Handleiding E-View April 2010
Inhoud 1. Introductie E-View... 3 1.1 Inloggen in E-View... 3 2. Factuuroverzicht... 5 3. Totaaloverzicht... 6 4. Overzicht per aansluiting... 7 5. Verbruikskosten... 9 6. Rapportage... 10 7. Kostenplaatsrapport... 11 8. Zakelijk - Privé... 13 8.1 Beheer profielen... 14 8.2 Bedrijfscontacten... 15 8.3 Rapportage... 16 9. Download... 17 10. Accountbeheer... 18 2
1. Introductie E-View Langste gesprek? Meest gekozen nummer? Gebeld buiten kantoortijden? Met E-view kunt u te allen tijde online uw factuurgegevens analyseren. E-view is een unieke online factuuranalyse-tool waarmee u via internet waardevolle analyses over al uw aansluitingen kunt opvragen. Niet alleen analyses over de totaalfactuur of per aansluiting maar ook per uur, dag, week of maand. U kunt al uw facturen inzien, rapportages opvragen, zakelijk en privéverbruik scheiden en nog veel meer om een duidelijk overzicht van uw belkosten te krijgen. 1.1 Inloggen in E-View Op www.yestelecom.nl vindt u de link naar E-view. U kunt hier inloggen door uw Username en Wachtwoord in te vullen op de inlogpagina van E-View (zie afbeelding 1). Vervolgens klikt u op Login. Afb. 1 3
U komt automatisch in het hoofdscherm van E-view (zie afbeelding 4). Het menu dat u aan de linkerkant van het scherm ziet (zie afbeelding 2), wordt in deze handleiding opeenvolgend beschreven. Op elke pagina in E-View ziet u bovenin uw scherm de menubalk 'home - print - logout' (afbeelding 3). Met 'home' komt u terecht op de website van Yes Telecom. Met 'print' kunt u de pagina printen waar u zich op dat moment bevindt. Met 'logout' wordt u uitgelogd bij E-View en komt u weer in het scherm zoals afbeelding 1. Afb. 2 Afb. 3 Wanneer u een vraag heeft over E-view, kunt u op werkdagen (van 9.00 18.00 uur) contact opnemen met de Klantenservice van Yes Telecom via telefoonnummer: 071 89 00 111 of via e-mail: klantenservice@yestelecom.nl. Wij helpen u graag! Afb. 4 4
2. Factuuroverzicht Hier vindt u een overzicht van alle facturen. Indien u meerdere factuuradressen heeft, kunt u rechtsboven het gewenste factuuradres selecteren. Afb. 5 Wanneer u klikt op de volgende pagina. krijgt u het totaaloverzicht van desbetreffende factuur te zien, zie afbeelding 6 op 5
3. Totaaloverzicht Hier ziet u per periode een samenvatting van de gekozen factuur. U kunt in het menu 'Factuur' (rechtsboven) een factuurmaand selecteren. Afb. 6 Wanneer u meerdere factuuradressen heeft, kunt u naast de maand ook het factuuradres kiezen, zie afbeelding 7. Afb. 7 6
4. Overzicht per aansluiting Bij overzicht per aansluiting kunt u opnieuw rechtsboven een factuurmaand en eventueel een factuuradres kiezen. Vervolgens ziet u alle mobiele nummers die bij desbetreffende factuur behoren (zie afbeelding 8). Door op de icoontjes voor het mobiele nummer te klikken, krijgt u meer informatie over het nummer. Door hierop te klikken krijgt u een samenvatting van het nummer te zien, afbeelding 9. Door hierop te klikken krijgt u een overzicht van de verbruikskosten, afbeelding 10. Afb. 8 7
Afb. 9 Afb. 10 8
5. Verbruikskosten Door Verbruikskosten in het menu te kiezen, ziet u een duidelijk overzicht van alle vebruikskosten van de betreffende factuur, verdeeld in verschillende categorieën. Rechtsboven kunt u kiezen voor welke factuur u de kostenverdeling wilt zien. Afb. 11 9
6. Rapportage Dit onderdeel binnen E-view biedt u de mogelijkheid om rapportages van een specifieke factuurmaand op te vragen. Bijvoorbeeld de tien meest gebelde nummers of de tien langste gesprekken. Afb. 12 10
7. Kostenplaatsrapport Wanneer u verschillende kostenplaatsen heeft aangemaakt, kunt u deze hier inzien. Door op Rapport te klikken ziet u de verbruikskosten per mobiel nummer welke bij de betreffende kostenplaats behoren zoals afbeelding 14. Om kostenplaatsen aan te maken klikt u op de button Kostenplaats linksonder. U komt in een scherm (zie afbeelding 15) waar u de kostenplaats een naam kunt geven en nummers kunt toekennen. Afb. 13 Afb. 14 11
