Doel: Communicatieplan Technische Commissie BC de Zwaluwen. Dit plan beschrijft achtereenvolgens: 1. het belang (doel) van een goede communicatie

Transcriptie

1

2 Communicatieplan Technische Commissie BC de Zwaluwen Dit plan beschrijft achtereenvolgens: 1. het belang (doel) van een goede communicatie 2. de te onderscheiden doelgroepen, 3. de verschillende boodschappen, 4. middelenmatrix Doel: Een goed communicatieplan draagt bij aan snelle en accurate berichtgeving. Een goed communicatieplan dwingt de TC om na te denken over (noodzakelijke) berichtgeving. Een goed communicatieplan maakt zaken als WAT, WIE en WANNEER inzichtelijk. o WAT : welke boodschap/bericht. o WIE : voor wie is de boodschap/bericht bestemd. o WIE : wie is binnen de TC verantwoordelijk voor de berichtgeving. o WANNEER : op welk moment moet de boodschap/bericht gemaakt en verstuurd worden. Een goed communicatieplan zal de keuze voor het communicatiekanaal positief kunnen beïnvloeden. Een goed communicatieplan maakt het werk van de TC inzichtelijk voor de leden. In het communicatieplan zullen we de meest voorkomende interne berichtgeving beschrijven waarvan we op voorhand al kunnen zeggen dat deze in de tijd zullen voorkomen. Dat wil zeggen dat we met dit plan voorbereid zijn op de boodschap die we moeten doen en daardoor veelal planmatig te werk kunnen gaan. Hierdoor zullen we tijdig de juiste informatie kunnen verstrekken. Tevens zullen we in dit plan trachten te beschrijven hoe een bericht tot stand komt. Zo waarborgen we correcte berichtgeving aan onze leden, trainers, bestuur, commissies en andere belanghebbende zoals ouders/verzorgers van jeugdleden en bond/district. Communicatieplan Technisch Commissie van BC de Zwaluwen (versie ) blz 2 van 6

3 Belang van goede communicatie/berichtgeving Het beleidsplan van de Technische Commissie is aanleiding geweest om dit communicatieplan te schrijven. Sinds jaren verricht de TC haar werkzaamheden in redelijke anonimiteit. Dit betekent dat de TC en ook de TC-leden grote onbekenden zijn binnen een, toch niet al te grote vereniging. Met het werken aan het concretiseren van de beleidsnotitie hopen we de taken die de TC vervult binnen de vereniging aan de leden inzichtelijk te maken. Gelijktijdig zullen we met een gestructureerde communicatie meer resultaat hebben van de taakuitoefening. Gelet op de toekomstvisie van BC de Zwaluwen als wedstrijdvereniging, is het bereiken van mijlpalen bijzonder belangrijk. Juiste en snelle communicatie kan hiertoe bijdragen deze mijlpalen te bereiken. Niet onbelangrijk in deze is ook dat door meer aandacht voor informatievoorziening de TC meer belangstelling krijgt binnen de vereniging. Dit zou ertoe kunnen leiden dat het zoeken naar vrijwilligers in de toekomst voor deze en andere commissies tot meer succes zal leiden. Doelgroepen en boodschap De interne communicatie van de TC zal zich op de volgende groepen richten: 1. Het bestuur De TC handelt in opdracht van het bestuur van BC de Zwaluwen is derhalve verantwoording verschuldigd. Tijdens het verenigingsjaar, wat loopt van ALV tot ALV zullen we achtereenvolgens de volgende zaken communiceren: activiteitenkalender update beleidsplan notulen van de plenaire TC-bijeenkomsten verslagen van verschillende overlegstructuren van de TC 2. Competitiespelende senioren Ter voorbereiding op het competitieseizoen zullen we de seniorenleden uitnodigen zich aan te melden voor het komend seizoen. Achtereenvolgens stellen we een voorlopige teamopstelling voor, om daarna in een plenaire bijeenkomst de definitieve opstelling vast te stellen. Hiervoor is het noodzakelijk dat we de leden goed en tijdig informeren. Verder zullen we de training moeten organiseren en de competitiespelers indelen in trainingsgroepen. Tijdens de competitie nodigt Communicatieplan Technisch Commissie van BC de Zwaluwen (versie ) blz 3 van 6

