Uitgebreide Factuur Analyse

Transcriptie

1 Consument ZZP abonnement ZZP abonnement Uitgebreide Factuur Analyse 1

2 Inhoudsopgave 1. Introductie Kostenoverzicht Totalen per divisie... 4 Sim 2.2 onlygebruikskosten per kostenplaats Per gebruiker Kostenspecificatie Gebruikerskosten Abonnementskosten Overige kosten Kosten sorteren Alle gebruik Privé/zakelijk gebruik Vast 3.7 bellen Download Bundelgebruik Mijn gegevens Instellingen Gebruikersinstellingen Telefoonnummers Kostenplaats Policies Instellingen Logboek Upload

3 1. Introductie Dit is de handleiding voor het gebruik van uitgebreide factuuranalysevoor de telecombeheerder, vanaf mei Deze versie is alleen bedoeld voor zakelijke klanten. Via is de uitgebreide factuuranalyse te vinden. Voor het gebruik van de uitgebreide factuuranalyse worden er kosten in rekening gebracht. Deze kosten bedragen 21,00 excl. En worden iedere maand gefactureerd. Mocht u geen gebruik meer willen maken van de uitgebreide factuuranalyse, kunt u deze opzeggen. Let hier wel bij op, dat hier een opzegtermijn van 3 maanden wordt gehanteerd. Indien u de uitgebreide factuuranalyse wilt opzeggen, kunt u dit via Beheer doen. Hiervoor kunt u de handleiding van Beheer raadplegen. Om in te loggen op de uitgebreide factuuranalyse heeft u uw inloggegevens nodig. Deze ontvangt u op het moment dat de uitgebreide factuuranalyse voor het eerst in rekening is gebracht. Eventueel kunt u deze alsnog opvragen bij Business Support. In de uitgebreide factuuranalyse kunt u kostenplaats, kosten per divisie, gebruikers, abonnementen en overige kosten inzichtelijk maken. Telfort werkt voortdurend aan de verbetering van de uitgebreide factuuranalyse. Daardoor kan het voorkomen dat sommige schermafbeeldingen in deze handleiding deels afwijken van de actuele schermen. Dit document is de handleiding voor gebruik van Uitgebreide factuuranalyse en is alleen ter informatie. Het vormt geen deel van enig formeel contract tussen klant en Telfort. De inhoud van dit document valt onder het copyright-recht. 3

4 2. Kostenoverzicht 2.1 Totalen per divisie Hier vindt u een overzicht van de kosten per divisie. Kosten per divisie houdt in, dat u per afdeling de kosten voor het gebruik van de mobiele diensten inzichtelijk kan krijgen. Dit doet u door in de menuoptie instellingen deze divisies aan te maken en de mobiele nummers te koppelen aan de juiste divisie die u hebt ingesteld. Tevens kunt u hier ook Sim de verbruikskosten only en abonnementskosten per divisie terugvinden. Hier staan ook de overige kosten (promoties) vermeld. Door middel van kosten per divisie kunt u gemakkelijk de totale kosten per divisie inzien. U kunt er ook voor kiezen om per divisie het overzicht uit te printen. Door middel van de knop Download, kunt u deze gegevens in verschillende bestandsformaten (indien beschikbaar), zoals XLS, uitgebreide XLS, CSV, of HTML uitprinten. Door op kostenplaats/divisie te klikken, krijgt u de gedetailleerde gegevens per mobiele aansluiting te zien. Indien u op de naam van de divisie klikt, komt u uit bij de totalen per kostenplaats. U ziet dan alleen de kosten van de divisie die u heeft geselecteerd: 4

5 2.2 Gebruikskosten per kostplaats Hier vindt u een overzicht voor de kosten per kostenplaats, dit kan eventueel ook de een afdeling zijn. Per divisie/kostenplaats, kunt u ook medewerkers toewijzen. Hoe u dit kunt doen vindt u terug in 2.3 Per Gebruiker. In dit overzicht vindt u dezelfde kosten terug die u ook bij totalen per divisie ziet staan. Indien u op de kostenplaats klikt, komt u uit bij de totalen per kostenplaats. U ziet hier de namen van de medewerkers die onder deze kostenplaats vallen: 5