Afb. 15 12
8. Zakelijk - Privé Met Zakelijk - Privé biedt Yes Telecom de mogelijkheid om zakelijk en/of privé bellen per gebruiker te definiëren (afbeelding 16). Zakelijk en privégebruik kunt u op diverse manieren splitsen. U kunt bijvoorbeeld een vaste vergoeding of vaste eigen bijdrage afspreken met uw medewerkers. Daarnaast kun u op basis van een telefoonlijst specifieke nummers toewijzen aan zakelijk of privégebruik. Afb. 16 Standaard kunt u kiezen voor: 100% zakelijk Op de rapportage vindt u alle communicatiekosten onder Zakelijk totaal. U kiest deze optie voor medewerkers waarvoor de organisatie alle telefoonkosten voor haar rekening wenst te nemen. Deze optie wordt geactiveerd door de betreffende button aan te klikken. 100% privé Op de rapportage vindt u alle communicatiekosten onder Privé totaal. U kiest deze optie voor medewerkers die een mobiele telefoon ontvangen hebben van uw organisatie, maar waarvoor geldt dat alle kosten voor eigen rekening zijn. Deze optie wordt geactiveerd door de betreffende button aan te klikken. Vaste vergoeding bedrijf De telecombeheerder kan hier een bedrag selecteren dat op de rapportage onder Zakelijk totaal komt te staan. Alle andere kosten worden als Privé op de zakelijk-privé rapportage aangemerkt. U kiest deze optie indien u als organisatie een maximaal maandbedrag wenst te vergoeden. Alle kosten boven dit bedrag zijn voor rekening van de eindgebruiker (d.w.z. deze worden aangemerkt als privékosten). Deze optie wordt geactiveerd door het gewenste bedrag te selecteren en de button aan te klikken. Vaste vergoeding privé De telecombeheerder kan hier een bedrag selecteren dat op de rapportage onder Privé totaal komt te staan. Alle andere kosten worden op de rapportage aangemerkt als Zakelijk. U kiest deze optie indien u met een medewerker heeft afgesproken dat deze maandelijks een vaste eigen bijdrage heeft voor het privé gebruik van de mobiele telefoon. Alle kosten boven deze vaste vergoeding privé zijn automatisch zakelijk. Deze optie wordt geactiveerd door het gewenste bedrag te selecteren en de button aan te klikken. Profiel telefoonboek Indien u voor een medewerker niet één van de hierboven beschreven profielen wenst te gebruiken, kunt u ook een eigen profiel aanmaken. Voor het aanmaken van een nieuw profiel klikt u op de Profielen - button. Nadat u uw eigen profiel heeft gemaakt, is deze toegevoegd aan de lijst met maatwerkprofielen. U kiest voor de betreffende medewerker het juiste profiel en klikt op de button Opslaan. Er verschijnt nu achter het 13
gekozen maatwerkprofiel de link Telefoonboek. Hier kunt u eventueel voor de eindgebruiker gebelde nummers toewijzen aan een lijst met privénummers en lijst met zakelijke nummers. De kosten voor gesprekken (buiten de bundel) naar privénummers worden altijd toegewezen aan Privé verbruik, ongeacht dag/tijdstip van het gesprek. Hetzelfde geldt voor gesprekken (buiten de bundel) naar zakelijke nummers. Deze worden toegewezen aan Zakelijk verbruik. 8.1 Beheer profielen Profiel U kunt zelf profielen aanmaken voor Zakelijk-Privé. Standaard is het profiel Kantoortijd zakelijk beschikbaar. Dit houdt in: alle gesprekken van maandag tot en met vrijdag van 07.00 tot 19.00 uur zijn zakelijk. Dit betekent dat alle gesprekken binnen deze uren automatisch op de rapportage Zakelijk staan. Gesprekken buiten deze uren staan als Privé op de rapportage. Diensten: privé of zakelijk In het profiel kunt u aangeven welke diensten onder Zakelijk en welke onder Privé vallen. Bijvoorbeeld alle internationale gesprekken, alle 0900-nummers, etcetera. Indien u iets hebt veranderd in het profiel, dient u eerst op Opslaan te klikken, zodat al uw wijzigingen worden vastgelegd. Afb. 17 Afb. 18 14
