Handleiding Verwerking gegevens

Transcriptie

1 Handleiding Verwerking gegevens

2 Inhoudsopgave Mijn gegevens... 3 Ritten verwerken... 4 Ritdetails... 5 Ritten publiceren... 7 Rapportages opvragen... 8 Auto toevoegen Bezoekadressen Totalen Accessoires bestellen Tijdvakken instellen

3 Mijn gegevens Door in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord op krijgt u toegang tot uw account. U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord rechtsboven in. Wanneer u bent ingelogd, vindt u onder het kopje accountinstellingen uw persoonsgegevens en adresgegevens. U kunt hier uw gegevens invullen of wijzigen. U kunt hier ook de systeem- en Excel instellingen wijzigen. Bij systeeminstellingen kunt u onder andere aangeven of u het rittenoverzicht in een uitgebreide weergave of eenvoudige weergave wilt tonen. Bij Excel instellingen kunt u aangeven welke kolommen (starttijd, stoptijd,reistijd enz.) u in uw Excel bestand wilt terugzien. 3

4 Ritten verwerken Uw (uitgelezen) ritten vindt u onder het kopje Rittenoverzicht. Door op het vergrootglas voor de rit te klikken, ziet u de details van uw rit. (zie kopje Ritdetails) Het oranje vakje bij de kolom Zakelijk en een ja bij de kolom Afwijkend geeft aan dat deze route aandacht vereist, doordat niet de gebruikelijke route (volgens routeplanner) gereden is. Wanneer de route bekeken is, verdwijnt het oranje vakje. Tip: Met behulp van de systeem instellingen welke te bereiken zijn via de knop accountgegevens kunt u zelf aangeven welke kolommen wel en niet in het overzicht getoond worden. U kunt hier bijvoorbeeld instellen dat de knop rit verwijderen getoond wordt. 4

5 Ritdetails Wanneer u klikt op het vergrootglas, komt u in het detailscherm van de rit. Standaard komt u op het tabblad Kaart. Op de kaart ziet u de gereden route. De blauwe lijn is de route volgens de routeplanner. De grijze lijn is de werkelijk gereden route. Bij het tabblad Algemeen worden de details van de route getoond. Hieronder ziet u een voorbeeld. 5

6 Vertrekadres De startplaats van de gereden route; op de kaart aangegeven met de auto. Aankomstadres De plaats van bestemming; op de kaart aangegeven met de finish vlag. Afwijkende route In het geval dat de gereden, en de optimale route qua afstand significant afwijken, wordt de rit omschreven als een afwijkende rit. De afwijkende route wordt automatisch omschreven en gepubliceerd in de rapportage. Gereden afstand Op de kaart wordt in het grijs de door uw gereden rit weergegeven. De optimale afstand volgens de routeplanner Op de kaart wordt in het lichtblauwe de optimale route weergegeven. Aantal privé kilometers Met de schuifbalk kunt u opgeven of de rit zakelijk, privé of deels zakelijk was. Dit doet u door de schuifbal horizontaal te verplaatsen. Bezoekadres. Hier kunt u een opmerking plaatsen bij de betreffende rit die alleen voor deze rit geldt. Deze omschrijving wordt weergegeven op het afdrukvoorbeeld en of Excel bestand afhankelijk van uw abonnement. Toevoegen aan mijn bestemmingen Indien gewenst kunt u bij het adres een bestemming opgeven. Door bij Toevoegen aan mijn bestemmingen voor Ja te kiezen, wordt deze bij een volgend bezoek automatisch herkend. Via Mijn bestemmingen kunt u desgewenst het adres en de omschrijving aanpassen. Rit samenvoegen Aan de rechterzijde ziet u de knop Rit samenvoegen staan. Het stopadres wordt hierbij verwijderd en de rit wordt samengevoegd met de volgende rit. Dit kunt u bijvoorbeeld doen wanneer u getankt heeft en dit stoppunt wilt verwijderen. Rit verwijderen Wanneer u een rit in zijn geheel wilt verwijderen kunt u dit doen met de knop Rit verwijderen. De gehele rit wordt dan verwijderd uit de registratie. Hiermee creëert u wel een gat in de administratie. 6

7 Bij het tabblad Notitie kunt u een opmerking bij de rit plaatsen. Ritten publiceren Wanneer u al uw ritten heeft bekeken, klikt u onderaan op de pagina rittenoverzicht op de knop verwerken. Nadat u dit heeft gedaan, kunt u bij het kopje Rapportages de ritten in een PDF of Excel bestand opvragen. 7