6 Zodra u op de naam van de medewerker klikt, ziet u alle verbruiksgegevens van deze medewerker. 2.3 Per gebruiker U hebt hier de mogelijkheid om de verbruikersgegevens op medewerkerniveau in te zien. Hier heeft u de mogelijkheid om mobiele nummers aan medewerkers te koppelen. Dit kunt u doen door op de pen icoon te klikken. Dit is hetzelfde overzicht die u ziet bij de optie kostenplaats. U kunt de mobiele nummers hier filteren op kostenplaats, of kunt in het zoekscherm snel een medewerker terugvinden. Hier kunt u op bijvoorbeeld op naam zoeken, maar ook op telefoonnummer. 6

7 Zodra u op de naam van de medewerker klikt, ziet u alle verbruiksgegevens van deze medewerker. 7

8 3. Kostenspecificatie 3.1 Gebruikerskosten Hier kunt u gebruikerskosten per divisie inzien. Indien u hier op naam van de betreffende medewerker klikt, krijgt u een verkort overzicht van de divisie waar de medewerker aan toegekend is. 3.2 Abonnementskosten Hier kunt u zien welke bundel de betreffende mobiele aansluiting heeft. U ziet hier ook de abonnementskosten per mobiele aansluiting. In onderstaand overzicht, ziet u bijvoorbeeld dat mobiel nummer 0619****** een Telfort Bundel heeft, achter de Telfort Bundel staat het bedrag. Onder de Telfort Bundel ziet u dat ook deze mobiele aansluiting een Telfort Abonnement heeft. Ook achter dit product staat het bedrag vermeld. 8

9 3.3 Overige kosten Bij de overige kosten kunt u ziet u onder andere de promoties terug. Deze promoties worden ook in dit gedeelte per medewerker aangegeven. Indien u op de naam van de medewerker klikt, komt u weer uit bij de verbruikskosten van deze betreffende medewerker. 3.4 Kosten sorteren Hier kunt u alle verbruikskosten sorteren. U kunt bijvoorbeeld sorteren op gebeld nummer, het gebruikerstype (in het buitenland of binnen Nederland), de duur van het gesprek, het aantal MB verbruik, het aantal gesprekken, of op de kosten. 9

10 3.5 Alle gebruik Hier kunt u alle gesprekken en de daar bijhorende kosten terugvinden. U kunt hier op diverse manieren sorteren. Onder andere door op kostenplaats te zoeken, als op medewerker, en gebeld nummer te zoeken. Indien u op bijvoorbeeld telefoonnummer klikt, worden alle kosten op basis van het telefoonnummer gesorteerd. Indien u op datum en tijd klikt, wordt dit ook op datum en tijd gesorteerd. Zo kunt u gemakkelijk een gebeld nummer terugvinden. 10

11 3.6 Privé / zakelijk gebruik In dit gedeelte van de UFA, kan er door middel van policies (rechten), worden aangegeven welke medewerker privé / zakelijk gebruik mag maken. U kunt hier per medewerker zien welke kosten hij heeft gemaakt, voor privé / zakelijk gebruik. 3.7 Download In iedere submenu, vind u rechtsboven de download knop. Dit houdt in dat u in ieder submenu de facturen kan uitdraaien, zoals u deze ook in de Uitgebreide Factuur Analyse ziet staan. U kunt deze facturen in diverse formaten uitdraaien. Dit wil zeggen in Excel bestand, CSV file, of in HTML formaat. Indien u op de knop Download heeft geklikt, ziet u het volgende: Als u heeft gekozen in welk formaat u de factuur wilt downloaden, klikt u weer op de knop Download. 11

12 U ziet dan het volgende scherm, en klikt hier vervolgens op Open. U krijgt nu de factuur uitgebreid in Excel bestand. 12

