Pagina 1. Online Back up. Webcreating Easy Back Up GEBRUIKERSHANDLEIDING. Webcreating IT Services 1

Transcriptie

1 Pagina 1 Online Back up Webcreating Easy Back Up GEBRUIKERSHANDLEIDING 1

2 INHOUDSOPGAVE Pagina 2 Voorwoord.. Blz. 3 Minimale systeemeisen...blz. 4 Installatie van Webcreating Easy Back-Up..Blz. 5 Inloggen..Blz. 9 Beginnen met Webcreating Easy Back-Up...Blz. 10 Back-up instellingen..blz. 13 Gebruikersprofiel..Blz. 18 FAQ.Blz. 19 Foutmeldingen..Blz. 22 2

3 VOORWOORD Pagina 3 De Easy back-up software van Webcreating is ontwikkeld om de gebruiker de mogelijkheid te bieden op een eenvoudige en veilige manier bestanden op te slaan op de externe back-up server. Om optimale veiligheid te kunnen garanderen zijn de servers gehuisvest in een beveiligd datacentrum van in Nederland. Door gebruik te maken van de back-up software weet u zeker dat een kopie van uw bestanden veilig bewaard wordt en u op iedere gewenst moment een back-up terug kan zetten. In deze gebruiksaanwijzing hebben wij voor u de werking van de back-up software uitgewerkt. Wij vertrouwen erop dat u hiermee voldoende informatie heeft om de back-up software te kunnen installeren en gebruiken. Mocht u aanvullende vragen hebben kunt u zich het richten tot onze helpdesk op webcreating.be. 3

4 MINIMALE SYSTEEMEISEN Pagina 4 Software: Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 (SP2) / XP (SP2) / 2003 / Vista / Windows 7 / Linux kernel 2.2* / NetWare 5.1* / Mac OS X 10.2* Hardware: Geheugen 256MB / 110 MB vrije schijfruimte (aanbevolen) Netwerk Protocol: TCP/IP (HTTP / HTTPS) * Alle latere versies van de software ondersteunen ook uw back-up software. 4

5 INSTALLATIE EASY BACK UP Pagina 5 Voordat er kan worden begonnen met de Webcreating Easy back-up software dient het back-up pakket eerst geïnstalleerd te worden. Volg de onderstaande stappen om dit tot een succesvol einde te brengen: 1. Dubbelklik op het bestand installer-webcreating-obv5550.exe in de map van uw back-up software. 2. Installatie wizard openen. Kies de taal naar wens en klik op OK. 3. Introductievenster van de back-up software, klik op Volgende om verder te gaan. 5

6 INSTALLATIE EASY BACK UP Pagina 6 4. Acceptatie van de licentieovereenkomst. Lees de licentieovereenkomst aandachtig door. Na het doorlezen van de overeenkomst klikt u op Ik accepteer de licentieovereenkomst en vervolgens op Volgende om verder te gaan met de installatie. 5. Kies de doelmap. In dit venster kunt u aangeven waar de back-up software opgeslagen moet worden. Uw Webcreating heeft standaard een map aangegeven, dit kan gewijzigd worden door op Bladeren te klikken. Klik na het maken van de keuze op Volgende. 6

7 INSTALLATIE EASY BACK UP Pagina 7 6. Een overzicht van de installatie. In dit venster wordt getoond waar de applicatie geïnstalleerd gaat worden, klik op Installeren om de installatie te beginnen. 7. Vooruitgang installatie van de back-up software. De installatie is op dit moment bezig alle benodigde bestanden te installeren op het systeem, wacht tot de balk volledig groen is en het venster uit de volgende stap automatisch verschijnt. 7

8 INSTALLATIE EASY BACK UP Pagina 8 8. De installatie is voltooid. De installatie is voltooid, klik op Voltooien om de installatie compleet te maken. Wanneer het vinkje voor Start Webcreating Online Back-up aanstaat zal de applicatie direct na het voltooien van de installatie geopend worden. Wanneer dit niet de bedoeling is dient er op het vinkje geklikt te worden en zal deze uitgaan. 8