8 Rapportages opvragen Bij het kopje rapportages in uw account, kunt u uw ritten opvragen. Bovenin vindt u de laatste verwerkte uitlezing. U ziet de aanmaakdatum (datum verwerking), de periode en de begin- en eind kilometerstand. Door te klikken op het symbool met gereedschap (de aanpassen knop) kunt u desgewenst de begin- en eindkilometerstand aanpassen. Door middel van het rode kruis bij de kop verwijderen kunt u uw gegenereerde ritten verwijderen. 8

9 In het midden ziet u Wilt u gearchiveerde uitlezingen opvragen? Door te klikken op het groene rondje met het plusje daarin, kunt u uw ritten per (zelfgekozen) periode opvragen. U geeft in het scherm rapportages opvragen welke periode u wenst. U selecteert het juiste voertuig. Vervolgens geeft u aan in welk formaat (Excel/PDF) u het bestand wilt downloaden. Als laatste selecteert u hoe u het verschil tussen kilometerteller en gps weergegeven wilt zien, afwijking verdelen of afwijking beschrijven. Bij afwijking verdelen wordt het verschil in kilometers (gps en kilometerteller) verdeeld over alle ritten. Bij de optie afwijking beschrijven wordt het verschil in kilometers tussen de autoteller en gps door middel van een correctie rit in het overzicht getoond. Deze weergave vereist de Belastingdienst bij een kilometerregistratie. Daarna kiest u voor rittenregistratie of Lay-out conform eisen Belastingdienst (Excel) 9

10 Auto toevoegen Onder het kopje rapportages in uw account kunt u bij voertuigoverzicht uw auto toevoegen. Dit is belangrijk, omdat de verwerkte ritten dan gekoppeld kunnen worden aan het juiste voertuig. Een voertuigen toevoegen, doet u door op het groene rondje met plusje daarin te klikken. Het onderstaande scherm wordt getoond. U vult de velden in en klikt vervolgens op verwerken. 10

11 Belangrijk is, dat u ook de velden: ter beschikking van en ter beschikking tot invult. De juiste ritten worden dan gekoppeld aan het juiste voertuig. Indien u een volgende nieuwe auto wilt toevoegen, dan is het belangrijk dat bij ter beschikking tot de einddatum van de oude auto wordt ingevuld. De nieuwe auto heeft als startdatum de dag volgend (ter beschikking van). Achter het kenteken ziet u 3 symbolen staan. Wanneer u op de kilometerteller klikt, krijgt u een overzicht van alle uitlezingen. Bij het gereedschapsymbool kunt u de voertuiggegevens aanpassen. En door middel van het rode rondje met kruis, kunt u het voertuig verwijderen. 11

12 Bezoekadressen Bij het tabblad bezoekadressen ziet u een overzicht van de door u toegevoegde bezoekadressen. Binnen het Advance pakket is het mogelijk om bezoekadressen te importeren. U kiest het bestandstype van uw bestand. Voegt het document toe en klik op inladen. De bezoekadressen worden dan geïmporteerd. 12

13 Totalen Onder het kopje Totalen ziet u per jaar een overzicht hoeveel kilometers er maandelijks zakelijk, privé en totaal gereden zijn. 13

14 Accessoires Wanneer u extra accessoires, een extra trevler of een nieuwe trevler (ter vervanging van uw huidige trevler) wilt bestellen, kunt u dit in uw account doen bij het tabblad accessoires. U vinkt aan wat u wenst, geeft de verzendwijze en betaalmethode mee en klikt onderaan op accessoires bestellen. Binnen enkele dagen ontvangt u de bestelde artikelen. 14

15 Tijdvakken Binnen het Advance pakket kunt u tijdvakken instellen. Uw ritten worden automatisch toegewezen aan de juiste rittype. Dit gebeurt op basis van de vertrektijd. U kunt per dag aangeven binnen een door u gekozen tijdvak of een rit automatisch zakelijk of als privé wordt aangemerkt. Wanneer u bijvoorbeeld aangeeft dat de ritten van maandag t/m vrijdag tussen 8.00 en uur als zakelijk aangemerkt moeten worden, dan zullen de ritten buiten deze tijden automatisch als privé aangemerkt worden. 15