JAARVERSLAG NSVV HEYENDAAL

Transcriptie

1 JAARVERSLAG NSVVHEYENDAAL NijmeegseStudenten VolleybalVereniging

2 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van NSVV Heyendaal van het seizoen Een jaar waarin er wederom met veel inzet door ons allen is getracht de vereniging zo goed mogelijk draaiende te houden door alle gangbare zaken op adequate wijze af te handelen, in te springen bij actuele problematiek en beleidswijzigingentoetepassenomdetoekomstvandeverenigingtewaarborgen.ditjaarverslagisniet alleen een statutaire verplichting, maar ook een mooie samenvatting van het afgelopen jaar. Op deze manierishetvooralleledeninzichtelijkwaarhetbestuurafgelopenjaarmeebezigisgeweestengeefthet een houvast voor toekomstige besturen om hun beleid te bepalen. Het jaarverslag is daarmee ook een afsluitingvanhetafgelopenbestuursjaar. Deinhoudvanditjaarverslagismedeaandehandvanhetbeleidsplan totstandgekomen.Indit plan werd de nadruk gelegd op een aantal punten, zoals het vrijwilligersbeleid, de beachtak en de toernooien.aldezepuntenwordeninhetjaarverslaggeëvalueerd.daarbijisereencompleetoverzichtvan debelangrijkstetakendiehetbestuurheeftuitgevoerdofbijbetrokkenisgeweest. Wij grijpen dit voorwoord aan om iedereen te bedanken die het afgelopen seizoen tot een succes heeft gemaakt.wijhebbenonsalsbestuurtenvolleingezetenhebbenveelmeegemaaktsamen.hoewelheteen jaarisgeweestwaarinveelnieuwepadenzijningeslagendieveelwerkmetzichmeebrachten,hebbenwe hetaltijdmetveelpleziergedaan. Hetbestuur, MagdelijnEmaus (Voorzitter) MarikeKoldewee (Secretaris) GijsHendrix (Penningmeester) ChantalKleve (CommissarisExterneRelaties) LisaHarenberg (CommissarisInterneRelaties) ElinevanDaalen (CommissarisVolleybalzaken) Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina2

3 Inhoudsopgave Voorwoord...2 Inhoudsopgave...3 Hoofdstuk1:Beleidenbestuur Terugkoppelingbeleidsplan...6 Zoalsbesprokenwordthierhetbeleidsplan kortteruggekoppeld Vrijwilligersbeleid Arbitrage Professionalisering Sponsoring Beachvolleybal Heyendaalgaatextern Officiëlebeleidswijzigingen HRArtikel1.1:Contributie HRArtikel1.3:Adreswijzigingenenafmeldingen HRArtikel6:Scheidsrechters TC beleidartikel2:samenstellingvandeteams...9 Hoofdstuk2:Financiën ToelichtingKostenEindafrekening Ledenbestand Boete Scheidsrechters1 e klasseenhoger Gymnasion Trainers Clubvan Borrels Drukkosten ToelichtingOpbrengstenEindafrekening Contributiemeetrainers Contributiespeciaal Subsidies Rente Sponsoring WerkactiesDAR Algemeneopmerkingen Onderscheidcontributie SchadetijdensBatavierenrace BallentasD Activiteiten CultureAvond IkhouvanHeyendaal feest...13 Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina3

4 2.4.3 DeBatavierenrace Heyendaalweekend VriendenvanHeyendaal toernooi(vvh) VVHBeach Beachtak Aanbevelingen...18 Hoofdstuk3:Commissies TechnischeCommissie BezettingTC Bezettingteamsgedurendehetseizoen BezettingenniveauDames/Heren Trainersclinic Nieuweteamindeling Trainers DeCommunicatiecommissie DinerRoulercommissie InternToernooicommissie Heyendaalslagcommissie CultureleAvondcommissie IkhouvanHeyendaalcommissie Batavierenracecommissie Deweekendcommissie VriendenvanHeyendaal toernooi(vvh) VVHBeach...24 Hoofdstuk4:Communicatie Leden Aanvoerders USC NSSR Nevobo DeGelderlander...27 Hoofdstuk5:Sponsoring HetBedrijvenVolleybalToernooi(BVT) Overzichthuidigesponsoren CafévanRijn NewYorkPizza Detacheren/DotNet BOMMedia DressMeClothing EetcaféDizzy OLB SponsorinkomstenClubvan Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina4

5 5.4SponsoringHeybulenSMIC...31 Hoofdstuk6:Scheidsrechterszaken Opleidingen OpleidingcodeV OpleidingcodeV OpleidingcodeR1/R Aanwijzing Intern Extern Klassecodekoppeling(KCK)...33 Hoofdstuk7:Overigezaken Ledenbestand Zaalwacht&vlaggerspoule Stickerswedstrijdformulier Verzettewedstrijden Materiaal Wedstrijdtenues Heyendaaltruien Verenigingsfoto VerkoopavondUSC Borrels HaalHeyendaalNaarDeTribune week OranjeAmbassadeursschap...36 Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina5

6 Hoofdstuk1:Beleidenbestuur Methetbeleidsplanvoorhetseizoen heefthettoenaantredendebestuurenkeledoelenwillen presenteren waar tijdens dit seizoen, naast de alledaagse gang van zaken, aandacht aan zou worden besteed.hetisnietmeerdanlogischkortterugtekoppelenwelkedoeleninwelkematezijnbehaald.voor eengedetailleerderverslagvandepraktijkverwijzenwenaardeoverigehoofdstukken. 1.1Terugkoppelingbeleidsplan Zoalsbesprokenwordthierhetbeleidsplan kortteruggekoppeld Vrijwilligersbeleid AleenaantaljaarzietHeyendaalhetledenaantalgroeien,terwijlhetaantalvrijwilligersnietinverhouding stijgt.echter,meerledenbetekentimmersvaakookdathetorganiserenvanactiviteitenmeertijdinbeslag neemt en er juist extra druk op de groep vrijwilligers komt te staan. Dit jaar is een aantal acties ondernomenomdegroepactievevrijwilligerstevergrotenentebeginnenmeteencultuuromslag;speelje bijheyendaal,dandraagjeelkseizoeneensteentjebijaanhetreilenenzeilenvandeclub,hoekleinook. Immers: vele handen maken licht werk. Met onder andere de Haal Heyendaal naar de Tribune week is geprobeerd een nieuwe activiteit op te zetten die de binding binnen de alsmaar groeiende vereniging centraal stelt, welke goed is bevallen. Ook is aan het begin van het seizoen een actieve vrijwilligerswervinggestart.ditheefteronderanderetoegeleiddatbijnaallecommissiesgevuldzijnvóór deoverdrachtaanhetnieuwebestuur.vooralsnogisernietvoorgekozenledenviahethrteverplichten eensteentjebijtedragen;ditzoueentegroteomslaginéénseizoenzijneneenpositievebenaderingzet mogelijkmeerzodenaandedijk.ditbeleidspuntdientzekereenmeerjarenfocustehebbenenerzaldus ookaanhetnieuwebestuurwordenaangeradenhiermeedoortegaan Arbitrage Inhetvorigebeleidspuntisalgesprokenoverhetdreigendetekortaanvrijwilligers.Doorstrengereeisen vanuitdenevoboisookditjaarweerspecifiekeaandachtuitgegaannaarhetniveauvandescheidsrechters dieheyendaaldientteleverenvolgensdeklassecodekoppeling(kck).alopmeerdereplekkeninhetland is gebleken dat teams werkelijk worden teruggetrokken wanneer zij niet aan deze eis voldoen. Door verschillende wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement zijn teams op dit moment verplicht twee scheidsrechters te leveren. Teams die uitkomen vanaf de eerste klasse dienen ten minste één scheidsrechtercodev3ofhogeropteleidenenbeschikbaartestellen.daarnaastisditjaarmetdenevobo veelgesprokenovereenalgemeneuitzonderingspositievoorstudentenvolleybalverenigingen,aangezienzij door het snelle verloop vaak niet lang kunnen beschikken over hun pas opgeleide scheidsrechters. Het document scheidsrechtersproblematiek opgesteld door Brian Kerssemeijer heeft ertoe geleid dat deze kwestie op het hoofdkantoor werd besproken. Door Tanja Peree (regiomanager Oost) is deze uitzonderingspositie toegezegd, met de noot dat ter compensatie extra arbeid door Heyendaal moet wordenverricht,omhetverschilmetburgerverenigingengoedtemaken.overdeexacteinvullinghiervan dientopnationaalniveaunogtewordengesproken,welisvoorhetaankomendeseizoenhetgroteaantal scheidsrechtersdatheyendaalopleidtvoldoende.het gevaarvandekck isdaarmeedefinitiefgeweken. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina6