9 INLOGGEN Pagina 9 Uw Online Back-up Tool is succesvol geïnstalleerd! Nadat u de software opstart verschijnt onderstaande afbeelding op uw beeldscherm. Om in te loggen dient u gebruik te maken van de aan u verstrekte persoonlijke inloggegevens. Na het invoeren van de gebruikersnaam en het wachtwoord klikt u op de OK button om naar de applicatie te gaan. 9

10 BEGINNEN MET BACK UP Pagina 10 Wanneer u bent ingelogd in de applicatie zal het onderstaande scherm verschijnen. Zoals u ziet zijn er diverse knoppen beschikbaar, hieronder vindt u de beschrijving van de verschillende opties. Informatiebalk We beginnen bovenaan het venster om zo steeds verder naar beneden te kunnen werken. Via de bovenste balk waarin Webcreating staat wordt de versie informatie van de software gegeven. Hier worden bedrijfsgegevens, geringe contactgegevens en de het versienummer van de applicatie getoond. Om dit venster te sluiten dient er op Sluiten geklikt te worden. Taalwijziging Onder deze informatiebalk kan de taal van de applicatie gewijzigd worden. Wanneer het scroll-menu geopend wordt dient de taal naar keuze te worden geselecteerd. Hierna zal de applicatie in de taal naar keuze getoond worden. 10

11 BEGINNEN MET BACK UP Pagina 11 Back-up maken Aan de linker kant van het scherm staat een grote knop Backup. Wanneer u op deze knop klikt begint de applicatie met het maken van uw back-up. De instelling van uw back-up kunt u met de vijf kleinere knoppen onderaan de pagina bepalen. Deze knoppen worden later in de handleiding toegelicht. Wanneer de back-up voltooid is klikt u simpelweg op de button Sluiten. Het venster zal sluiten en u kunt verder met een andere back-up, het herstellen van data of uitloggen. Herstellen Onder de button Backup staat een even grote button Herstellen welke u in staat stelt om data uit de back-up weer op uw eigen computer te zetten. 11

12 BEGINNEN MET BACK UP Pagina 12 Wanneer u op de button Herstellen klikt zal het onderste venster van de vorige pagina op uw beeldscherm verschijnen. Aan de linkerkant van het venster staan de bestanden die in de back-up zijn opgenomen. Wanneer u op het plusje voor de bestandsnaam klikt, zullen de mappen die in geval van dit voorbeeld op de C:\ schijf staan verschijnen. Op het moment dat u de gewenste map of het gewenste bestand heeft gevonden dient u het bewuste bestand te selecteren door het aan te vinken. Op dit moment heeft u de map of het bestand geselecteerd. Als u nog meer mappen of bestanden wilt herstellen, hoeft u deze alleen maar op te zoeken en aan te vinken. Nu u alle gewenste mappen en/of bestanden heeft geselecteerd, bent u klaar om de data te herstellen. Het enige wat u nog hoeft te doen is de locatie aangeven waar de bestanden hersteld moeten worden. U doet dit onder de blauwe balk met de tekst: Bestanden herstellen naar. Wanneer u kiest voor de oorspronkelijke locatie zal bestandslocatie ten tijde van het maken van de back-up worden aangehouden. U kunt echter ook een andere locatie aangeven door op bladeren te klikken. Nu u de locatie heeft vastgesteld kan het herstellen beginnen. Onderaan het venster staat de button Herstellen starten, klik hierop om de back-up terug te plaatsen. 12