4 de TC miniaal 3 keer de competitieteams of de teamcaptains uit voor een (evaluatie) overleg. 3. Junioren in zijn algemeenheid Alle junioren of aspirant juniorleden krijgen i.v.m. de training/begeleiding te maken met de TC. Dit kan te maken hebben met kennismakingsuitnodiging of een indeling in een trainings/begeleidingsgroep. Verder heeft de TC het voornemen in het opleidingsplan op te nemen dat de jeugd deel kan nemen aan deeldiploma s. 4. Competitiespelende junioren in het bijzonder Gelijk aan de competitiespelende senioren zullen deze categorie jeugdleden in het kader van de competitie te maken krijgen met de TC. Zoveel mogelijk zal getracht worden de berichtgeving gelijk te houden. Het is daarom belangrijk dat de communicatie hieromtrent via de ouder/begeleiders te laten lopen. Daarnaast zullen we voor deze jeugdleden waar mogelijk extra trainingen georganiseerd worden. Ook zullen we voor wat betreft deelname aan externe trainingsprogramma s regelmatig gecommuniceerd worden om de afstemming optimaal te maken. 5. Trainers/begeleiders Met ingang van het seizoen 2008/2009 kennen we het fenomeen trainersoverleg. Met een frequentie van 3 à 4 keer per jaar zullen met de trainers/begeleiders spreken over oefenstof, groepsindeling, vorderingen/successen e.d.. We maken uiteraard verslagen van deze bijeenkomsten. 6. Ouders-verzorgers van jeugdleden Het is van belang dat we de ouders/verzorgers van onze jeugdleden goed en tijdig informeren. (zie ook junioren en competitiespelende junioren) 7. Leden Veel berichten zullen voor alle leden van BC de Zwaluwen beschikbaar zijn, omdat deze op de website van de vereniging gepubliceerd worden of met E-Vederlicht aan de leden worden g d. Verder zullen we aan alle leden berichten over toernooien en de clubkampioenschappen in het bijzonder. Communicatieplan Technisch Commissie van BC de Zwaluwen (versie ) blz 4 van 6

5 TC-leden Bestuur Leden Comp. Senioren Compt. teamcapt. Senioren Comp. Junioren Ouders comp.junioren Trainers/begeleders aantal keren januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december Communicatie-matrix overlegstructuur boodschap doelgroep vorm middel x tijd en frequentie TC-vergadering notulen x x verslag 11 x x x x x x x x x x x highlights x korte samenvatting notulen E-Vederlicht 11 x x x x x x x x x x x Jaarverslag x verslag/publicatie E-Vederlicht 1 x activiteitenkalender x verslag/publicatie E-Vederlicht 1 x groepsindeling trainingen x x x x x x publicatie 1 x trainersoverleg organiseren x x uitnodiging 3 x x x overleg x x x verslag 3 x x x teamoverleg senioren organiseren x x x uitnodiging 3 x x x overleg x x x x x verslag 3 x x x teamoverleg junioren organiseren x x x uitnodiging 3 x x x overleg x x x verslag 3 x x x competitie Aanmelden competitie x x x x x Inschrijfformulier brief (uitdelen) 1 x voorlopige teamsamenstelling x x x x x verslag 1 x voorlopige teamsamenstelling x verslag A3 poster in zaal 1 x definitieve teamsamenstelling x x x x x uitnodiging informatieavond 1 x definitieve teamsamenstelling x publicatie 1 x definitieve teamsamenstelling x publicatie E-Vederlicht 1 x clubkampioenschappen bekendmaken datum x x publicatie E-Vederlicht 1 x openstellen x inschrijfformulier brief (uitdelen) 1 x openstellen x inschrijfformulier E-Vederlicht 1 x uitnodigen x x oproep eerste wedstrijd (vanuit toernooiplanner) 1 x Communicatieplan Technisch Commissie van BC de Zwaluwen (versie ) blz 5 van 6

6 Toelichting op communicatiemiddelen Brieven Formulieren Flyers Posters Internet / Website Toernooiplanner Overleg Communicatieplan Technisch Commissie van BC de Zwaluwen (versie ) blz 6 van 6