13 3.8 Bundelgebruik U kunt bij bundelgebruik naar kostenplaats en / of medewerker om eenvoudig bundelgebruik en overige kosten door te belasten zie voorbeeld hieronder. De rapportage Bundelgebruik biedt u het volgende: Uitsplitsing van kosten over de diverse bundels vindt plaats op basis van verbruik; hiermee kan de telecombeheerder het daadwerkelijke verbruik van bijvoorbeeld de Bedrijfsbundel minuten toekennen, onafhankelijk van de verrekende abonnementskosten; De berekening wordt automatisch aangepast aan of de klant abonnement of OpMaat heeft; De prijzen per minuut / sms / MB worden automatisch aangepast aan het type abonnement; Bij OpMaat wordt de prijs per minuut automatisch aangepast aan het kortingspercentage van de betreffende factuurperiode; De telecombeheerder kan eventueel alle prijzen zelf aanpassen om intern andere prijsverrekeningen toe te passen; Alle resultaten zijn te downloaden, waarbij de telecombeheerder zowel het gebruik als de ingevulde bedragen in kolommen naast elkaar ziet. Bijvoorbeeld de prijs van bedrijfsbundel minuten zijn aangepast naar 10 ct. per minuut. Dan verschijnt in het downloadbestand zowel het gebruik als de kosten hiervoor verrekend tegen 10 ct. per minuut. 13

14 4. Mijn gegevens Naast het tabblad kostenoverzicht, ziet u Mijn gegevens. Hier kunt u alle persoonlijke instellingen welke invloed hebben op uitgebreide factuuranalyse wijzigen. 14

15 5. Instellingen In het tabblad instellingen, kunt u diverse instellingen wijzigen. U kunt hier alle instellingen die genoemd zijn in hoofdstuk 3 aanpassen, of aanmaken. 5.1 Gebruikersinstellingen Sim Bij de gebruikersinstellingen only kunt u medewerkers (gebruikers) toevoegen of verwijderen, login gegevens of het maandverbruik per medewerker versturen. U kunt hier sorteren op kostenplaats, waardoor u per kostenplaats een maand factuur verstuurd. 5.2 Telefoonnummers Onder het kopje telefoonnummers vindt u alle telefoonnummers die aan medewerkers zijn gekoppeld terug, welke u hebt aangemaakt in de uigebreide factuuranalyse. Indien u bij het aanmaken van deze telefoonnummers het simkaartnummer en het Imeinummer heeft ingevuld, kunt u ook deze terugvinden in dit onderdeel van UFA. 15

16 5.3 Kostenplaats Bij de kostenplaats kunt u de divisies (kostenplaatsen) aanmaken, of verwijderen. Als u een kostenplaats aanmaakt, kunt u meteen de rechten van deze kostenplaats bepalen. Dit kunt u uiteraard te allen tijde wijzigen. 5.4 Policies Met policies wordt bedoeld rechten toekennen. U kunt per medewerker en per divisie een policy toekennen. Indien u policies heeft toegekend, kunt u hier een overzicht terugvinden van alle policies welke u heeft gemaakt. 16

17 5.5 Instellingen In het onderdeel instellingen, kunt u de organisatiestructuur maken. Hier heeft u de mogelijkheid om maximaal 2 organisatielagen aan te maken. U kunt bijvoorbeeld de eerste organisatielaag de naam Divisie toe kennen, en de tweede organisatielaag Kostenplaats. Op deze manier kunt u gemakkelijk alle kosten bij de juiste laag plaatsen. Tevens kunt u hier de splitsing zakelijk / privé gebruik anders benamen. Bijvoorbeeld Gebruik 1- en Gebruik 2 Privé. 5.6 Logboek In het logboek worden alle wijzigingen die betrekking hebben op de uitgebreide factuuranalyse bijgehouden. U kunt per maand terugvinden welke wijziging heeft plaats gevonden, en hoeveel wijzigingen hebben plaats gevonden. Hier zijn diverse regels voor aangemaakt: 17

18 5.7 Upload In de uigebreide factuuranalyse heeft u ook de mogelijkheid om nieuwe gegevens toe te voegen. Via deze optie kunt u gemakkelijk een bestand met gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of mobiele nummers toe voegen aan uw bestaande instellingen en gegevens. U dient hiervoor eerst een bestand met daarin de gegevens van uw medewerkers met daarin de namen, kostenplaatsen, personeelsnummers en mobiele nummers aan te maken. Het exacte formaat van het bestand vindt u onder de Help optie. Dit document is de handleiding voor gebruik van Uitgebreide factuuranalyse en is alleen ter informatie. Het vormt geen deel van enig formeel contract tussen klant en Telfort. De inhoud van dit document valt onder het copyright-recht. 18