7 1.1.3Professionalisering Hetderdeinterngerichtespeerpunthadtemakenmetdeorganisatievandevereniging.Erishardgewerkt aaneenalgemeendraaiboekwaarinbelangrijkeinformatiestaatwaarelkecommissiemeetemakenkrijgt. Ookzijndedraaiboekenvanallebestuursledenforsuitgebreid.Hierdoorwordenbeginnersfoutenhopelijk vermedenenhoeftniettelkensopnieuwhetwieltewordenuitgevonden.deexterneprofessionalisering heeftzichvooralgeuitindenieuwebestuurspolo s,destickersvoorwedstrijden,promotievantoernooien en de aandacht voor de ontvangst van externe scheidsrechters, maar heeft zeker nog ruimte voor verbetering. Ook nodigt de nieuwe versie van Joomla dat voor de website wordt gebruikt uit om uit te breiden, met bijvoorbeeld een digitale inschrijving van toernooien. Helaas zijn het huidige bestuur en websitecommissiehiernognietaantoegekomen Sponsoring Hetspeerpuntsponsoringistweejaargeledenaleerderopgenomeninhetbeleidsplan,waardoordetaak bijhetbestuurterechtisgekomenonderdefunctiecommissarisexternerelaties.hetdoelisombinnen5 jaar20%vandebegrotinguitsponsorinkomstentelatenbestaan.ditjaarlagdefocusopdeverkenning vanalternatievesponsormogelijkheden,zoalseenbedrijvenvolleybaltoernooi(bvt)endeclubvan50. Deresultatendiegeboektzijnophetgebiedvansponsoringzijnzowelpositiefalsnegatief.Desponsoring ineuro sisachtergeblevenbijwatbegrootis.ondanksinspanningenvandecerensponsorcommissiezijn weinigbedrijvenditjaarbereidgevondenomingeldtesponsoren.erisdaarnaastveeltijdgestokeninde organisatievanhetbedrijvenvolleybaltoernooi,datplaatszouvindeninmaart.hetdoelwaseentoernooi voorbedrijventeorganiserenwaarheyendaalwinstopzoumaken.helaasblevendeaanmeldingenuiten ishettoernooi(kosteloos)afgezegd. Positiefnieuwsiserechterooktemelden.OndankshetfaillissementvanhoofdsponsorvanRijnisnaveel onzekerheid en herhaaldelijke gesprekken met de nieuwe eigenaar overeengekomen het oude contract over te nemen, inclusief de nog achterstallige betalingen. Aangezien dit om een shirtsponsorbedrag van ruim 3000, ging,zijnweheelblijmetditresultaat.ookmagopdevalreepnogvernoemdwordendateen sponsorcontract met OLB Arnhem is afgesloten voor 275,. Daarnaast hebben de inspanningen ter promotie van de Club van 50 geleid tot een toename van 15 leden naar een totaal van 23, wat een verhogingvanhetheyendaalbudgetperjaarvanruim500euroinhoudt.indirectisdesponsordoelstelling vanditjaardusgehaald,watnietwegneemtdatdeteleurstellingvandenietbehaaldedirectedoestelling aanwezig is. De contacten met allei huidige sponsoren zijn dermate goed dat zij vrijwel allemaal hun contracten hebben verlengd. Alleen met StudentMedia (voorheen: BOM Media) zijn we nog in onderhandeling Beachvolleybal Alsietshetseizoen heeftgekenmerktdanishetdeopstartvandebeachtakbinnenHeyendaal. Mede in overleg met het oude bestuur is de optie besproken om een beachtak binnen Heyendaal op te richten, wat om die reden ook in het beleidsplan is opgenomen. Na de wissel ALV is het bestuur vrijwel directaandeslaggegaanmetdenssr,uscennevoboomeenbeleidsplanoptestellenvoordebeachtak. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina7

8 Op5januariiseenextraALVingelast,waarinhetplanwerdgepresenteerd.Ditstuittebijeenaantalleden opwatverzet.uiteindelijkismet13stemmentegen,2blancoen32voor,tochbeslotendateenbeachtak binnenheyendaalzouwordenopgericht.voorwaardewasdatdezetakaspirant lidbijdenssrzouworden (wat overigens ook een voorwaarde van zowel NSSR als USC was) en dat financiële verantwoordelijkheid dusnogbijdezesportkoepelzoukomenteliggen. Direct na deze ALV is een volledige beachcommissie opgericht. Na een promotiecampagne binnen én buitenheyendaal(aangezienwasbeslotendatooknietzaalledenlidmochtenwordenvandezebeachtak) konopeenmooiaantalvan57inschrijvingenwordengerekend,waaronder17extern.debeachcommissie heeftvan6apriltotenmet24augustustrainingenencompetitieavondenopgezet,voorbeachsokkenen felgroenebeachvestengezorgd,eeninternebbqenborrelmetzaalledengeorganiseerd,enalsafsluiterhet VVHBeach.Veelvandezeactiviteitenzijnmetsuccesverlopen,maarookzijnkinderziektesontdekt. Het begeleiden van deze commissie is ietwat lastig verlopen, door de hoeveelheid werk die al op de Commissaris Interne Relaties lag. Om deze nieuwe taken binnen het bestuur te verdelen is als eerste de Commissaris Volleybalzaken aanspreekpunt geweest, later in het seizoen de Voorzitter. Bij de juiste aansturing van deze commissie ligt één van de vele aanbevelingspunten die aan het nieuwe bestuur zal wordendoorgegeven.ookiserveelgeleerdophetvlakvantrainingsindeling,zomervakantieroostersen dient de competitieopzet onder de loep te worden genomen. Na een grondige interne evaluatie (die geplandstaatnahetschrijvenvanditjaarverslag),volgteenevaluatiemetdenssr.hetisaanhetnieuwe bestuur om tijdens een ALV te peilen of Heyendaalleden deze beachtak volgend jaar vast willen laten opnemenbinnenheyendaalendusookstatuten,ofdatditeeneenmaligavontuurisgeweest Heyendaalgaatextern Al jarenlang bestaat de wens om onze eigen toernooien te laten groeien. Niet alleen is het een leuke afwisseling voor Heyendaalleden, maar ook een potentiële inkomstenbron die weer invloed heeft op de hoogte van de alsmaar stijgende contributie. De wens was meer aandacht te besteden aan deze externe toernooieneneendeelvanhetbegrotingsoverschot(à 1000, )hiervoortereserveren.tijdensdewissel ALVopdinsdag29september2009isditpuntvanhetbeleidsplandirectbesproken.Erisbesloten 400, te reserverenvoorextrainvesteringeninhetééndaagsevriendenvanheyendaaltoernooien200eurovoor de oprichting van de beachtak. Op de ALV van 5 januari is in verband met een gezonde beachbegroting besloten deze laatstse 200, te reserveren voor het Beach IT (wat om de uniformiteit van Heyendaaltoernooientevergroten,hetVVHBeachwerd).Omdatbegrotenmeteenverliesnietwenselijk is,isafgesprokendatdezebedragenalseengarantiesubsidiezoudengelden. Hoofdzaak dit jaar was het uitzoeken van goede locaties voor beide toernooien. Na jarenlange discussies met het USC over het veld waar vroeger het meerdaagse IT werd gehouden, en uitstapjes naar onder andere de velden van SSH, moest dit jaar opnieuw op zoek worden gegaan naar een nieuwe locatie. Het bestuur heeft mede omwille van het speerpunt zich hard gemaakt voor de locatie Park Brakkestein: sfeervol,dichtbijdefaciliteitenvanhetuscendichtbijcafépieckenvoorheteindfeest.meteendeelname van 33 teams is het VVH zeker een succes geworden en is in het bijzonder de locatie in goede aarde bevallen.toteenwinstheefthetditjaarnognietgeleid,maardestartvaneennieuwevasteopzetvanhet VVH is gemaakt. Ook voor het VVH Beach was een nieuwe locatie wenselijk; de Berendonck, waar het Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina8