13 BACK UP INSTELLINGEN Pagina 13 Links onderaan het venster staan een vijftal knoppen die hieronder toegelicht worden. Onder deze knoppen kan worden bepaald hoe de back-up gaat verlopen, om welke data het gaat en wanneer de back-up plaats moet vinden. Als laatste is er een volledig logboek met alle doorlopen acties met tijd en datum. In de afbeelding hieronder worden de bewuste knoppen getoond. Hieronder zal ik in de volgorde van de cijfers hier linksonder de opties uitwerken en u duidelijk maken welke instellingen mogelijk zijn. Back-up bron Door middel van de tweede knop kan de data voor de back-up worden geselecteerd. In het onderstaande venster kunt u de data uit de meest gebruikte mappen selecteren. Wanneer u één specifiek bestand of map wilt veiligstellen klikt u op de button Geavanceerd waarna u in staat wordt gesteld een specifiekere selectie te maken. 13

14 BACK UP INSTELLINGEN Pagina 14 Back-upschema De derde knop betreft het instellen van het back-upschema. Hier kan je exact instellen wanneer en hoeveel dagen per week u een back-up wilt laten uitvoeren. Door het bovenste vinkje te selecteren activeert u de back-up planning. Vervolgens kunt u aangeven op welke dagen en welk tijdstip u wilt dat de back-up uitgevoerd moet worden. Onder de dagen kan je een begintijd aangeven, waarmee u de aanvangstijd van de taak aangeeft. Onderaan dit venster kan je aangeven dat de back-up taak altijd volledig voltooid moet worden. U kunt ook de voorkeur geven aan de optie die de back-up taak na een bepaalde tijd zal onderbreken. Wanneer u bijvoorbeeld alleen s nachts back-ups wilt maken en deze laat starten om 0.00 uur kunt u deze optie op 7 uur zetten, zodat de back-up sowieso na 7 uur zal stoppen. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld uw werknemers of collega s om uur aan het werk, zonder dat de back-up loopt. Wanneer u klaar bent met het instellen, klikt u op Opslaan en zal u terugkeren in het beginscherm. Vanaf dat moment zal de back-up volgens uw instellingen uitgevoerd worden op de door u aangegeven dag(en) en tijdstip. 14

15 BACK UP INSTELLINGEN Pagina 15 Back-up instelling Wanneer u de vierde knop aanklikt wordt het venster back-upinstelling getoond, waarin u de wijze van back-up kunt aangeven. De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw back-up NIET meer kunt herstellen! Wij adviseren u dan ook uw code zorgvuldig en veilig te bewaren. 15

16 BACK UP INSTELLINGEN Pagina 16 Het bovenste deel van het venster heet Codering en hier wordt de sleutel weergegeven die u bij de allereerste login in de back-up software heeft aangegeven. Voor meer toelichting verwijzen wij u graag door naar bladzijde negen waar het instellen van deze sleutel aan bod komt. Op het moment dat u bestanden van het datacentrum terug wilt halen naar uw systeem moet uw codeersleutel overeen komen met de gebruikte codeersleutel bij het maken van de back-up taak. Zonder deze codeersleutel is het onmogelijk uw bestanden te herstellen naar uw systeem. De codeersleutel is om veiligheidsredenen alleen bij u bekend, dus niet bij Webcreating of derden. De back-up software maakt eerst een lokale kopie van uw bestanden alvorens de verzending naar de back-up server start. In het tweede deel van het venster kan de tijdelijke map op uw computer die hiervoor wordt gebruikt worden gewijzigd. Het derde deel betreft de tijdsduur van het bewaren van verwijderde bestanden. Wanneer u door het deselecteren van een bestand in de back-up taak een bestand verwijderd uit het datacentrum zal deze de verwijderde bestanden in een gereserveerd deel van het datacentrum bewaren. Op deze manier bent u nog beter beveiligd tegen het verliezen van uw data in geval van per ongeluk verwijderen van een bestand. Vervolgens krijgt u de mogelijkheid om de Shadow Copy te activeren. Als u deze optie niet selecteert zal er geen tijdelijke kopie op uw eigen harde schijf gemaakt worden. Bij de tweede optie in dit venster kunt u aanvinken of u wel of niet een melding wilt krijgen bij het afsluiten van het systeem. Als u bijvoorbeeld om uur het systeem afsluit en om uur is er nog een back-up gepland zal er een melding verschijnen met de infor-matieve boodschap dat er nog een back-up gedaan moet worden. Het onderste deel betreft de offline back-up. Offline back-up is bedoeld voor personen of bedrijven die niet vaak online zijn, op het moment dat zij online komen zal er direct een back-up plaats vinden over de bestanden die in de instellingen aangegeven zijn