Telefoonboek Op het moment dat u kiest voor een bepaalde medewerker in het scherm Instellingen en voor de laatste optie Profiel Telefoonboek, komt er naast dit profiel de link Telefoonboek te staan. Hier ziet u de nummers die in de afgelopen factuurperiode zijn gebeld. Deze nummers kunt u ook onderverdelen in Zakelijk of Privé, waardoor de bijbehorende kosten onder respectievelijk Zakelijk of Privé op de rapportage verschijnen (zie afbeelding 19). De nummers van uw organisatie staan automatisch onder Zakelijk met de bij ons bekende gebruikersnaam in het veld Toelichting. Indien u een nummer toevoegt aan uw zakelijke of privé-telefoonlijst blijft deze hierin staan. Voor de onbekende nummers geldt dat het systeem alleen de onbekende nummers laat zien van de laatste factuurperiode. Bij de kostentoewijzing Zakelijk-Privé wordt voor medewerkers die gebruikmaken van een profiel eerst naar het telefoonboek gekeken. Alleen de gesprekken naar onbekende nummers worden uiteindelijk volgens het profiel toegewezen. Deze selectie gaat dus vóór de kantoortijden. Als een nummer dat als Privé staat aangemerkt wordt gebeld tijdens kantoortijden, komen de kosten onder Privégebruik te staan. Afb. 19 8.2 Bedrijfscontacten Via Bedrijfscontacten kunt u op organisatieniveau zakelijke contacten importeren (zie afbeelding 20). Gesprekken van medewerkers naar bedrijfscontacten worden automatisch als zakelijk meegeteld. U kunt hier een lijst uploaden met de gegevens van uw contacten. U kunt hiervoor Excel gebruiken en de gegevens in twee kolommen (mobiel nummer en omschrijving) opslaan als tekstbestand. Vervolgens kunt u het bestand uploaden. Afb. 20 15
8.3 Rapportage Via de knop Rapportage komt u in het scherm waarin u kunt aangeven van welke nummers u een rapportage wilt ontvangen. Daarnaast kunt u ervoor kiezen de rapportage per nummer naar de gebruiker te e-mailen. U dient hiervoor in het scherm Accountbeheer de e-mailadressen van de gebruikers in te voeren en de gebruiker te activeren van grijs naar groen. De gehele rapportage wordt verstuurd naar het e- mailadres dat bij ons bekend is. Bij Accountbeheer kunt u individuele gebruikers toestemming geven hun verbruik online te bekijken. Afb. 21 Bundeltegoed Als een gebruiker op een profiel staat waarin een categorie als Privé is geselecteerd, en de gebruiker heeft nog een tegoed, dan wordt dit als Zakelijk opgenomen in de rapportage (uitgaande dat de vaste maandbedragen (vaste kosten) als zakelijk zijn geselecteerd in het profiel). Tussen haakjes wordt dan vermeld hoe het verbruik binnen de bundel kan worden toegewezen aan Zakelijk verbruik en Privé verbruik. Afb. 22 16
9. Download Hier kunt u per factuur de factuur zelf, de gesprekspecificaties voor alle aansluitingen en de gesprekspecificaties per aansluiting downloaden. Afb. 24 17
10. Accountbeheer Hier kunt u uw account binnen E-view beheren. Beheer Gegevens Bedrijf: U kunt hier uw wachtwoord wijzigen. Beheer Gegevens Kostenplaatsen: (deze functie is alleen zichtbaar wanneer u gebruik maakt van meerdere factuuradressen) Via deze optie kunt u de beheerders van de betreffende factuuradressen een inlogcode toesturen. Dit doet u door het bolletje Status aan te klikken, dat daarna groen wordt weergegeven. Let u er wel op dat het ingevulde e-mailadres correct is. Met de login voor een factuuradres kunnen alleen de gegevens van de bijbehorende nummers worden ingezien. Beheer Gegevens Gebruikers: Via deze optie kunt u de verschillende gebruikers een inlogcode toesturen. Dit doet u door het bolletje Status aan te klikken, dat daarna groen wordt weergegeven. Let u er wel op dat het ingevulde e-mailadres correct is. Met deze login kan de gebruiker alleen zijn eigen gegevens inzien. Afb. 25 18