9 Beach IT werd gehouden, is niet alleen ver weg, maar vooral erg duur. Daardoor is het lastig winst te maken op een dergelijk toernooi. Hierom is gekozen om over te stappen naar het goedkopere Wylerbergermeer. Mede door de inspanningen van de beachcommissie heeft dit toernooi ondanks het slechteweer,eennettewinstvan120eurowetentemaken. Al met al zijn met deze resultaten de gereserveerde garantiesubsidies niet aangetast, maar hebben deze zowelcommissiesalsbestuurdevrijheidgegevenmeerrisicotenemenmetinvesteringen. 1.2Officiëlebeleidswijzigingen TijdensdeAlgemeneLedenVergaderingenvan5januarien27mei2010zijnenkeleofficiëlewijzigingenin hethuishoudelijkreglementvoorgesteldendooreenmeerderheidvandealvgoedgekeurd.ziehiereen overzichtvandezeaanpassingen HRArtikel1.1:Contributie Dewijzigingeninditartikelhebbentemakenmethetgelijktrekkenvandemeetrainerscontributieaandie vandecompetitiespelers.meetrainersbetaaldenalszena1januarilidwerdendehelftvandecontributie. Wanneercompetitiespelersnaarhetbuitenlandgaan,hebbenzijrechtopeenkortingopdecontributiedie evenredigisaanhetaantalmaandendatzijwegzijn.hetisomadministratieveredenenpureredelijkheid logischer deze formule ook toe te passen op meetrainers die bijvoorbeeld slechts 3 maanden van het seizoenmeemaken.daarnaastwordeninditartikelmeerderedatagenoemd.omwillevanhelderheidvoor ledenisditallemaalgelijkgetrokkennaar1juni.ookishetwoord acceptgiro veranderdin automatische incasso HRArtikel1.3:Adreswijzigingenenafmeldingen In dit artikel is het woord secretariaat vervangen door secretaris. De deadline van 1 juli is verschoven naar1juni,omdathetvoordetcprettigerisenomditgelijktetrekkenaandedatumgenoemdinartikel 1.1.AfmeldenhoeftvoortaanalleennogbijdeSecretaris HRArtikel6:Scheidsrechters Inditartikeliseennaamswijzigingdoorgevoerddieisopgelegddoorderden(deNevobo),namelijkdievan descheidsrechterscode code2 naar codev TC beleidartikel2:samenstellingvandeteams Ditpuntbetrefthetterugzetbeleidvanteamsuitde2 e klasseenlager.doordewijzigingdieaanhetbegin vanhetseizoenisgedaan,heeftdetcdemogelijkheidomzowelcompetitiespelersalsmeetrainersterug tezettennaareenteamspelendineenlagereklasse.eerdergolddezeregelalleenvoor1 e klasseteamsen hoger.indepraktijkzalditaltijdinoverleggebeurenenblijfthetteambelangbelangrijk. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina9

10 Hoofdstuk2:Financiën Dit tweede hoofdstuk van het jaarverslag geeft uitleg aan de jaarafrekening. De financiële situatie van Heyendaal zal besproken worden in de vorm van een resultatenrekening en daarnaast worden de resultaten van activiteiten besproken. Er wordt ingegaan op eventuele bijzonderheden. Indien posten als begrootuitkwamen,slechtseengeringeafwijkinghaddenofanderszinsgeenbijzonderhedenkendenzullen deze onbesproken blijven. Als laatste zullen er wat afsluitende opmerkingen geplaatst worden die een financieelhandvatgevenaanhetvolgendebestuur. 2.1ToelichtingKostenEindafrekening Hieronderwordenbijzonderepostenvandekostenkantvandeafrekeningbesproken Ledenbestand De kosten voor het ledenbestand lagen hoger dan begroot. Dit kwam onder meer doordat er meer meetrainers waren dan vooraf werd geschat. Deze hogere kosten worden opgevangen door hogere inkomstenuitdecontributie Boete HeyendaalheeftditjaareenboetegekregenvoorhetmeelatenspelenvanteveelmeetrainstersinDames 10.Ditheeftkunnengebeurendooreenmiscommunicatievanuithetbestuurnaardeaanvoerstertoe.Het bestuurheeftgekozendezeboetetevoldoenommogelijkanderesanctieszoalseenpuntenminderingte voorkomen Scheidsrechters1 e klasseenhoger De kosten voor de scheidsrechters 1 e klasse en hoger vielen dit jaar lager uit dan begroot. We hebben mindervaakeenberoepmoetendoenopexternescheidsrechtersdanverwacht Gymnasion Delagerekostenvoorzaalhuurzijndeelsveroorzaaktdoordatintegenstellingtotvorigejarenditjaargeen kostenzijngemaaktvoorwedstrijdendie(mettoestemmingvandenevobo)zijnafgelast Trainers De kostenpost trainers valt lager uit dan begroot. In de begroting is opgenomen dat iedere trainer recht heeftopeenvergoeding.hierbijisechterookdetrainervandames4opgenomen.omdatditpieterwas,in dienstvanhetusc,isditbedraginpraktijklageruitgevallen.ookheeftjoostvandersteenaangegevenzijn vergoedingalsbijdrageaandesponsorpotvanheyendaaltewillenzien. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina10