17 BACK UP INSTELLINGEN Pagina 17 Back-up logboeken Door middel van de icoon (voorlaatste) in het beginvenster kunt u het logboek van de software raadplegen. In het logboek worden, zoals de naam doet vermoeden, alle acties bijgehouden en eventuele foutmeldingen weergegeven. Bovenaan ziet u uit hoeveel pagina s uw logboek bestaat en u kunt een periode aangeven waarvan U de regels in het logboek wilt raadplegen. Onder het logboek kunt u d.m.v. het scroll-menu aangeven welk soort meldingen u wilt zien. De opties die aangeboden worden zijn een informatieve melding, een waarschuwing en een foutmelding. U kunt er tevens voor kiezen om alle meldingen weer te geven. Tenslotte kunt u nog aangeven hoeveel logs u wilt zien per pagina, dit staat standaard ingesteld op 100 logs per pagina. 17

18 GEBRUIKERSPROFIEL Pagina 18 Het meest linker icoon onderaan het beginscherm brengt u bij het gebruikersprofiel. Wanneer u op dit icoon klikt zal het onderstaande venster verschijnen waarin uw aan- meldingsnaam, uw gecodeerde code, uw naam en uw adres vermeldt staan. U kunt verder hier niets zelf in veranderen, het dient ter informatie. 18

19 FAQ Pagina 19 Installatie De Windows installatie van mijn back-up software blijft hangen, waarom? Er zijn een aantal dingen die een error kunnen veroorzaken tijdens of na de installatie, te weten: Zorg dat er voldoende schijfruimte beschikbaar is. Zorg dat er geen anti virus software draait. Wanneer u gebruik maakt van de applicaties InstallAnywhere of Dell s Open Manager kunnen errors optreden. Wanneer OpenManager geïnstalleerd staat op het systeem waar Webcreating Easy Back up op geïnstalleerd wordt, dient u deze applicatie uit te schakelen. Uw computer kan moeite hebben met Java, u kunt Java zelf testen op uw computer. Bij de installatie van Java runtime 1.4.X zitten Swing demo s, probeer deze op uw systeem te draaien. U kunt deze applicatie gratis downloaden op: Samen met deze oplossing kunt u ook uw DirectX updaten naar tenminste DirectX 8.1, omdat op de meeste computers die een probleem met Java hadden DirectX 7.0 geïnstalleerd stond. Kan de back-up software op meerdere computers geïnstalleerd worden? Ja, Webcreating Easy Back up software is op meerdere computers te installeren. Indien u meerdere computers gebruikt adviseren we u om meerdere inlognamen aan te maken of Webcreating Back up Pro aan te schaffen, contacteer hiervoor uw Webcreating. Op het moment dat u uw inlognaam gebruikt voor meerdere computers kunnen back up bestanden onjuist worden weggeschreven en loopt u het risico belangrijke back ups te verliezen. Een back-up maken Vergt het maken van een back-up veel voorkennis? Nee, het maken van een back up gebeurt door één klik op de Back upbutton. Op het moment dat u er achter komt dat het toch lastig voor u is om de instellingen correct in stellen kunt u altijd de gebruikershandleiding raadplegen. Als ik een back-up wil maken, hoe selecteer ik dan de juiste bestanden? Wanneer u al in de back up software ingelogd bent, kunt u rechts onderin de tweede button van links aanklikken. Het venster Back up bron verschijnt met de meest voorkomende mappen waarvan de data in een back up zitten. Wanneer u een back up wilt laten plaats vinden van een bestand in het bijzonder, klikt u simpelweg op geavanceerd in het venster. Nu wordt u in de gelegenheid gesteld om individuele bestanden te selecteren. Nadat u dit gedaan heeft klikt u in het geval van de geavanceerde selectie: OK > Opslaan. Wanneer u voor de normale selectie heeft gekozen, klikt u alleen op Opslaan. De bestanden staan nu geselecteerd en worden geback up ed op het moment dat u de button Backup heeft ingedrukt. 19

