de volgende paragrafen wordt gebruik gemaakt van het email adres 4cis@4cis.nl voor archivering van email berichten in 4CIS InfoBase. Dit is een voorbeeld. In uw geval maakt u gebruik van het email adres dat u in de instellingen van 4CIS InfoBase heeft opgegeven. 3.3 Een te versturen email bericht archiveren Om een te versturen email bericht te archiveren vult u naast het adres van de ontvanger in het veld CC of BCC het adres in dat specifieke wordt gebruikt voor archivering van email in 4CIS InfoBase. Dit is het email adres dat u in de instellingen van 4CIS InfoBase heeft opgegeven. Figuur 3: Te versturen email bericht archiveren Eindhoven, oktober 2003 4
3.4 Een ontvangen email bericht archiveren U ontvangt een email die u wilt archiveren. Dit doet u door het ontvangen email bericht door te sturen naar het emailadres dat specifieke wordt gebruikt voor archivering van email in 4CIS InfoBase. Dit is het email adres dat u in de instellingen van 4CIS InfoBase heeft opgegeven. Figuur 4: ontvangen email archiveren (1) Figuur 5: ontvangen email archiveren (2) Eindhoven, oktober 2003 5
3.5 Doorgestuurde email berichten in 4CIS InfoBase ophalen In het menu Contact Email berichten treft u een overzicht van alle in 4CIS InfoBase gearchiveerde email berichten. U haalt nieuwe (doorgestuurde) berichten op middels de knop Email ophalen. Figuur 6: Doorgestuurde email berichten in 4CIS InfoBase ophalen Eindhoven, oktober 2003 6
3.6 Doorgestuurde email berichten in 4CIS InfoBase archiveren Nieuw binnengehaalde email berichten worden vet in het email berichten overzicht afgebeeld. U opent het email bericht door in het overzicht op een email bericht te dubbelklikken. Vervolgens komt u in het onderstaande invoerscherm van een email bericht terecht; hier ziet u het email bericht en kunt u de relatie en het project selecteren waarbij het email bericht in 4CIS InfoBase wordt gearchiveerd. Eindhoven, oktober 2003 7
3.7 Compleet email overzicht per bedrijf, persoon en project Op het tabblad Documenten bij een bedrijf, persoon en project beschikt u over een compleet email overzicht. U opent een email bericht in dit overzicht door op het bericht te dubbelklikken. Figuur 7: email overzicht per bedrijf, persoon en project 4 4CIS Support Heeft u vragen over email archivering, neem dan contact op met 4CIS Helpdesk. Telefoon: +31 (0)40 2911297 Email: helpdesk@4cis.nl 5 Figurenlijst Figuur 1: een email bericht vanuit 4CIS versturen...2 Figuur 2: Instellingen email archivering...3 Figuur 3: Te versturen email bericht archiveren...4 Figuur 4: ontvangen email archiveren (1)...5 Figuur 5: ontvangen email archiveren (2)...5 Figuur 6: Doorgestuurde email berichten in 4CIS InfoBase ophalen...6 Figuur 7: email overzicht per bedrijf, persoon en project...8 Eindhoven, oktober 2003 8