11 2.1.6Clubvan50 DeClubvan50isditjaarmeerdanverdubbeldinomvang.Erstondeenbedragvan 400, begroot,maar omdat er ook meer inkomsten waren kon er meer worden uitgegeven. Van dit geld is onder meer een tafellaken gekocht voor op de wedstrijdtafel, scheidsrechterstruien en ook is subsidie op Gidi broekjes mogelijkgemaakt. Onderdepost Clubvan50 staateennieuwepost,namelijk MutatieReserveringClubvan5009/10.Deze post is hier opgenomen omdat het geld van de Club van 50 apart op de balans vermeld wordt. Het gaat namelijk om een bedrag dat een specifiek doel heeft, en niet vermengd mag worden met het overige vermogen.doorhetopnemenvandezepostkomendetotaleuitgavenmetbetrekkingtotdeclubvan50 uitop 750,,eenbedragdatgelijkisaandeinkomsten Borrels De post voor borrels is lager dan begroot. Er heeft een borrel minder plaatsgevonden en is een borrel georganiseerdwaarbijdoordeorganisatiegeenkostenzijngemaakt.ookhebbennietalleborrelsgebruik gemaaktvanhetvolledigebudget Drukkosten Integenstellingtoteerdereberichtenvaltdepostlageruit.HetSMIC,dedrukker,heefteerderinhetjaar perabuiskostengefactureerddieeigenlijkvoorfckundebestemdwaren.nadatzehieropattentgemaakt zijn werd er een bedrag gecrediteerd. De creditering was echter voor een hoger bedrag dan de extra gefactureerdekosten.persaldoleverdeditheyendaalduseenkostenbesparingop. 2.2ToelichtingOpbrengstenEindafrekening Hieronderwordenbijzonderepostenvandekostenkantvandeafrekeningbesproken Contributiemeetrainers Bij de bespreking van de hogere kosten voor het ledenbestand bleek dat er meer meetrainers zijn ingeschreven bij de Nevobo dan begroot. Het resultaat valt te zien onder de opbrengsten, deze zijn ook hogerdanbegroot Contributiespeciaal De kosten voor Contributie speciaal liggen lager dan begroot. Deze post bestaat uit de inkomsten van tientjesleden.nahetvaststellenvandebegrotingisééntientjeslidechternogcompetitiespelergeworden waardoordepostvan 50, nietisgehaald. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina11

12 2.2.3Subsidies Door goed gebruik van de bij de NSSR bestaande mogelijkheden is de post subsidies uiteindelijk hoger uitgevallen dan begroot. Ook heeft een subsidie voor deskundigheidsbevordering vanuit de gemeente Nijmegenhieraanbijgedragen.Dezesubsidiewasvoorgaandejarennietbekendendusooknietbegroot Rente De rente viel dit jaar hoger uit. In het eerste deel van het jaar heeft er een hoog bedrag op de rekening gestaaninverbandmetdeaankoopvannieuweshirts Sponsoring Voor de sponsoring, zie hoofdstuk 5. Joost van der Steen heeft zijn trainersbijdrage als sponsoring laten opnemen. Ook is een klein sponsorbedrag via DressMe binnengekomen. De uitbetaling van de sponsorbedragen verliep dit jaar wat moeizaam. Sponsoren moesten meerdere malen aangemaand wordenomovertegaantotuitkeringvanhetbedrag WerkactiesDAR DewerkactievandeDARkomthogeruitdanbegroot.Ditkomtomdatervorigjaareenmaandinkomsten nietgeboektzijn.dithadtotgevolgdatdezebijditboekjaargerekenddienenteworden. 2.3Algemeneopmerkingen Hier worden enkele zaken genoemd die de eindafrekening niet beïnvloeden, maar wel belangrijk zijn te melden Onderscheidcontributie Dit jaar is er onderscheid gemaakt tussen de contributies van de eerste teams en die van de rest van de vereniging. Competitiespelers uit Dames 1 en Heren 1 betaalden elk 119,99. Competitiespeelsters in Dames2betaalden 104,99.Competitiespeelstersuitoverigeteamsbetaalden 99, SchadetijdensBatavierenrace TijdensdeBatavierenraceiserschadeontstaanaanhetgehuurdebusje.Metdeverhuurmaatschappijwas eeneigenrisicoafgesprokenvan 1000,.Deschadeoversteegheteigenrisicofors.Deverantwoordelijke voor de schade heeft zich bij het bestuur gemeld, omdat de schade is voortgekomen uit onvoorzichtig handelen van deze persoon. Het bestuur heeft dan ook besloten deze persoon aansprakelijk te houden voor de geleden schade, de reeds vermelde 1000,. Aangezien het om een fors bedrag gaat is een betalingsregeling getroffen, welke op moment van schrijven voor 50% is afrond. Dit zal overgedragen wordennaarhetnieuwebestuur. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina12

13 2.3.3BallentasD1 De eerste teams van Heyendaal lenen van het Sportcentrum een ballentas om mee te nemen naar uitwedstrijden. Dit jaar is Dames 1 een ballentas kwijtgeraakt. De vereniging heeft dit bedrag voorgeschoten.uiteindelijkheeftdames1ditbedragweeraandeverenigingbetaald. 2.4Activiteiten ErzijnditjaardiverseactiviteitengeorganiseerdvanuitHeyendaalwaarbijdeHeyendaalkasalsfinancieel handvat diende. Strikt toezicht op deze activiteiten was noodzakelijk om geen risico s te lopen met betrekkingtotdeliquidepositievanheyendaal.erzalindithoofdstuknietingegaanwordenophetverloop vandeactiviteiten,maaropderesultatenrekeningenvandezeactiviteiten CultureAvond Ditjaarwerderweereencultureleavondgehouden.Hetaantaldeelnemersvielhelaaswattegen.Vooraf werdhierechterrekeningmeegehoudenwaardoorhetresultaatpositiefuitviel.ondanksdelageopkomst wasersprakevanvoldoendedrankomzet IkhouvanHeyendaal feest Het I Love Heyendaal feest was een groot succes. Financieel gezien liep Heyendaal weinig risico omdat Studentbusinessgemaaktekostenvoorhaarrekeningnam.Doortekiezenvooreenkaartverkoopwerdhet prijzengeld extra goed benut en kon ook de opkomst beter worden ingeschat. Hierdoor is de begroting primauitgekomenenkanditfeestalséénvandehoogtepuntenvanhetseizoenwordengezien. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina13

14 2.4.3 DeBatavierenrace NaeenBatavierenteammetweinigdeelnemersvorigjaar,ishetdecommissiezoalsvoorafbeloofd,ditjaar gelukt om veel deelnemers enthousiast te krijgen. Hierdoor konden vaste kosten verspreid worden over veelmenseneniseenwinstvan 61.69gemaakt.Enigminpuntisdatditjaarwederomschadeisontstaan aanhetgehuurdebusje.dezeschaderegelingisalbesprokenbij Algemeneopmerkingen. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina14

15 2.4.4 Heyendaalweekend Het resultaat van het weekend valt negatief uit. Bij het weekend wordt altijd gewerkt met een flexibele drankprijs. Het idee hiervan is dat het eindresultaat de 0 uitkomt, omdat de drankprijs op het laatste moment aangepast kan worden. Vooraf kwam de begroting uit op een drankprijs van ongeveer 0,50 en deze prijs is ook op zondag vastgesteld. Niet alle commissieleden waren zich er zich op dat moment van bewustvandatdekostendienietmeegenomenwarenindebegroting(zoalsbenzine)nietmeer(geheel) vergoedkondenworden.hetbestuurheeftachterafbeslotenomtoch 50, aandecommissieuittekeren om tegemoet te komen in de gemaakte kosten. Dit omdat het voortkwam uit een slechte communicatie binnendecommissieenhetbestuurvanmeningisdatvrijwilligersgekoesterdmoetenworden VriendenvanHeyendaal toernooi(vvh) HetVVHwerdditjaarinparkBrakkensteingehouden,omdateennieuwevastelocatieenuitbreidingvan hettoernooieenspeerpuntwarenenhetuscnietbeschikbaarwaswegenseenverbouwing.hiervoorwas eenvergunningnodig.voorafwasduidelijkdatheyendaalinaanmerkingkwamvooreengarantiesubsidie bij de NSSR. Dit gaf naast de interne garantiesubsidie van Heyendaal de zekerheid dat er, ondanks de nieuwelocatieendedaarmeegepaardgaandekosten,geenverliesgeledenkonwordenopbasisvande locatie. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina15