20 FAQ Pagina 20 Waarom zijn alle opties in het venster Backupschema grijs? Omdat de optie Planning backuptaak niet is aangevinkt en vervolgens op de knop Opslaan geklikt is. Hoelang duurt een het maken van een back-up? De snelheid van de back up is volledig afhankelijk van de hoeveelheid data van de back up taak en de upload snelheid van uw internet verbinding. Vindt er iedere keer een volledige back-up plaats? Nee, wanneer u eenmaal een volledige back up heeft gemaakt, zullen de daarop volgende back ups alleen de nieuwe en\of gewijzigde bestanden bevatten. Moet ik ingelogd zijn om een back-up te kunnen maken? Ja, wanneer u handmatig een back up maakt moet u ingelogd zijn. Op het moment dat u een geplande back up heeft ingesteld zal deze op de achtergrond worden uitgevoerd en hoeft u niet ingelogd te zijn. Bij deze optie is het wel vereist om uw computer aan te laten staan, er zal een melding verschijnen wanneer u uw computer afsluit terwijl er nog een back up in het verschiet ligt. Tijdens een back-up Is het mogelijk om tijdens een back-up met andere applicaties te werken? Ja, het werken met andere applicaties is geen probleem tijdens het uitvoeren van een back up. De back up software werkt op de achtergrond en zal geen vertraging op uw systeem veroorzaken. Is het mogelijk om tijdens een back-up gebruik te maken van Internet? Ja, het is tijdens een back up mogelijk om internet te gebruiken. De bandbreedte zal worden gedeeld tussen het overige gebruik van internet en de back up. Codering Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten? Op het moment dat u uw wachtwoord bent vergeten moet u contact opnemen met Webcreating IT Services via support@webcreating.be 20

21 FAQ Pagina 21 Shadow Copy Wat is een Shadow Copy? Een Shadow Copy is een kopie van de bestanden voor de back up die op uw eigen systeem wordt gemaakt. Op deze manier is het mogelijk om uw bestanden te raadplegen en te wijzigen tijdens het maken van een back up. Hoe activeer ik de optie Copy? Als u naar de back upinstelling gaat (dit is rechts onderaan het beginscherm, de tweede button van rechts), ziet u daar de optie Activeer Volume Shadow Copy. Deze optie moet door u worden aangevinkt, bij de volgende back up zal er een Shadow Copy gemaakt worden. Inloggen/uitloggen Hoe komt het dat ik geen proxy authenticiteit krijg om te kunnen werken met Webcreating Easy Back up? Wanneer u poort 80 gebruikt, moet u controleren of uw proxy server HTTP CONNECT accepteert. Als het niet lukt met poort 80 kunt u ook poort 443 proberen om te kijken of die poort wordt geaccepteerd. Hoe haal ik die melding weg die ik telkens krijg als ik mijn computer uitzet? Wanneer deze melding verschijnt bij het afsluiten wil dit zeggen dat u nog een back up in de planning heeft staan voor een later tijdstip die dag. Wanneer u na deze melding het systeem afsluit zal de geplande back up niet doorgaan. Herstellen Wat betekend de optie Herstellen? Met herstellen plaatst u bestanden uit een back up terug op uw eigen systeem. 21

22 FOUTMELDINGEN Pagina 22 Geplande back-up gemist Deze foutmelding kan drie oorzaken hebben: 1. Op het moment dat de back up uitgevoerd zou moeten worden stond uw computer uit. Plan uw schema op de momenten dat u gebruik maakt van uw computer. 2. Op het moment dat de back up uitgevoerd zou moeten worden waren er problemen met uw internetverbinding. Controleer uw internetverbinding en probeer nogmaals een back up te maken. 3. Het back up schema is vastgelopen, start de back up software opnieuw op en maak nogmaals een back up. Onderbroken door planner of Onderbroken door gebruiker De back up is tijdens de uitvoering onderbroken door uzelf of de ingegeven tijdslimiet is verstreken. [Fout] Lees het uitgebreide rapport Tijdens het maken van de back up waren er bestanden geopend en konden ze niet opgenomen worden in de back up. Dit kan gebeuren zonder dat het gevolgen heeft voor de back up, maar het kunnen ook bestanden zijn die onderdeel zijn van Windows of bepaalde database bestanden. In de rapportage vindt u informatie die u helpt bij het verhelpen van de error. [error][newfile] File= C:\DocumentsandSettings\WebcreatingOnlineBackup\LocalSettings\Temp\ RH25088.tmp Error= Het proces heeft geen toegang tot het bestand omdat het bestand door een ander proces wordt gebruikt. Zorg er voor dat bovenstaand bestand gesloten wordt tijdens de volgende back up of sluit dit bestand uit in uw back up. Quota overschreden U heeft geen ruimte meer over om nog meer bestanden op de server op te slaan. Oplossing: - Door de instellingen bij bewaarbeleid op veel dagen/taken te zetten bewaard u veel onnodige data, zorg dat deze data verwijderd wordt en pas uw bewaar beleid aan. Een upgrade van uw abonnement aanvragen, zodat u meer data kwijt kunt op de server. Bestanden handmatig uit de database verwijderen. 22

23 FOUTMELDINGEN Pagina 23 Error=Het proces heeft geen toegang tot het bestand omdat het bestand door een ander proces wordt gebruikt. Tijdens het maken van de back up stond het bestand dat in de back up meegenomen moest worden nog gelocked door een andere applicatie. Het bestand is nu niet meegenomen in de back up, dus zorg er in het vervolg voor dat u alle programma s sluit waar bestanden in voorkomen die ook in de back up zitten. Back-up nog niet voltooid Deze melding komt veelal voor bij de eerste back up, omdat deze de grootste is. De hoeveelheid data is te veel om in één keer te verwerken omdat uw internet verbinding een time out geeft. U kunt de volgende geplande back up afwachten of de back up handmatig uitvoeren. CExBackup::backupService:HrESEBackupSetup: Error Number 0xc : The database missed a previous full backup before the incrementalbackup. Er wordt door de back up software geprobeert een logboek back up te maken, maar er is nog geen eerste volledige back up gemaakt van MS Exchange. Zorg dus dat van de database een volledige back up gemaakt wordt voordat u een dergelijke back up gaat uitvoeren. [path en bestandsnaam] has been removed already Voordat een back up wordt uitgevoerd maakt de applicatie een lijst waar alle nieuwe, gewijzigde, verplaatste en verwijderde bestanden op staan. Op het moment dat deze lijst werd samengesteld was het bestand nog wel aanwezig, alleen ten tijde van het veiligstellen niet meer. Wij raden u aan om de back up van dynamisch aanwezige bestanden handmatig uit te voeren of uit te sluiten van de back up. CExBackup::backupfile:WriteFile: Error Number 0x70: There is not enough space on the disk Voor het starten van een backup wordt er een filelist gemaakt welke alle vernieuwde, gewijzigde, verwijderde en verplaatste bestanden bevat. Na het maken van deze lijst worden de bestanden lokaal opgeslagen en vervolgens gecodeerd verzonden naar het datacentrum. Het probleem is dat op uw systeem op de locatie van de lokale kopie te weinig schijfruimte is voor een dergelijke kopie. Zorg er dus voor dat u meer schijfruimte vrij heeft op de betreffende locatie of verander van locatie. 23