16 De begroting is grotendeels bepaald in overleg met het bestuur. Omdat een toernooi als het VVH sterk afhankelijk is van het weer zijn consumpties voorzichtig begroot. In de dagen voor het toernooi is een kostenpost weggevallen. Dit heeft als gevolg gehad dat de commissie de dag voor het toernooi heeft beslotenenkeleverkoopprijzenteverlagen.uiteeneersteafrekeningbleekditgeennadeligegevolgente hebben gehad. Bij een nadere controle bleken er echter fors minder inkomsten uit consumpties binnen gekomen te zijn. Dit had tot gevolg dat er een verlies geleden is, en de garantiesubsidie aangesproken diendeteworden VVHBeach Dedefinitieveafrekeningistijdenshetschrijvenvanditjaarverslagnognietbekend.Naaftrekvandenog temakenkostenzalerwaarschijnlijkeenwinstoverblijvenvantenminste 120,. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina16

17 2.5Beachtak Ditjaarwaseenoriënterendjaarvoordebeachtak.Bijhetopstellenvandebegrotingisgetrachtvolledigte zijn. De planning was om een spaarpot van 200, op te bouwen zodat er komend jaar een financiële reserve aanwezig is. Uiteindelijk is er een grotere winst gemaakt dan gepland. Dit heeft meerdere oorzaken. Allereerst bleken er later meer leden te zijn dan waarop begroot was. Dit bracht iets hogere opbrengstenmetzich.dekostenvandetrainerszijnlagerdanbegroot.hieraanliggenmeerdereoorzaken tengrondslag.deopkomstopdetrainingenwasnietaltijddusdanigdathetnodigwasomtweetrainersin tezetten;opdergelijkemomenteniserdanookmaarééntraineraanweziggeweest.tevensheeftookhet weer af en toe roet in het eten gegooid. Enkele trainingen zijn afgelast wegens onweer. TenslotteblekenkostenvandeNevobouitteblijven.DenieuweledenzijnaangemeldbijdeNevobo,en weerafgemeldvoordestartvanhetnieuweseizoen,waardoorhierdoordekorteinschrijftijdgeenkosten aanverbondenwaren. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina17

18 2.6Aanbevelingen Naaraanleidingvanhetafgelopenjaareenaantalaanbevelingengemaaktaanvolgendebesturen: De software OSFinancials kan een grotere rol spelen voor Heyendaal. Dit vergt de nodige verdiepingvandepenningmeester,maarzaluiteindelijkwaardevolkunnenzijnvoordevereniging endepenningmeesterzelf.tedenkenvaltaanhetbijhoudenvaneenbalansengeldstromen,met desoftware.tevensadviserenwetekijkennaareventueleplug ins. DeinkomstenvandeClubvan50dientgoedbesteedteworden.AfgelopenjaarheeftdeClubvan 50 een flink aantal nieuwe leden mogen verwelkomen. Ook voor komend jaar heeft een aantal mensen zich al aangemeld. Voor de vereniging begint de bijdrage van de Club van 50 een significante bijdrage te worden. Dit dient echter niet gebruikt te worden voor een contributieverlaging.hetisvanbelangdattijdigwordtbegonnenmetnatedenkenovermogelijke bestemmingenendeledenvandecv50hierbijtebetrekken.ditjaarzijnrichtlijnenopgesteldom toekomstigebesturenhandvattentegevenbijdebestedingvandebijdrage. DeautorisatievandebetalingendientbijdeSecretarisdeliggen.Hierdoorisermeercontroleop betalingen en dient de Penningmeester elke uitgave direct te verantwoorden. Dit kan op een praktische wijze worden vormgegeven door de lijst met TAN codes die de ING gebruikt bij de Secretaristelatenplaatsnemen. Dereserveringuithetboekjaar2008/2009isnogniet(geheel)gebruikt.Hetnieuwebestuurwordt geadviseerdgoednatedenkenoverdebestedingvanhetgeld. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina18

19 Hoofdstuk3:Commissies In de terugkoppeling naar het beleidsplan is al gesproken over een nieuwe aanpak van het vrijwilligersbeleid. Heyendaal is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een vereniging met zo n 200 leden. AfgelopenjaarisditledenaantaltoegenomendoordeoprichtingvanNSVVHeyendaalBeach.Dezeleden nemenookdeelaandeheyendaalactiviteiten.afgelopenjaarisdatwederomgeluktdankzijdevrijwilligers voor alle activiteiten, zowel op sociaal als volleyballend vlak. De vrijwilligers zijn aan het eind van het seizoeninhetzonnetjegezetophetvrijwilligersuitje.meteengrotegroepvrijwilligerszijnwegaanbowlen bijbowlingcentrumolround.daarnawasheteindfeest,vooralleheyendalers,incafévanrijn. Eenconcretestapineennieuwebenaderingvanvrijwilligersishetuitdelenvaneendocumentwaarinalle taken omschreven staan. Zo weten de nieuwe leden wat er allemaal speelt binnen Heyendaal en welke commissieerallemaalzijn.ookzijnhuidigeledenmetklemgevraagderaanhetbeginvanhetseizoenover natedenken:welksteentjedraagjijditjaarbij?vooralsnogheeftdittoteenenthousiasteopvullingvan commissiesvoorkomendjaargezorgd.welvaltopdathetsteedslastigerwordttrainerstevinden. Hieronder zullen de commissies binnen Heyendaal worden besproken en wordt uiteengezet wat ze het afgelopenjaargedaanhebben. 3.1TechnischeCommissie DefunctievandeTCishetsamenstellenvanteamsencoördinerengedurendehetjaar.Voorheenbestond de commissie naast de 3 coördinatoren uit een voorzitter en een contactpersoon van het bestuur. Het bestuur heeftbesloteneenbestuurslidaftevaardigenalsvoorzitterTCwelkesamenwerktmet 3 coördinatoren. Daarnaast is geprobeerd mensen te vinden voor de TC functies buiten hun eigen team. Helaasisditnietgeluk,aangezienbijmensentochdevoorkeuruitgaatnaarhetcoördinerenvandeeigen teams.ditjaarisdecommissarisinternerelatiesvoorzittergeweest.detweefunctieszijnechtermoeilijk met elkaar te combineren aangezien de piek van TC drukte tegelijkertijd is met veel activiteiten binnen Heyendaal.DaaromzaldefunctievoorzitterTCvolgendjaardoordeCommissarisVolleybalzakenworden gedaan BezettingTC GedurendehetseizoenhebbentweewisselsbinnendeTCplaatsgevondendienietgeplandstonden.Zowel decoördinatorherenalsdameszijnhalverwegehetseizoenompersoonlijkeredenengestopt.ditheeftin hetpiekmomentvandezecommissievoorveelextrawerkgezorgd.gelukkigzijntweeoudbestuursleden bereidgevondenomdezefunctiessnelovertenemen Bezettingteamsgedurendehetseizoen Ditjaarhebben15teamsdeelgenomenaanderegulierecompetitie.Integenstellingtotvorigjaarishetdit jaar goed gelukt om alle teams te vullen. Twee teams hebben dit jaar een 10 e competitiespeler aangevraagd, omdat competitiespelers voor langere tijd naar het buitenland vertrokken of geblesseerd Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina19

20 raakten.hetaanvragenvaneenextracompetitiespelerismogelijkgewordennadebeleidswijzingvanvorig jaar,waarveelteamsdusprofijtvanhebbengehad.behalvebijheren1,dames1enheren2warengeen problemenbijhetopvullenvandeteams BezettingenniveauDames/Heren1 Uitzonderingopdegoedebezettingvanteamsisheren1.Hetisergmoeilijkommannentevindendiehet niveau in de regiodivisie aankunnen. Daarbij heeft Heyendaal sterke concurrentie van Pegasus en Vocasa die ook herenteams hebben op dat niveau en waarbij de mannen nog mogelijkheden hebben tot doorgroeien.zoweldamesalsheren1hebbenveelblessureleedgekend,waardoorzeversterkingkregen vanuitdelagereteams.ookheren2hadlastvanhettekortaanmannen. Heren1heeftditjaarzijnplekinderegiodivisiegehandhaafd.Helaaszijnverscheidenespelersvanheren1 vertrokken naar andere clubs. Ondanks het promoten van Heyendaal bij verenigingen in de regio, is er onvoldoende versterking van mannen bij Heyendaal gekomen. Hierdoor heeft de TC geen team kunnen vormendathetniveauvanderegiodivisieaankan.daaromisbeslotendeplekinderegiodivisieaftestaan aanpegasusconformnevoboreglement.pegasusheeftdekostenvandezeruilopzichgenomen.heren1 komtvolgendjaaruitindepromotieklasse. De TC heeft tevens de dameslijn gepromoot bij verenigingen in de regio, met name voor speelsters van promotieklasseenregiodivisieniveau.integenstellingtotdeherenheeftditbijdedamestotveelnieuwe aanmeldingen geleid. Door middel van selectietrainingen is dames 1 samengesteld. Dames 1 komt aankomend jaar uit in de promotieklasse vanwege degradatie afgelopen seizoen vanuit de regiodivisie. Zoweldames1alsheren1hebbendeelgenomenaandebekerwedstrijden Trainersclinic Dit jaar is op een zaterdag in maart een trainersclinic georganiseerd door Guus van den Elzen. Trainers konden van te voren vragen stellen en onderwerpen aandragen die door Guus werden behandeld. Voor veletrainersleverdeditnieuweinzichtenentevensnieuweoefeningen.declinicwerdafgeslotenmeteen lunch in het USC en het kijken naar de wedstrijden van de hoogste teams. Het advies is om dit aan het begin van het seizoen te doen, waardoor trainers gedurende de rest van het seizoen profijt van de clinic hebben.ookdientbijdeplanningrekeningtewordengehoudenmettentamenperiodes Nieuweteamindeling Het is de TC opnieuw gelukt om een voorlopige teamindeling voor op tijd rond te krijgen, waardoordeteamsvoordevakantiealenkelekerenindenieuwesamenstellinghebbengetraind.erisbij de dames gestreefd naar zo veel mogelijk behoud van de teams. Bij de heren was dit echter onmogelijk aangezien er veel mannen uit het eerste zijn gestopt. Hierdoor schoven veel mannen door naar hogere teams. Erzijnmomenteelnogenkeleopenplekkenbijheren1,heren2endames1,waarvoorgeenaanvullingis vanuitdewachtlijst.opdewachtlijststaanmomenteelenkelemannenenongeveer80vrouwen. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina20

21 3.1.5Trainers Guus van den Elzen heeft besloten om zich vanaf het seizoen 2010 te focussen op de dameslijn en te stoppenmetmethettrainenencoachenvanheren1.daarnaastheeftpietersmitsvanwegeeeninterne promotiebeslotenzijn17 jarigetrainersbandmetheyendaaltebeëindigen.hiervoorhebbenwehemmet eenspeech,langapplaus,fotoencadeaumetverhaaltjesvanveeloudeheyendalersbedankt. Hetisgeblekendathetergmoeilijkisomeenexternetrainertevindenvooreenpromotieklasseteamdoor een trainerstekort in de regio. Uiteindelijk is Rudy Kun Kuti na gesprekken methetuscbereidgevonden omheren1tetrainen.hierbijgeldtdevoorwaardedatereenvastecoachgevondenwordtvoorheren1. Aangezien Heyendaal meer uren krijgt qua training, coaching en begeleiding is er afgesproken dat Heyendaaljaarlijkseenmaligeenbijdragelevertvan1000euroaanhetUSC,netzoalshetafgelopenjaar. Hoewel de teamindeling op het moment van schrijven rond is, hebben nog niet alle teams een trainer. Hiernaarzijnwenogdrukopzoek.Jammergenoegwillenmensenwelgetraindworden,maarzienzeafvan het trainen van een team. We geven aan het volgende bestuur mee dat het opleiden, begeleiden en belonenvantrainerseenaandachtspuntdienteworden,omdatditomdekernvanheyendaaldraait. 3.2DeCommunicatiecommissie De communicatie bestaat uit enerzijds de Heybul en smoelenboekcommissie, anderzijds uit de websitecommissie.deheybulwordtvierkeerperjaaruitgereiktaanallezaal enbeachleden.voordatde HeybulnaardepersgaatwordtdezegecontroleerddoordeCommissarisInterneRelaties. Hetsmoelenboekmetallegegevensvandeledenwordteenmaligaanhetbeginvanhetjaaruitgereikt.De commissie werkt hiervoor via een online programma. Dit programma levert nog niet het gewenste resultaat en levert elke keer veel problemen op voor de commissieleden. Dit jaar wordt InDesign als ondersteuning gebruikt voor het programma SMIC. Hierdoor ziet ook de Heybul er aanzienlijk professioneleruit.doordatinhetbeginvanhetjaarteveelpagina szijngedruktvolgenshetcontract(dat uitgaatvan20pagina sperheybul),isdelaatsteheybulwatafgeslankt. Watbetreftdewebsitecommissiemoeterwordennagedachtovereennieuwevorm.Opditmomentwordt gewerktmeteenwebmastervoortechnischeondersteuningeneencommissieliddatzichbezighoudtmet deinhoud.vaakkomthetechterookvoordatnieuwspaszolaatbeschikbaaris,datbestuursledenhetnet zosnelzelfkunnenaanpassen. 3.3DinerRoulercommissie Hetdinerroulerwasditjaarwederomeengrootsuccesmetongeveer80deelnemers.Nadatvorigjaarhet themaspanjewerdverkozen,gingmenditjaarvoorhollands,wattotbijzondereoutfitsengerechtenheeft geleid. Het eindfeest werd gehouden in Samson, maar kwam helaas pas laat op gang. Volgend jaar dient extranagedachttewordenopwelkemanierheteindfeestinhetprogrammavanhetdinerroulerpast. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina21

22 3.4InternToernooicommissie Het intern toernooi is dit jaar tweemaal gehouden, zowel in oktober als in mei. Dit jaar is er voor een andereopzetgekozen.voorgaandejarenwerdjedeheleavondinhetzelfdeteamgeplaatstwaarmeede competitiespeelde.ditjaariservoorgekozenomalledeelnemerselkerondeweeropnieuwintedelenin een ander team. Hierdoor komt het doel van het intern toernooi nog meer tot zijn recht, namelijk de kennismaking met andere Heyendalers. Aan het eind van de avond is er niet één heel team wat zich kampioen mag noemen, maar is dat één man en een vrouw die avond. De nieuwe opzet is met veel positievereactiesontvangen. 3.5Heyendaalslagcommissie OpeenzondagmiddaginnovemberwerdincafévanRijndetweedeeditievanHeyendaalslaggehouden. Onder leiding van drie quizmasters werd de kennis getoetst aan de ruim 30 Heyendalers die aanwezig waren. Er waren verscheidende vragenronden met elk een eigen categorie. Daarnaast werd er in verschillendedoeopdrachten,waarbijjeo.a.metkledingstukkenhetlangstelintmoestmakengestreden omkostbarepunten.hetwaseengezelligezondagmiddagactiviteitdievoorleukeafwisselingzorgtinhet jaarprogrammaeniszekerklaarvooreenderdeeditie! 3.6CultureleAvondcommissie Ookalwasdecultureleavondin2008eensucces,doorhetontbrekenvaneenenthousiastecommissiein 2009werddezeactiviteitvorigjaarnietgeorganiseerd.Inverbandmetdebehoefteaaneenextraactiviteit isdaarnabeslotendecultureleavondeensinde2jaartehoudenendezeaftewisselenmethetgala.op5 februari vond de culturele avond weer plaats in het cultuurcafé. Helaas viel het aantal acts tegen, het niveau echter niet: er waren van allerlei optredens: cowboys in onderbroek, een blacklight act en een schimmelspel. De avond werd afgesloten met karaoke. Vanwege de lage opkomst die avond, mede door eenaantalteamweekenden,ishetadviesomminstenseenjaartewachtenmethetorganiserenvaneen volgendecultureleavond. 3.7IkhouvanHeyendaalcommissie NaaraanleidingvaneenonlinestudentenbattlevanhetbedrijfStudentbusinessheeftHeyendaaleenfeest gewonnenterwaardevan1500euro.hetbestuurvan heeftervoorgezorgddaterop27maart 2010eenprachtfeestwerdneergezetindeVillavanSchaeckmetband,dj,hapjesengoedkopedrank.Met 250 kaarten was dit feest zo goed als uitverkocht. Niet alleen waren er veel volleyballende leden op ons feesttevinden:ookoud ledenhaddenheterergnaarhunzin.beidebesturenwarenvanmeningdathet feesteeneenmaligeactiviteitmoetzijn.deexclusiviteitmaaktejuistdathetfeestzogeslaagdwas. 3.8Batavierenracecommissie In2009ishetnietgeluktomeenvolledigteamvanHeyendaalmeetelatendoenaandeBatavierenrace. Het advies was dan ook om te kijken naar mogelijkheden voor deelname aan de Batavierenrace Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina22

23 gecombineerdmeteenanderevereniging.ditwerdechteropdealvnietgoedontvangen,omdatmenvan meningwasdathetwelmogelijkmoetzijnommeteengeheelteamvanheyendaaltestarten. Ditheeftdecommissiewaargemaaktopzaterdag24april.Dooreenoverschot(!)aandeelnemersvoerde de gezelligheid de boventoon en hebben op enkele afstanden meerdere mensen gelopen. Heyendaal is geëindigdopeen214 e plaats.helaasishetbusjewederomnietongeschondengebleven.hetisbelangrijk datergoednagedachtwordtwiedechauffeurisendatdezeookrijervaringheeft. 3.9Deweekendcommissie Op 30 april reisden 50 Heyendalers af naar Hulshorst voor het Heyendaalweekend, naar een kampeerboerderijmetgrootgrasveldeneeneigenfeestzaal.hierkoniedereendeelnemenaanactiviteiten zoalseenbingoavond,mountainbiken,klootschieten,barbecueënenheteindfeestmetalsthema Hockey en Tokkie op bezoek bij de Koningin. Nadat er op zondagochtend samen is ontbeten zat het Heyendaalweekenderalweerop. Zowelhetbestuuralsdecommissiewaszichervanbewustdathetweekendvan30aprilt/m2meigeen ideale datum was in verband met Koninginnendag. Helaas waren alle goede locaties in de andere potentiële weekenden al bezet. Uiteindelijk is een goede locatie verkozen boven een andere datum. Volgendjaarzaleroptijd,beginseptember,eenlocatiemoetenwordengereserveerd,omditprobleemin detoekomsttevoorkomen. 3.10VriendenvanHeyendaal toernooi(vvh) Opzaterdag29meiwerdde2 e editiegehoudenvanhetvriendenvanheyendaaltoernooi.naaraanleiding vandevelepositievereactiesisnetalsvorigjaargekozenvooreentoernooivanééndag.doordatergeen ruimtebijhetuscwasenwealsbestuuropzoekwildennaareennieuwemeerjarenlocatieisgekozenvoor ParkBrakkenstein.NietalleenligtditterreinvlaknaasthetUSC,zodatmengoedgebruikkanmakenvande (sanitaire)voorzieningenvanhetusc,maarookkandedoorsteeknaarcafépieckensnelwordengemaakt, waarhetavondprogrammawerdgehouden. Erwerdtijdenshettoernooi,datbezochtisdoor34teams,gespeeldinteamsvandriespelers.Indiverse poules werd gestreden om mooie prijzen en in de rust kon men in het zonnetje genieten van fruit, smoothies, broodjes knakworst en diverse dranken. s Avonds was er een barbecue bij café Piecken en aansluitenddaaropeeneindfeestmetdebandmash. Er waren lovende woorden voor de sfeervolle locatie. Ondanks dat de velden bij het USC volgend jaar waarschijnlijk weer beschikbaar zijn, is Park Brakkenstein ook een goede optie. Daarnaast blijven belangrijke speerpunten voor een extern toernooi de promotie en sponsoring. Het is belangrijk dat de commissie voor volgend jaar in december/januari begint met de zoektocht naar sponsoren. Er kan een grote bron aan inkomsten worden verkregen aan de hand van sponsoring. Tevens in overleg met de sponsorcommissie. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina23

24 3.11VVHBeach Op zondag 29 augustus heeft voor de eerste keer het VVH Beach plaatsgevonden, voorheen bekend als Beach IT. Het toernooi werd georganiseerd door een gemotiveerde beachcommissie welke ook de beachtakvanheyendaalonderzijnhoedeheeft.ondankseenkortevoorbereidingstijdwasersprakevan een goede organisatie. Dit maal vond het beachvolleybaltoernooi plaats bij het Wylerbergmeer in plaats vandeberendonck.ondankshetslechteweerwerderopdeveldendoor34teamsfanatiekgestredenom de prijzen. Afsluitend was er een bijzondere barbecue met vruchtenbowl, fakkels, vuurkorven en marshmallows.ditjaarwerdonderandereompromotiedoeleindengekozenvoordelaatstezondagvande maand augustus. Helaas viel dit samen met de beachtoernooien in Scheveningen, waar dit jaar (onverwacht) veel Heyendalers waren. Wellicht dat we een hogere opkomst kunnen verwachten, als het toernooi niet tegelijkertijd was gevallen met de World Legue. Het is het overwegen waard het toernooi weer naar het eerste weekend van september te plaatsen, of in overleg met de Nevobo voor een veel vroegeredatumtekiezen,waardoorhetkanopgenomenindelandelijkebeachkalender. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina24

25 Hoofdstuk4:Communicatie Indithoofdstukwordthetcontactmetzowelledenalsexternerelatiesbesproken. 4.1Leden Net als vorig jaar heeft het bestuur ongeveer elke maand een nieuwsbrief verstuurd met daarin de belangrijkstepuntenvoordeleden.somsishetnodigomdaarnaastapartmailtjesteversturen.dithebben wegeprobeerdtoteenminimumtebeperkendoorbijvoorbeeldeenonderscheidtemakeninmailtjesdie interessantwarenvoorbeach danwelzaalleden. Daarnaastvindteengrootdeelvandecommunicatieplaatsviadewebsite.Dezehebbenwegeprobeerd zoveel mogelijk up to date te houden, inclusief de ledenlijst. Ook is er afgelopen jaar gewerkt aan een eenduidigemaniervaninloggen.alleledenhebbennueengebruikersnaamdiegelijkisaanhunvoornaam plusdeeerstelettervanhunachternaam(uitzonderingendaargelaten).hetwachtwoordisgelijkaanhun zes cijferigesportkaartnummer.zowetenledenhoezekunneninloggenenbijvoorbeeldbijdeledenlijst, debeleidsstukkenofdetrainingsoefeningenkunnenkomen. Dewebsitezelfisgedurendehetjaarookvernieuwd.DitwasnodigomdatereennieuweversievanJoomla gebruiktmoestwordenomdeproblemenmetdewebsiteenhetmailsysteemteverhelpen.nieuwishet wedstrijdoverzicht op de homepage gedurende de competitie, de sponsoradvertenties die verplaatst zijn naarbovenkantvoormeerexposureenhetfotoalbum. 4.2Aanvoerders Op 14 december 2009 heeft voor het eerst een aanvoerdersoverleg plaatsgevonden. Hierin zijn in twee rondesdevolgendeonderwerpenbesprokenmetdeaanvoerdersvandeteams: RedenenvanminderbezoekaanvanRijn Tipsvoorvernieuwingwebsite Feedbackopnieuwsbrief Verwachtingoveraanschafkleding(trainingspakvs.Heyendaaltrui) Aanbodactiviteiten Deelnameledenbeachtakaanactiviteiten IdeeënvoorfeestStudentbusiness Ruimtevoorvragen/opmerkingen. Voorafisdezeagendaverstuurdenkregenteamsdusdetijddeonderwerpeninterntebespreken.Onze ervaringmethetaanvoerdersoverlegispositiefgeweest.hetwasprettigvoorhetbestuuromtewetenwat erspeeltbinnenalleteams.daarnaastwerdhetookdoordemeesteaanvoerdersopprijsgesteld.aanhet volgendebestuurwillenwemeegevendateenaanvoerdersoverlegheelnuttigkanzijn,maardanmoeten er wel belangrijke punten te bespreken zijn. De functie van aanvoerder kan meer ingezet worden als informatiebronvoorhetbestuur,zondermet15verschillendeteamsen180ledeningesprektehoeven. HieromteltderolvanaanvoerderookalsvrijwilligerstaakbinnenhetRankingtheVrijwilligerssysteem. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina25

26 4.3USC HetUSChoudttweekeerperjaareenVerenigingVolgGesprekmetdevereniging.DeCommissarisExterne RelatiesenVoorzitterhebbeninditeerstegesprekkennisgemaaktmet(decontactpersoonvan)deNSSR. HettweedegesprekvondplaatssamenmetdeVoorzitter,deCommissarisVolleybalzaken,deCommissaris ExterneRelaties,PieterSmits,eneenvertegenwoordigervandeNSSR.Hierinisonderanderedevoortgang van de beachtak besproken, het vertrek van Pieter Smits aangekondigd en gesproken over de trainersbehoeftevanheren1nahetvertrekvanguusvandenelzen.petergijsbrechtsisvanafditmoment contactpersoongeweestvanuithetusc,vanwegeeeninternepromotievanpietersmits. Helaasisaanhetbeginvanhetseizoendoormiscommunicatieoverdezaalreserveringeenfoutgemaakt doorhetusc,waardoord2dreigdeeenwedstrijdniettekunnenspelen.ditisterplekkeopgelostenhad onder andere te maken met het vertrek van Pien van Gaalen. Dit is besproken met het USC. Intern is afgesprokendatdesecretarisdezaalreserveringenaltijddubbelzalchecken. 4.4NSSR De NSSR vergadert om de acht weken, zodat alle informatie die voor Heyendaal van belang is bij het bestuur bekend is. Bovendien vergroten deze ALV s de kans om een goed contact met de NSSR op te bouwen. Afgelopen seizoen bleek een goed contact met de NSSR erg belangrijk bij de oprichting van HeyendaalBeach.SamenmetdeVoorzitterenPenningmeesterheeftdeCommissarisExterneRelatiesveel contactgehadmetdenssrvooradviesoverhetoprichtenvaneenaspirantvereniging.denssrwasdan ookbereidomdealvvanheyendaalbijtewonenwaarinwerdbeslistoverdeoprichtingvanheyendaal Beach. Dit zorgde ervoor dat leden met bepaalde vragen een gedetailleerd antwoord kregen en daarom betervoor,danweltegendeoprichtingvanheyendaalbeachkondenstemmen. Het aspirant schap verplichtte de Commissaris Externe Relaties om elke ALV van de NSSR een update te geven over de ontwikkeling van Heyendaal Beach. Tevens heeft het bestuur een presentatie gehouden tijdensdenssralvwaaropwerdgestemdoverdetoelatingvanheyendaalbeachalsaspirant. WanneerdeNSSRvrijwilligersnodigheeftvooractiviteit,probeerthetbestuurdezevrijwilligersteleveren viaonzeeigenvereniging.voordeactiviteitenwasdeanimoommeetehelpengering,maarnetvoldoende envaakmoestaanspraakwordengedaanophetpersoonlijkenetwerkvanhetbestuur.ledenmoetenzich ervan bewust zijn dat de contributie van de sportkaart mede zo laag is, doordat voor dit soort evenementen gebruik gemaakt wordt van leden van diverse verenigingen. Ook maken Heyendalers vaak gebruikvandetoernooisubsidiesvandenssr.dezetakenvormenduseigenlijkeensubstantieelonderdeel vanhetvrijwilligerspakketdieonzeverenigingrijkisendienenteallentijdeingevuldteworden. 4.5Nevobo Ook het contact met de Nevobo is dit jaar intensief geweest. Niet alleen is volleybalconsulent en Heyendaaltrainer Guus van den Elzen actief betrokken bij de opstart van de beachtak, ook is meerdere malen contact geweest over de klasse code koppeling en de bijbehorende uitzonderingspositie en de organisatieveranderingdiedenevobodoorzalvoeren.doordegroeivandebond,hogereeisenvanderde Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina26

27 partijen(zoals de fiscus) en de service behoefte van verenigingen beter te kunnen beantwoorden, is een trajectgestarttotorganisatieverandering.naareenbeleidsvormenbestuursmodel,wathethoofdbestuur landelijkverantwoordelijkmaaktvoordeontwikkelingvanhetlangetermijnbeleid,watdoorderegioraad enbondsraadmoetwordengoedgekeurd.totvoorkortwerdenveelzakendecentraalinderegio sbeslist, watvreemdeverschillentussenregio stotgevolgheeftgehad. Concreet houdt dit in dat Heyendaal alleen nog maar te maken heeft met het servicekantoor van Regio Oost, in plaats van een mengeling van hoofdkantoor en regiobestuur. Daarnaast hebben Voorzitter en Commissaris Interne Relaties deelgenomen aan een eerste clusterbijeenkomst die erop gericht is de medenzeggenschap van vereningen te vergroten. Vooraf konden onderwerpen ter discussie worden aangedragen, waar met een twintigtal verenigingen over kon worden gebrainstormd. Deze open manier vanwerkenisonserggoedbevallen. Nadeel van de organisatieverandering is dat hiermee ook de contributiestructuur moest worden aangepakt. Voor veel verenigingen is dit positief, voor Heyendaal echter niet. Doordat Heyendaal een maximum van 9 competitiespelers per team heeft en de teamgelden voortaan per team vaststaan en verdeeldmoetenwordenoverdecompetitiespelers,komtheyendaalrelatiefhogeruit.metdenevobois eencompensatieregelinggetroffenomdezeverhogingnietbinneneenjaartehoeveninvoeren,waardoor deze beperkt blijft tot een verhoging van de Nevobocontributie van maximaal 3% per jaar. Wel moet gezegd worden dat het in de praktijk slechts om enkele euro s gaat en Heyendaal de organisatieveranderingalszeerpostitiefbeschouwd. 4.6DeGelderlander Elkeweekverschijntereenverslagvandewedstrijdvanheren1endames1indeGelderlander.Dekrant neemthiervoorzelfcontactopmeteencontactpersoonuitheteersteherenteam.decommissarisexterne Relatieszieteroptoedatditcontactgoedverloopt. Jaarverslag NSVVHeyendaal Pagina27